Aggioranto il 11 Luglio 2024 da Marcello Massa
Una mail formale in inglese è un mezzo di comunicazione scritta utilizzato in ambiti professionali, accademici o in occasioni in cui è necessario mantenere un tono serio e rispettoso. Questo tipo di comunicazione è governato da regole precise quanto riguarda sia la forma sia il contenuto, e mira a trasmettere messaggi in modo chiaro, diretto e professionale. La struttura di una mail formale prevede tipicamente un’intestazione con il destinatario specificato in modo preciso, un saluto iniziale appropriato, un corpo del testo ben organizzato che presenta la questione in maniera articolata, seguito da una conclusione cortese e una firma che, oltre al nome, può includere dettagli di contatto e qualifica professionale dell’autore della mail. Questo tipo di comunicazione è essenziale per creare e mantenere rapporti professionali efficaci, per fare richieste in modo educato ma assertivo, per candidarsi per una posizione di lavoro, per inoltrare una proposta di collaborazione e per molte altre situazioni in cui è importante comunicare in modo rispettoso e professionale. Utilizzare correttamente la forma e il linguaggio di una mail formale in inglese non solo aiuta a fare in modo che il messaggio sia ricevuto e considerato nel modo desiderato, ma riflette anche competenza e professionalità da parte del mittente.
Come scrivere l’inizio di una una mail formale in inglese
Scrivere l’inizio di una mail formale in inglese richiede un’attenzione particolare a saluti, titoli, e formulazioni che trasmettano rispetto e professionalità, nonché una conoscenza della gerarchia all’interno del contesto professionale e culturale in cui si sta scrivendo. Segui questi passaggi per impostare correttamente l’introduzione della tua mail formale:
Saluto Iniziale
L’inizio di una mail formale deve sempre comprendere un saluto. La scelta del saluto giusto varia in base al grado di formalità, al destinatario e a quanto ben lo conosci.
Titolo e Cognome
È importante utilizzare il titolo appropriato (es., Mr., Mrs., Dr., Prof.) seguito dal cognome della persona a cui stai scrivendo. Se non conosci il sesso o il titolo, è appropriato utilizzare un saluto neutrale come “Dear [Nome e Cognome]” o ricorrere a formule più neutrali come “Dear Hiring Manager” se il destinatario è sconosciuto.
Rispetto per il Destinatario
La scelta di utilizzare il nome e cognome, solo il cognome, o il titolo professionale dipende dalla familiarità con il destinatario e dal contesto culturale. In alcuni contesti, l’uso del solo cognome può essere percepito come brusco o impersonale, mentre in altri è la norma.
Allineamento e Formato
Inserire il saluto iniziale dopo l’indirizzo del mittente, data (se presente), e l’indirizzo del destinatario nella parte superiore della mail. Allinea il saluto sulla sinistra e inizia con una maiuscola seguita da una virgola o due punti. Tradizionalmente, l’uso della virgola è meno formale rispetto ai due punti, sebbene entrambi siano accettati.
Contesto e Intento
Se il contesto lo richiede, è utile inserire una frase di ringraziamento o un riferimento al motivo del contatto subito dopo il saluto, soprattutto se si risponde o si fa riferimento a una precedente comunicazione.
*Lingua e Precisazione
Assicurati di usare un linguaggio rispettoso e professionale, evitando termini troppo colloquiali o familiari a meno che non si conosca bene il destinatario e questo tipo di comunicazione sia considerato accettabile.
Prima di procedere con il corpo della mail, rileggi attentamente il saluto e l’inizio della mail per accertarti che non vi siano errori tipografici o di altro tipo, dato che queste prime righe stabiliscono il tono per il resto della tua comunicazione.
Seguendo questi passi, sarai in grado di iniziare una mail formale in inglese in modo appropriato e professionale, garantendo che il tuo messaggio sia ricevuto nel modo più positivo possibile dal destinatario.
Esempi di inizi per una mail formale in inglese
1. Dear [Name/Title],
I am writing to formally present my interest in [Subject/Position].
2. Dear [Name/Title],
I hope this message finds you well. I am reaching out to inquire about [Subject/Question].
3. To Whom It May Concern,
I am writing to express my formal interest in [Subject/Position] and to provide further details about my background and experience.
4. Dear [Name/Title],
Please allow me to introduce myself. My name is [Your Name], and I am interested in discussing [Subject/Matter].
5. Dear [Name/Title],
I am writing to formally request [Request/Assistance] in regards to [Specific Matter].
6. Dear [Name/Title],
Following our recent conversation, I am sending you [Information/Document] as we discussed.
7. Dear [Name/Title],
I trust this message finds you in good health. I am writing to formally apply for the [Job/Position] as advertised.
8. Dear [Name/Title],
It is with keen interest that I am writing to [Apply for/Inquire about] the [Position/Opportunity] at [Company/Organization].
9. Dear [Name/Title],
Thank you for taking the time to read my message. I am writing to propose [Proposal/Partnership].
10. Dear [Name/Title],
I hope this email finds you well. I am writing to confirm our meeting on [Date] at [Time] regarding [Subject/Agenda].
11. Dear [Name/Title],
As a recent graduate with a degree in [Your Degree], I am eager to bring my skills to [Company/Position] and contribute to your team’s success.
12. Dear [Name/Title],
I am writing to express my sincere gratitude for [Reason]. Your support has been invaluable to me.
13. Dear [Name/Title],
This letter serves as a formal request for a leave of absence from my position, starting from [Start Date].
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.