Come Scrivere Una Mail Al Relatore

Aggioranto il 25 Novembre 2023 da Marcello Massa

La mail al relatore è un tipo di comunicazione formale che avviene generalmente nel contesto accademico o professionale. È un mezzo attraverso cui uno studente o un professionista può rivolgersi a una figura di riferimento o di supervisione, che può essere un professore, un esperto nel settore o un superiore in ambito lavorativo, per discutere vari argomenti relativi a un progetto di ricerca, una tesi, un lavoro o un compito specifico.

Questa mail ha lo scopo di stabilire un ponte comunicativo tra chi richiede assistenza o indirizzo e il relatore, la persona dotata di conoscenza, esperienza o autorità adeguata per fornire consigli, feedback e valutazioni sul lavoro presentato. Inoltre, può essere usata per organizzare incontri, richiedere materiali di studio o informazioni aggiuntive, discutere progressi e ostacoli, così come per aggiornare il relatore sui risultati raggiunti o sulle modifiche apportate al progetto in seguito alle sue direttive.

L’importanza di una tale corrispondenza sta nella capacità di mantenere un flusso di comunicazione chiaro, professionale e documentabile, che contribuisce significativamente al successo del processo di apprendimento o di sviluppo professionale. La cura nella stesura di questa comunicazione riflette il livello di serietà e impegno del mittente e può influire sulla qualità della relazione e del supporto ricevuto dal relatore.

In sintesi, la mail al relatore serve a instaurare un dialogo costruttivo, a richiedere e ricevere supporto, e a mantenere traccia delle interazioni in uno scambio professionale critico per il buon esito di progetti accademici o lavorativi.

Come scrivere una mail al relatore

Una mail indirizzata al proprio relatore (che potrebbe essere ad esempio un professore universitario che sta supervisionando una tesi di laurea) dovrebbe essere formulata in maniera professionale e contenere tutte le informazioni necessarie per comunicare efficacemente le proprie richieste o informazioni. Ecco gli elementi chiave che una tale email dovrebbe includere:

1. Oggetto chiaro e specifico: L’oggetto dovrebbe fornire al destinatario una chiara indicazione del contenuto della mail, facilitando il riconoscimento immediato del contesto e dell’urgenza.

2. Saluto formale iniziale: Aprire con una forma di saluto adeguata al livello di formalità richiesto dalla relazione con il relatore, come ad esempio “Gentile Professore/Professoressa [Cognome]” o “Egregio Dottore/Dottoressa [Cognome]”.

3. Introduzione chiara: Nel primo paragrafo, è utile rigraziare brevemente il relatore per il tempo dedicato e presentare l’argomento o lo scopo della comunicazione in modo cortese e chiaro.

4. Contesto: Se si tratta del primo contatto o se si fa riferimento a una discussione precedente, fornire un breve contesto può essere utile per aiutare il relatore a situarsi. Se sono necessarie delle premesse, queste dovrebbero essere esposte in modo conciso.

5. Scopo della mail: Dopo aver fornito il contesto, è importante spiegare chiaramente lo scopo della mail. Questo potrebbe riguardare una richiesta di feedback su un capitolo della tesi, attinenza su questioni amministrative, chiarimenti su indicazioni fornite precedentemente, ecc.

6. Domande specifiche e richieste: Formulare in modo diretto e preciso le proprie richieste o domande, evitando ambiguità. Se ci sono più punti da discutere, elencarli in maniera ordinata, magari sotto forma di elenco puntato, per facilitare la lettura.

7. Materiale allegato: Se si inviano documenti o altri materiali, menzionare specificamente nel testo della mail cosa si sta inviando e per quale motivo, assicurandosi che gli allegati siano ben organizzati e nominati in modo che siano facilmente identificabili.

8. Proposte di incontri o deadline: Indicare chiaramente se si sta proponendo un incontro e proporre qualche opzione di data/ora, o riferire eventuali deadline imminenti che necessitano di particolare attenzione.

9. Chiusura formale e disponibilità: Nell’ultima parte della mail, mostrare disponibilità per approfondimenti o incontri e chiudere con una frase formale di ringraziamento o cortesia come “La ringrazio per l’attenzione e resto in attesa di un suo gentile riscontro”.

10. Firma: Concludere con una firma professionale che includa il proprio nome completo, titolo di studio se pertinente (ad esempio “Laureando/Laureanda in…”), e contatti diretti come numero di telefono o indirizzo email secondario se necessario.

È importante anche prestare attenzione a utilizzare un linguaggio formale ma non eccessivamente rigido, mantenere la mail concisa, utilizzare un tono rispettoso e professionale, e rileggere il messaggio prima di inviarlo per correggere eventuali errori di battitura o grammaticali.

Esempi di mail al relatore

Ecco alcuni modelli di mail al relatore da utilizzare come esempio.

