Come Scrivere Una Richiesta Di Documenti

Aggioranto il 7 Dicembre 2023 da Marcello Massa

La richiesta di documenti è una componente essenziale della comunicazione formale, soprattutto in contesti professionali, legali o accademici, dove vi è la necessità di ottenere materiale scritto che serva a un determinato scopo. Questo tipo di richiesta è caratterizzato da una forma specifica, che rispetta convenzioni linguistiche ed etichette professionali, atta a esprimere la necessità di accesso a documentazione in modo chiaro ed efficace.

Quando si formula una richiesta di documenti, è fondamentale essere precisi riguardo la natura del materiale necessario. Questo può variare da rapporti di lavoro a registri legali, da studi di ricerca a documenti governativi. L’obiettivo della richiesta è accedere a informazioni che sono essenziali per completare un’attività, per prendere decisioni informate, per convalidare fatti o per adempiere a requisiti burocratici o legislativi.

Una richiesta ben formulata dovrebbe contenere una chiara spiegazione del motivo per cui i documenti sono necessari: potrebbe essere per eseguire un controllo di qualità, per supportare una causa legale, per corredare una domanda di finanziamento o per verificare la conformità a normative specifiche. È importante anche specificare la tempistica, cioè entro quando i documenti sono richiesti, per assicurare che il processo proceda senza ritardi e in maniera ordinata.

Inoltre, nel formulare una richiesta di documenti, si dovrebbe sempre considerare il diritto alla privacy e le legislazioni in materia di protezione dei dati. Questo significa assicurarsi che la richiesta sia conforme alle leggi sulla privacy e che si richiedano solo i documenti strettamente necessari allo scopo dichiarato.

Nel contesto aziendale, le richieste di documenti sono spesso utilizzate per condividere informazioni tra diversi reparti o per fornire ai clienti la documentazione di vendita, contratti o garanzie. Nel contesto legale, avvocati e giudici richiedono documenti come parte del processo di scoperta o per prepararsi per un’udienza o un processo.

In sintesi, la richiesta di documenti è un passaggio critico in svariate operazioni che richiedono accesso a informazioni documentate. Attraverso richieste chiare, professionali e conformi alla legge, si possono facilitare le operazioni, garantire la trasparenza e sostenere la comunicazione efficace all’interno di e tra organizzazioni.

Come scrivere una richiesta di documenti

Una richiesta di documenti è un tipo di comunicazione formale che viene solitamente inviata a un’organizzazione, un’istituzione o un individuo per sollecitare specifici documenti che sono necessari per una certa finalità. Affinché la richiesta sia efficace e chiara, è importante che contenga tutte le informazioni essenziali che permettano al destinatario di identificare immediatamente i documenti di interesse e comprendere la ragione della richiesta. Di seguito, ti illustro le informazioni che un tale documento dovrebbe in genere includere:

1. Intestazione: se la richiesta viene fatta da parte di un’entità legale o un’organizzazione, è importante includere l’intestazione ufficiale dell’organizzazione, se esiste, che dovrebbe contenere il nome, l’indirizzo completo, il numero di telefono e l’indirizzo email.

2. Data: la richiesta deve sempre indicare la data in cui viene scritta.

3. Informazioni del destinatario: è importante includere il nome del destinatario o delle persone/entità responsabili per la gestione dei documenti, insieme a eventuali titoli specifici e l’indirizzo al quale si sta inviando la richiesta.

4. Oggetto: un breve riepilogo della richiesta, ad esempio “Richiesta di documentazione contrattuale” o “Richiesta di accesso a record medici”, che rende chiaro a prima vista qual è lo scopo del documento.

5. Saluto formale: un saluto appropriato, come “Gentile [Nome]” o “A chi di competenza,” che inizia la comunicazione in modo rispettoso.

6. Corpo della lettera:
a. Introduzione: una breve presentazione del richiedente e l’individuazione della sua relazione con il destinatario o con i documenti richiesti, se pertinente.
b. Descrizione chiara dei documenti richiesti: è necessario essere specifici circa i documenti di cui si sta facendo richiesta, indicando titoli, date, numeri di identificazione o qualsiasi altro dettaglio che possa aiutare il destinatario a reperire i documenti richiesti.
c. Motivo della richiesta: una spiegazione di perché si stanno richiedendo questi documenti e come verranno utilizzati, purché tali informazioni siano pertinenti e possano facilitare la richiesta.
d. Terminologia legale: se la richiesta si basa su specifici diritti legali o termini contrattuali, questi dovrebbero essere chiaramente citati per rafforzare la legittimità della richiesta.

7. Tempo desiderato di risposta: specificare chiaramente quando ci si aspetta di ricevere la documentazione, soprattutto quando ci sono scadenze legali o amministrative da rispettare.

8. Riferimento alle comunicazioni precedenti: se la richiesta segue a precedenti conversazioni o tentativi di ottenere i documenti, è utile riferirsi a quelle circostanze per contestualizzare la richiesta attuale.

