Come Scrivere Una Mail Di Sollecito

Aggioranto il 16 Novembre 2023 da Marcello Massa

La mail di sollecito è uno strumento di comunicazione utilizzato nel contesto lavorativo o commerciale per richiamare l’attenzione del destinatario su una questione precedentemente discussa o su un’azione che doveva essere eseguita entro un certo termine ma che sembra essere stata trascurata o ritardata. Quando si invia una mail di sollecito, lo scopo principale è affrettare una risposta, un pagamento, una consegna o qualsiasi altro tipo di obbligo che non è stato ancora soddisfatto, sempre mantenendo un tono cortese e professionale.

Questo tipo di comunicazione, quando ben strutturata, serve a ricordare al destinatario in maniera non invadente o maleducata che ci si aspetta da lui una certa azione o risposta senza generare tensioni o conflitto. Essa rappresenta un promemoria e spesso fornisce un riferimento alle comunicazioni precedenti o agli accordi che sono stati presi, muschiando in tal modo la memoria del destinatario senza puntare il dito in modo accusatorio.

Dato il suo carattere delicato, la mail di sollecito è redatta con un particolare riguardo alla sensibilità del ricevente. Si cerca di bilanciare la chiarezza della richiesta con il rispetto per i tempi e le esigenze dell’altro. È usata sia nel caso in cui ci sia stato un disguido o un semplice dimenticanza, sia quando è necessario stimolare un’azione da parte di un soggetto che sembra procrastinare eccessivamente. Di conseguenza, la mail di sollecito è uno strumento che, se usato con saggezza, può aiutare a mantenere fluide le relazioni professionali e ad assicurare che le attività procedano senza inutili intoppi.

Come scrivere una mail di sollecito

Una email di sollecito è un messaggio inviato per richiedere attenzione o azione su un compito che è rimasto in sospeso o che non ha ricevuto risposta. Per essere efficace e professionale, una mail di sollecito deve includere le seguenti informazioni e caratteristiche:

1. Oggetto chiaro: L’oggetto della mail deve essere breve, diretto e riflettere lo scopo della comunicazione. Per esempio, si può utilizzare la parola “Sollecito” seguita da un riferimento specifico all’argomento in questione.

2. Saluto formale: Iniziare con un saluto formale e appropriato, utilizzando il nome del destinatario se è noto.

3. Contesto iniziale: Ricordare brevemente al destinatario il contesto della comunicazione precedente. Ciò potrebbe includere una data, un riferimento a una conversazione passata o una riunione, o un accenno ai documenti o ai temi discussi.

4. Scopo del sollecito: Delineare chiaramente lo scopo del sollecito, indicando cosa si sta aspettando dal destinatario. Se si attende una risposta, un pagamento, un documento o altro, ciò deve essere esplicitato in modo chiaro e cortese.

5. Informazioni specifiche: Se ci sono dettagli importanti, come scadenze o date cruciali, queste devono essere evidenziate per sottolineare l’urgenza del sollecito.

6. Gentilezza e cortesia: Anche se si sta sollecitando una risposta, è importante mantenere un tono gentile e professionale, evitando di sembrare troppo impositivi o aggressivi.

7. Recapito del messaggio: É importante assicurarsi che il destinatario sia consapevole di come può contattare il mittente per rispondere al sollecito, che questo sia via email, telefono o attraverso una piattaforma specifica.

8. Call to action: Concludere con una richiesta chiara di azione da parte del destinatario, invitandolo a rispondere o ad agire in risposta al sollecito.

9. Ringraziamenti anticipati: Ringraziare il destinatario anticipatamente per l’attenzione e la risposta, segno di rispetto e professionalità.

10. Firma professionale: Terminare con una firma professionale che includa il nome del mittente, la posizione/titolo e i dettagli di contatto. Questo non solo fornisce le informazioni necessarie per rispondere ma conferma anche la serietà della richiesta.

Ricordate di rileggere la mail per correggere eventuali errori ortografici o grammaticali e verificare che il tono e il contenuto siano adeguati e professionali. Un sollecito ben scritto facilita la comunicazione efficace e aumenta la possibilità di una risposta tempestiva.

Esempi di mail di sollecito

Ecco alcuni modelli di mail di sollecito da utilizzare come esempio.

Primo esempio di mail di sollecito

Oggetto: Sollecito Pagamento Fattura N. 12345 – Scadenza Superata

Gentile [Nome del destinatario],

Mi rivolgo a lei in qualità di [tua posizione] del [tuo dipartimento/impresa], per richiamare la Sua attenzione sulla fattura numero 12345, emessa in data [data emissione] per l’importo di €[importo].

