Come Scrivere Una Richiesta Di Manutenzione

Aggioranto il 7 Dicembre 2023 da Marcello Massa

La richiesta di manutenzione è un documento o una comunicazione che viene formulata allo scopo di segnalare la necessità di interventi correttivi, preventivi o migliorativi su diverse tipologie di beni, attrezzature o infrastrutture. Tale richiesta trova collocazione in una molteplicità di contesti, dai complessi industriali agli edifici residenziali, e incarna un elemento chiave nella gestione ottimale e nell’allungamento del ciclo di vita di qualsiasi entità soggetta a usura o degrado nel tempo.

Mettendosi nei panni di un soggetto interessato, come può essere un dipendente, un abitante di un condominio o il responsabile di un parco macchine, l’atto di richiedere un intervento di manutenzione innesca un processo attento alla sicurezza, funzionalità e affidabilità. Per esempio, nel caso di una macchina operatrice all’interno di un contesto produttivo, la segnalazione tempestiva di un’anomalia attraverso una richiesta di manutenzione può prevenire arresti improvvisi della produzione, danni più gravi alla macchina o, nel peggiore dei casi, garantire la sicurezza evitando incidenti ai lavoratori.

Talvolta, questa richiesta può anche scaturire da verifiche periodiche che evidenziano l’usura di componenti, la necessità di sostituzioni programmate o l’esigenza di aggiornamenti software e hardware. La manutenzione preventiva è infatti essenziale per prolungare la durata e l’efficienza di un bene, oltre a prevenire danni o avarie che potrebbero portare a spese maggiori se trascurate.

Attraverso la formulazione di tali richieste, si crea un canale comunicativo efficace tra chi rileva il bisogno di manutenzione e chi ha l’incarico di intervenire. Questo aspetto assume particolare importanza in ambiti in cui la manutenzione rientra in processi di certificazione di qualità o dove è richiesto il rispetto di norme di sicurezza rigorose.

In sintesi, la richiesta di manutenzione è un atto fondamentale che coniuga la salvaguardia di asset materiali ed immateriali con l’efficienza operativa e la sicurezza, traducendosi in un vantaggio tangibile per l’organizzazione, l’ambiente e le persone coinvolte.

Come scrivere una richiesta di manutenzione

Una richiesta di manutenzione efficace è un documento o una comunicazione che fornisce tutte le informazioni necessarie per identificare, capire e risolvere una problematica relativa a sistemi, macchinari, edifici o qualsiasi altro oggetto suscettibile di manutenzione. Per essere effettiva, tale richiesta dovrebbe includere diversi elementi chiave:

1. Intestazione o Oggetto: Specificare chiaramente il tema della comunicazione, ad esempio, “Richiesta di manutenzione per l’impianto di condizionamento dell’edificio B”.

2. Data: Indicare la data in cui la richiesta è stata inviata, che serve per tracciare quando il problema è stato inoltrato e per stabilire le priorità.

3. Informazioni del Richiedente:
– Nome completo e Mansione: Chi sta richiedendo la manutenzione; se si tratta di un problema aziendale, includere anche il ruolo dell’individuo all’interno dell’organizzazione.
– Contatti: Fornire più modalità di contatto possibile, come numero di telefono, indirizzo e-mail, o talvolta anche un contatto alternativo o un superiore diretto.

4. Ubicazione Esatta: Descrivere il luogo preciso dove il problema si verifica, per esempio, il numero della stanza, il piano, l’area all’interno di un impianto industriale o il sito specifico se si tratta di più sedi.

5. Descrizione Dettagliata del Problema:
– Natura del Problema: Spiegare cosa non funziona o cosa necessita l’intervento, descrivendo i sintomi o i difetti.
– Quando si Verifica il Problema: Se applicabile, indicare se il problema si verifica in continuo, intermittente o solo in determinate condizioni operative.
– Funzionalità Interessate: Se il problema riguarda specifiche funzionalità di un impianto o sistema, queste funzionalità vanno descritte in dettaglio.
– Eventuali Azioni Già Intrapprese: Menzionare se sono stati già fatti dei tentativi di risoluzione e quali.

6. Codice Seriale e Modello: Se la richiesta concerne una specifica attrezzatura o macchinario, includere il modello, il codice seriale, e se possibile, altre informazioni sull’attrezzatura come il fornitore o l’anno di acquisto.

7. Foto e Allegati: Fornire immagini o documenti di supporto che possono aiutare a comprendere meglio l’estensione e la natura del problema.

8. Urgenza/Tempistica: Specificare se la richiesta ha una natura d’urgenza e qual è l’impatto del problema sulle operazioni normali. Indicare se sono previsti termini entro cui l’intervento deve essere completato per minimizzare l’impatto negativo.

9. Autorizzazioni Speciali o Requisiti di Sicurezza: Se l’accesso all’area o al sistema richiede specifiche autorizzazioni di sicurezza o accreditamenti, è necessario includere queste informazioni.

