Come Scrivere Una Lettera Di Comunicazione Fusione Per Incorporazione Ai Fornitori

Aggioranto il 1 Febbraio 2024 da Marcello Massa

La lettera di comunicazione fusione per incorporazione ai fornitori è un documento formale che una società invia ai propri fornitori per informarli che è in corso un’operazione di fusione per incorporazione con un’altra azienda. Questa comunicazione è cruciale poiché incide direttamente sui rapporti commerciali esistenti con i fornitori.

Nel dettaglio, la lettera espone le ragioni strategiche e le finalità della fusione, rassicurando i fornitori circa la continuità delle relazioni commerciali, i termini contrattuali e gli eventuali cambiamenti che potrebbero verificarsi a seguito dell’operazione. Inoltre, chiarisce in che modo la fusione influenzerà gli ordini in corso, le procedure di fatturazione e pagamento, nonché gli eventuali nuovi processi di immissione ordini e di gestione dei flussi logistici.

Il documento contiene anche le informazioni sulla nuova entità giuridica che emerge dalla fusione, incluso il nuovo nome della società, l’indirizzo e le informazioni sulle persone di riferimento. Si fa inoltre menzione di eventuali modifiche alle coordinate bancarie o alle modalità di pagamento che i fornitori devono conoscere per proseguire le operazioni finanziarie senza interruzioni.

L’obiettivo principale di questa lettera è trasmettere sicurezza e stabilità ai fornitori, facendo capire che, nonostante il processo di fusione, l’impegno nei loro confronti rimane saldo e che il mutamento aziendale è orientato a migliorare l’efficienza e l’efficacia delle operazioni future.

In conclusione, la lettera di comunicazione fusione per incorporazione ai fornitori è uno strumento di comunicazione vitale che serve per gestire in modo trasparente e professionale le dinamiche di cambio che intercorrono nei rapporti esistenti a seguito di un’operazione societaria così importante.

Come scrivere una lettera di comunicazione fusione per incorporazione ai fornitori

Una lettera di comunicazione di fusione per incorporazione ai fornitori è un documento formale che deve informare chiaramente i fornitori riguardo le modifiche aziendali imminenti e assicurare la continuità delle operazioni commerciali. Ecco le informazioni essenziali che devono essere incluse in tale lettera:

1. Intestazione e dati aziendali:
– Logo aziendale (se usato nella corrispondenza ufficiale) all’inizio della lettera.
– Nome completo della società che sta inviando la comunicazione.
– Indirizzo completo e recapiti dell’azienda mittente.
– Data di emissione della lettera.

2. Riferimento a documenti precedenti o incontri:
– Se esistono, menzionare eventuali corrispondenze o incontri precedenti che hanno discusso gli argomenti correlati alla fusione.

3. Oggetto:
– La linea dell’oggetto deve essere breve e chiaro, ad esempio: “Comunicazione di Fusione per Incorporazione”.

4. Saluti:
– Un saluto appropriato, indirizzato a un contatto specifico se noto, altrimenti una formula di cortesia generica.

5. Corpo della lettera:
– Introduzione: Spiegazione breve e cortese del motivo della lettera.
– Dettagli della fusione: Una descrizione formale della fusione per incorporazione, inclusi:
a. Nomi delle aziende coinvolte nella fusione.
b. Date importanti, come la data effettiva della fusione.
c. Informazioni su come la fusione impatterà l’operatività o l’organizzazione aziendale.
d. Garanzie sulla continuità delle relazioni commerciali.

– Implicazioni per i fornitori: Qualsiasi cambiamento che riguarda direttamente i fornitori, ad esempio:
a. Nuove procedure di ordinazione o fatturazione.
b. Cambiamenti nelle condizioni di pagamento.
c. Aggiornamenti sulle modalità di contatto (numeri di telefono, indirizzi email, ecc.).
d. Eventuali variazioni nei termini legali o contrattuali.
e. Informazioni relative al passaggio di eventuali contratti, ordini in corso o impegni precisi dalla società incorporata a quella incorporante.

– Rassicurazione: Ribadire l’impegno dell’azienda verso i rapporti coi fornitori e l’importanza del loro contributo alle operazioni aziendali.

