Come Scrivere Una Mail Per Fare Un Ordine

Aggioranto il 25 Novembre 2023 da Marcello Massa

La mail per fare un ordine è una forma di comunicazione scritta utilizzata nel contesto degli affari e del commercio per richiedere prodotti o servizi da una parte, il fornitore, a un’altra, il cliente o il committente. Questo tipo di email rappresenta una comunicazione ufficiale e serve a documentare in maniera esplicita la richiesta dell’acquirente, specificando dettagli importanti come la quantità e la descrizione dei beni o servizi richiesti, il prezzo concordato se già noto, la modalità di pagamento, e le condizioni di consegna, inclusi i tempi e il luogo dove i beni o servizi devono essere forniti.

Nell’ambito della scrittura, una mail per fare un ordine segue spesso una struttura professionale e polita, inizia con un saluto formale, e procede con la presentazione del mittente e dei suoi legami con l’azienda o entità che rappresenta. Il corpo principale della mail contiene la descrizione dell’ordine in maniera chiara e concisa, presentando tutte le informazioni necessarie per permettere al fornitore di comprendere e soddisfare la richiesta senza necessità di ulteriori chiarimenti. È comune includere riferimenti a precedenti comunicazioni o accordi per favorire il contesto.

La conclusione di una mail per fare un ordine si occupa di ribadire l’importanza dei tempi di consegna e spesso offre spazio per la discussione di eventuali domande o dettagli non del tutto chiariti. La mail si chiude con un invito a confermare la ricezione dell’ordine e a fornire una stima dei tempi di evasione, e può concludersi con una formula di cortesia, seguita dalla firma e dai recapiti del mittente, che può includere, oltre al nome, informazioni come il ruolo in azienda, il numero di telefono e altri dettagli di contatto.

In sintesi, la mail per fare un ordine è un documento scritto essenziale nel processo d’acquisto che serve a stabilire un’interazione chiara e tracciabile tra cliente e fornitore, assicurando che le aspettative di entrambe le parti siano ben comprese e consentendo quindi di procedere con le transazioni commerciali in modo efficace e organizzato.

Come scrivere una mail per fare un ordine

Una email per effettuare un ordine dovrebbe essere chiara, concisa e contenere tutte le informazioni necessarie per permettere al venditore di trattare l’ordine in modo efficiente. Di seguito sono elencati i dettagli principali da includere:

1. Informazioni del Mittente:
– Nome completo: È importante che il destinatario sappia chi sta effettuando l’ordine.
– Dettagli del contatto: Indirizzo email, numero di telefono e, se rilevante, il titolo o la posizione nell’azienda.

2. Informazioni del Destinatario:
– Nome completo o il nome della persona di contatto nel caso di aziende.
– Il titolo o la posizione, se pertinente.
– Il nome della compagnia (se l’ordine è a un’azienda).
– Indirizzo email o informazioni di contatto specifiche, se necessarie.

3. Informazioni aziendali (se applicabile):
– Nome dell’azienda o dell’organizzazione da cui si ordina.
– Indirizzo dell’azienda.
– Numero di telefono e altre informazioni di contatto.

4. Riferimento dell’ordine:
– Numero dell’ordine, se è stato fornito precedentemente un preventivo o una proforma.
– La data del preventivo o della proforma ricevuta.
– Riferimento a qualsiasi precedente conversazione o negoziazione.

5. Dettagli dell’ordine:
– Descrizione precisa dei prodotti o servizi richiesti: Includere nomi, codici prodotto, quantità, dimensioni, colori o qualsiasi specifica che identifica esattamente cosa si sta ordinando.
– Prezzi concordati per ogni articolo e il prezzo totale dell’ordine.
– Condizioni di pagamento che sono state concordate (ad es. pagamento anticipato, pagamento a 30 giorni dalla fattura, ecc.).
– Istruzioni particolari sulla spedizione o consegna, come l’indirizzo di spedizione se diverso da quello aziendale, la scelta del corriere e l’opzione di consegna (espressa, standard, etc.).
– Eventuali scadenze o date di consegna richieste.

6. Informazioni aggiuntive:
– Se si hanno particolari richieste o istruzioni per il venditore, si devono includere dettagliatamente (ad es. imballaggio particolare, test o certificazioni richieste).
– Documentazione allegata, se necessario, come ordini d’acquisto ufficiali, documenti tecnici, specifiche, ecc.