10. Storico di Manutenzione: Se applicabile, fare riferimento a report di manutenzione precedenti per dare una panoramica dello storico interventi su quel particolare elemento.

11. Numero di Pratica/Ordine: Se la richiesta segue un processo specifico o fa parte di un sistema amministrativo, includere riferimenti o numeri di pratica che possono collegare la richiesta a lavori o ordini esistenti.

Queste informazioni, presentate in modo chiaro e dettagliato, consentono al team o all’individuo responsabile della manutenzione di prioritizzare, programmare e eseguire il lavoro necessario con efficienza, minimizzando tempi morti e assicurando una risposta tempestiva alla problematica segnalata.

Esempi di richiesta di manutenzione

Ecco alcuni modelli di richiesta di manutenzione da utilizzare come esempio.

Primo esempio di richiesta di manutenzione

Oggetto: Richiesta di Manutenzione per Sistema di Climatizzazione Ufficio – Codice Intervento 12345

Gentile Servizio di Assistenza Tecnica,

Con la presente siamo a sollecitare un intervento di manutenzione per il sistema di climatizzazione presente nei locali del nostro ufficio, situato in Via Roma, 123, 00100 Roma, il quale sembra manifestare alcuni malfunzionamenti.

Dati sull’equipaggiamento:
– Modello: SuperCool EcoPlus 9000
– N. Serie: SC-EP-789456123
– Data di installazione: 14/05/2019
– Ultima manutenzione: 22/11/2022

Sintomi e problemi riscontrati:
– Inefficienza nella regolazione della temperatura, tende a raffreddare eccessivamente.
– Emissione di rumori anomali durante il funzionamento.
– Presenza di gocciolamenti d’acqua dall’unità interna.

Si prega di predisporre la visita di un tecnico specializzato al fine di effettuare una diagnosi approfondita e il relativo intervento di manutenzione. Inoltre, vi chiediamo di controllare l’eventuale necessità di sostituire i filtri o altre parti soggette ad usura.

Vorremmo programmare l’intervento per una data che arrechi il minor disagio possibile alle attività lavorative, preferibilmente entro la prossima settimana. Si prega di contattarci al seguente numero 06 12345678 o via email amministrazione@nostraazienda.it per concordare il giorno e l’orario esatti.

In attesa di una Vostra celere risposta, cogliamo l’occasione per porgere distinti saluti.

[Il Tuo Nome]
Responsabile Manutenzioni
[Nome della Tua Azienda]
Via Roma, 123, 00100 Roma
Telefono: 06 12345678

Data: [Inserisci Data Odierna]

Secondo esempio di richiesta di manutenzione

Oggetto: Richiesta di Manutenzione [Descrizione Breve del Problema/Attrezzatura]

La presente per richiedere un intervento di manutenzione [specifica se è ordinaria/straordinaria/preventiva/correttiva] per la seguente attrezzatura/impianto:

Dati Identificativi Attrezzatura/Impianto:
– Nome o Descrizione dell’Attrezzatura/Impianto:
– Modello e Marca:
– Numero di Serie o Codice Identificativo:
– Ubicazione esatta (specificare l’edificio, l’ufficio, la sala, ecc.):
– Settore di Appartenenza/Responsabile:

Descrizione del Problema o degli Interventi Richiesti:
– Specifiche del malfunzionamento o della manutenzione richiesta:
– Data e ora del verificarsi del problema o della constatazione della necessità:
(Inserire eventuali dettagli rilevanti, sulla base di segnalazioni o constatazioni fatte dal personale o dagli strumenti di monitoring.)

Interventi Precedenti:
– Ultima data di manutenzione:
– Breve descrizione degli interventi effettuati e da chi:
– Eventuali problematiche riscontrate in seguito ai precedenti interventi:

Impatto sulla Produttività/Azione:
– Urgenza dell’intervento (se valutabile: bassa, media, alta, critica):
– Possibile impatto sull’operatività o sulla sicurezza se non risolto in tempi brevi:

Richiesta Intervento:
– Intervallo di date/tempistiche preferibili per l’intervento:
– Orari di disponibilità dell’area o della attrezzatura per l’esecuzione dei lavori:
– Eventuale necessità di parti di ricambio speciali già identificate:
– Richieste specifiche relative alla sicurezza o all’accesso al sito:

Dati di Contatto per Comunicazioni o per Approvazione dell’Intervento:
– Nome del Referente per l’intervento:
– Numero di telefono/Cellulare di contatto:
– Email di contatto:
– Modalità preferita per eventuali comunicazioni aggiuntive:

Autorizzazioni e Approvazioni:
(In caso richiesto, fornire dettagli circa la necessità di approvazioni formali internamente o la presenza di soglie di spesa preautorizzate, ecc.);

Si rimane in attesa di un Vostro riscontro per la pianificazione e l’esecuzione dell’intervento. Si prega di fornire un’indicazione preliminare dei tempi di intervento e dei costi associati, se possibile.