6. Disponibilità per chiarimenti:
– Un invito ai fornitori a contattare l’azienda per qualsiasi domanda o preoccupazione riguardante la fusione.
– Nomi, titoli e modalità di contatto delle persone chiave che possono fornire assistenza e risposte.

7. Chiusura:
– Frase conclusiva che ringrazia il destinatario per l’attenzione e per la collaborazione.
– Firmatario con nome completo, titolo, e possibilmente, la firma scritta a mano.

8. Allegati:
– Indicare se alla lettera sono allegati documenti aggiuntivi, come una FAQ sulla fusione, le nuove condizioni contrattuali, organigramma post-fusione, ecc.

9. Post Scriptum (opzionale):
– Eventuale nota aggiuntiva che si vuole evidenziare.

Ricordati che lo stile di scrittura deve essere professionale e rispettoso, tenendo a mente la relazione a lungo termine con i fornitori. Il contenuto deve essere sufficientemente dettagliato per fornire tutte le informazioni rilevanti, ma anche abbastanza sintetico da essere chiaro e diretto.

Esempi di lettera di comunicazione fusione per incorporazione ai fornitori

Ecco alcuni modelli di lettera di comunicazione fusione per incorporazione ai fornitori da utilizzare come esempio.

Primo esempio di lettera di comunicazione fusione per incorporazione ai fornitori

Oggetto: Comunicazione di Fusione per Incorporazione – Cambiamenti e Continuità nei Rapporti Commerciali

Gentili Fornitori,

Con la presente intendiamo informarvi che a partire dal [data di efficacia della fusione], la società [Nome della Società Incorporante] (di seguito “Incorporante”) e la società [Nome della Società Incorporata] (di seguito “Incorporata”) avvieranno un processo di fusione per incorporazione.

La decisione di procedere con questa operazione strategica è stata presa nell’interesse di unire le forze delle due società, ottimizzare i processi produttivi e commerciali, e migliorare ulteriormente la qualità dei servizi offerti ai nostri stimati collaboratori, tra i quali voi fornitori siete parte fondamentale.

Vogliamo assicurarvi che la fusione sarà gestita con la massima trasparenza e nel rispetto delle vigenti normative. Ci impegneremo a mantenere inalterati gli ottimi standard di collaborazione che ci hanno sempre connotato e a lavorare affinché le operazioni in corso e i piani futuri non subiscano interruzioni o disagi.

Di seguito, alcuni aspetti pratici della fusione:
– Identità Giuridica e Contrattuale: L’Incorporante assumerà tutti i diritti e gli obblighi dell’Incorporata. Tutti i contratti esistenti tra voi e l’Incorporata continueranno ad essere in vigore secondo i termini e le condizioni stabiliti, ma da ora in avanti si farà riferimento all’Incorporante.
– Partita IVA e Dati Fiscali: La partita IVA dell’Incorporata verrà cessata e tutte le fatturazioni future dovranno essere indirizzate utilizzando i dati fiscali dell’Incorporante.
– Ordini e Consegne: Tutti gli ordini in corso e quelli futuri saranno gestiti dall’Incorporante. Vi invitiamo a aggiornare i Vostri sistemi con i nuovi dati per garantire continuità nelle operazioni.

Per garantire una transizione agevole, preghiamo di prendere nota delle seguenti informazioni e di apportare le necessarie modifiche:
– Nome e Indirizzo della Società Incorporante: [Dettagli completi];
– Contatti di Riferimento: [Nuovi referenti o conferma degli attuali];
– Coordinate Bancarie per i Pagamenti: [Nuove coordinate o conferma delle attuali].

Vi invitiamo a rivolgervi ai Vostri contatti abituali per ogni domanda o chiarimento necessario. Inoltre, sarete presto contattati dal nostro team per confermare questi dettagli e per discutere eventuali questioni specifiche relative al Vostro rapporto commerciale con la nuova entità.

La ringraziamo per l’attenzione e la collaborazione. Contiamo sulla Vostra comprensione e supporto durante questo periodo di transizione. Siamo convinti che questa fusione ci permetterà di offrirvi un servizio ancora migliore, consolidando una partnership di lungo termine.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome]
[Posizione nella Società]
[Nome della Società Incorporante]
[Indirizzo]
[Contatti]

Secondo esempio di lettera di comunicazione fusione per incorporazione ai fornitori

Oggetto: Comunicazione di Fusione per Incorporazione

Gentile Fornitore,

Con la presente intendiamo informarLa che a seguito di delibere degli organi societari, in data [inserire data approvazione fusione], le società [Nome Società Incorporante] e [Nome Società Incorporata] hanno deciso di procedere con una fusione per incorporazione, con effetto legale previsto per il giorno [inserire data effettiva fusione].

