Come Scrivere Una Mail Di Reminder

Aggioranto il 21 Novembre 2023 da Marcello Massa

La mail di reminder è un messaggio via email che viene inviato per ricordare a una persona o un gruppo di persone un impegno, un evento, un’azione che deve essere eseguita o una scadenza che sta per arrivare. Il suo scopo principale è quello di fungere da sollecito, offrendo un promemoria per assicurarsi che il ricevente non dimentichi un appuntamento importante o una data significativa, sia esso un meeting, un pagamento da effettuare, la necessità di inviare documentazione, o qualsiasi altro tipo di follow-up richiesto.

Una mail di reminder è progettata per essere cortese e discreta, allo stesso tempo efficace e diretta. Idealmente, dovrebbe essere breve e al punto, riportando tutte le informazioni cruciali come l’orario, la data, il luogo dell’appuntamento, o le istruzioni specifiche per determinate azioni richieste, senza dilungarsi in informazioni superflue che potrebbero distogliere l’attenzione dal messaggio principale.

Inoltre, la mail di reminder può essere redatta con un tono amichevole o professionale a seconda del contesto e della relazione tra il mittente e il destinatario. Grazie alla sua natura non invadente, la mail di reminder è comunemente accettata come uno strumento di comunicazione rispettoso ed efficace nell’ambito lavorativo e personale. Nell’ambito delle strategie di marketing, le mail di reminder possono anche essere utilizzate come strumenti per aumentare l’engagement dei clienti, ricordando loro di concludere un acquisto o di partecipare a promozioni in corso.

Come scrivere una mail di reminder

Come esperto di scrittura, posso fornire una panoramica dettagliata degli elementi che compongono una mail di reminder efficace.

1. Oggetto chiaro: L’oggetto deve essere diretto e informativo. Deve fornire una chiara indicazione del contenuto della mail, evocando il contesto originale, come “Promemoria: Scadenza iscrizione evento” o “Ricordo: Appuntamento confermato per il 10 aprile”.

2. Saluto iniziale: Anche se il messaggio è di natura promemoria, è importante mantenere la cortesia con un saluto adatto, come “Gentile Sig./Sig.ra [Cognome]” o “Buongiorno [Nome]”.

3. Riferimento al messaggio o all’evento originale: Inizia il corpo della mail ricordando brevemente lo scopo originale, inclusi dettagli come la data dell’ultimo contatto o la natura dell’appuntamento o dell’attività da ricordare.

4. Dettagli specifici: Riafferma informazioni chiave come date, orari, scadenze, luoghi e qualsiasi altra informazione pertinente che la persona deve ricordare.

5. Motivo del reminder: Potrebbe essere utile chiarire il motivo del promemoria, soprattutto se c’è una scadenza imminente o se la mail fa seguito a precedenti comunicazioni che potrebbero non essere state ricevute o considerate.

6. Istruzioni chiare: Se ci sono azioni da intraprendere, questa è la sezione in cui le istruzioni devono essere presentate in modo chiaro e conciso. Ad esempio, “Si prega di confermare la partecipazione entro…” o “Potreste cortesemente inviare il documento richiesto a…”.

7. Contesto o valore aggiunto: È sempre utile fornire un contesto che evidenzi l’importanza del promemoria. Spiegare brevemente le conseguenze di non agire (senza minacciare o suonare troppo aggressivi) può incentivare il destinatario a rispondere.

8. Tono cordiale: Mantenere un tono gentile e professionale durante la stesura del promemoria. Anche se ci si aspettava una risposta e non si è ricevuta, è importante non mostrare frustrazione nella comunicazione.

9. Chiusura e firma: Concludi con una chiusura appropriata, come “Cordiali saluti” o “Grazie per la tua attenzione”, seguita dalla tua firma che include il tuo nome, posizione e contatti dell’azienda o tue personali.

10. Allegati e link rilevanti: Se nella mail di reminder si fa riferimento a documenti o ad altre comunicazioni, assicurati di includerli come allegati o fornisci link diretti per facilitare l’accesso a tali informazioni.

11. Opzioni di follow-up: Fornisci opzioni per eventuali chiarimenti o per contattarti direttamente. Poni un recapito telefonico o suggerisci una finestra di tempo durante la quale sei disponibile per discussioni dirette.

Una mail di reminder ben scritta è uno strumento essenziale per affari e coordinamento quotidiano. Deve bilanciare professionalità e assertività, senza trascurare cortesia e comprensione.

Esempi di mail di reminder

Ecco alcuni modelli di mail di reminder da utilizzare come esempio.

Primo esempio di mail di reminder

Oggetto: Promemoria: Conferma di partecipazione richiesta entro il [Data Fine]

Cara/o [Nome del Destinatario],

spero questo messaggio ti trovi bene. Mi sto solo mettendo in contatto per ricordarti gentilmente della necessità di confermare la tua partecipazione all’evento [Nome dell’Evento], che si terrà il [Data dell’Evento].

Data importante: Abbiamo bisogno di ricevere la tua conferma entro il [Data Fine] per poter procedere con gli arrangiamenti logistici necessari e assicurare una esperienza ottimale per tutti i partecipanti.

Se non hai ancora avuto modo di farlo, per favore fai clic sul seguente link [Inserire Link di Conferma/Google Form, ecc.] per confermare la tua presenza o per inviare una mail a [Indirizzo e-mail dell’Organizzatore].

In caso tu non possa partecipare, ti saremmo grati se potessi informarci il prima possibile per permetterci di aggiornare i nostri piani di conseguenza.