Firma:
– [Il Tuo Nome]
– [Ruolo/Posizione nell’azienda]
– [Data di Compilazione del Modulo]

Terzo esempio di richiesta di manutenzione

Oggetto: Richiesta Intervento di Manutenzione per Impianto di Climatizzazione

Gentili Signori/Servizio di Manutenzione,

Con la presente siamo a richiedere un intervento di manutenzione per l’impianto di climatizzazione presente presso la nostra sede aziendale in [indirizzo completo], installato in data [data di installazione/fornitura].

La richiesta deriva da [motivo specifico, esempio: “rumori insoliti durante il funzionamento della macchina”, “mancato raggiungimento della temperatura impostata”, “codice di errore XX visualizzato sul pannello di controllo” o “manutenzione ordinaria annuale”].

Desideriamo sottolineare l’urgenza/regolarità del servizio, onde evitare interruzioni prolungate del comfort o danni all’impianto, che potrebbero influire negativamente sull’ambiente lavorativo/di vita al suo interno.

Vi preghiamo di contattarci per concordare una data e un orario per l’intervento che sia meno impattante possibile sulle normali attività svolte negli spazi condizionati.

Di seguito trovate i dettagli sull’impianto e il referente aziendale:

– Modello e seriale dell’impianto: [inserire dettagli]
– Ultima manutenzione effettuata: [data ultima manutenzione se disponibile]
– Referente aziendale: [Nome e Cognome]
– Telefono di contatto: [numero di telefono]
– Email di contatto: [email di contatto]

Restando in attesa di un vostro sollecito riscontro, siamo disponibili per fornire eventuali informazioni aggiuntive necessarie alla programmazione dell’intervento.

Certi della vostra collaborazione e professionalità, vi ringraziamo anticipatamente per l’attenzione e la cortesia.

Distinti saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome del richiedente]
[Qualifica/Ruolo aziendale]
[Nome dell’Azienda/Società]

Quarto esempio di richiesta di manutenzione

Oggetto: Richiesta di Manutenzione Urgente per [Inserire Apparato/Impianto]

Gentili [Nome del responsabile o del servizio di manutenzione],

mi rivolgo a Voi in qualità di [Inserire posizione e reparto], per segnalare la necessità di un intervento di manutenzione urgente su [specificare l’apparato o l’impianto] ubicato in [inserire il luogo preciso, es. stanza, reparto, edificio]. Di seguito, troverete i dettagli relativi alla manutenzione richiesta.

1. Descrizione del Problema:
Descrivere dettagliatamente la natura del problema riscontrato, includendo eventuali segnali di malfunzionamento, messaggi di errore visualizzati, comportamenti anomali dell’apparato o altre anomalie che hanno portato alla richiesta di intervento.

2. Impatto dell’Anomalia:
Illustrare l’impatto che il malfunzionamento sta avendo sull’operatività quotidiana, sulle procedure di sicurezza o su altre attività. È importante quantificare, se possibile, le perdite in termini di tempo, qualità del servizio o costi.

3. Tentativi di Risoluzione:
Elencare i passaggi già compiuti internamente per cercare di risolvere il problema, specificando se si sono avuti risultati temporanei o nessun miglioramento.

4. Dettagli Tecnici:
Fornire i dettagli tecnici dell’apparato o dell’impianto in questione, inclusi, se possibile, modello, numero di serie, data dell’ultima manutenzione regolare e durata consigliata del ciclo di vita. Tali informazioni sono fondamentali per preparare il personale di manutenzione con i ricambi e gli strumenti adeguati.

5. Priorità e Tempistiche:
Indicare la priorità e le tempistiche richieste per l’intervento di manutenzione, basate sull’urgenza del problema e sui possibili rischi per la sicurezza e la produttività.

6. Contatti e Disponibilità:
Fornire i propri recapiti per essere contattati dal servizio di manutenzione (numero di telefono, indirizzo email, ecc.) e specificare gli orari in cui è possibile effettuare l’intervento, considerando gli orari di lavoro e l’accessibilità dell’area dove si trova l’apparato/impianto.

7. Documentazione Allegata (se necessario):
Indicare la documentazione tecnica, manuali di servizio, registri di manutenzione o altri documenti pertinenti allegati alla presente comunicazione che possano aiutare nel diagnosticare e risolvere il problema.

Sottolineando l’importanza di un’azione tempestiva per evitare ulteriori disagi o danni, confido nel vostro solerte intervento per la risoluzione del problema segnalato.

Ringraziandovi anticipatamente per l’attenzione e la collaborazione, resto a disposizione per qualsiasi informazione o chiarimento addizionale che possiate richiedere.

Distinti saluti,

[Firma (se in formato cartaceo)]

[Nome e Cognome]
[Posizione]
[Reparto o Dipartimento]
[Numero di telefono/Email]
[Azienda/Organizzazione]
[Data]

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