Come Scrivere Una Lettera Di Comunicazione Riunione

Aggioranto il 8 Febbraio 2024 da Marcello Massa

La lettera di comunicazione riunione è uno strumento formale attraverso il quale un organizzatore di una riunione informa i partecipanti circa la convocazione di un incontro. Questo tipo di lettera può servire vari scopi, tra cui fornire dettagli fondamentali riguardo alla riunione stessa, quali la data, l’ora, il luogo e l’agenda o gli argomenti che saranno trattati.

Questo tipo di comunicazione assume caratteri di ufficialità e pertanto si presta a instaurare un tono professionale e rispettoso nei confronti dei destinatari. Solitamente all’interno della lettera, oltre alle informazioni di base riguardanti l’evento, verrà esplicato l’obiettivo della riunione, dando così la possibilità ai partecipanti di prepararsi adeguatamente per la discussione o qualsiasi intervento possa essere richiesto da loro.

Nello specifico, una lettera di comunicazione di una riunione può essere utilizzata per proporre una prima consultazione su un nuovo progetto, per fare il punto sulla situazione di una questione in corso, per decisioni che richiedono il consenso di più persone, o semplicemente come opportunità di team building o di aggiornamento collettivo.

Inoltre, la lettera può contenere istruzioni particolari in caso di riunioni che prevedono modalità di partecipazione specifiche, come quelle virtuali, per le quali potrebbero essere necessari particolari link di accesso o codici identificativi, o per situazioni in cui i partecipanti sono invitati a portare con sé materiale informativo o documentazione preparatoria.

Esprimere con chiarezza tutte queste informazioni è essenziale per garantire che la riunione sia efficace e produttiva, e che tutti i partecipanti siano informai e pronti a contribuire in modo costruttivo alla discussione.

Come scrivere una lettera di comunicazione riunione

Una lettera di comunicazione di una riunione è un documento formale attraverso il quale si informano i partecipanti riguardo i dettagli di un incontro programmato. Tale lettera dovrebbe essere chiara, concisa e completa di tutte le informazioni necessarie per permettere ai destinatari di prepararsi adeguatamente e di partecipare all’evento. Ecco gli elementi fondamentali che una tale lettera dovrebbe includere:

1. Intestazione e logo: Se rappresenti un’organizzazione o un’azienda, è importante includere l’intestazione con il logo, indirizzo, contatti telefonici ed e-mail nell’angolo superiore della lettera.

2. Data: La lettera va datata al momento della stesura per fornire un riferimento temporale della comunicazione.

3. Indirizzo del destinatario: Subito sotto la data, bisogna inserire il nome e l’indirizzo del destinatario o dei destinatari nel caso sia una comunicazione per più persone o entità.

4. Oggetto: L’oggetto della lettera è una breve frase che sintetizza il motivo della comunicazione, per esempio: “Invito alla riunione [argomento] del [data]”.

5. Saluto iniziale: Un saluto formale, ad esempio: “Gentile Sig./Sig.ra [Cognome],” o “A chi di competenza,” se non si conosce il nome del destinatario.

6. Corpo della lettera: Il corpo della lettera contiene tutte le informazioni dettagliate riguardo alla riunione:

a. Introduzione: Un breve paragrafo in cui si sottolinea l’importanza dell’incontro e/o si fornisce contesto.

b. Scopo della riunione: Indicare chiaramente l’obiettivo o gli obiettivi che si intendono raggiungere durante l’incontro.

c. Data e ora: Specificare la data esatta e l’ora di inizio (e, se possibile, di fine) della riunione.

d. Luogo: Indicare il luogo esatto in cui si terrà l’incontro, compreso l’indirizzo completo e, se necessario, istruzioni su come raggiungere la sede o su dove parcheggiare.

e. Ordine del giorno: Elencare i punti che saranno discussi durante la riunione, possibilmente in ordine, per fornire ai partecipanti un’agenda precisa.

f. Partecipanti: Nominare le persone o i ruoli delle persone che parteciperanno, soprattutto se si tratta di ospiti esterni o relatori speciali.

g. Preparazione richiesta: Indicare eventuali documenti o materiali che i partecipanti dovrebbero esaminare prima dell’incontro o informazioni su come e se devono prepararsi in alcun modo.

h. RSVP: Se è necessario confermare la partecipazione, specificare come e entro quando i destinatari devono rispondere.

