Come Concludere Una Lettera Formale

Aggioranto il 14 Febbraio 2024 da Marcello Massa

Una lettera formale è un tipo di comunicazione scritta utilizzata per gli scambi ufficiali tra individui, aziende, istituzioni e altre entità professionali. Essa segue una struttura convenzionale che le conferisce un tono serio e rispettoso, adatto a contesti ufficiali o professionali. Il suo scopo varia a seconda delle circostanze: può servire per inoltrare una candidatura di lavoro, fare una richiesta ufficiale, presentare un reclamo, proporre una collaborazione, comunicare decisioni o informazioni importanti, e molte altre situazioni dove è necessaria una comunicazione chiara e formale.

Il linguaggio usato in una lettera formale è solitamente più elaborato e meno colloquiale di quello utilizzato in una comunicazione informale. Si cerca di evitare contrazioni, slang o espressioni familiari e si fa attenzione a utilizzare correttamente i titoli e le forme di cortesia, come “Egregio” o “Gentile”, seguiti dal cognome o dal titolo professionale del destinatario. Questo rispetto formale si estende alla stessa struttura della lettera, che prevede un’intestazione con i propri dati e quelli del destinatario, un’apertura e chiusura appropriate, un corpo del testo che trasmetta il messaggio in modo diretto e coerente, e spesso una firma manuale per dare un tocco personale alla comunicazione pur mantenendone la formalità.

Anche l’aspetto fisico di una lettera formale trasmette serietà: la scelta di carta e inchiostro di qualità, l’allineamento del testo, la pulizia della stampa o della calligrafia e persino la scelta del francobollo sono dettagli che contribuiscono all’impressione generale di professionalità. Inoltre, l’uso di una busta professionale e la presenza di un timbro aziendale o istituzionale possono rafforzare ulteriormente l’ufficialità del documento.

Complessivamente, la lettera formale serve a garantire che la comunicazione venga ricevuta e interpretata con il livello di serietà e rispetto che la situazione richiede, preservando le norme di cortesia e le convenzioni professionali che agevolano le interazioni fra parti in un contesto ufficiale.

Come scrivere la chiusura di una una lettera formale

La conclusione di una lettera formale è una parte essenziale dell’intera comunicazione, poiché sigilla il messaggio che si intende trasmettere e fornisce all’interlocutore una chiusura chiara e professionale. Nella scrittura di una conclusione formale, è importante seguire alcune linee guida e convenzioni stabilite.

1. Brevedad: La conclusione dovrebbe essere concisa ed efficiente. Non è il momento di introdurre nuove informazioni, ma piuttosto di riassumere brevemente il punto chiave della lettera e di esprimere i passi futuri o l’attesa di una risposta.

2. Cortesía y profesionalidad: Anche nel terminare una lettera, il tono deve rimanere cortese e professionale. Utilizzare un linguaggio rispettoso e formale è cruciale, anche se la parte principale della lettera ha toccato argomenti complessi o delicati.

3. Chiarezza: Il destinatario dovrebbe chiaramente capire che la lettera sta per concludersi. Ciò può essere ottenuto attraverso una transizione fluida che segnala il finale imminente.

4. Riferimento ad eventuali azioni o aspettative: Se la lettera è stata scritta per richiedere qualcosa, per proporre un incontro, o per accennare a futuri accordi o contatti, la conclusione dovrebbe riaffermare brevemente queste aspettative. Non fornire dettagli ma rimandare ciò che è stato precedentemente detto.

5. Ringraziamenti: È sempre appropriato esprimere ringraziamenti per l’attenzione data alla lettera e per il tempo impiegato dal destinatario per leggerla. Il ringraziamento dovrebbe essere proporzionato al contesto e mantenersi entro i limiti della formalità.

6. Formule di chiusura: Utilizzare una formula di chiusura appropriata al contesto. Varie espressioni formali permettono di comunicare il rispetto e la formalità del rapporto tra mittente e destinatario.

7. Firma: Dopo la formula di chiusura, lasciare lo spazio necessario per la firma manuale se la lettera è stampata. Anche in una lettera elettronica è importante includere il nome completo e la qualifica o il titolo professionale, se appropriato, per rafforzare l’autorità e la serietà della comunicazione.

8. Annessi e P.S.: Se vi sono allegati alla lettera, è opportuno accennarvi brevemente prima della formula di chiusura con una nota che faccia riferimento a questi documenti. L’uso del “P.S.” (postscriptum) non è comune nelle lettere formali e generalmente dovrebbe essere evitato, a meno che non sia strettamente necessario per una piccola nota aggiuntiva.

Ricorda che la conclusione è l’ultima cosa che il destinatario leggerà e, quindi, influenzerà l’impressione generale lasciata dalla tua lettera. È importante esercitare la stessa attenzione e cura nella chiusura come nel resto della corrispondenza.

Esempi di conclusioni per una lettera formale

Certo, scrivere una conclusione per una lettera formale è un elemento essenziale che riassume il tuo messaggio e fornisce un’ultima impressione professionale. Qui ti lascio una lista di possibili conclusioni che puoi adattare al contesto della tua lettera:

1. In attesa di una Vostra risposta, porgo distinti saluti.

2. Con l’augurio di una pronta e favorevole risposta, colgo l’occasione per esprimere i miei migliori saluti.

3. Certa/o dell’attenzione che vorrete dedicare alla mia richiesta, Vi ringrazio anticipatamente e rimango a disposizione per ogni eventuale chiarimento, porgendo cordiali saluti.

4. Nell’attesa di un vostro cortese riscontro, Vi porgo i miei più cordiali saluti.

5. Sperando in una collaborazione reciproca e proficua, mi offro disponibile per un futuro colloquio e Vi invio i miei più distinti saluti.

6. Confido in un Vostro interessamento e resto in attesa di un Vostro gentile riscontro, con l’occasione porgo distinti saluti.

7. Grazie per l’attenzione che vorrete dedicare a questa mia, Vi saluto cordialmente.

8. Rinnovando la mia disponibilità per eventuali approfondimenti, invio cordiali saluti.

9. Vi prego di accettare i miei più rispettosi saluti, nella speranza di una Vostra positiva risposta.

10. Confidando in un Vostro sollecito riscontro, mi è gradita l’occasione per porgere cordiali saluti.

11. In fede, e in attesa di una Vostra risposta, porgo distinti saluti.

12. Mi auguro di poter discutere ulteriormente questa questione in futuro e, nel frattempo, invio i miei migliori saluti.

13. Vi ringrazio per l’attenzione e Vi porgo i miei saluti più sinceri.

14. Sperando di essere ricontattato/a al fine di discutere questa proposta più dettagliatamente, colgo l’occasione per esprimere i miei distinti saluti.

15. Seguendo l’auspicio di una collaborazione vantaggiosa per entrambe le parti, invio i miei più cordiali saluti.

Assicurati di scegliere la conclusione che si adatta meglio al tono e allo scopo della tua lettera formale. Le formule di cortesia stilate sono piuttosto universali per il contesto italiano, ma potrebbero variare leggermente in base alle convenzioni locali o alle specifiche esigenze comunicative.