7. Chiusura:
– Una chiusura appropriata che comunica il desiderio di una conferma dell’ordine o l’accettazione della proposta.
– Una formula di cortesia comune, come “Cordiali saluti” o “Grazie per la collaborazione”, seguita dal proprio nome e eventualmente dal ruolo o posizione aziendale.

8. Allegati:
– Qualora ci siano, assicurarsi che tutti gli allegati menzionati nel corpo dell’email siano effettivamente allegati al messaggio.

Ciascuna di queste sezioni contribuisce a garantire che tutte le parti siano sulla stessa pagina riguardo i dettagli dell’ordine, riducendo la possibilità di errori o incomprensioni che possono causare ritardi o problemi con l’ordine.

Esempi di mail per fare un ordine

Ecco alcuni modelli di mail per fare un ordine da utilizzare come esempio.

Primo esempio di mail per fare un ordine

Oggetto: Ordine di Fornitura – Codice Cliente [12345X]

Gentile [Nome del Responsabile],

Spero questa email vi trovi bene.

In riferimento ai precedenti accordi intercorsi, desideriamo procedere con l’ordine dei seguenti articoli, come da nostro ultimo incontro/accordo telefonico. Vi preghiamo di attendere la conferma prima di dare inizio alla produzione o spedizione dei prodotti.

Di seguito, i dettagli dell’ordine:

Codice Articolo: [AB1234]
Descrizione: [Descrizione dell’articolo]
Quantità: [50 unità]

Codice Articolo: [CD5678]
Descrizione: [Descrizione dell’articolo]
Quantità: [30 unità]

Codice Articolo: [EF9101]
Descrizione: [Descrizione dell’articolo]
Quantità: [20 unità]

Chiediamo che l’ordine venga evaso secondo i seguenti termini:

Data di Consegna: [Data desiderata],
Modalità di Consegna: [Specificare (es. consegna standard, express, ecc.)],
Indirizzo di Consegna: [Inserire indirizzo completo],
Termini di Pagamento: [Come precedentemente accordato o fornire dettagli nuovi].

Per qualsiasi chiarimento o discrepanza rispetto agli accordi precedenti, vi preghiamo di contattarci tempestivamente.

In allegato troverete l’ordine d’acquisto ufficiale con tutti i dettagli e le specifiche dei prodotti richiesti. Si prega di inviare una conferma d’ordine, insieme alla data stimata di consegna e i dettagli per il tracciamento della spedizione non appena possibile.

Cordiali saluti e in attesa di un vostro riscontro,

[Nome e Cognome]
[Posizione]
[Nome della Società]
[Indirizzo della Società]
Telefono: [Num. di Telefono]
Email: [Tua Email]
Codice Cliente: [12345X]

—

Nota: Questo è solo un esempio generico e dovresti adattare il contenuto di questa email alle prassi e alle esigenze specifiche della tua azienda o del tuo settore di attività.

Secondo esempio di mail per fare un ordine

Oggetto: Ordine di Acquisto n. [Inserire Numero Ordine/Numero di Riferimento]

Gentile [Nome del Responsabile Vendite o Nome Società],

Con la presente, desideriamo effettuare un ordine in conformità con i termini e le condizioni discussi. Di seguito troverete i dettagli relativi agli articoli richiesti:

Quantità | Descrizione dell’articolo | Codice Articolo | Prezzo Unitario | Totale

[Inserire Quantità] | [Inserire Descrizione dell’Articolo] | [Inserire Codice Articolo] | [Inserire Prezzo Unitario] | [Calcolare Totale]

(Subtotale: [Inserire Subtotale])
(Sconti Applicati: [Inserire Sconti, se presenti])
(Spedizione: [Inserire Costi di Spedizione, se applicabili])
(Totale Ordine: [Inserire Totale Ordine])

Richiediamo la conferma dell’ordine, inclusi i tempi di consegna previsti, entro [Inserire Numero] giorni lavorativi dalla ricezione di questa e-mail.

Si prega di emettere la fattura a:

[Nome Compagnia]
[Indirizzo della Compagnia]
[CAP, Città]
[Paese]
Partita IVA/Codice Fiscale: [Inserire Partita IVA o Codice Fiscale]

L’ordine deve essere spedito all’indirizzo seguente:

[Nome Destinatario/Compagnia]
[Indirizzo di Spedizione]
[CAP, Città]
[Paese]

Per eventuali questioni relative a questo ordine, si prega di contattare [Nome Contatto] al [Numero di Telefono] o via e-mail all’indirizzo [E-mail Contatto].

