Come Scrivere Una Mail Al Controrelatore

Aggioranto il 30 Novembre 2023 da Marcello Massa

La mail indirizzata al controrelatore è una corrispondenza estremamente importante nel contesto di una relazione professionale dove un documento, un progetto o un lavoro richiede una revisione o un controllo qualità. Questa forma di comunicazione scritta serve principalmente a stabilire un contatto diretto tra l’autore del materiale e la persona designata a esaminarlo in maniera critica e costruttiva, il controrelatore appunto.

Il nucleo centrale di questo tipo di mail è solitamente una sintesi precisa dell’oggetto che necessita di essere controllato, accompagnata da una richiesta esplicita di revisione o di feedback. L’autore potrebbe descrivere brevemente lo scopo del lavoro, il contesto nel quale è stato realizzato e qualsiasi particolarità o questione che richiede un’attenzione specifica da parte del controrelatore. In allegato alla mail, si troverebbe il documento o il lavoro in questione, magari in una forma che faciliti la revisione come un file PDF o un documento condiviso che permetta inserimento di commenti o modifiche.

L’intenzione di tale comunicazione è di aprire un dialogo collaborativo, attraverso il quale il controrelatore è invitato a espletare il suo ruolo, che può variare dalla semplice verifica di correttezza fino all’apporto di modifiche sostanziali, suggerimenti stilistici o miglioramenti strutturali. Per assicurare un processo efficace, la mail dovrebbe includere anche indicazioni su deadline o tempistiche entro le quali è richiesto il feedback, assicurandosi di lasciare spazio sufficiente per un esame approfondito.

In sintesi, la mail al controrelatore è uno strumento fondamentale nel processo di miglioramento e perfezionamento di un lavoro. Serve a innescare un processo di revisione che si prefigge di elevare la qualità del documento originale e assicurare che sia il più completo, accurato e professionale possibile prima della sua finale condivisione o pubblicazione.

Come scrivere una mail al controrelatore

Per assicurarsi che una mail inviata al controrelatore (o controrelatrice) sia efficace e professionale, occorre includere varie informazioni importanti. Ecco un elenco dettagliato:

1. Oggetto chiaro e specifico: L’oggetto della mail dovrebbe fornire un’indicazione immediata del contenuto e dello scopo della comunicazione. Ad esempio, potrebbe essere il titolo dell’opera o del progetto su cui il controrelatore sta lavorando, accompagnato da una breve frase che indica lo scopo della mail.

2. Saluti formali: La mail dovrebbe iniziare con un saluto appropriato, utilizzando il titolo accademico o professionale del controrelatore se noto.

3. Introduzione e contestualizzazione: La mail deve contenere una breve introduzione che specifica il motivo del contatto. Qui si presenta se stessi e il proprio ruolo in relazione al controrelatore e si fornisce eventualmente un breve contesto per il resto della comunicazione.

4. Corpo della mail e dettagli specifici: Questa è la parte sostanziale dell’email, dove si descrive con precisione l’argomento o la questione da affrontare. Include informazioni come:
– L’obiettivo o la richiesta specifica indirizzata al controrelatore.
– I dettagli del progetto, dell’opera o della ricerca che riguardano il controrelatore.
– Eventuali domande specifiche o punti su cui si cerca feedback, chiarimenti o approvazione.
– Le tempistiche rilevanti, come le scadenze per il feedback o per le fasi successive del progetto.
– Contesto e riferimenti a discussioni precedenti, se rilevanti, per facilitare il collegamento con le comunicazioni passate.

5. Chiusura professionale: Prima di concludere l’email, riassumere brevemente l’obiettivo della comunicazione e manifestare apertura alla discussione o al dialogo. Potrebbe essere utile indicare la propria disponibilità per un follow-up o per fornire ulteriori informazioni.

6. Firma professionale: La mail dovrebbe concludersi con una chiusura formale, come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”, seguita dal proprio nome completo e dettagli di contatto aggiuntivi, come numero di telefono, titolo professionale o accademico e affiliazione istituzionale.

7. Allegati pertinenti: Qualora necessario, includere tutti gli allegati rilevanti, come documenti di lavoro, bozze, articoli, o altre risorse informative. È importante fare riferimento agli allegati nel corpo della mail e assicurarsi che siano ben organizzati e nominati chiaramente per facilitare la revisione da parte del controrelatore.

8. Clarezza e concisione: Pur includendo tutte le informazioni rilevanti, è fondamentale che la mail sia scritta in modo chiaro e conciso, evitando prolissità e cercando di rendere la lettura il più agevole possibile.