Primo esempio di mail al relatore

Oggetto: Conferma disponibilità e dettagli per il seminario del 25 Marzo

Gentile Prof. Rossi,

spero questa email la trovi bene. Mi permetto di scriverle in qualità di coordinatore dell’evento “Innovazione Digitale nel XXI secolo” organizzato dall’Università di Innovazione Applicata, previsto per il 25 Marzo 2023.

Volevo innanzitutto esprimerle il nostro entusiasmo per la sua partecipazione come relatore principale. Il suo contributo sarà senza dubbio fondamentale per il successo della conferenza e per ispirare gli studenti e i professionisti che saranno presenti.

Per assicurare che tutto proceda senza intoppi il giorno dell’evento, avrei bisogno di confermare alcuni dettagli:

1. Avrebbe bisogno di attrezzature speciali o supporto per la sua presentazione, oltre ai tradizionali mezzi audiovisivi (proiettore, micrófono, clicker per presentazioni)?

2. Potrebbe gentilmente inviarci una breve biografia e un abstract della sua presentazione, così da poterli includere nel materiale informativo dell’evento?

3. La nostra agenda prevede che il suo intervento si svolga dalle 10:00 alle 11:00. Questo orario le è congeniale o preferirebbe valutare altre possibilità?

4. Infine, ci sarà un pranzo di networking post-evento alle ore 13:00. Le piacerebbe partecipare per continuare le discussioni con i partecipanti in un ambiente più informale?

Le saremmo grati se potesse confermare la sua disponibilità e fornirci le informazioni richieste entro la fine della prossima settimana. Ciò ci permetterebbe di finalizzare il programma in tempo utile e di assicurare che la sua esperienza come relatore sia il più piacevole e senza stress possibile.

In caso avesse ulteriori domande o specifiche richieste, non esiti a contattarmi. Siamo a disposizione per qualsiasi necessità.

La ringrazio per la sua attenzione e collaborazione, e resto in attesa di una sua risposta.

Cordiali saluti,

[Dott. Mario Bianchi]
[Coordinatore Eventi]
[Università di Innovazione Applicata]
[Tel: 1234567890]
[Email: m.bianchi@uninnova.it]

Secondo esempio di mail al relatore

Oggetto: Richiesta di Schedulazione della Supervisione del Progetto

Gentile Prof./Dott. [Nome del Relatore],

Mi rivolgo a Lei in quanto relatore del mio progetto di [tesi/lavoro di ricerca/studio], per richiedere un incontro nel quale possiamo discutere gli sviluppi recenti e le prossime fasi da intraprendere per l’avanzamento del mio lavoro.

Nel corso delle ultime settimane, ho compiuto significativi progressi in [descrivere brevemente il campo di studio o l’attività specifica], ed ho alcuni interrogativi e considerazioni che vorrei discutere con Lei. Innanzitutto, [inserire una breve lista di domande specifiche o punti da trattare]. Credo che una supervisione diretta possa essere estremamente vantaggiosa per risolvere queste questioni e per indirizzare correttamente il mio lavoro verso la prossima fase.

Per facilitare l’organizzazione dell’incontro, ho elencato di seguito alcune proposte di date e orari che spero possano essere compatibili con il Suo calendario:

– [Data e ora opzione 1]
– [Data e ora opzione 2]
– [Data e ora opzione 3]

Naturalmente, sono disposto/a a adattarmi in base alle Sue disponibilità, e sono disponibile per un incontro virtuale nel caso in cui un incontro di persona non fosse realizzabile nei prossimi giorni.

In attesa di un Suo gentile riscontro, mi rendo disponibile per l’invio di eventuali materiali o documentazione preliminare che possano essere utili per La nostra discussione.

La ringrazio anticipatamente per il tempo che potrà dedicarmi e per il supporto costante nel mio percorso accademico.

Distinti saluti,

[Nome e Cognome]
[Matricola/Numero di iscrizione]
[Corso di studi/Facoltà]
[Email Universitaria]
[Numero di telefono – opzionale]

Terzo esempio di mail al relatore

Oggetto: Invito come Relatore alla Conferenza Annuale di Settore 2023

Gent.mo/a Dott./Dott.ssa [Cognome del Relatore],

mi permetto di contattarLa in qualità di coordinatore dell’organizzazione della Conferenza Annuale di Settore 2023 che si terrà il [inserire la data] presso [inserire nome e indirizzo dell’istituzione o hotel]. Il nostro evento rappresenta un punto di riferimento per professionisti, accademici, e appassionati del settore [specificare, es. tecnologico, scientifico, umanistico], attraendo annualmente un nutrito pubblico interessato alle ultime novità e alle discussioni di punta.