Metodo di Pagamento: [Specificare il Metodo di Pagamento Concordato]
Termini di Pagamento: [Inserire i Termini di Pagamento]

Si prega di includere il nostro numero di ordine di riferimento in tutte le comunicazioni relative a questo ordine.

Grazie per la vostra collaborazione e attenzione. Attendiamo una vostra pronta conferma.

Cordiali saluti,

[Firma Elettronica/Nome e Cognome]
[Qualifica]
[Nome Ditta]
[Contatti Telefono/E-mail]

Terzo esempio di mail per fare un ordine

Oggetto: Ordine di Acquisto per [Nome del Prodotto/Servizio]

Gentile [Nome del Destinatario o Nome dell’Azienda],

Spero questa email vi trovi bene. Mi chiamo [Il Tuo Nome] e sono il [Tuo Titolo] di [Nome della Tua Azienda/Organizzazione]. Scrivo per effettuare un ordine di acquisto per i seguenti prodotti/servizi:

[Nome del Prodotto/Servizio] – Quantità: [X], Specifiche: [se necessario, includi dettagli come dimensioni, colori, ecc.]
[Nome del Prodotto/Servizio] – Quantità: [X], Specifiche: [dettagli]
[Continua l’elenco se necessario]
[Se hai un numero di riferimento dell’ordine o un codice prodotto specifico, includilo qui. Ad esempio: “Faccio riferimento al Vostro catalogo prodotti, codice articolo XYZ123 per il primo prodotto elencato.”]

Dettagli della Consegna

Indirizzo di Consegna: [Indirizzo completo dove i prodotti devono essere consegnati]
Data di Consegna Richiesta: [Data]
Persona di Riferimento per la Consegna: [Nome], [Contatto Telefonico]

Dettagli di Fatturazione

Indirizzo di Fatturazione: [Indirizzo di fatturazione, se diverso dall’indirizzo di consegna]
Modalità di Pagamento: [Specificare la modalità di pagamento preferita o concordata]
Saremmo grati se poteste confermare la ricezione di questo ordine e fornirci una stima della data di consegna e una conferma delle modalità di pagamento. Inoltre, se necessario, non esitate a contattarci per qualsiasi chiarimento o ulteriore informazione.

In attesa di una vostra pronta risposta e della conferma dell’ordine, vi ringrazio per la vostra attenzione e collaborazione.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]
[Tuo Titolo]
[Nome della Tua Azienda/Organizzazione]
[Contatti: numero di telefono, email]

Quarto esempio di mail per fare un ordine

Oggetto: Ordine Prodotto XYZ – [Il tuo Nome o il Nome della Tua Azienda]

Gentile [Nome del Fornitore o dell’Addetto alle Vendite],

Sperando che questa mail vi trovi bene, vi contatto da [Nome della Tua Azienda], con sede in [Indirizzo Completo], per effettuare un ordine del seguente prodotto/materiali:

Articolo: [Nome esatto del prodotto o dei prodotti]
Codice articolo: [Codice/i del prodotto se applicabile]
Quantità: [Elencare la quantità per ciascun articolo]
Colore/Dimensione/Varianti: [Specificare se applicabile]

Potreste gentilmente confermare la disponibilità degli articoli sopra elencati e fornire una stima dei tempi di consegna?

Inoltre, vi chiederei di includere nel vostro riscontro le seguenti informazioni:
– Prezzo unitario e costo totale, incluso IVA (se applicabile)
– Metodi di pagamento accettati
– Condizioni di consegna (es. EXW, DDP, ecc.)
– Costi di spedizione e maneggiamento
– Eventuali sconti per ordini di grandi quantità

Per la spedizione, si prega di notare che l’indirizzo di consegna rimane lo stesso sopra indicato. Se ci sono requisiti o istruzioni specifiche per la consegna, vi preghiamo di comunicarlo in anticipo.

Inoltre, vi sarei grato se poteste fornire una conferma d’ordine ufficiale, insieme alla fattura proforma, una volta che i dettagli sopra menzionati sono stati confermati.

Siamo ansiosi di sviluppare ulteriormente la nostra relazione commerciale e apprezziamo la vostra solita efficienza nel gestire la nostra richiesta. Vi prego di contattarmi direttamente per qualsiasi domanda o chiarimento a riguardo.

Nell’attesa di una vostra pronta risposta, vi invio i miei migliori saluti.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome Completo]
[Posizione/Ruolo in azienda]
[Nome della Tua Azienda]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo Email della Tua Azienda]