9. Informazioni di contatto: fornire un recapito diretto (numero di telefono, indirizzo email) attraverso il quale è possibile raggiungere il richiedente per eventuali chiarimenti o conferme.

10. Disposizione per la risposta: indicare come si preferirebbe ricevere i documenti (ad esempio per posta, email, fax o ritiro personale) e se ci sono requisiti specifici per la loro consegna (come la certificazione di autenticità).

11. Ringraziamenti e chiusura formale: esprimere gratitudine anticipata per la collaborazione e concludere con una chiusura appropriata come “Cordiali saluti,” seguita dal nome completo del richiedente, la firma (se su carta) e l’eventuale titolo o posizione.

È consigliabile che il tono usato nella richiesta di documenti sia professionale, cortese e diretto, evitando termini ambigui o un linguaggio informale che possa compromettere la serietà della richiesta.

Esempi di richiesta di documenti

Ecco alcuni modelli di richiesta di documenti da utilizzare come esempio.

Primo esempio di richiesta di documenti

Oggetto: Richiesta di Documentazione Contrattuale – Contratto N. [XXXXXX]

Gentilissimi,

Mi rivolgo a voi in qualità di [tuo ruolo – es. responsabile degli acquisti, legale rappresentante, consulente, ecc.] della società [Nome della Tua Azienda], relativamente al contratto stipulato con la Vostra istituzione in data [data della stipula], avente come oggetto [descrizione breve dell’oggetto del contratto – es. fornitura di componenti elettronici, prestazione di servizi di consulenza, ecc.], identificato con il numero di riferimento: [Numero del Contratto o Codice Identificativo].

Al fine di procedere con una [la ragione della richiesta – es. revisione interna, audit, rinnovo di contratti, ecc.], si richiede cortesemente la consegna della seguente documentazione relativa al contratto sopracitato:

1. Copia integrale del contratto, comprensiva di tutte le pagine, allegati, eventuali emendamenti o addenda successivamente concordati e sottoscritti dalle parti.
2. Documentazione di supporto che evidenzi l’adempimento delle condizioni contrattuali da entrambe le parti fino alla data attuale, inclusi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, ordini di acquisto, fatture, ricevute di pagamento, e corrispondenza significativa scambiata in relazione alla prestazione dei servizi o alla consegna dei beni.
3. Tutti i documenti relativi alle eventuali controversie, reclami o inadempimenti verificatisi nel corso del rapporto contrattuale, insieme alle relative risoluzioni o accordi raggiunti tra le parti.
4. Qualsiasi documentazione addizionale che potrebbe ritenersi rilevante per l’analisi in oggetto, inclusi report di performance, valutazioni di qualità e documenti di feedback del cliente.

La presente documentazione è richiesta per il [inserire la data entro cui i documenti sono necessari – es. “entro la fine del corrente mese fiscale”], onde permetterci di rispettare i termini di eventuali scadenze interne o esterne.

Per la consegna dei documenti, si prega di utilizzare il seguente indirizzo email: [tua email] oppure, nel caso di documenti cartacei o di notevoli dimensioni, inviare a:

[Nome del Destinatario]
[Indirizzo della Tua Azienda]
[CAP – Città]

In caso di domande o necessità di ulteriori chiarimenti, sono disponibile al numero di telefono [tuo numero di telefono] o all’indirizzo email sopracitato.

Si ringrazia anticipatamente per la collaborazione e si resta in attesa di un vostro sollecito riscontro.

Cordiali saluti,

[Firma – se inviato in formato cartaceo]

[Tuo Nome]
[Tuo Ruolo]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo della Tua Azienda]
[Numero di Telefono della Tua Azienda]
[Email della Tua Azienda]

Secondo esempio di richiesta di documenti

Oggetto: Richiesta di Rilascio Documenti

Gentile [Nome dell’Ente o della Persona Responsabile],

Mi rivolgo a voi in qualità di [specificare il proprio ruolo o titolo, esempio: cittadino, legale rappresentante, avvocato, ecc.], allo scopo di richiedere il rilascio dei seguenti documenti:

[elencare i documenti richiesti]

Tali documenti sono necessari per [spiegare brevemente il motivo o la finalità della richiesta, ad esempio: completamento pratiche amministrative, requisito per procedura legale, motivi personali, ecc.].

Dettagli del Richiedente:
Nome e Cognome:
Indirizzo:
Codice fiscale:
Telefono:
Indirizzo e-mail:

In base alla normativa vigente [specificare se applicabile, ad esempio: GDPR, legge sulla privacy, ecc.], richiedo che i documenti sopra menzionati vengano forniti in formato [specificare se si preferisce formato elettronico o cartaceo] e, se necessario, inviati al seguente indirizzo [specificare l’indirizzo se diverso da quello sopra indicato o se si desidera ricevere i documenti per posta].

Se ci fossero dei costi associati al rilascio dei documenti richiesti, vi prego gentilmente di informarmi sulle modalità di pagamento.

Sarei grato per un vostro riscontro entro [specificare una data di scadenza se necessario], in modo da poter procedere senza incongruenti.