Ecco i dettagli dell’evento a cui ti sei iscritto/a:
– Nome dell’Evento: [Inserire Nome dell’Evento]
– Data e Ora: [Inserire Data e Ora]
– Luogo: [Inserire Luogo dell’Evento]
– Osservazioni Speciali: [Osservazioni Speciali se Necessarie]

Saremmo onorati di avere la tua presenza e ci auguriamo che tu possa unirti a noi per quest’occasione. Non vediamo l’ora di una tua pronta risposta.

Per qualsiasi domanda o per ulteriori dettagli, non esitare a contattarmi direttamente. Ti ringrazio anticipatamente per la tua attenzione e per la tua collaborazione.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]
[Tuo Ruolo]
[Tuo Numero di Telefono]
[Organizzazione/Compagnia]
[Indirizzo e-mail dell’Organizzazione]

Secondo esempio di mail di reminder

Oggetto: Promemoria: Pagamento fattura n. [XXXX] in scadenza

Gentile [Nome del destinatario],

Spero che questo messaggio ti trovi bene. Scrivo per ricordarti gentilmente che la scadenza per il pagamento della fattura n. [XXXX], relativa ai servizi forniti/prodotti consegnati in data [Data di emissione/Erogazione Servizio], è prossima.

Dettagli della fattura:
• Numero della fattura: [XXXX]
• Data di emissione: [Data di emissione]
• Importo totale: [Importo]
• Data di scadenza: [Data di scadenza]

Finora non abbiamo registrato il ricevimento del pagamento, e desideriamo assicurarci che tale fattura non sia sfuggita alla tua attenzione. Se hai già provveduto al pagamento, ti preghiamo di ignorare questo messaggio o di inviarci una conferma con l’avvenuto pagamento, così da poter aggiornare i nostri archivi.

In caso di domande o per ulteriori informazioni, ti invito a non esitare a contattarmi direttamente. La tua pronta attenzione a questa richiesta viene molto apprezzata.

Per procedere al pagamento, ti ricordiamo che puoi utilizzare i seguenti metodi:
[Elencare metodi di pagamento]

Se dovessero sorgere inconvenienti o ritardi nel pagamento, ti invitiamo a comunicarcelo al più presto, così da poter discutere insieme le possibili soluzioni.

La tua imminente collaborazione è vitale per continuare a fornirti il miglior servizio possibile.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]
[Tua Posizione/Ruolo in azienda]
[Azienda]
[Dettagli di contatto: numero di telefono, e-mail]

Terzo esempio di mail di reminder

Oggetto: Promemoria Riunione: Discussione Strategia Commerciale – 14 Marzo 2023

Gentile [Nome del destinatario],

spero questa email ti trovi bene.

Desidero ricordarti l’imminente riunione che abbiamo programmato per discutere la nostra strategia commerciale per il prossimo trimestre. Qui di seguito troverai i dettagli per rinfrescare la memoria:

Data: 14 Marzo 2023
Orario: 10:00 – 11:30
Luogo: Sala Riunioni A – Edificio Centrale
Piattaforma (per partecipanti remoti): Zoom (il link sarà inviato 30 minuti prima dell’inizio)
Argomenti chiave da discutere:
– Analisi dei dati di vendita dell’ultimo trimestre
– Presentazione e valutazione delle nuove campagne di marketing
– Pianificazione e ripartizione delle risorse per i progetti futuri
– Feedback e discussione open floor

Ricorda di portare con te qualsiasi materiale o report necessario che potrebbe essere utile durante la nostra discussione. Anche se hai già contribuito con materiali in precedenza, ti preghiamo di rivederli in preparazione all’incontro.

La tua presenza è fondamentale per la riunione e speriamo di poter apprezzare i tuoi contributi e insight.

In caso di impedimenti o se hai bisogno di spostare l’appuntamento, ti prego di informarmi il prima possibile per poter pianificare di conseguenza.

Ti ringrazio in anticipo per la tua attenzione e collaborazione e non vedo l’ora di vederti e di lavorare insieme per raggiungere i nostri obiettivi commerciali.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]
[Tuo Titolo/Posizione]
[Tuo Numero di Telefono]
[Tua Email]
[Nome della Società]

Quarto esempio di mail di reminder

Oggetto: Promemoria: Appuntamento/Scadenza Imminente – [NomeEvento/Data Scadenza]

Gentile [Nome del Destinatario],

Spero che questo messaggio ti trovi in ottimo stato. Mi permetto di scriverti per ricordarti dell’appuntamento/scadenza previsto(a) per [inserire data e ora specifica, esempio: “giovedì 20 aprile 2023 alle ore 15:00”].

Evento/Scadenza: [Nome e breve descrizione dell’evento o della scadenza]
Data e Ora: [Data e ora esatte]
Luogo: [Indirizzo o piattaforma online, se applicabile]
Riferimento/i: [Qualsiasi codice o riferimento relativo all’appuntamento o scadenza]

Per garantire che tutto proceda come previsto, ti preghiamo di confermare la tua partecipazione/azione o di informarci su eventuali cambiamenti o restrizioni il prima possibile rispondendo a questa email o contattandoci al [numero di telefono].

Ti ricordiamo che [inserire eventuali preparativi necessari o documentazione da portare/portarsi dietro se si tratta di un appuntamento, o le conseguenze della mancata osservanza della scadenza, se applicabile].

Qualora necessitassi di ulteriori informazioni o chiarimenti, non esitare a contattarmi. Siamo a tua completa disposizione per supportarti nell’adempimento di questo impegno.

Grazie per la tua attenzione, e ci auguriamo di avere un tuo riscontro positivo al più presto.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Tuo Numero di Telefono]
[Tua Email]
[Nome della tua azienda/organizzazione, se applicabile]
[Indirizzo dell’azienda/organizzazione, se applicabile]
[Qualsiasi altro dettaglio di contatto/seguito, se ritenuto necessario]