Il tema centrale dell’edizione di quest’anno è “[inserire il titolo del tema]”, e, conoscendo il Suo notevole contributo in questo campo, sarebbe un onore per noi averLa tra i relatori principali del nostro evento. Siamo convinti che la Sua expertise, combinata con la passione che sempre dimostra, arricchirebbe enormemente il dibattito e fornirebbe un valore aggiunto significativo agli interventi previsti.

La sessione a cui pensiamo possa partecipare è prevista per il [inserire la data e l’orario della sessione], e il titolo provvisorio che abbiamo pensato per il Suo intervento è “[inserire titolo provvisorio]”, ovviamente aperto a Sue eventuali modifiche o suggerimenti.

In aggiunta al Suo intervento, ci sarebbe l’onore di averLa come parte del panel di discussione che seguirà, permettendo un dialogo vivace e costruttivo con altri esperti e il pubblico presente.

Qualora fosse interessato/a, La preghiamo di confermare la Sua disponibilità entro il [inserire data di scadenza] per permetterci di procedere con gli aspetti organizzativi. Abbiamo previsto un compenso per il Suo prezioso tempo e per coprire le spese di viaggio e alloggio. I dettagli di tali disposizioni possono essere discussi non appena riceviamo una Sua risposta affermativa.

In attesa di un gentile riscontro, resta a Sua completa disposizione per qualsiasi chiarimento o ulteriore informazione possa desiderare.

Cordialmente,

[Firma]

[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Il Tuo Numero di Telefono]
[Il Tuo Indirizzo Email]
[Nome dell’Organizzazione o dell’Istituto]
[Sito Web dell’Evento]

Quarto esempio di mail al relatore

Oggetto: Conferma dettagli e accordi per il seminario del [Data]

Gentile [Nome del Relatore],

Spero questa email la trovi bene.

Mi sto rivolgendo a Lei nel ruolo di coordinatore dell’evento “[Nome dell’Evento]”, che si terrà presso [Luogo dell’Evento] il prossimo [Data dell’Evento]. In qualità di stimato relatore, la Sua presenza sarà di fondamentale importanza per arricchire il dibattito e fornire spunti preziosi ai partecipanti.

Per assicurare il corretto svolgimento del seminario e per permetterle di prepararsi al meglio, vorrei confermare alcuni dettagli logistici e accordi relativi alla Sua partecipazione:

1. Orario e durata dell’intervento: come preventivato, il Suo intervento inizierà alle [Orario di Inizio] e avrà una durata di [Durata dell’Intervento]. Includendo il tempo per le domande, il blocco di tempo totale sarà di [Tempo Totale Allocato].

2. Tema e titolo della presentazione: La preghiamo di confermare il titolo definitivo della Sua presentazione. Se ha già a disposizione un abstract o un sommario del contenuto, sarebbe estremamente utile riceverlo per promuovere adeguatamente la Sua sessione.

3. Materiale e attrezzature necessarie: Le chiediamo cortesemente di farci sapere se ha bisogno di attrezzature speciali oltre al proiettore e al laptop normalmente forniti. Inoltre, saremmo grati se potesse inviarci la Sua presentazione in formato digitale entro il [Data di Scadenza] per permettere una verifica tecnica.

4. Disposizioni di viaggio e alloggio: qualora avesse bisogno di assistenza per organizzare il viaggio e l’alloggio, il nostro staff è a Sua completa disposizione. Per favore, comunicateci le Vostre preferenze e requisiti entro il [Data Limite] affinché possiamo effettuare tutte le prenotazioni necessarie.

5. Intervista e materiale promozionale: sarebbe disponibile a partecipare a una breve intervista da pubblicare sul nostro sito web e i nostri canali social? Questo ci aiuterebbe ad aumentare la visibilità dell’evento e a fornire al pubblico un assaggio dei temi che verranno trattati.

6. Onorario e spese: come concordato, l’onorario per la Sua partecipazione sarà di [Importo Onorario]. Le spese di viaggio e alloggio saranno rimborsate secondo le modalità concordate. La invitiamo a presentare tutti i giustificativi di spesa entro [Data di Scadenza] per procedere al rimborso.

Mi permetto di allegare alla presente mail un breve promemoria con tutte le direttive dell’evento e i contatti delle persone di riferimento per ogni esigenza.

La ringraziamo sinceramente per il Suo contributo e per la Sua collaborazione. Restiamo a disposizione per qualsiasi dubbio o ulteriore chiarimento, e non vediamo l’ora di accoglierLa al nostro evento.

La prego di confermare la ricezione di questa email e i dettagli in essa contenuti.

Cordialmente,

[Firma Digitale]

[Nome e Cognome]
[Posizione/ Incarico]
[Nome dell’Ente o dell’Organizzazione]
[Indirizzo]
[Numero di Telefono]
[Email]