La fusione avrà come risultato la completa integrazione delle attività di [Nome Società Incorporata] in [Nome Società Incorporante], che assumerà tutti i diritti e gli obblighi della società incorporata. A partire dalla data di efficacia della fusione, la [Nome Società Incorporante] sarà l’unica entità giuridica con la quale Lei continuerà ad avere rapporti commerciali.

Confidiamo che questa operazione non comporterà alcun disguido nei nostri rapporti commerciali. Le assicuriamo che l’obiettivo della fusione è migliorare l’efficienza operativa e forgiare una struttura più robusta e competitiva sul mercato, a vantaggio delle nostre reciproche collaborazioni future.

Pertanto, Le chiediamo gentilmente di aggiornare i Suoi registri contabili con le seguenti informazioni a partire dalla data di efficacia della fusione:

– La ragione sociale completa diverrà: [Nuova Ragione Sociale]
– Il Partita IVA e Codice Fiscale si sostituiranno con: [Nuovo Partita IVA e Codice Fiscale]
– La sede legale verrà trasferita a: [Nuovo Indirizzo Sede Legale]
– Coordinate bancarie per i pagamenti: [Nuove Coordinate Bancarie]

Tutti i contratti in essere, gli ordini di acquisto, le condizioni e i termini commerciali precedentemente concordati resteranno validi fino alla loro naturale scadenza o fino a quando non saranno sostituiti o modificati dalla [Nome Società Incorporante].

La invitiamo a prendere nota che eventuali fatture o documenti di trasporto emessi dopo la data di efficacia della fusione dovranno essere intestati alla [Nome Società Incorporante].

Per ulteriori informazioni o chiarimenti, il nostro team è a Sua completa disposizione. Potrà contattare [Nome Referente] ai seguenti recapiti: [Numero di Telefono e Indirizzo Email del Referente].

La ringraziamo per l’attenzione e per la Sua collaborazione in questo periodo di transizione e rinnoviamo il nostro impegno nel continuare a fornirLe il miglior servizio possibile.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome]
[Posizione/Ruolo nella Società Incorporante]
[Nome Società Incorporante]
[Indirizzo Sede Legale]
[Recapiti Telefonici]
[Indirizzo Email]

Terzo esempio di lettera di comunicazione fusione per incorporazione ai fornitori

Oggetto: Comunicazione di Fusione per Incorporazione

Gentili Fornitori,

con la presente desideriamo informarvi che in data [inserire la data] è stata perfezionata l’operazione di fusione per incorporazione tra la nostra azienda, [Nome Azienda Incorporante], con sede legale in [Indirizzo Completo], iscritta al Registro delle Imprese di [Città] con codice fiscale e partita IVA [Numero], e la società [Nome Azienda Incorporata], con sede legale in [Indirizzo Completo], iscritta al medesimo registro con codice fiscale e partita IVA [Numero].

In virtù di tale operazione, [Nome Azienda Incorporante] incorporerà l’intera compagine aziendale di [Nome Azienda Incorporata], comprensiva di tutti gli asset, i passivi e gli attivi. La fusione è stata approvata in ossequio alle vigenti norme legislative e a seguito del consenso da parte degli organi societari competenti di entrambe le società.

Desideriamo assicurarvi che il processo di fusione non comporterà alcuna interruzione nelle attività commerciali correnti e che i rapporti contrattuali in essere con [Nome Azienda Incorporata] continueranno senza modifiche sotto la titolarità di [Nome Azienda Incorporante]. Tutti gli obblighi contrattuali, gli accordi e le condizioni rimarranno validi e invariati.

La fusione avrà effetto a partire da [inserire la data di effettiva realizzazione della fusione] e, da tale data, tutti gli affari relativi alla [Nome Azienda Incorporata] saranno gestiti da [Nome Azienda Incorporante]. Si specifica che la partita IVA da voi utilizzata per le operazioni con [Nome Azienda Incorporata] dovrà essere aggiornata con quella di [Nome Azienda Incorporante] [Numero Partita IVA], qualora fosse differente.

