Aggioranto il 7 Ottobre 2025 da Marcello Massa
Il verbale di assemblea per un’associazione sportiva è un documento scritto che riporta quanto discusso e deciso durante una riunione dei soci o del consiglio direttivo. Serve a testimoniare ufficialmente le presenze, gli argomenti affrontati, le decisioni prese e gli eventuali voti espressi, garantendo trasparenza e legalità nella gestione dell’associazione. Inoltre, il verbale costituisce una prova documentale utile per eventuali controlli, richieste di contributi o per risolvere eventuali controversie tra i soci.
Come compilare un verbale di assemblea per associazione sportiva
Nel redigere un verbale di assemblea per un’associazione sportiva, è fondamentale adottare un approccio sistematico e accurato, volto a garantire la completezza, la chiarezza e la validità legale del documento. In primo luogo, si deve sempre specificare l’intestazione del verbale, identificando senza ambiguità l’associazione sportiva coinvolta, tramite la denominazione completa, il codice fiscale o la partita IVA, e l’indicazione della sede legale. È essenziale riportare la data completa dell’assemblea, il luogo preciso in cui si svolge (che può coincidere o meno con la sede sociale) e l’orario di inizio della riunione. Un elemento imprescindibile è la natura dell’assemblea: bisogna indicare se si tratta di un’assemblea ordinaria o straordinaria, e se è stata convocata in prima o in seconda convocazione, secondo quanto previsto dallo statuto dell’associazione.
La presenza dei soci deve essere dettagliatamente documentata. Occorre specificare, con l’elenco nominativo, i soci presenti, distinguendo tra quelli aventi diritto di voto e quelli eventualmente privi di tale diritto, oltre a segnalare le eventuali deleghe presentate, con la relativa verifica della loro regolarità secondo le norme statutarie e di legge. È buona prassi indicare anche il numero complessivo dei soci iscritti, dei presenti e delle deleghe, per consentire la verifica del raggiungimento del quorum costitutivo e deliberativo richiesto dallo statuto.
La figura del presidente dell’assemblea, spesso coincidente con il presidente dell’associazione, deve essere formalmente individuata, così come quella del segretario verbalizzante, che avrà il compito di redigere il verbale. Qualora lo statuto preveda la nomina di scrutatori, questi devono essere menzionati e identificati. Il verbale deve riportare la verifica della regolare convocazione dell’assemblea, citando la modalità (ad esempio, tramite avviso, email, affissione in bacheca) e la data di convocazione, al fine di dimostrare il rispetto delle tempistiche e delle modalità previste dallo statuto.
Successivamente, bisogna descrivere in modo puntuale l’ordine del giorno, così come comunicato ai soci in fase di convocazione. Per ciascun punto trattato, occorre riportare con accuratezza le discussioni avvenute, sintetizzando gli interventi più significativi, le proposte avanzate e le eventuali domande o osservazioni dei soci. In questa fase, è importante documentare sia le posizioni favorevoli sia quelle contrarie, assicurando una rappresentazione fedele e imparziale del dibattito assembleare.
Per ogni delibera posta in votazione, il verbale deve illustrare la formulazione esatta della proposta sottoposta ai soci, la modalità di votazione adottata (palese o segreta, per alzata di mano, per appello nominale, ecc.) e il risultato della votazione stessa, indicando il numero dei voti favorevoli, contrari, astenuti e, se presenti, le eventuali schede nulle o bianche. Se previsto dallo statuto, va annotata l’eventuale richiesta di voto per appello nominale o di dichiarazione di voto da parte dei soci.
Particolare attenzione deve essere riservata alle decisioni che comportano modifiche statutarie, elezione degli organi sociali, approvazione dei bilanci o deliberazioni su materie di rilevanza straordinaria, poiché tali deliberazioni richiedono un livello di dettaglio maggiore, sia nella descrizione delle proposte sia nelle motivazioni che le hanno sostenute e nelle modalità di approvazione. È opportuno allegare al verbale eventuali documenti presentati e discussi in assemblea, quali relazioni, bilanci, liste di candidati, così da integrare e corroborare il contenuto del verbale stesso.
Al termine, il verbale deve riportare l’orario di chiusura dell’assemblea e deve essere sottoscritto dal presidente e dal segretario, o da chi ha svolto le relative funzioni secondo lo statuto. Nei casi previsti, anche gli scrutatori devono apporre la loro firma. È infine essenziale conservare il verbale nel libro dei verbali dell’assemblea, garantendo la possibilità di consultazione da parte dei soci, nel rispetto delle norme sulla trasparenza e sulla privacy.
Redigere un verbale in modo così meticoloso non solo assicura la regolarità e la trasparenza della vita associativa, ma tutela l’associazione da eventuali contestazioni, rappresentando la prova ufficiale delle decisioni adottate e del corretto svolgimento delle procedure assembleari.
Fac simile verbale di assemblea per associazione sportiva
VERBALE DI ASSEMBLEA ORDINARIA DELL’ASSOCIAZIONE SPORTIVA _____________
L’anno _____________, il giorno _____________ del mese di _____________, alle ore _____________, presso _____________, si è riunita l’assemblea ordinaria dei soci dell’Associazione Sportiva _____________, regolarmente convocata con comunicazione inviata in data _____________.
Assume la presidenza dell’assemblea il Sig./la Sig.ra _____________ in qualità di Presidente dell’Associazione, il quale/a constata la regolarità della convocazione e la presenza di n. _____________ soci su n. _____________ aventi diritto, secondo l’elenco delle presenze allegato al presente verbale (Allegato A). Viene nominato/a segretario/a dell’assemblea il/la Sig./Sig.ra _____________.
Il Presidente, accertata la validità dell’assemblea, dichiara aperti i lavori alle ore _____________.
Ordine del giorno:
1. _____________
2. _____________
3. Varie ed eventuali
Sul primo punto all’ordine del giorno: _____________
(Sintesi della discussione e degli interventi)
Al termine della discussione, si passa alla votazione. L’assemblea approva con n. _____________ voti favorevoli, n. _____________ contrari e n. _____________ astenuti.
Sul secondo punto all’ordine del giorno: _____________
(Sintesi della discussione e degli interventi)
Si procede alla votazione. L’assemblea approva con n. _____________ voti favorevoli, n. _____________ contrari e n. _____________ astenuti.
Non essendovi altro da discutere, la seduta viene tolta alle ore _____________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente
__________________________
Il Segretario
__________________________
Allegati:
– Elenco presenze (Allegato A)
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.