9. Controllo ortografico e di grammatica: Prima di inviare la mail, eseguire un attento controllo linguistico per assicurarsi che non ci siano errori di ortografia o di grammatica che possano compromettere la professionalità della comunicazione.

Ricordare che la chiarezza, la professionalità e il rispetto del tempo del controrelatore sono elementi cruciali per rendere efficace la comunicazione via email.

Esempi di mail al controrelatore

Ecco alcuni modelli di mail al controrelatore da utilizzare come esempio.

Primo esempio di mail al controrelatore

Oggetto: Richiesta Appuntamento per Discussione Dettami del Controrelatorio

Gentile Prof./Dott. [Cognome del Controrelatore],

Desidero innanzitutto ringraziargli per il tempo e l’attenzione prestati alla revisione del mio lavoro di tesi/lavoro di ricerca. Ho ricevuto il suo controrelatorio e, dopo un’attenta analisi delle osservazioni e dei suggerimenti presentati, sento la necessità di fissare un incontro per discutere alcuni punti cruciali al fine di apportare le migliorie necessarie.

In particolare, vorrei approfondire il suo feedback rispetto a [menzionare un punto specifico o una sezione del controrelatorio], poiché credo che un colloquio diretto potrebbe chiarire meglio le intenzioni dietro le modifiche suggerite e guidarmi verso la direzione più appropriata per ulteriori sviluppi del mio lavoro.

Sarebbe disponibile per un incontro in date e orari che per lei sarebbero più comodi? Sono flessibile e disposto ad adattarmi alla sua agenda nel rispetto dei suoi impegni. Qualora le fosse di maggiore comodità, sarei anche aperto ad un incontro virtuale tramite [Zoom/Skype/Google Meet].

In attesa di una sua gentile risposta, colgo l’occasione per esprimerle la mia gratitudine per il sostegno ricevuto nel processo di valutazione e miglioramento della mia ricerca. La sua guida è per me fonte di prezioso insegnamento e aspirazione accademica.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome]
[Matricola/Matricola Studente se applicabile]
[Corso di Studio]
[Università/Ente di appartenenza]
[Indirizzo e-mail]
[Numero di telefono se ritenuto opportuno]

Secondo esempio di mail al controrelatore

Oggetto: Richiesta di Feedback sul Bozza di Tesi – [Il Tuo Nome]

Gentile Prof./Dott. [Nome del Controrelatore],

Spero questa email la trovi bene.

Mi permetto di contattarla in qualità di studente/studentessa del corso di [Nome del Corso] e di lei come controrelatore del mio percorso di tesi. Il lavoro di ricerca è ormai giunto ad una fase avanzata e vorrei gentilmente richiedere il suo prezioso feedback sulla bozza attuale del mio elaborato intitolato “[Titolo della Tesi]”.

Ho allegato il documento alla presente email e la prego di considerare i seguenti punti, che ritengo possano beneficiare di una revisione critica:

1. Coerenza e flusso della discussione: sono le argomentazioni ben costruite e logicamente sequenziali?
2. Chiarezza e precisione nel linguaggio: il testo è chiaro e comprensibile, senza ambiguità?
3. Adeguatezza del quadro teorico: è solido e giustifica le ipotesi di ricerca?
4. Metodologia: sono le tecniche adottate congruenti con gli obiettivi di ricerca?
5. Analisi dei dati: sono le analisi effettuate approfondite e pertinenti?
6. Conclusioni: riflettono in modo appropriato i risultati delle analisi e rispondono alle domande di ricerca?

Inoltre, sarei grato/a se potesse segnalare eventuali sviste, questioni bibliografiche da integrare o consigliare modifiche che possano migliorare il mio lavoro.

Sono disponibile a discutere di questi e altri eventuali punti che lei reputi importanti, sia tramite scambio di e-mail, sia fissando un incontro, a lei più congeniale, per discuterne di persona.

La deadline per la consegna definitiva della tesi è fissata per il [Data], al fine di consentirmi un adeguato arco di tempo per integrare i suoi suggerimenti, le sarei molto grato/a se potesse fornirmi il suo feedback entro [Data].

Ringraziando anticipatamente per il tempo che dedicherà alla lettura e al riscontro, resto in attesa di una Sua gentile risposta.

Distinti saluti,

[Il tuo nome completo]
[Numero di matricola]
[Corso di studi e Facoltà]
[Indirizzo email]
[Numero di telefono – opzionale]

Terzo esempio di mail al controrelatore

Oggetto: Richiesta di Collaborazione per Analisi dei Risultati e Revisione della Tesi

Gentile Prof. [Cognome del Controrelatore],

mi permetto di contattarLa per porgerLe i miei più sinceri ringraziamenti per aver accettato di essere controrelatore del mio elaborato di tesi, intitolato “[Titolo della Tesi]”. La Sua esperienza nel campo di [Specificare l’area di studio o di ricerca] sarà senza dubbio di grande valore per l’approfondimento dello studio e per la qualità finale del lavoro.

