Come Scrivere Una Lettera Di Lamentela Per Consegna Parziale

Aggioranto il 24 Gennaio 2024 da Marcello Massa

Una lettera di lamentela per consegna parziale è una comunicazione formale indirizzata a un’entità, solitamente un’azienda o un fornitore, con cui si è instaurata una transazione commerciale. La finalità della lettera è esprimere insoddisfazione e sollecitare una risoluzione a causa di una consegna che è stata parziale rispetto a quanto concordato nella transazione.

In termini più dettagliati, una persona o un’organizzazione che si aspettava di ricevere una determinata quantità di beni o una gamma completa di oggetti come parte di un ordine scopre che quanto ricevuto è meno di quanto pattuito o che alcuni elementi dell’ordine sono mancanti. Questo scenario solitamente contravviene agli accordi contrattuali e può causare disagi significativi, soprattutto se i beni mancanti sono cruciali per il funzionamento di un’attività commerciale o hanno un impatto diretto sulla vita quotidiana del consumatore.

La comunicazione dovrebbe essere scritta con tono professionale e rispettoso, pur essendo chiara e assertiva riguardo all’errore accaduto. L’obiettivo è risolvere la questione destando l’attenzione del venditore o fornitore di servizi sulla non conformità della consegna e richiedendo l’invio immediato dei prodotti mancanti o, a seconda delle circostanze, un rimedio adeguato, che potrebbe includere un rimborso, una riduzione del prezzo, la sostituzione di un prodotto, o altre forme di compensazione.

La lettera typically inizia con il riferimento all’ordine specifico, inclusi i dettagli quali il numero d’ordine, la data di acquisto e di consegna, nonché una descrizione di cosa era stato ordinato rispetto a ciò che è stato effettivamente ricevuto. Dopo questa esposizione, segue una dichiarazione della specifica lamentela e, se appropriato, l’espressione del disagio o dei problemi causati da questa consegna incompleta. Inoltre, si richiede espressamente un’azione correttiva, delineando le aspettative per la risoluzione del problema.

L’importanza di questo genere di lettera risiede nella sua capacità di segnalare formalmente una problematica, di tracciare una comunicazione utilizzabile in contesti legali o di arbitrato, e di motivare il fornitore a mantenere gli standard di servizio clienti qualora l’incidente sia frutto di un errore o di una sovversione dei processi operativi.

In sostanza, la lettera di lamentela per consegna parziale non è soltanto uno strumento di comunicazione ma funge da strumento di leva per il cliente per ottenere ciò che è giustamente dovuto e per il fornitore di riconoscere e correggere i propri errori, mantenendo così un rapporto commerciale affidabile e rispettoso.

Come scrivere una lettera di lamentela per consegna parziale

Una lettera di lamentela per una consegna parziale deve essere redatta con chiarezza e precisione per assicurarsi che il destinatario comprenda il problema e possa agire di conseguenza per correggere l’errore. Di seguito sono riportati gli elementi e le informazioni che una tale lettera dovrebbe includere:

1. Intestazione e dati personali: Inizia con la tua intestazione completa che include il tuo nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo email. Se hai un numero di riferimento del cliente o dell’ordine, includilo qui.

2. Data: Indica la data in cui la lettera viene scritta.

3. Indirizzo del destinatario: Scrivi l’indirizzo dell’azienda o del servizio clienti a cui stai inviando la lettera. Assicurati che tutte le informazioni siano accurate per evitare ritardi o mancate comunicazioni.

4. Oggetto della lettera: È utile scrivere un breve oggetto che riassuma lo scopo della lettera, come “Lamentela per consegna parziale – Ordine Numero [XXX]”.

5. Saluto formale: Inizia la lettera con un saluto formale, come “Gentile [Nome del responsabile del servizio clienti o del destinatario]”, o, se non conosci il nome, usa una formula generica come “Gentile Responsabile”.

