Come Concludere Una Mail Di Reclamo

Aggioranto il 14 Febbraio 2024 da Marcello Massa

Una mail di reclamo è uno strumento di comunicazione scritto utilizzato prevalentemente in ambito commerciale o di servizio al fine di esprimere insoddisfazione o segnalare una problematica rispetto a un prodotto acquistato o un servizio ricevuto. Il suo scopo principale è informare il fornitore, il venditore o il prestatore del servizio circa la natura dell’insoddisfazione del cliente, fornendo dettagli specifici e circostanze in cui il problema si è verificato.

L’obiettivo di una mail di reclamo è dunque duplice: da un lato, si cerca di ottenere un rimedio alla situazione, che può manifestarsi attraverso un rimborso, una riparazione, un sostituto o altre forme di compensazione. Questo è d’interesse immediato per il cliente, il quale desidera vedere riconosciuti i propri diritti e ottenere giustizia per un acquisto o un servizio che non ha soddisfatto le aspettative.

Dall’altro lato, la mail di reclamo serve anche a migliorare la qualità del servizio o del prodotto in questione per il futuro. Fornendo un feedback diretto al fornitore, il cliente contribuisce a identificare potenziali aree di miglioramento, assicurando così che il problema non si ripeta né con lui né con altri consumatori.

Una mail di reclamo efficace è generalmente chiara, concisa e costruttiva. Contiene un’esposizione chiara e dettagliata del problema, senza devolvere in toni emotivi eccessivi o accusatori che potrebbero intaccare la sua professionalità e comprometterne la risposta. Una buona prassi è includere dettagli come date, luoghi, numeri di ordine o altri riferimenti specifici che possono aiutare il destinatario a verificare le circostanze e a prendere le misure appropriate.

Infine, è importante che la mail di reclamo esprima anche quale forma di risoluzione si sta cercando, mantenendo un atteggiamento aperto alla negoziazione e al dialogo per giungere a una soluzione soddisfacente per entrambe le parti. Rispetto ad altre forme di reclamo, l’email ha il vantaggio di fornire un tracciato scritto della comunicazione, che può essere utile nei casi in cui la questione si protrae o si complica.

Come scrivere la chiusura di una una mail di reclamo

La conclusione di una mail di reclamo gioca un ruolo cruciale nella comunicazione delle aspettative finali dell’emittente e nel lasciare un’impressione duratura sul destinatario. Ecco una guida dettagliata su come scrivere tale conclusione:

1. Ricapitolazione sintetica: Inizia la conclusione con una breve ricapitolazione dell’oggetto del reclamo per riaffermare il problema e dimostrare che la situazione necessita di attenzione. Evita ripetizioni eccessive e concentrati su ciò che è essenziale per comprendere il contesto del problema.

2. Esprimi le tue aspettative: Chiarisci in modo conciso cosa ti aspetti come risoluzione del problema. Questo può includere richieste specifiche, quali un rimborso, una sostituzione, un servizio aggiuntivo o un cambiamento nelle politiche o procedure. Assicurati di essere ragionevole e giustificato nelle tue richieste.

3. Termine per la risposta: Se appropriato, indica un lasso di tempo entro il quale vorresti ricevere una risposta o vedere risolto il problema. Questo termine dovrebbe essere ragionevole e riflettere l’urgenza della questione, ma anche dare tempo sufficiente al destinatario per agire.

4. Apertura al dialogo: Mostra la tua disponibilità a discutere ulteriormente la questione se necessario. Questo può implicare il fornire recapiti aggiuntivi o suggerire la disponibilità a un incontro o una telefonata. Essere aperti al dialogo contribuisce a costruire un rapporto positivo e può facilitare una soluzione.

5. Tono corretto: Mantieni un tono professionale ma fermamente cortese. Mentre è importante esprimere la tua insoddisfazione sul servizio o sul prodotto, evita un linguaggio aggressivo o accusatorio. Il tono dovrebbe riflettere la tua volontà di lavorare insieme per raggiungere una soluzione accettabile.

6. Ringraziamento anticipato: Prima di chiudere, è buona norma ringraziare il destinatario per l’attenzione e il tempo dedicato a gestire il tuo reclamo. Un ringraziamento anticipato può inoltre incoraggiare una risposta positiva.

7. Chiusura formale: Concludi la mail con una chiusura formale appropriata come “Cordiali saluti”, seguita dal tuo nome completo e eventuali dettagli di contatto supplementari se non sono stati inclusi nell’intestazione della mail o nella firma.

8. Rilettura e controllo: Prima di inviare la mail di reclamo, rileggi attentamente la conclusione (e l’intera email) per correggere eventuali errori di battitura, grammaticali o di altro tipo, e per assicurarti che il tono sia professionale e la richiesta chiara.

Seguendo questi passaggi, la conclusione della tua mail di reclamo sarà ben strutturata, efficace e lascerà un’impressione positiva sul destinatario, aumentando così le probabilità di ricevere una risposta e una risoluzione soddisfacente.

Esempi di conclusioni per una mail di reclamo

Certo, quando stai concludendo una mail di reclamo, è importante mantenere un tono professionale e costruttivo. Di seguito troverai alcuni esempi di conclusioni che potresti utilizzare, personalizzabili in base alla situazione specifica:

1. Confido nel vostro impegno verso la soddisfazione del cliente e attendo fiducioso una vostra celere risposta che chiarisca questa situazione spiacevole.

2. Mi aspetto di ricevere un riscontro entro [inserisci un tempo ragionevole, esempio: 5 giorni lavorativi] che affronti i punti di cui sopra e che mi fornisca una soluzione soddisfacente.

3. Rimanendo in attesa di un risarcimento/rimborso adeguato, mi auguro che questa vicenda possa essere risolta rapidamente e senza ulteriori disagi.

4. Apprezzerei se poteste fornire una spiegazione dettagliata e qualsiasi passo correttivo che intendete intraprendere in risposta al problema da me riscontrato.

5. Confido che darete la priorità a questo problema e troverete una risoluzione che riconosca l’inconveniente causato.

6. Vi ringrazio in anticipo per l’attenzione che porterete a questa questione e sono a disposizione per qualsiasi ulteriore informazione che possa facilitare una veloce risoluzione del problema.

7. Mi aspetto che questo reclamo venga trattato con la serietà che merita e spero che ci possa essere un dialogo aperto per giungere a una comprensione reciproca e a una soluzione amichevole.

8. Auspicando una vostra rapida e positiva risoluzione, vi saluto cortesemente.

9. Attendo una vostra risposta che possa non solo risolvere il mio caso specifico, ma che possa prevenire future incongruenze per altri clienti.

10. Vi esorto a considerare questo reclamo come un’opportunità per migliorare i vostri servizi/prodotti e vi ringrazio in anticipo per la vostra collaborazione e per il tempo dedicato alla mia segnalazione.

Ricorda che ogni situazione richiede una certa dose di personalizzazione. Adattare il tono e il contenuto alle circostanze specifiche è essenziale per comunicare efficacemente il tuo messaggio e ottenere il risultato desiderato.