Come Lei sa, l’obiettivo principale della mia ricerca è stato quello di [Breve descrizione dell’obiettivo della tesi]. Ho condotto diverse analisi e, in questa fase, sto revisionando i risultati ottenuti, cercando di interpretarli nel modo più accurato e coerente possibile rispetto alle ipotesi di partenza.

Le scrivo per chiederLe se sarebbe disponibile a fissare un incontro per discutere i seguenti punti:

1. I risultati preliminari della ricerca e le implicazioni che questi possono avere sia in ambito accademico che pratico.
2. Le metodologie utilizzate nel corso dello studio e l’eventuale necessità di affinarle o modificarle in vista delle conclusioni finali.
3. Qualsiasi osservazione o suggerimento che potrebbe avere in seguito alla lettura delle bozze partiali che Le ho precedentemente inoltrato.
4. Consigli per la stesura del capitolo di discussione dei risultati e delle conclusioni, in modo che sia efficace e chiaro.

Se Le fosse possibile, sarei onorato di poterLa incontrare. Sono disponibile a Venire nel Suo ufficio nei giorni feriali, preferibilmente nelle seguenti fasce orarie: [inserire le fasce orarie disponibili]. Naturalmente, sono disposto ad adattarmi al Suo calendario qualora queste fasce non fossero comode.

Per concludere, mi piacerebbe approfittare della Sua esperienza per assicurarmi che il mio lavoro sia non solo scientificamente valido, ma anche che possa essere una risorsa utile per futuri studi nel campo di [Campo di Studio].

In attesa di un Suo gentile riscontro, La ringrazio anticipatamente per il tempo che vorrà dedicarmi. Resto a Sua completa disposizione per eventuali chiarimenti o per inviarLe ulteriore materiale qualora necessario.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]
[Tua Università]
[Tuo Contatto Telefonico]
[Tua Email Universitaria]

Quarto esempio di mail al controrelatore

Oggetto: Richiesta di revisione e feedback sul documento della tesi – [Tuo Nome]

Gentile Prof. [Cognome del Controrelatore],

spero che questa email la trovi bene.

Le scrivo per sottoporle il documento completo della mia tesi di laurea, intitolata “[Titolo completo della tesi]”. In qualità di controrelatore, ritengo sia fondamentale il Suo contributo critico e le Sue valutazioni per migliorare la qualità del lavoro svolto.

La tesi si propone di indagare [breve descrizione dell’oggetto di studio e della finalità della ricerca]. Nel documento allegato, troverà la struttura della ricerca articolata nei seguenti capitoli:

1. Introduzione: presenta il contesto, la rilevanza dello studio e gli obiettivi della ricerca.
2. Revisione della letteratura: fornisce una panoramica delle ricerche e teorie già esistenti in relazione al tema trattato.
3. Metodologia: descrive le tecniche e gli strumenti utilizzati per la raccolta e analisi dei dati.
4. Risultati: illustra i dati raccolti e ne discute le implicazioni in relazione alle ipotesi di ricerca.
5. Discussione: confronta i risultati ottenuti con quelli presenti in letteratura ed evidenzia il contributo originale della ricerca.
6. Conclusioni: riassume i risultati principali e suggerisce possibili sviluppi futuri della ricerca.

Il documento allegato è in formato PDF e comprende tutte le tabelle e le figure di riferimento. Sono anche incluse le appendici, contenenti il materiale supplementare e i dettagli metodologici che non sono stati inclusi nel corpo principale del testo.

Le sarei molto grato/a se potesse dedicare parte del Suo tempo per una revisione critica del documento e per fornire suggerimenti che possano migliorare la validità e la chiarezza dell’esposizione. Sarebbe utile ricevere i Suoi commenti e feedback entro [inserire la data precisa], al fine di avere un margine temporale sufficiente per apportare le eventuali modifiche prima della scadenza di consegna definitiva prevista per [inserire data di consegna].

Nella speranza di un Suo riscontro positivo, mi rendo disponibile per ogni ulteriore chiarimento e per discutere personalmente i punti da Lei sollevati.

La ringrazio in anticipo per il tempo e l’attenzione che dedicherà al mio lavoro.

Distinti saluti,

[Tuo Nome]
[Tuo Numero di Matricola]
[Corso di Laurea]
[Università]
[Email]
[Numero di telefono]