Come Scrivere Una Mail Per Fissare Un Colloquio

Aggioranto il 29 Novembre 2023 da Marcello Massa

Una mail per fissare un colloquio è una forma di comunicazione scritta utilizzata per stabilire un appuntamento con una o più persone in un contesto lavorativo o professionale. Questo tipo di messaggio è essenziale perché serve a coordinare gli orari, a proporre e concordare una data, un’ora e un luogo per l’incontro, e in molti casi, a fornire dettagli utili sul contenuto del colloquio stesso.

La scrittura di tale mail deve essere chiara e precisa. In essa, è importante presentarsi educatamente, menzionare l’oggetto del colloquio e spiegare brevemente lo scopo o i temi delle discussioni previste. Inoltre, è buona norma suggerire una o più opzioni di data e orario, dimostrando così flessibilità e considerazione per le esigenze altrui. Allo stesso tempo, bisogna anche prendere in considerazione le proprie disponibilità per evitare inutili contratempi.

Dopo aver proposto gli appuntamenti, si invita il destinatario a confermare uno dei tempi suggeriti o a proporre alternativa. Questa corrispondenza iniziale può includere anche richieste specifiche, come la preparazione di determinati documenti necessari per il colloquio o indicazioni sul luogo di incontro, che potrebbero includere istruzioni su come accedervi o chi contattare all’arrivo.

In conclusione, la mail per fissare un colloquio è un passaggio comunicativo cruciale che facilita la pianificazione di un incontro professionale, fornendo una base organizzativa per un dialogo produttivo e costruttivo tra le parti coinvolte.

Come scrivere una mail per fissare un colloquio

Una mail per fissare un colloquio deve essere chiara, concisa e professionale, con un tono cortese e formale. Ecco quali informazioni dovrebbe contenere:

1. Oggetto dell’email: L’oggetto deve essere immediato e chiarire lo scopo della mail. Ad esempio, “Richiesta di fissare un colloquio lavorativo” o “Proposta di incontro professionale”.

2. Saluto iniziale: Apri con un saluto formale, ad esempio “Gentile [Nome],” o “Egregio/a Sig./Sig.ra [Cognome],”.

3. Introduzione: Presentati brevemente, specificando il tuo nome e il tuo ruolo o la tua posizione, se non si conoscono già. È importante contestualizzare la richiesta se non ci si conosce personalmente.

4. Scopo della mail: Vai dritto al punto spiegando il motivo della comunicazione, ovvero fissare un colloquio. Se il colloquio è per una posizione lavorativa, cita il titolo della posizione. Se si tratta di un incontro professionale di altro tipo, chiarisci il tema o lo scopo dell’incontro.

5. Proposte di date/orari: Proponi alcune opzioni di date e orari in cui sei disponibile, dando la possibilità al destinatario di scegliere quello che gli è più comodo. La flessibilità è chiave per dimostrare disponibilità e cooperazione.

6. Tipologia di incontro: Indica se si tratta di un colloquio di persona, telefonico, o tramite una piattaforma di videoconferenza. Se l’incontro sarà virtuale, specifica quale piattaforma verrà utilizzata e se invierai un link di invito.

7. Informazioni logistiche: Se il colloquio sarà di persona, includi dettagli come l’indirizzo dell’incontro, eventuali istruzioni per l’ingresso nell’edificio, o dove parcheggiare, se è rilevante.

8. Riferimento alla posizione o al contesto: Se stai rispondendo a un annuncio di lavoro o a una precedente comunicazione, fai riferimento a quella conversazione o a quel documento.

9. Chiusura della mail: Ringrazia il destinatario per l’attenzione e la disponibilità, esprimendo la tua disponibilità a fornire ulteriori informazioni se necessario.

10. Firma: Concludi con una formula di congedo formale, come “Cordiali saluti,” seguita dal tuo nome completo, ruolo/posizione e dettagli di contatto aggiuntivi, come numero di telefono, per eventuali comunicazioni urgenti o dirette.

11. Allegati: Se è necessario inviare il CV, una lettera di presentazione o altri documenti pertinenti, ricordati di allegarli e fai riferimento agli allegati nella mail.

È importante assicurarsi che la mail sia priva di errori grammaticali o di battitura e che l’indirizzo email del destinatario sia corretto. La professionalità della comunicazione può determinare la prima impressione che il destinatario avrà di te.