6. Corpo della lettera:
a. Paragrafo introduttivo: Comincia con una breve introduzione sul motivo della lettera, specificando che stai scrivendo per una consegna parziale dell’ordine che hai effettuato.
b. Dettagli del problema: Fornisci dettagli specifici riguardanti l’ordine, inclusi il numero di ordine, la data dell’ordine, una descrizione degli articoli ordinati e quelli effettivamente ricevuti, e qualsiasi altra informazione rilevante.
c. Impatto del problema: Spiega come la consegna parziale ha avuto un impatto su di te, ad esempio se ti ha causato disagi o perdite economiche.
d. Azione richiesta: Specifica chiaramente quale tipo di risoluzione stai cercando, come la consegna degli articoli mancanti o un rimborso e in quale lasso di tempo ti aspetti che questo accada.
e. Documentazione a corredo: Se possibile, allega copie di documentazione pertinente, come la conferma dell’ordine, ricevute, documenti di spedizione o fotografie che illustrano il problema.

7. Conclusione: Concludi la lettera ringraziando il destinatario per l’attenzione e esplicitando che attendi una risposta tempestiva o una risoluzione del problema. Esprimi inoltre la disponibilità a fornire ulteriori informazioni se necessario.

8. Chiusura formale: Usa una formula di chiusura formale, come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”, seguita dalla tua firma (se stai inviando una versione cartacea) e dal tuo nome stampato.

9. Allegati: Se hai allegato documentazione, ricorda di indicare ‘Allegati: [elenco degli allegati]’ sotto la tua firma o nome stampato.

Ricorda di mantenere un tono cortese e professionale per tutta la lettera. Anche se sei frustrato o deluso dalla situazione, un approccio costruttivo e rispettoso è più probabile che risulti in una risposta positiva e un’esito soddisfacente. Assicurati inoltre di scrivere la lettera in modo chiaro e conciso, senza troppi dettagli non necessari, per mantenere l’attenzione del lettore sulle informazioni chiave.

Esempi di lettera di lamentela per consegna parziale

Ecco alcuni modelli di lettera di lamentela per consegna parziale da utilizzare come esempio.

Primo esempio di lettera di lamentela per consegna parziale

Oggetto: Reclamo per Consegna Parziale – Ordine n. [Numero Ordine]

Gentile [Nome del Responsabile del Servizio Clienti],

Mi rivolgo a voi per esprimere la mia insoddisfazione riguardo alla consegna parziale del mio ordine n. [Numero Ordine], effettuato in data [Data dell’Ordine] sul vostro sito web/servizio.

Il [Data di Consegna], ho ricevuto il mio pacchetto e, con mio grande disappunto, ho constatato che l’ordine non era completo. Mentre mi aspettavo di ricevere [elencare i prodotti ordinati], purtroppo ho ricevuto solo [elencare i prodotti effettivamente ricevuti]. Tale situazione è motivo di considerevole inconveniente per me, poiché conteggiavo sulla completezza del mio ordine per [specificare l’uso o l’esigenza legata al completo ordine, es.: un evento imminente, esigenze aziendali, ecc.].

Ho già verificato l’integrità dell’imballaggio al momento della consegna e posso confermare che non sono presenti segni di manomissione che possano aver causato la sparizione degli oggetti mancanti durante la spedizione. Inoltre, ho controllato il contenuto del pacco alla presenza del corriere, che ha potuto attestare la mancanza di parte degli articoli ordinati.

Desidero gentilmente sapere come la vostra azienda intenda procedere per risolvere questo incidente. Mi aspetto che gli articoli mancanti mi vengano spediti in modo tempestivo e senza ulteriori costi da parte mia, oppure che mi venga offerto un rimborso completo per gli articoli non consegnati.

Per vostra comodità, allegate a questa lettera troverete copia dell’ordine originale e della ricevuta di consegna, nonché una documentazione fotografica che attesta la situazione dei prodotti ricevuti al momento dell’apertura del pacco.

