Come Scrivere Una Mail Per Sollecitare Un Pagamento

Aggioranto il 18 Novembre 2023 da Marcello Massa

Una mail per sollecitare un pagamento è una comunicazione scritta, inviata tramite posta elettronica, avente lo scopo di richiamare l’attenzione di un debitore – che sia un cliente, un’azienda o un’entità commerciale – sul mancato adempimento di un obbligo di pagamento. Questo tipo di missiva è di norma redatta con un tono professionale e cortese, pur mantenendo la necessaria fermezza.

Il contenuto della mail si apre usualmente con un saluto formale seguito da un’introduzione che fa riferimento alla relazione esistente o al contesto professionale tra mittente e destinatario. Successivamente, si procede con una descrizione chiara e concisa dei fatti: si specifica il servizio o il prodotto fornito, la data dell’operazione e i termini di pagamento che sono stati precedentemente accordati.

In seguito, si pone in rilievo il ritardo del pagamento, indicando qualora possibile la data esatta di quando questo avrebbe dovuto essere effettuato. Talora si allegano copie di fatture o documenti che supportano la legittimità della richiesta di pagamento.

Importante è esporre le conseguenze del mancato pagamento, per esempio facendo riferimento a termini di interesse o commissioni che potrebbero essere applicate a causa del ritardo, avvalendosi sempre di quanto stabilito contrattualmente.

In una parte conclusiva, si invita il destinatario a provvedere al pagamento entro un certo termine, offrendo spesso anche facilitazioni per il trasferimento dei fondi, come dati per un bonifico o altre modalità elettroniche di pagamento.

Si sottolinea infine la disponibilità a discutere eventuali problemi che possano aver causato il ritardo, mostrando apertura al dialogo e alla risoluzione collaborativa della situazione, sempre mantenendo la porta aperta a future relazioni commerciali.

La chiusura della mail riassume l’importanza dell’adempimento del pagamento, con i ringraziamenti anticipati per l’attenzione e per l’azione che si presume il destinatario compirà in risposta alla sollecitazione. Si termina quindi con una formula di saluto e la firma che include i riferimenti del mittente.

Come scrivere una mail per sollecitare un pagamento

Una email per sollecitare un pagamento deve essere professionale, diretta e fornire tutte le informazioni necessarie per permettere al destinatario di conoscere i dettagli della situazione ed effettuare il pagamento. Di seguito sono elencati gli elementi chiave che dovrebbe contenere una tale email:

1. Oggetto chiaro e specifico:
– Deve riflettere lo scopo della mail senza essere aggressivo. Esempio: “Sollecito di pagamento fattura n. [numero fattura] scaduta”.

2. Saluti iniziali:
– Iniziare con un saluto formale, ad esempio “Gentile [Nome] [Cognome],” o “Egregio Sig./Sig.ra [Cognome],”.

3. Introduzione e riferimento alla fattura:
– Fare riferimento alla fattura emessa in modo specifico, includendo il numero di fattura, la data di emissione e la scadenza del pagamento.
– Ricordare quando e per quali servizi o prodotti la fattura è stata emessa.

4. Stato del pagamento:
– Indicare chiaramente che il pagamento è in ritardo e da quanto tempo.
– Se ci sono stati precedenti solleciti o comunicazioni al riguardo, fare riferimento anche a questi.

5. Importo del pagamento:
– Evidenziare l’importo totale dovuto compreso di eventuali interessi di mora se applicati a causa del ritardo.

6. Dettagli per il pagamento:
– Fornire le coordinate bancarie, codici di pagamento, o qualsiasi altra informazione che il destinatario necessita per effettuare il pagamento.
– Se ci sono specifiche istruzioni su come il pagamento dovrebbe essere effettuato (es. tramite bonifico bancario con una certa causale), includerle in questa sezione.

7. Disponibilità al dialogo:
– Esprimere disponibilità ad assistere il destinatario in caso di dubbi o chiarimenti necessari.
– Offrire la possibilità di discutere termini di pagamento, qualora ci siano circostanze particolari che impediscono il pagamento tempestivo (es. proposte di pagamento rateale).

8. Chiusura e call to action:
– Sollecitare in maniera cortese una risposta o un’azione specifica, come l’immediato pagamento o un contatto per chiarire la situazione, ad esempio “La preghiamo di procedere al pagamento entro [data]”.
– Concludere con una frase formale, come “In attesa di una Sua celere risposta, porgiamo distinti saluti.”