Esempi di mail per fissare un colloquio

Ecco alcuni modelli di mail per fissare un colloquio da utilizzare come esempio.

Primo esempio di mail per fissare un colloquio

Oggetto: Invito per colloquio di lavoro – [Nome del Candidato]

Gentile [Nome del Candidato],

Mi chiamo [Tuo Nome] e sono il/la [Tua Posizione] presso [Nome dell’Azienda]. Ti ringrazio per aver inviato la tua candidatura per la posizione di [Titolo della Posizione] e per l’interesse dimostrato nei confronti della nostra azienda.

Siamo lieti di comunicarti che il tuo profilo ha suscitato il nostro interesse e per questo motivo vorremmo invitarti a un colloquio per discutere ulteriormente della tua esperienza e delle potenziali opportunità di collaborazione.

Il colloquio si svolgerà:

Data: [Inserire la data]
Ora: [Inserire l’ora]
Modalità: [Indicare se il colloquio sarà telefonico, via Skype/Zoom, o di persona]
Indirizzo: [Inserire l’indirizzo dell’ufficio, se il colloquio è di persona]
Persona di riferimento: [Nome del Responsabile HR o del Manager]

Se la data o l’orario proposti non fossero compatibili con i tuoi impegni, ti preghiamo di comunicarcelo quanto prima, in modo da poter trovare insieme un’alternativa adeguata.

Ti chiediamo cortesemente di confermare la tua disponibilità rispondendo a questa email o contattandoci al seguente numero [Inserire numero di telefono].

In attesa del tuo riscontro, ti auguriamo una buona giornata.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]
[Tuo Ruolo]
[Nome dell’Azienda]
[Contatti dell’Azienda: Numero di Telefono, Email]

Secondo esempio di mail per fissare un colloquio

Oggetto: Proposta di colloquio – [Nome della posizione] – [Nome del candidato]

Gentile [Nome del destinatario],

Spero che questo messaggio la trovi bene. Mi permetto di contattarLa in qualità di [Tuo ruolo/posizione] di [Nome della tua azienda/società], in riferimento alla Sua recente candidatura per la posizione di [Nome della posizione].

Siamo felici di informarLa che il Suo profilo ha suscitato il nostro interesse e, di conseguenza, saremmo entusiasti di approfondire la conoscenza durante un colloquio. Questo potrebbe essere un’ottima opportunità per discutere più ampiamente delle Sue competenze e delle aspettative reciproche.

Di seguito, Le propongo alcune opzioni di date/orari per il colloquio:

– [Opzione 1: giorno, data, ora]
– [Opzione 2: giorno, data, ora]
– [Opzione 3: giorno, data, ora]

Ci auguriamo che una di queste opzioni Le sia comoda. Se nessuna di queste fosse adatta, La preghiamo di comunicarci la Sua disponibilità e faremo del nostro meglio per accomodarLa.

Il colloquio si svolgerà [Specificare se sarà un incontro in persona, una videoconferenza o una telefonata, fornendo l’indirizzo fisico o i dettagli tecnici necessari come link della videochiamata o numero di telefono].

Nel caso di un colloquio in persona, La informiamo che tutte le misure di sicurezza relative al COVID-19 sono rigorosamente rispettate per garantire la sicurezza di tutti i partecipanti.

Se lei dovesse scegliere l’opzione di una videoconferenza, La preghiamo di assicurarsi in anticipo che la Sua attrezzatura tecnica sia funzionante e adatta allo scopo, per garantire il buon esito del nostro incontro virtuale.

Per prepararsi al meglio per il nostro incontro, [qui potresti includere informazioni specifiche riguardanti il colloquio, come argomenti da discutere, persone che parteciperanno al colloquio, documenti o progetti da portare, ecc.].

La preghiamo di confermare la Sua presenza rispondendo a questo messaggio e indicando l’opzione scelta o proponendo una diversa. Se avesse bisogno di qualsiasi chiarimento o ulteriori informazioni, non esiti a contattarci.

In attesa di un Suo gentile riscontro, Le porgo i miei cordiali saluti.

[Il tuo nome]
[Tuo ruolo/posizione]
[Nome della tua azienda/società]
[Contatti: numero di telefono, se desiderato]
[Indirizzo email]

Terzo esempio di mail per fissare un colloquio

Oggetto: Invito al colloquio per la posizione di [Titolo del Ruolo] – [Nome della Tua Azienda]

Gentile [Nome del Candidato],

Spero questo messaggio ti trovi bene.

