Aggioranto il 30 Settembre 2025 da Marcello Massa
Il verbale di consegne dell’amministratore di condominio è un documento redatto quando cambia l’amministratore e serve a formalizzare il passaggio di consegne tra il precedente e il nuovo incaricato. In questo atto vengono riportate tutte le informazioni e la documentazione rilevante che il nuovo amministratore deve ricevere: ad esempio, i registri contabili, i contratti in corso, i dati relativi ai fornitori, la situazione dei pagamenti e degli eventuali crediti o debiti del condominio. Il verbale ha lo scopo di garantire trasparenza, responsabilità e continuità nella gestione, tutelando sia il condominio sia gli amministratori coinvolti.
Come compilare un verbale di consegne amministratore di condomini
Nel redigere un verbale di consegne tra amministratori di condominio, è fondamentale dare luogo a un documento che sia esaustivo e dettagliato, capace di fotografare con precisione lo stato patrimoniale, documentale e gestionale del condominio nel momento esatto del passaggio di consegne. L’obiettivo principale è garantire trasparenza, continuità amministrativa e tutela sia per il condominio sia per i soggetti coinvolti.
La prima parte del verbale deve includere l’identificazione puntuale delle parti coinvolte: occorre specificare i dati anagrafici completi dell’amministratore uscente e di quello subentrante, eventualmente affiancati dai membri del consiglio di condominio o da testimoni presenti. Si dovrà indicare data, ora e luogo dell’incontro, precisando anche la denominazione e l’ubicazione del condominio oggetto della consegna.
Nel corpo centrale del documento, si passa a descrivere il contenuto delle consegne materiali e documentali. È necessario dettagliare ogni singolo documento trasferito: si devono elencare e descrivere i registri obbligatori, come il registro dell’anagrafe condominiale, il registro dei verbali delle assemblee, il registro di nomina e revoca dell’amministratore, e il registro di contabilità. Allo stesso modo, è importante segnalare la presenza di tutta la documentazione relativa a fornitori, contratti di appalto, polizze assicurative, certificazioni tecniche e pratiche amministrative in corso, come ad esempio pratiche edilizie, pratiche fiscali, pratiche ENEA o detrazioni fiscali, indicando per ciascuna la situazione aggiornata. Inoltre, occorre riportare lo stato degli archivi cartacei e digitali, specificando la modalità di accesso a eventuali piattaforme online, password e credenziali, se esistenti.
Una parte significativa riguarda la situazione finanziaria e contabile del condominio. È necessario riportare il saldo dei conti correnti intestati al condominio alla data del passaggio, allegando estratti conto aggiornati, l’elenco dei debiti e dei crediti ancora aperti nei confronti di fornitori e condomini (con particolare attenzione alle morosità), le eventuali rate condominiali ancora da riscuotere e i pagamenti già effettuati o programmati. Si deve dare conto anche della situazione del fondo cassa ordinario e straordinario, specificando gli importi e la destinazione degli stessi. Qualora siano in corso lavori straordinari o gestioni particolari (ad esempio superbonus 110%), è indispensabile fornire un resoconto dettagliato dello stato di avanzamento, delle somme già erogate e delle somme ancora da liquidare, allegando la relativa documentazione.
Nel verbale deve essere data evidenza della consegna delle chiavi di accesso agli spazi comuni, agli impianti tecnici (ad esempio centrale termica, sala contatori, quadri elettrici, ascensori), nonché delle copie di eventuali contratti di manutenzione e delle certificazioni di conformità degli impianti. È opportuno specificare se la documentazione è stata consegnata in originale o in copia, e se vi sono documenti mancanti o non reperibili, indicandone le motivazioni e, se necessario, riportando un elenco separato dei materiali o dati ancora da reperire.
Infine, bisogna inserire eventuali osservazioni, dichiarazioni di responsabilità e riserve da parte di uno o di entrambi gli amministratori. In particolare, l’amministratore subentrante può segnalare la volontà di effettuare verifiche di dettaglio sulla documentazione ricevuta, riservandosi di sollevare eventuali eccezioni o richieste di integrazione entro un termine concordato. Il verbale deve essere sottoscritto da tutti i presenti, con indicazione della data e dell’ora di chiusura delle operazioni di consegna, e copia dello stesso deve essere conservata agli atti del condominio.
La redazione di un verbale di consegne così strutturato costituisce un passaggio chiave per garantire la corretta prosecuzione della gestione condominiale, prevenire contestazioni future e tutelare la posizione sia del nuovo amministratore sia di quello uscente, oltre che degli stessi condomini.
Fac simile verbale di consegne amministratore di condomini
VERBALE DI CONSEGNA TRA AMMINISTRATORI DI CONDOMINIO
Il giorno _____________, alle ore _____________, presso _____________, si è proceduto alla consegna delle documentazioni e dei beni relativi all’amministrazione del condominio sito in _____________, da parte dell’amministratore uscente Sig./Sig.ra _____________, C.F. _____________, all’amministratore subentrante Sig./Sig.ra _____________, C.F. _____________.
Presenti:
– Amministratore uscente: Sig./Sig.ra _____________
– Amministratore subentrante: Sig./Sig.ra _____________
– Altri presenti: _____________
Oggetto della consegna:
1. Documentazione contabile e amministrativa (libri contabili, bilanci, verbali assemblee, registro anagrafe condominiale, situazione rate, documentazione fiscale, ecc.);
2. Contratti in essere con fornitori e professionisti;
3. Chiavi delle parti comuni n. _____________;
4. Polizze assicurative e certificazioni;
5. Situazione morosità condominiale;
6. Altra documentazione rilevante: _____________.
Dichiarazioni:
L’amministratore uscente dichiara di aver consegnato tutta la documentazione e i beni di cui sopra e si impegna a fornire eventuali atti integrativi o chiarimenti che si rendessero necessari.
L’amministratore subentrante dichiara di aver ricevuto la suddetta documentazione e beni e di aver riscontrato la conformità di quanto consegnato.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: _____________
Firma amministratore uscente: _______________________________
Firma amministratore subentrante: _____________________________
Firma eventuali testimoni: _____________________________
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.