9. Firma:
– Firmare la mail con il proprio nome, posizione aziendale, dati di contatto.
– Aggiungere eventuali riferimenti all’ufficio o al dipartimento che si sta rappresentando per facilitare la comunicazione successiva.

10. Allegati:
– Allegare copia della fattura in questione e, se del caso, di precedenti comunicazioni o solleciti inviati.

Ricordarsi sempre di mantenere un tono cortese e professionale, anche in caso di ripetuti ritardi nei pagamenti, per preservare un buon rapporto commerciale e agevolare una soluzione positiva.

Esempi di mail per sollecitare un pagamento

Ecco alcuni modelli di mail per sollecitare un pagamento da utilizzare come esempio.

Primo esempio di mail per sollecitare un pagamento

Oggetto: Sollecito Pagamento Fattura [Numero Fattura] con Scadenza [Data Scadenza]

Gentile [Nome del Cliente],

spero che questa email vi trovi bene.

Mi permetto di scrivere per ricordarvi che, secondo i nostri registri, la Fattura numero [Numero Fattura] del [Data Emissione], relativa a [Descrizione del Servizio o Prodotto Fornito], risulta ancora inevasa.

La scadenza per il pagamento era fissata per il [Data Scadenza], risultando ad oggi un ritardo di [Numero di giorni di ritardo] giorni. Siamo certi che si tratti di un disguido o di un semplice ritardo, tuttavia vi sollecitiamo a provvedere al saldo della fattura in questione.

Vi ricordiamo che l’importo totale da saldare è di [Importo Totale] e può essere versato tramite le seguenti modalità di pagamento:

– Bonifico Bancario:
– IBAN: [Inserire IBAN]
– BIC/SWIFT: [Inserire BIC/SWIFT se necessario]
– Causale: “Pagamento Fattura n. [Numero Fattura]”

– [Altre modalità di pagamento, se disponibili]

Qualora ci fossero state delle incomprensioni o problemi nella ricezione della fattura originale, o se necessitate di informazioni aggiuntive per processare il pagamento, non esitate a contattarmi direttamente. Sarò felice di assistervi per assicurarmi che la situazione venga risolta nel più breve tempo possibile.

Inoltre, in caso il pagamento sia già stato effettuato, vi chiedo cortesemente di fornirci una conferma di pagamento, in modo tale da aggiornare i nostri registri e chiudere la pratica.

Vi preghiamo di considerare questa comunicazione come un promemoria amichevole e di facilitarci il compito di mantenere le nostre relazioni commerciali sempre serene e produttive.

Nell’attesa di un vostro celere riscontro, vi ringrazio per la vostra attenzione e collaborazione.

Cordiali saluti,

[Nome Mittente]
[Posizione/Ruolo nel’azienda]
[Azienda Mittente]
[Informazioni di contatto – email, telefono, ecc.]
[Indirizzo fisico dell’azienda, se pertinente]

Secondo esempio di mail per sollecitare un pagamento

Oggetto: Sollecito di pagamento fattura n. [numero fattura] scaduta

Gentile [Nome del destinatario],

mi permetto di scrivere per sollecitare l’attenzione sulla fattura n. [numero fattura], emessa in data [data di emissione], relativa a [breve descrizione del prodotto/servizio fornito], il cui pagamento risulta ad oggi pendente.

Ci teniamo a ricordarLe che, secondo i termini di pagamento concordati, la scadenza per il saldo della fattura era fissata per il [data scadenza]. Ad oggi, [data attuale], registriamo un ritardo di [numero] giorni.

Ci rendiamo conto che possono verificarsi ritardi occasionali e inaspettati, e per questo motivo desideriamo assicurarci che non ci siano fraintendimenti o altre ragioni non comunicate che hanno impedito il regolamento del dovuto.

Allegata a questa mail troverà una copia della fattura in questione per facilitare il riscontro.

Le saremmo grati se potesse provvedere al saldo della somma di [importo esatto] euro entro e non oltre [data nuova scadenza], per evitare ulteriori azioni di recupero crediti e il possibile aggravamento di interessi per mora, come previsto dalle vigenti disposizioni legislative.

In caso il pagamento sia già stato effettuato, La preghiamo di considerare questa comunicazione come non inviata e ci scusiamo per il disguido. Per ogni altra informazione o per comunicare la data del pagamento, La invitiamo a contattare il nostro ufficio al numero [numero di telefono] o via mail all’indirizzo [indirizzo email].

In attesa di un Suo sollecito riscontro, cogliamo l’occasione per porgere cordiali saluti.