Dalle nostre registrazioni, abbiamo notato che il pagamento di questa fattura è attualmente in arretrato, oltrepassando la data di scadenza prefissata del [data scadenza]. Non avendo registrato alcun riscontro alla nostra precedente comunicazione, mi trovo nella posizione di dover sollecitare con urgenza il saldo di detta fattura.

Siamo consapevoli che disguidi o questioni amministrative possono occasionalmente causare ritardi nei pagamenti, pertanto la invito a contattare il nostro ufficio finanziario al numero [numero telefonico] o via e-mail a [indirizzo e-mail] nel caso in cui ci fossero problemi o quesiti riguardanti il pagamento da lei non ancora comunicati.

Per agevolare una risoluzione tempestiva, le ricordo che il pagamento può essere effettuato tramite bonifico bancario utilizzando i seguenti dettagli:

– IBAN: [Inserire IBAN]
– BIC/SWIFT: [Inserire BIC/SWIFT]
– Causale: Pagamento Fattura N. 12345

Qualora il pagamento fosse già stato effettuato, la preghiamo di inviarci una prova di transazione all’indirizzo di posta elettronica sopraindicato, così da aggiornare i nostri sistemi e chiudere la pratica.

In assenza di un Suo riscontro o di un pagamento entro i prossimi [numero giorni] giorni lavorativi, saremo costretti a valutare ulteriori azioni, inclusa la possibilità di affidare il recupero del credito a una società esterna specializzata.

Speriamo in una Sua pronta risoluzione relativamente al presente sollecito, e rimaniamo a disposizione per eventuali chiarimenti o per assistenza.

Certi di un Suo celere riscontro, ci scusiamo per il disguido e La ringraziamo per l’attenzione prestata alla presente.

Cordiali saluti,

[Firma]
[Nome e Cognome]
[Tuo Titolo/Ruolo]
[Tuo Dipartimento/Impresa]
[Contatti (numero di telefono, indirizzo email)]
[Indirizzo completo dell’impresa]

Secondo esempio di mail di sollecito

Oggetto: Sollecito per il Pagamento Fattura n. [Numero Fattura] – Scadenza [Data Scadenza]

Gentile [Nome del Destinatario],

Mi permetto di ricontattarLa in riferimento alla fattura n. [Numero Fattura] emessa in data [Data Emissione] con scadenza [Data Scadenza], relativa ai servizi/prodotti forniti da [Nome della Tua Azienda/Società].

Ad oggi, registriamo un ritardo nel pagamento e non risultano pervenuti sul nostro conto corrente aziendale i fondi dovuti, pari a [Importo Fattura].

Capisco che possono sorgere delle dimenticanze o delle circostanze impreviste, tuttavia il tempestivo regolamento delle fatture è essenziale per mantenere una collaborazione professionale efficace e per rispettare i termini commerciali concordati.

Per facilitare il processo, riporto di seguito i dettagli relativi al pagamento:

– Numero della Fattura: [Numero Fattura]
– Importo dovuto: [Importo Fattura]
– Data di scadenza: [Data Scadenza]
– Dati per il pagamento: [Dati Bancari/Modalità di Pagamento]

Nel caso in cui il pagamento sia già stato effettuato, La prego di considerare questa comunicazione come non necessaria e di fornirci, se possibile, la prova di avvenuto pagamento, in modo che possiamo aggiornare i nostri registri.

Se sussistono problemi o questioni in sospeso che ostacolano il pagamento, Vi invitiamo a contattarci immediatamente all’indirizzo [Tuo Indirizzo Email] o telefonicamente al numero [Tuo Numero di Telefono], in modo da poter trovare insieme una soluzione.

Vi preghiamo di procedere con il pagamento entro e non oltre i prossimi [Indicare Numero di Giorni] giorni lavorativi, per evitare eventuali interruzione dei servizi o azioni di recupero crediti che potrebbero includere costi aggiuntivi o interessi di mora.

Rimaniamo a disposizione per qualsiasi chiarimento, confidando in una Vostra celere risoluzione della questione.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Nome Cognome]
[Ruolo in Azienda/Impresa]
[Nome della Tua Azienda/Società]
[Tuo Numero di Telefono]
[Tuo Indirizzo Email]
[Altri dati di contatto, se ritenuti necessari]

Terzo esempio di mail di sollecito

Oggetto: Sollecito Amichevole per il Pagamento Fattura N. XXXX

Gentile [Nome del destinatario],

sperando che questa mail vi trovi in buona salute, mi permetto di scrivervi in rappresentanza della [Nome della tua azienda/organizzazione] in riferimento alla Fattura N. XXXX emessa in data [data di emissione] e con scadenza [data di scadenza].

