Come Concludere Una Mail Commerciale

Aggioranto il 11 Febbraio 2024 da Marcello Massa

Una mail commerciale è una forma di comunicazione scritta utilizzata nel contesto del business per trasmettere messaggi con l’obiettivo di realizzare un’azione o un risultato desiderato nel destinatario che, nella maggior parte dei casi, è una potenziale transazione commerciale. Questo tipo di email si differenzia dalle normali comunicazioni elettroniche personali per il suo contenuto, che è strettamente professionale e spesso mirato a promuovere prodotti, servizi o a costruire relazioni con clienti e partner.

Il linguaggio utilizzato deve essere chiaro e conciso per assicurare che il messaggio sia comprensibile e che il lettore possa rapidamente cogliere l’essenza e l’importanza della comunicazione. Si tende a valorizzare il tempo del destinatario evitando frasi prolisse e privilegiando un approccio che vada subito al punto. La personalizzazione gioca un ruolo fondamentale: una mail commerciale ben redatta tende a essere indirizzata direttamente al destinatario, con un tono e un messaggio che risuonino con i suoi interessi specifici o le esigenze della sua azienda.

Il corpo della mail commercializza un’idea, una proposta di valore, o dettaglia le caratteristiche di un prodotto o servizio che potrebbe essere di beneficio per il destinatario. Viene solitamente inclusa una call-to-action, ovvero un invito a compiere un’azione specifica come rispondere alla mail, visitare un sito web, prenotare un incontro o effettuare un acquisto. Questa componente è cruciale perché fornisce una direzione chiara su come il destinatario può procedere se interessato.

Inoltre, la mail commerciale serve anche a costruire e mantenere una relazione con i clienti o i partner. L’obiettivo è quello di creare un dialogo continuativo e di fiducia che possa sfociare in collaborazioni di lungo termine, ripetute transazioni commerciali e una buona reputazione nel settore. La frequenza e il tono della comunicazione possono variare a seconda dei vari scopi e della fase del rapporto con il destinatario.

In conclusione, una mail commerciale è uno strumento strategico e versatile, che va oltre la semplice promozione diretta e rappresenta un punto di contatto cruciale tra un’azienda e i suoi interlocutori nel mondo della comunicazione d’affari.

Come scrivere la chiusura di una una mail commerciale

Una conclusione di un’email commerciale è un elemento cruciale poiché può riecheggiare nella mente del destinatario e influenzare le sue azioni successive. Di seguito sono riportate le fasi e i componenti da considerare per scrivere una conclusione efficace:

1. Ricapitolazione Breve e Punti Salienti: Comincia con una breve sintesi dei punti salienti della tua email. Questo aiuta a rinforzare il tuo messaggio principale e rende chiaro il tuo obiettivo.

2. Chiamata all’Azione (CTA): Segui la sintesi con una CTA chiara. Questo dovrebbe indicare al destinatario quale azione vuoi che intraprenda, sia essa rispondere alla mail, programmare un incontro o considerare una proposta.

3. Grazie o Apprezzamento: Mostra il tuo apprezzamento per il tempo del destinatario. È educato e rafforza le relazioni commerciali. Evita frasi sovrappensate o prolisse, resta onesto e professionale.

4. Disponibilità e Apertura alla Comunicazione: Indica la tua disponibilità per ulteriori discussioni o chiarimenti. Questo può incoraggiare il destinatario a impegnarsi in un dialogo continuo.

5. Chiusura Professionale: Usa una chiusura professionale come “Cordiali saluti”, “Distinti saluti”, o un’altra formula formale adatta al contesto e alla cultura aziendale.

6. Informazioni di Contatto: Include le tue informazioni di contatto sotto la firma, come numero di telefono o indirizzo email alternativo, per facilitare la risposta del destinatario.

7. Firma Elettronica: Usa una firma professionale che può includere il tuo nome, titolo, azienda, eventuali dettagli di contatto supplementari e possibilmente il logo della tua azienda.

8. Post Scriptum (PS): Opzionalmente, puoi includere un PS per evidenziare un’informazione importante o offrire un promemoria gentile. Deve essere breve e non deve contenere nuove informazioni critiche ma può servire a rinforzare la tua CTA o un aspetto saliente del tuo messaggio.

9. Revisione e Correzione: Prima dell’invio, rileggi la tua conclusione per correggere eventuali errori di battitura e assicurati che il tono sia appropriato e che la CTA sia chiara.

L’obiettivo è lasciare una percezione positiva, fornire un chiaro percorso di azione futura e mantenere le porte aperte per la comunicazione e la collaborazione. Questi passaggi possono variare in base alla situazione specifica e al contesto del tuo messaggio.

Esempi di conclusioni per una mail commerciale

Certo, scrivere una conclusione efficace per una mail commerciale è fondamentale per lasciare un’impressione positiva e per invogliare il destinatario a intraprendere un’azione. Ecco una lista di esempi che potresti utilizzare o adattare in base alla situazione specifica:

1. Chiusura Formale e Professionale:
“Confidiamo di aver suscitato il suo interesse verso i nostri prodotti/servizi e restiamo a sua completa disposizione per ogni ulteriore informazione o per un eventuale incontro. Cordiali saluti,”

2. Invito all’Azione:
“Non perdere l’opportunità di migliorare la tua attività con la nostra offerta esclusiva. Contattaci entro [data] per approfittare di questa promozione unica. Aspettiamo con interesse il tuo riscontro,”

3. Ringraziamento Personale:
“La ringraziamo sinceramente per il tempo dedicato alla lettura di questa mail. Speriamo di poter collaborare con Lei in futuro. Grazie ancora per la considerazione,”

4. Enfasi su Urgenza o Scadenza:
“Le ricordiamo che questa offerta è limitata e valida fino al [data]. Assicurati di approfittarne ora per non perdere questa incredibile occasione. Aspetto la tua tempestiva risposta,”

5. Riferimento a una Conversazione Precedente:
“È stato un piacere discutere con Lei l’altro giorno e spero di continuare la nostra conversazione. In attesa di un suo riscontro, le porgo i miei migliori saluti,”

6. Offerta di Supporto:
“Siamo qui per aiutarla a trovare la soluzione più adatta alle sue esigenze. Per qualsiasi domanda o chiarimento, non esiti a contattarmi direttamente attraverso questa mail o al numero di telefono [inserire numero]. Cordiali saluti,”

7. Conclusione Breve e Incisiva:
“Grazie per prendere in considerazione la nostra proposta. Attendo una Sua gentile risposta. Distinti saluti,”

8. Incentivo alla Risposta:
“Per saperne di più sull’offerta e scoprire come possiamo contribuire al successo della Sua azienda, La invito a rispondere a questa email. Siamo a Sua completa disposizione. Cordialmente,”

9. Chiusura Ottimista:
“Siamo entusiasti all’idea di poter collaborare con Lei e La invitiamo a unirsi ai numerosi clienti soddisfatti che hanno già scelto [nome della tua azienda]. A presto,”

10. Post-scriptum Strategico:
“Cordialmente, [Tuo Nome]
P.S. Se risponde a questa mail entro [data], potrà usufruire della nostra consulenza gratuita pre-vendita per valutare insieme le opportunità per la Sua impresa.”

Ricorda che la conclusione dovrebbe sempre essere in linea con il tono della mail, mirare a stimolare un’azione da parte del destinatario e lasciare una sensazione positiva riguardo alla tua azienda o ai tuoi servizi.