Nel caso in cui i documenti non fossero disponibili o ci fossero dei ritardi previsti nel loro rilascio, vi prego di comunicarmelo tempestivamente.

Per ulteriori informazioni o chiarimenti, potete contattarmi ai recapiti forniti.

In attesa di una vostra cortese e tempestiva risposta, vi ringrazio per l’attenzione e porgo distinti saluti.

[Firma (se inviata in forma cartacea)]
[Nome e Cognome del Richiedente]

[Data]

Allegati:
– [Elencare eventuali documenti che si allegano alla richiesta, ad esempio copia della Carta d’Identità, moduli specifici, ecc.]
– [Continuare l’elenco se necessario]

Nota: questo modello è generico e potrebbe necessitare di adattamenti specifici in base alle leggi e ai regolamenti del Paese/Ente a cui si richiedono i documenti.

Terzo esempio di richiesta di documenti

Oggetto: Richiesta di documenti per la pratica [Inserire numero di pratica o riferimento]

Spett.le [Nome dell’Ente o della Società],

Con la presente, ci rivolgiamo a Vostra cortese attenzione al fine di richiedere la consegna dei documenti relativi alla pratica in oggetto, necessari per [motiva specifica, esempio: la prosecuzione delle procedure di due diligence, la contabilità aziendale, la verifica di conformità, etc.].

I documenti di cui necessitiamo sono i seguenti:

1. [Elencare il documento o l’informazione richiesta]
2. [Elencare il documento o l’informazione richiesta]
3. [Elencare il documento o l’informazione richiesta]
4. […]
5. […]

Vi preghiamo di inviare i documenti sopraelencati in formato [specificare, es: digitale PDF, cartaceo, etc.], entro la data del [inserire data di scadenza per la ricezione dei documenti].

Qualora alcuni dei documenti richiesti non fossero disponibili o ci fossero delle tempistiche di recupero particolari, Vi preghiamo di comunicarcelo tempestivamente in modo tale da poter valutare insieme possibili soluzioni alternative.

In allegato alla presente potete trovare [inserire se necessario, es: la procura speciale che autorizza il sottoscritto alla ricezione dei documenti indicati, il modulo di richiesta documenti compilato, etc.].

Confermando la nostra disponibilità per eventuali chiarimenti o informazioni ulteriori, cogliamo l’occasione per porgervi distinti saluti.

In fede,

[Nome e Cognome]
[Qualifica/Ruolo nell’azienda o ente]
[Nome dell’Azienda o Ente del richiedente]
[Indirizzo]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo E-mail]

Quarto esempio di richiesta di documenti

Oggetto: Richiesta di Emissione e Consegna Documentazione Relativa a [Inserire il Tipo di Documento]

Gentile [Nome del destinatario o della struttura competente],

Mi rivolgo a voi nella qualità di [La Tua Posizione/Ruolo] per/presso [La Tua Organizzazione o Il Tuo Nome], con la presente per richiedere formalmente l’emissione e la consegna dei seguenti documenti: [Elencare i Documenti Richiesti].

La documentazione è necessaria per [Descrivere lo Scopo della Richiesta, ad esempio, per completare una pratica legale, per una revisione contabile, per l’adesione a un programma, ecc.]. In base a quanto previsto dalle normative vigenti e dai diritti di accesso ai documenti, richiedo pertanto il rilascio dei seguenti elementi:

1. [Documento A]: [Breve Descrizione dello scopo di questo documento].

2. [Documento B]: [Breve Descrizione dello scopo di questo documento].

3. [Documento C]: [Breve Descrizione dello scopo di questo documento].

(In caso di più documenti, continuare l’elenco in modo analitico)

Al fine di agevolare la procedura e minimizzare gli oneri amministrativi, allego alla presente richiesta [i moduli di richiesta già compilati/una copia di un documento d’identità/qualsiasi altro documento che potrebbe essere necessario ai fini dell’identificazione e/o dell’elaborazione della richiesta].

Nel caso vi fossero costi aggiuntivi o modalità di pagamento preferenziali per il rilascio della documentazione richiesta, vi prego di informarmi in modo dettagliato in risposta a questa comunicazione, così da poter procedere tempestivamente con il necessario.

Per questioni di tempistica e logistica, sarei grato/a se poteste inviare la documentazione entro [Inserire la Data Limite], o nel caso non fosse possibile, informarmi circa la data più vicina alla quale potrò aspettarmi la loro ricezione.

Si prega di inviare la documentazione a:

[Nome del Richiedente]
[Indirizzo Postale Completo]
[Indirizzo Email]
[Numero di Telefono]

In caso di necessità di ulteriori informazioni o chiarimenti, sono disponibile al [Numero di Telefono] o tramite email all’indirizzo [Indirizzo Email].

Confidando in una vostra tempestiva risposta, porgo i miei migliori saluti e ringraziamenti anticipati per la vostra collaborazione e assistenza.

Cordiali saluti,

[Firma (se necessario)]

[Nome e Cognome del Richiedente]
[Posizione/Ruolo]
[Organizzazione]
[Data]