Avendo verificato i nostri registri contabili abbiamo notato che, alla data odierna, non risulta ancora pervenuto il pagamento relativo alla summenzionata fattura, che ricordiamo ammontare a [importo totale].

Siamo certi che il mancato saldo possa essere dovuto a un semplice disguido o a un’oversight; tuttavia, desideriamo cortesemente sollecitarvi affinché il pagamento possa essere eseguito al più presto, onde evitare potenziali disagi o applicazione di interessi da ritardo, come previsto dalle nostre condizioni di contratto.

Vi preghiamo quindi di procedere con il saldo del dovuto entro [nuova data di scadenza], utilizzando i seguenti dettagli bancari [inserire IBAN, BIC/SWIFT e altre istruzioni per il pagamento se necessario], indicando come causale del pagamento la vostra denominazione e il numero della fattura in oggetto.

In caso abbiate già provveduto al pagamento, vi chiediamo gentilmente di trasmetterci la conferma del bonifico effettuato, così da poter aggiornare i nostri sistemi e evitarvi ulteriori solleciti non necessari.

In caso invece vi fossero questioni o dubbi in merito alla fattura o a servizi/prodotti ad essa relativi, vi invitiamo a non esitare a contattarci; il nostro team è a disposizione per risolvere ogni eventuale disguido nel più breve tempo possibile.

Confidando nella vostra collaborazione, vi ringraziamo anticipatamente per la vostra attenzione e vi assicuriamo del nostro impegno a mantenere sempre i migliori standard di servizio.

Cordiali saluti,

[Firma Digitale]

[Nome Completo]
[Ruolo in azienda/organizzazione]
[Azienda/Organizzazione]
[Contatti telefonici]
[Indirizzo e-mail]

Quarto esempio di mail di sollecito

Oggetto: Sollecito Amichevole per Pagamento Fattura N. [Numero Fattura]

Gentile [Nome del Destinatario],

Spero che questa e-mail ti trovi bene. Mi rivolgo a te in qualità di [tuo ruolo/posizione] presso [nome della tua azienda] riguardante la fattura numero [Numero Fattura] emessa in data [Data Emissione Fattura], relativa a [descrizione brevemente i servizi/prodotti forniti].

Stiamo riscontrando che il pagamento di cui sopra, che aveva come scadenza il [data di scadenza del pagamento], non risultava ancora pervenuto all’ultimo controllo del nostro sistema contabile in data odierna.

Siamo coscienti che possono sorgere imprevisti o dimenticanze e desideriamo assicurarci che la nostra comunicazione sia chiara e che non vi siano ostacoli o malintesi che abbiano potuto causare il ritardo. Nel caso ci fossero delle circostanze di cui non siamo a conoscenza che hanno impedito il pagamento tempestivo, ti preghiamo di informarci per poter offrire il nostro supporto o discutere di eventuali arrangiamenti che potrebbero essere necessari.

Di seguito riporto i dettagli della fattura per tua comodità:

– Numero Fattura: [Numero Fattura]
– Data Emissione: [Data Emissione]
– Importo Totale: [Importo Totale]
– Scadenza del Pagamento: [Data Scadenza Pagamento]
– Dati per il pagamento: [inserire i dettagli del pagamento, come IBAN, riferimenti Paypal o altri metodi accettati dall’azienda]

Ti preghiamo di procedere al saldo della fattura in sospeso entro la nuova scadenza che fiduciosi stabiliamo per il [inserire nuova data di scadenza], per evitare qualsiasi potenziale interruzione nei servizi o ulteriori azioni di recupero crediti.

Se il pagamento è già stato effettuato, ti preghiamo di non tenere conto di questa e-mail, ma saremmo grati se potessi inviarci una conferma del pagamento o la ricevuta di avvenuto trasferimento, così da aggiornare i nostri registri.

Per qualsiasi chiarimento o necessità, non esitare a contattarmi direttamente. Puoi raggiungermi a [il tuo indirizzo e-mail] o al numero [il tuo numero di telefono].

In attesa di una tua celere risposta, ti ringrazio per l’attenzione e ti porgo i miei migliori saluti.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]
[Tuo Ruolo/Posizione]
[Nome della tua Azienda]
[Tuo Numero di Telefono]
[Tuo Indirizzo E-mail]