Per facilitare una transizione senza impedimenti, vi pertanto preghiamo di:

1. Aggiornare i vostri sistemi e registri allo scopo di riportare il nome e i dettagli di [Nome Azienda Incorporante] come unico punto di riferimento per tutte le future transazioni commerciali.
2. Procedere a inviare tutte le future fatture e comunicazioni aziendali all’indirizzo di [Nome Azienda Incorporante].
3. Verificare che tutti i pagamenti a partire dalla data effettiva della fusione siano indirizzati verso i conti bancari di [Nome Azienda Incorporante], i cui dettagli vi verranno forniti in modo specifico.

La presente comunicazione di fusione è inviata per conoscenza e non richiede conferma di accettazione, nonostante ciò, restiamo a vostra completa disposizione per chiarimenti o eventuali necessità al seguente recapito [inserire contatto e-mail, numero di telefono].

Vi ringraziamo per l’attenzione e per la collaborazione che avrete nel facilitare questo importante processo di transizione. Siamo entusiasti di continuare a lavorare con voi e di costruire un rapporto ancor più solido e proficuo.

Cordiali saluti,

[Firma Elettronica o Scansione della Firma a mano]

[Nome e Cognome]
[Carica]
[Nome Azienda Incorporante]
[Contatti Aziendali]

[Allegati: Copia del provvedimento di fusione, eventuali nuovi dati aziendali o documenti pertinenti la fusione]

Quarto esempio di lettera di comunicazione fusione per incorporazione ai fornitori

Oggetto: Comunicazione di fusione per incorporazione

Gentili Fornitori,

ci rivolgiamo a voi per comunicare ufficialmente che la nostra azienda [Nome della Società incorporante], con sede legale in [Indirizzo completo], Partita IVA [Numero], in data [Data effettiva della fusione], si fonderà per incorporazione con la Società [Nome della Società incorporata], con sede legale in [Indirizzo completo], Partita IVA [Numero].

Questa operazione è stata decisa dagli organi societari competenti ed è finalizzata a consolidare le risorse, ottimizzare le operazioni e potenziare la nostra presenza sul mercato.

La fusione avrà effetto giuridico e operativo a partire dal [Data di effettiva fusione], momento dal quale tutte le attività commerciali, i contratti, i diritti e gli obblighi della Società incorporata saranno trasferiti alla Società incorporante.

Per voi, come nostri stimati fornitori, ciò implica che:

1. Tutti i futuri ordini dovranno essere intestati alla Società [Nome della Società incorporante]. Qualsiasi documento fiscale dovrà fare riferimento a questo nuovo intestatario.

2. Le condizioni contrattuali esistenti rimarranno invariate fino alla loro naturale scadenza, salvo diversa comunicazione che vi sarà tempestivamente inviata.

3. I termini di pagamento e le modalità di consegna, così come tutti gli altri termini e condizioni di fornitura, resteranno uguali fino a nuova indicazione.

4. Vi preghiamo di aggiornare i vostri sistemi con i dati della Società incorporante, ed eventualmente di eseguire qualsiasi modifica alle informazioni bancarie o ai riferimenti necessari che vi saranno comunicati separatamente.

5. Tutte le future comunicazioni, corrispondenza e fatturazione dovranno essere indirizzate a [Nome della Società incorporante], utilizzando i seguenti recapiti: [Indirizzare completo], [Numero di telefono], [Indirizzo e-mail], [Altri recapiti se necessari].

Ci teniamo a rassicurarvi che il nostro impegno verso qualità e eccellenza del servizio continua ininterrottamente. Siamo convinti che questa fusione porterà valore aggiunto non solo alla nostra azienda ma anche ai rapporti commerciali con i nostri partner.

Per qualsiasi domanda o chiarimento potete contattare il nostro ufficio acquisti al seguente numero [Numero di telefono ufficio acquisti] o tramite e-mail a [Indirizzo e-mail].

Confidiamo nella vostra collaborazione per rendere questo passaggio il più fluido possibile e vi ringraziamo per la pazienza e il supporto che avete dimostrato e che continuerete a dimostrare in questo periodo di transizione.

Distinti saluti,

[Nome e Cognome]
[Titolo/Posizione]
[Nome della Società incorporante]
[Contatti: Telefono, E-mail]