Come Concludere Una Mail Formale

Aggioranto il 8 Febbraio 2024 da Marcello Massa

Una mail formale è un tipo di comunicazione scritta utilizzata principalmente nell’ambito professionale, accademico o in altre circostanze ufficiali, in cui è richiesto un certo livello di formalità e cortesia. Il suo scopo principale è trasmettere informazioni, richieste, istruzioni o questioni di natura ufficiale in modo chiaro, diretto e professionale, rispettando al contempo le convenzioni e il protocollo tipico della comunicazione formale.

L’uso della mail formale si distingue per vari aspetti dalla comunicazione informale o colloquiale, tipicamente adottata in scambi tra amici o conoscenti. Per esempio, una mail formale si apre di solito con un saluto appropriato, che può variare in base al destinatario della mail, ma che mantiene sempre una certa distanza rispettosa. È comune iniziare con frasi del tipo “Gentile [Nome Cognome],” o “Egregio Signore/Signora,” seguite dall’introduzione dell’argomento trattato.

La struttura della mail risulterà poi suddivisa in una parte introduttiva, in cui si stabilisce il contesto o si richiama un precedente contatto, un corpo centrale dove si espone dettagliatamente ma in modo conciso l’oggetto della mail, e una conclusione che riassume le aspettative o le azioni richieste al destinatario della comunicazione. È prassi comune terminare una mail formale con una chiusura cortese come “Cordiali saluti,” o “Distinti saluti,” seguito dalla firma e, di solito, dai dati di contatto del mittente, che consentono una risposta o un’ulteriore interazione.

Linguaggio e tono adottati in una mail formale devono essere scevri da colloquialismi, jargon inappropriato o linguaggio informale, privilegiando invece un vocabolario preciso, cortese e rispettoso, che rifletta professionalità. Inoltre, la grammatica e la punteggiatura devono essere accurate per garantire chiarezza e serietà al messaggio.

L’importanza di una mail formale risiede anche nell’essere uno strumento di comunicazione ufficiale che può avere valore legale o documentale. Per questo le mail formali sono spesso archiviate o utilizzate come riferimento in futuro, rafforzando l’importanza di mantenere un linguaggio e uno stile adeguati che possano rappresentare degnamente sia il mittente che l’organizzazione o l’ente che rappresenta.

Come scrivere la chiusura di una una mail formale

La scrittura di una conclusione efficace per una e-mail formale è parte essenziale della comunicazione, poiché riassume le intenzioni del messaggio e fornisce al destinatario una chiara indicazione delle aspettative future. Di seguito sono elencati i passaggi per strutturare una conclusione formale in una e-mail.

1. Ricapitolazione dei Punti Chiave:
Prima di chiudere la mail, può essere utile fornire un breve riepilogo dei punti chiave o delle intenzioni espresse nel corpo del testo. Questo aiuta a rinforzare il messaggio e assicura che le informazioni importanti siano state comprese.

2. Espressione di Gratitudine:
È buona norma ringraziare il destinatario per il tempo dedicato alla lettura dell’e-mail. Sii conciso e genuino nell’esprimere la tua gratitudine.

3. Chiamata all’Azione:
Se il tuo messaggio richiede una risposta o un’azione specifica da parte del destinatario, riafferma ciò che ti aspetti in modo cortese e diretto, indicando chiaramente eventuali scadenze o passaggi che il destinatario dovrà seguire.

4. Disponibilità per Ulteriori Comunicazioni:
Fornisci al destinatario la possibilità di contattarti per eventuali domande o chiarimenti. Indica la tua disponibilità a continuare la conversazione o a fornire ulteriori informazioni se necessario.

5. Frase di Conclusione Formale:
Usa un saluto formale che sia appropriato al contesto e al destinatario, come “Cordiali saluti,” “Distinti saluti,” o “Con stima,” seguito da una virgola. È importante scegliere un saluto che rifletta il livello di formalità del resto della comunicazione.

6. Firma:
Concludi con la tua firma formale che dovrebbe includere il tuo nome completo, titolo o posizione (se applicabile), la tua organizzazione o azienda e i tuoi dettagli di contatto come numero di telefono e indirizzo e-mail secondario, se desideri offrire più modi per essere contattato. La firma dovrebbe essere preceduta da uno spazio vuoto dopo la frase di chiusura per separarla dal resto del testo e permettere una facile identificazione.

Esempi di conclusioni per una mail formale

Ecco alcuni esempi di chiusura di una mail formale da utilizzare come esempio.

Primo esempio di chiusura per una mail formale

In conclusione, desidero esprimere il mio più sincero ringraziamento per l’attenzione prestata alle questioni discusse in questa corrispondenza e confido che le azioni proposte contribuiranno positivamente al proseguimento della nostra collaborazione. Resto a disposizione per ogni eventuale chiarimento e auspico una Vostra celere risposta per procedere con i prossimi passi.

Distinti saluti,

[Nome e Cognome]
[Posizione or Ruolo]
[Nome dell’Azienda o Organizzazione]
[Contatti]

Secondo esempio di chiusura una mail formale

In attesa di un Suo cortese riscontro, La ringrazio anticipatamente per l’attenzione e per il tempo che vorrà dedicare alla mia pratica. Sono a completa disposizione per qualsiasi chiarimento o documentazione aggiuntiva che potrebbe necessitare e, qualora fosse necessario, sono disponibile a fissare un incontro presso il Suo studio per discutere di persona i dettagli della mia situazione.

Colgo l’occasione per porgere i miei più cordiali saluti,

[Nome e Cognome]
[Contatti: numero di telefono, indirizzo e-mail]