Ti scrivo a nome di [Nome della Tua Azienda] per esprimere il nostro apprezzamento per l’interesse mostrato nei confronti della posizione di [Titolo del Ruolo]. Dopo aver esaminato attentamente il tuo curriculum e le tue esperienze professionali, siamo lieti di informarti che sei stato selezionato per procedere alla fase successiva del processo di selezione: un colloquio con il nostro team.

Il colloquio sarà un’opportunità per discutere più dettagliatamente le tue esperienze, le tue competenze ed esplorare come il tuo background possa essere in linea con le esigenze e i valori di [Nome della Tua Azienda]. Inoltre, sarà il momento ideale per fornirti una visione più chiara della posizione e per rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere riguardo al ruolo o all’azienda.

Ecco i dettagli per il colloquio:

Data: [Inserire la data proposta]
Orario: [Inserire l’orario proposto]
Durata: [Inserire la durata approssimativa del colloquio]
Modalità: [Specificare se si tratta di un colloquio di persona, telefonico o via videoconferenza (es. su Zoom, Skype, ecc.)]
Intervistatori: [Nomi e ruoli delle persone che condurranno il colloquio]

[Se il colloquio è in sede aggiungere:
Indirizzo: [Inserire l’indirizzo completo del luogo del colloquio]
Istruzioni specifiche: [Qualsiasi istruzione aggiuntiva, ad es., parcheggio, ingresso da utilizzare, documenti da portare, ecc.]]

Per garantire che la data e l’ora proposte siano adatte anche a te, ti chiediamo cortesemente di confermare la tua disponibilità entro [specificare una data limite per la conferma], rispondendo direttamente a questo messaggio. Nel caso in cui tu abbia dei conflitti di agenda che ti impediscono di partecipare nel giorno e l’orario proposti, per favore non esitare a proporre alternative.

In attesa di una tua risposta, ti inviamo i migliori auguri e ci auguriamo che questo possa essere l’inizio di un eccitante percorso professionale insieme.

Cordiali saluti,

[Nome del Mittente]
[Titolo/Ruolo del Mittente]
[Nome della Tua Azienda]
[Contatto telefonico]
[E-mail di riferimento]

Quarto esempio di mail per fissare un colloquio

Oggetto: Invito al colloquio di lavoro presso [Nome della ditta]

Gentile [Nome del candidato],

Spero la presente email la trovi bene.

La contatto dalla [Nome del Dipartimento/HR] di [Nome della ditta]. Abbiamo esaminato con attenzione la sua candidatura per la posizione di [Nome della posizione] e siamo lieti di informarla che il suo profilo è stato selezionato per procedere alla fase successiva del nostro processo di selezione.

In qualità di [Tuo titolo/ruolo in azienda], sarei interessato/a a discutere con lei ulteriormente delle sue competenze e delle opportunità che [Nome della ditta] può offrirle.

Vorrei proporle un colloquio [telefonico/video/in persona] in modo da poter approfondire la conoscenza reciproca e fornirle maggiori dettagli in merito al ruolo proposto.

Per favore, mi faccia sapere le sue disponibilità al fine di concordare un appuntamento. Di seguito le propongo alcuni slot temporali:

– [Data e orario], [Fascia oraria, es: dalle 10:00 alle 13:00]
– [Data e orario], [Fascia oraria, es: dalle 14:00 alle 16:00]
– [Data e orario], [Fascia oraria, es: dalle 15:00 alle 18:00]

Il colloquio avrà una durata stimata di circa [minuti/ore]. Si prega di confermare la sua preferenza o di proporre eventuali alternative.

Nel caso il colloquio si svolga in persona, l’indirizzo è [Indirizzo completo dell’azienda], e troverà comodo parcheggio [informazioni sul parcheggio, se rilevante].

Se il colloquio fosse telefonico o via video, le fornirò le istruzioni/dettagli per collegarci al raggiungimento di un accordo sull’orario.

In attesa di una sua risposta, le porgo i miei migliori saluti e mi auguro di poterla incontrare presto.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]
[Tuo titolo/ruolo in azienda]
[Email]
[Numero di telefono]
[Nome della ditta]
[Indirizzo della ditta]
[Sito web della ditta]