Distinti saluti,

[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Il Nome della Tua Azienda]
[Contatti dell’Azienda – Telefono, Indirizzo Email, ecc.]

Terzo esempio di mail per sollecitare un pagamento

Oggetto: Sollecito di Pagamento – Fattura n. [Numero Fattura] Scaduta il [Data Scadenza]

Gentile [Nome del Destinatario],

Sperando che questa email Vi trovi bene, ci permettiamo di ricordarVi che, secondo i nostri registri, il saldo relativo alla fattura n. [Numero Fattura], datata [Data Fattura] e avente come termine di pagamento il giorno [Data Scadenza], risulta ancora insoluto.

Abbiamo controllato e non risultano pagamenti a questa data che possano essersi incrociati con l’invio di questa comunicazione. Pertanto, Vi invitiamo a provvedere al saldo della somma dovuta di [Importo Dovuto] EUR entro e non oltre i prossimi [Numero di giorni di tolleranza] giorni lavorativi per evitare ulteriori azioni di recupero credito che, seppur riluttanti, saremo costretti ad intraprendere.

Troverete di seguito i dettagli bancari per effettuare il pagamento:

Nome della Banca: [Nome Banca]
Intestatario del Conto: [Nome Intestatario]
IBAN: [Numero IBAN]
BIC/SWIFT: [Codice BIC/SWIFT]
Causale: Pagamento Fattura n. [Numero Fattura]

Vi preghiamo di fornire conferma di avvenuto pagamento tramite email a [Email di contatto] o telefonicamente al numero [Numero di contatto], inviando, se possibile, la copia del bonifico effettuato.

In caso di difficoltà nel pagamento o se la situazione fosse già stata risolta, Vi preghiamo di contattarci immediatamente per aggiornare i nostri sistemi e discutere di eventuali modalità alternative di regolamento del debito.

La Vostra tempestiva risposta è fondamentale per noi per mantenere un rapporto lavorativo positivo e costruttivo. Apprezziamo la Vostra pronta attenzione a questa materia e restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento o assistenza.

Cordiali saluti,

[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Il Tuo Numero di Telefono]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo Email della Tua Azienda]

Quarto esempio di mail per sollecitare un pagamento

Oggetto: Sollecito Gentile per il Pagamento Fattura n. [Numero Fattura]

Gentile [Nome del Destinatario/Della Destinataria],

spero che questa e-mail vi trovi bene.

Mi permetto di scriverVi per ricordarVi della fattura n. [Numero Fattura] emessa in data [Data Emissione], relativa ai servizi/prodotti forniti da [Nome della Vostra Azienda], che ad oggi risulta essere ancora insoluta. Il pagamento era previsto per il [Data di Scadenza del Pagamento], pertanto risultiamo ad oggi in attesa del saldo da più di [Numero di Giorni di Ritardo] giorni dalla data di scadenza concordata.

In allegato troverete una copia della fattura in questione per Vostra comodità. I dettagli per il pagamento sono i seguenti:

– Importo dovuto: [Importo esatto]
– Scadenza originale del pagamento: [Data di Scadenza]
– Modalità di pagamento: [Dettagli pagamento – ad esempio bonifico bancario, assegno, etc.]
– Iban: [Inserire IBAN]
– Causale: Si prega di inserire la causale “Pagamento Fattura n. [Numero Fattura]”

Siamo consapevoli che ci possono essere delle volte in cui si verificano delle omissioni involontarie o delle difficoltà temporanee che possono causare dei ritardi nei pagamenti. Se la vostra mancata corresponsione è dovuta a una situazione particolare, vi invitiamo a contattarci al più presto in modo da discutere assieme di una possibile soluzione o di un piano di pagamento che possa andare incontro alle vostre esigenze.

Se invece il pagamento è già stato effettuato, Vi preghiamo di ignorare questa comunicazione e Vi chiediamo scusa per il disguido. In tal caso, potreste cortesemente fornirci una conferma di pagamento in modo da aggiornare i nostri registri?

Restiamo a vostra completa disposizione per qualsiasi domanda o chiarimento e confidiamo in un vostro riscontro positivo nel più breve tempo possibile.

Ringraziandovi per l’attenzione e la collaborazione, porgiamo

Cordiali Saluti,

[Firma elettronica con Nome e Cognome]
[La vostra Posizione/Titolo nel Azienda]
[Nome dell’Azienda]
[Contatti telefonici]
[Indirizzo e-mail]
[Indirizzo fisico dell’Azienda]