Apprezzerei la vostra immediata attenzione a questa questione e vi chiedo cortesemente di contattarmi al numero [Numero di Telefono] o via email all’indirizzo [Indirizzo Email] per confermare il ricevimento di questa lettera e discutere le misure che saranno adottate per risolvere il problema.

Vi ringrazio anticipatamente per il vostro impegno nel fornire assistenza ai vostri clienti e attendo una pronta risposta che possa rassicurarmi nella risoluzione di questo disguido.

Cordiali saluti,

[Firma (se inviata per posta)]
[Nome Cognome]
[Indirizzo]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo Email]

Secondo esempio di lettera di lamentela per consegna parziale

Oggetto: Reclamo per Consegna Parziale – Ordine n. [Inserisci Numero Ordine]

Gentile [Nome del Responsabile delle consegne o del Servizio Clienti],

Mi permetto di contattarVi in qualità di cliente per esprimere la mia insoddisfazione riguardo alla consegna parziale dell’ordine n. [Inserisci Numero Ordine], effettuato in data [Inserisci Data Ordine] attraverso il Vostro sito web/catalogo/servizio clienti.

All’apertura del pacco consegnato in data [Inserisci Data Ricezione Pacco], ho constatato che l’ordine non è stato consegnato nella sua completezza. Di seguito, i dettagli specifici della mia lamentela:

1. [Descrivere l’articolo mancante, includendo il numero dell’articolo, la descrizione, e qualsiasi altro dettaglio pertinente].
2. [Fornire ulteriori informazioni se sono mancati più articoli, ripetendo il formato sopra indicato per ogni articolo].

Secondo i termini e le condizioni che abbiamo accettato al momento dell’acquisto, era prevista la consegna completa degli articoli ordinati. La consegna parziale ha causato inconvenienti significativi, che includono [elencare conseguenze specifiche, ad esempio, la necessità di un articolo per un evento imminente, costi aggiuntivi, ecc.].

Vorrei richiedere un’immediata risoluzione della situazione. Le possibili azioni che attendo sono le seguenti:

– Informazioni chiare e trasparenti su cosa sia accaduto e perché l’ordine non sia stato consegnato per intero.
– La rapida consegna degli articoli mancanti senza addebitare ulteriori costi di spedizione.
– [Qualora fosse appropriato, specificare un risarcimento o un qualche tipo di sconto sul prossimo acquisto per il disagio subito].

Apprezzerei una risposta urgente e concreta a questo reclamo, nonché un aggiornamento sullo stato della risoluzione del problema entro [specificare una data ragionevole, ad esempio 5-10 giorni lavorativi].

In attesa di una Vostra tempestiva risposta e sperando in una pronta soluzione, colgo l’occasione per porgerVi i miei cordiali saluti.

Distinti saluti,

[Firma]

[Nome Cognome]
[Indirizzo del Cliente]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo E-mail]

Terzo esempio di lettera di lamentela per consegna parziale

Oggetto: Reclamo per Consegna Parziale – Ordine Numero [Inserire Numero di Ordine]

Gentile [Nome del Responsabile o del Servizio Clienti],

Mi rivolgo a voi per esprimere il mio disappunto in merito alla consegna parziale dell’ordine numero [Inserire Numero di Ordine], effettuato presso la vostra azienda in data [Inserire Data Ordine].

Nonostante il mio ordine fosse stato confermato per la consegna completa dei beni acquistati, al momento del ricevimento ho constatato, con notevole sorpresa, che alcuni articoli erano mancanti. Specificatamente, si trattava di [Elencare i Prodotti Mancanti e loro Quantità], un dettaglio questo che compromette non solo il valore dell’ordine, ma anche le mie pianificazioni aziendali/logistiche/personali.

Desidero sottolineare che nell’ordine era chiaramente specificato il bisogno di ricevere l’intero quantitativo di merce per la data concordata di [Inserire Data Consegna Originariamente Prevista]. La mancanza di alcuni elementi essenziali produce un impatto negativo tangibile, causando ritardi e potenzialmente anche costi aggiuntivi che non avevo previsto di sostenere.