7. Chiusura: Una frase di chiusura cortese, dove si può anche ribadire l’importanza della presenza del destinatario, per esempio: “La Sua partecipazione è molto importante per noi.”

8. Firma: Includere una firma manuale, se possibile, seguita dal nome, titolo e informazioni di contatto del mittente.

9. Allegati: Se ci sono documenti allegati, è bene indicare “Allegati” seguito da un elenco dei documenti inclusi.

La lettera va scritta con un linguaggio formale, attenendosi a uno stile professionale e utilizzando un layout pulito e organizzato. Assicurati che non ci siano errori grammaticali o di contenuto e che le informazioni siano precise e dirette, per evitare malintesi o confusione. La lettera va poi spedita con un congruo anticipo, per dare ai partecipanti il tempo di organizzarsi.

Esempi di lettera di comunicazione riunione

Ecco alcuni modelli di lettera di comunicazione riunione da utilizzare come esempio.

Primo esempio di lettera di comunicazione riunione

Oggetto: Convocazione Riunione Strategica – [Nome del Progetto]

Gentili Colleghi,

con la presente desidero informarvi che è stata programmata una riunione di vitale importanza relativa al progetto [Inserire il Nome del Progetto o l’iniziativa specifica in discussione] per discutere i progressi fino ad ora ottenuti e per pianificare le prossime fasi di sviluppo.

Dettagli della riunione:
Data: [Inserire data, es. Giovedì, 20 Aprile 2023]
Orario: [Inserire orario, es. 15:00 – 17:00]
Luogo: [Inserire luogo, es. Sala Riunioni Grande – Ufficio 3° piano oppure collegamento online su piattaforma [Zoom/Skype/Teams] al seguente link: [URL della riunione virtuale]]

Ordine del giorno:
1. Resoconto sullo stato attuale del progetto [Nome del Progetto]
2. Analisi dei risultati conseguiti e delle criticità riscontrate
3. Strategie e piani di azione per il raggiungimento degli obiettivi futuri
4. Riallocazione delle risorse e definizione dei ruoli per la fase successiva
5. Condivisione delle tempistiche per le milestones chiave
6. Spazio per domande, suggerimenti e confronto di idee
7. Varie ed eventuali

La presenza di ciascuno di voi è fondamentale per assicurare una visione completa e condivisa dei piani futuri, e per contribuire attivamente al successo del progetto. Pertanto, vi chiedo gentilmente di confermare la vostra partecipazione rispondendo a questa email entro [Inserire termine ultimo, es. venerdì 14 Aprile 2023].

In caso di precedenti impegni non modificabili che vi impediscono di partecipare, siete invitati a informare quanto prima in modo da poter valutare eventuali cambiamenti nell’organizzazione della riunione o, se necessario, designare un sostituto che possa partecipare in vostra vece.

Resto a disposizione per eventuali chiarimenti o dettagli aggiuntivi.

Ringraziando anticipatamente per la vostra collaborazione, colgo l’occasione per porgervi distinti saluti.

[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione/Ruolo]
[Nome della Tua Azienda/Organizzazione]
[Contatti – Telefono, Email]

Secondo esempio di lettera di comunicazione riunione

Oggetto: Convocazione della Riunione [Inserire il tema o il motivo della riunione]

Spett.le Dott./Dott.ssa [Cognome del destinatario],

con la presente, abbiamo il piacere di invitarLa alla riunione [specificare se ordinaria, straordinaria, di aggiornamento, ecc.], prevista per [data e orario, per esempio: il giorno 10 maggio 2023, alle ore 15:00].

La riunione si terrà presso [luogo dell’incontro, per esempio: la Sala Conferenze dell’edificio Centrale, sito in Via Esempio 123, Città].

All’ordine del giorno saranno trattati i seguenti punti:

1. [Inserire il primo argomento]
2. [Inserire il secondo argomento]
3. [Continuare con eventuali altri argomenti]
4. Quesiti e Discussioni
5. Varie ed eventuali

La partecipazione è di fondamentale importanza e si prega di confermare la propria presenza entro il [inserire data di scadenza per la conferma, per esempio: 5 maggio 2023], contattando [nome del responsabile per le conferme e recapito, per esempio: Sig. Rossi al numero 0123 456789 oppure tramite email all’indirizzo conferme@nomesocietà.com].

In caso di impedimenti si prega di comunicare tempestivamente la propria assenza e, ove possibile, di delegare un sostituto/a che possa intervenire per conto vostro.

Restando a disposizione per eventuali chiarimenti e informazioni aggiuntive, confidiamo nella Sua partecipazione e la ringraziamo anticipatamente per la collaborazione.

Distinti saluti,

[Firma]
[Nome e Cognome del mittente]
[Qualifica del mittente, es. Direttore commerciale]
[Nome dell’Ente/Società/Organizzazione]
[Recapiti del mittente (telefono, email)]

Terzo esempio di lettera di comunicazione riunione

Oggetto: Convocazione Riunione Stratégica – [Nome Progetto/Settore]

Gentili [Titolo/Nome e Cognome],

La presente lettera serve ad informarvi che è stata programmata una riunione di portata strategica in merito al [Nome del Progetto/Settore di riferimento] per affrontare temi di rilevante importanza per il proseguo delle attività.

Di seguito i dettagli dell’incontro:

Data: [Inserire data]
Ora: [Inserire orario di inizio]
Durata prevista: [Inserire durata approssimativa]
Luogo: [Inserire l’indirizzo o la modalità, ad esempio via Zoom o altra piattaforma digitale]
Sala: [Inserire il nome della sala, se applicabile]
Ordine del Giorno:
1. [Tema 1 – Breve Descrizione]
2. [Tema 2 – Breve Descrizione]
3. [Tema 3 – Breve Descrizione]
4. Discussione e Q&A
5. Conclusioni e Azioni Future

La partecipazione è considerata essenziale, per qualunque impedimento siete pregati di comunicarlo quanto prima al sottoscritto per valutare insieme possibili soluzioni.

Si richiede di arrivare al luogo dell’appuntamento almeno [minuti] minuti prima dell’inizio previsto per permettere un’organizzazione ottimale e un puntuale inizio della sessione.

In allegato troverete tutto il materiale di consultazione preliminare e eventuali documenti da esaminare prima della riunione. Vi preghiamo di prendere visione di tutti i documenti pertinenti per poter contribuire in modo costruttivo alla discussione.

Contiamo sulla vostra partecipazione attiva per discutere e delineare insieme le strategie più efficaci per il nostro obiettivo comune.

Cordiali saluti,

[Firma]
[Nome e Cognome]
[Posizione/Ruolo]
[Nome dell’Ente/Organizzazione]
[E-mail di Contatto]
[Numero di Telefono]

Quarto esempio di lettera di comunicazione riunione

Oggetto: Convocazione Riunione del [Inserire data]

Gentile [Nome del destinatario],

a seguito della necessità di discutere temi rilevanti per il corretto svolgimento delle attività correnti e future, la invito a partecipare all’incontro che si terrà in data [inserire data], alle ore [inserire orario], presso [inserire luogo], o in alternativa attraverso la piattaforma di videoconferenza [inserire piattaforma], per coloro che non potranno essere presenti fisicamente.

L’agenda della riunione è la seguente:

1. [Argomento 1: titolo] – Presentazione e discussione
– [Sottoargomento 1]
– [Sottoargomento 2]
– Domande e confronto

2. [Argomento 2: titolo] – Aggiornamento sullo stato dei lavori e piani futuri
– [Dettaglio/attività]
– [Dettaglio/attività]

3. [Argomento 3: titolo] – Approccio strategico e decisioni operative
– [Sottoargomento 1]
– [Sottoargomento 2]
– Delibere e votazioni

4. Q&A – Sessione aperta di domande e risposte

5. Varie ed eventuali

Le ricordo che la partecipazione all’incontro è di fondamentale importanza, considerati i punti all’ordine del giorno che richiedono il contributo di tutti i membri del team.

In caso di impossibilità a partecipare alla riunione, La prego di avvisare entro e non oltre [inserire data limite] e di delegare, se possibile, un rappresentante munito delle adeguate informazioni e del potere decisionale per le eventuali deliberazioni che verranno prese.

Per facilitare la gestione e l’organizzazione dell’incontro, La preghiamo di confermare la sua presenza rispondendo a questa email entro [inserire data di scadenza per la conferma].

In attesa di un suo cortese riscontro, resto a disposizione per qualsiasi chiarimento o informazione aggiuntiva e La ringrazio anticipatamente per la sua collaborazione e il suo impegno.

Cordialmente,

[Nome e Cognome]
[Posizione o ruolo nell’organizzazione]
[Indirizzo email]
[Numero di telefono]