Nella documentazione accompagnatoria, e specificamente nella bolla di consegna, non vi era alcuna indicazione di una consegna frazionata né della possibilità di una spedizione successiva del materiale mancante. Pertanto, chiedo formalmente di essere informato sui seguenti punti:

1. La ragione precisa per la quale l’ordine non è stato consegnato nella sua completezza;
2. La tempistica entro la quale mi potrò attendere la consegna dei prodotti mancanti;
3. Le eventuali misure che la vostra azienda intende adottare per compensare il disagio causato dalla consegna parziale.

Mi aspetto una risposta urgente, nonché un piano d’azione chiaro per risolvere questa situazione nel modo più rapido ed efficiente possibile. Inoltre, vorrei che venisse data una priorità elevata al completamento del mio ordine, considerando gli inconvenienti già sofferti.

Rimango in attesa di una Vostra celere risposta di chiarimento e risoluzione della problematica, e confido nel fatto che ciò che è accaduto venga trattato con la massima serietà, affinché si possa giungere a una soluzione soddisfacente per entrambe le parti.

Distinti saluti,

[Firma]

[Nome Cognome]
[Dettagli di Contatto: indirizzo, telefono, e-mail]

Quarto esempio di lettera di lamentela per consegna parziale

Oggetto: Lamentela per Consegna Parziale – Ordine N. [Inserire Numero Ordine]

Egregi [Inserire Nome della Ditta o del Responsabile Logistica],

mi rivolgo a Voi in qualità di [inserire titolo o posizione, es: Responsabile Acquisti] della società [Inserire nome dell’azienda], in merito all’ordine numero [inserire numero dell’ordine], effettuato in data [inserire data dell’ordine].

Siamo costretti a segnalarvi che, al momento della ricezione della consegna avvenuta in data [inserire data della consegna], abbiamo riscontrato una discrepanza tra i beni ordinati e quelli effettivamente ricevuti. Dopo un’accurata verifica dei colli, è emerso che alcuni articoli risultano mancanti.

Per maggiore chiarezza, di seguito elenco i dettagli della discrepanza riscontrata:

– [Descrivere l’articolo mancante], Quantità ordinata: [X], Quantità ricevuta: [Y]
– [Altri articoli, se presenti]

Tale incongruenza ha causato non pochi disagi al nostro flusso di produzione/livello di inventario [modificare secondo il caso specifico], influendo direttamente sulla nostra capacità di soddisfare le tempistiche e le esigenze dei nostri clienti.

Preciso che abbiamo preso in consegna i beni ricevuti solo in virtù della buona fede e al fine di evitare ulteriori ritardi, ma ciò non influisce sulla serietà della presente contestazione.

A seguito di quanto sopra, chiediamo con la massima urgenza:

1. Un chiarimento immediato sul motivo della consegna parziale.
2. La consegna dei beni mancanti entro un termine concordato, che proponiamo non oltre il [inserire data].
3. Nel caso di impossibilità di consegna nell’arco temporale richiesto, richiediamo una proposta alternativa per la risoluzione del problema.
4. [Eventuali altre richieste specifiche, come risarcimento danni, sconti futuri, ecc.]

Siamo certi della Vostra attenzione e disponibilità nel risolvere quanto sopra descritto e auspichiamo in un miglioramento delle procedure di controllo e spedizione affinché simili inconvenienti non si verifichino in futuro.

In attesa di un Vostro celere riscontro, desideriamo ricevere conferma di ricezione della presente comunicazione e vi sollecitiamo a fornirci quanto prima una risposta dettagliata.

Distinti saluti,

[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione o Titolo]
[Il Tuo Numero di Telefono]
[Il Tuo Indirizzo E-mail]
[Nome dell’Azienda]
[Indirizzo dell’Azienda]