Come Scrivere Una Richiesta Di Rimborso Acquisto

Aggioranto il 3 Giugno 2024 da Marcello Massa

La richiesta di rimborso acquisto è un documento formale attraverso il quale un consumatore comunica a un venditore, un fornitore o un’azienda la volontà di ottenere la restituzione di una somma di denaro precedentemente spesa per l’acquisto di un bene o di un servizio. Questa necessità può sorgere in vari contesti, ad esempio se il bene acquistato presenta difetti, non è conforme alla descrizione fornita o non soddisfa le aspettative create dalle promesse del venditore.

Quando si redige una richiesta di rimborso, il tono deve essere formale e rispettoso, pur esprimendo con chiarezza e precisione i motivi della richiesta. Dovrebbe fornire tutte le informazioni rilevanti, come i dettagli dell’acquisto, inclusi data e luogo, le specifiche del prodotto o servizio, e ogni prova di pagamento o ricevuta che possa supportare la richiesta. Inoltre, si possono includere le normative di riferimento, ad esempio le leggi sulla protezione dei consumatori o i termini di servizio accettati al momento dell’acquisto, che sostengono la legittimità di detto rimborso.

La richiesta serve a fissare i termini di una trattativa per riottenere indietro quanto speso e a responsabilizzare il venditore riguardo ai propri obblighi. Attraverso questo strumento, si stabilisce una comunicazione ufficiale con l’entità responsabile e si avvia un potenziale processo che può sfociare in un rimborso volontario o in azioni legali ulteriori, qualora il rimborso non fosse erogato nonostante fosse dovuto. Inoltre, la richiesta di rimborso può fungere da traccia documentale nel caso in cui la situazione si complichi e diventi necessaria l’intervento di un organismo di risoluzione delle controversie o di un avvocato.

Come scrivere una richiesta di rimborso acquisto

Una richiesta di rimborso per un acquisto è un documento formale in cui il cliente chiede al venditore o alla società di restituire i soldi spesi per un prodotto o servizio che non è stato soddisfacente, difettoso o non conforme all’accordo. Affinché questa richiesta sia chiara e abbia maggiore possibilità di essere accolta, è importante che contenga alcune informazioni essenziali. Qui di seguito, descrivo in modo dettagliato i componenti che possono essere inclusi in una lettera di richiesta di rimborso:

1. Intestazione e dati personali: All’inizio della richiesta, è necessario includere il proprio nome completo, indirizzo, contatti telefonici e altri dati di contatto come l’indirizzo email.

2. Data: È molto importante includere la data in cui si scrive la lettera/la richiesta. Questo aiuta a determinare il periodo di tempo pertinente per la politica di rimborso dell’azienda.

3. Dettagli del venditore: Si dovrebbe indirizzare la lettera al venditore, alla società o al servizio clienti, includendo il loro nome, posizione, se conosciuto, e indirizzo. Questo assicura che la richiesta vada alla persona o al dipartimento giusto.

4. Oggetto: Un breve riassunto di ciò che la lettera riguarda (es. “Richiesta di Rimborso per Acquisto Non Soddisfacente”).

5. Numero d’ordine o di riferimento: Qui si inserisce il numero dell’ordine, lo scontrino di vendita, la fattura o qualsiasi altro riferimento che possa aiutare l’azienda a localizzare l’acquisto.

6. Descrizione del prodotto o servizio: Specificare il nome del prodotto o servizio, eventuali codici identificativi, la data di acquisto e ogni particolare che possa facilitare l’identificazione.

7. Motivazione della richiesta: Bisogna esporre chiaramente e in modo dettagliato il motivo della richiesta di rimborso. Ad esempio, se il prodotto era danneggiato, non conforme alla descrizione, o se il servizio non è stato fornito come promesso. Se possibile, allegare prove fotografiche o documentazione a supporto della propria richiesta.

8. Importo richiesto: Indicare l’importo esatto del rimborso richiesto, assicurandosi che corrisponda a quello pagato.

9. Politica di rimborso: Se si è a conoscenza della politica di rimborso del venditore o del produttore, citarla può facilitare la richiesta.

10. Documentazione di supporto: Allegati come ricevute, conferme d’ordine, garanzie, corrispondenze precedenti, fotografie del difetto o altra documentazione rilevante che supporti la richiesta.

11. Metodo di rimborso preferito: Indicare come si preferirebbe ricevere il rimborso (es. sulla stessa carta di credito usata per l’acquisto, tramite assegno, bonifico bancario, ecc.).

12. Chiusura e follow-up: Concludere la lettera con una chiusura formale, ringraziando per l’attenzione e indicando la propria disponibilità a fornire ulteriori informazioni o a partecipare a una conversazione per risolvere la situazione. È utile fornire un termine entro cui si desidera ricevere risposta prima di prendere ulteriori azioni.

13. Firma: Se la richiesta è in forma cartacea, firmare la lettera. Se è in forma digitale, includere una scansione della firma o una firma digitale, seguito dal proprio nome stampato.

È importante mantenere un tono cortese e professionale, cercando di essere concisi ma sufficientemente dettagliati. Assicurarsi infine di conservare copie della richiesta e di tutti i documenti di supporto inviati.

Esempi di richiesta di rimborso acquisto

Ecco alcuni modelli di richiesta di rimborso acquisto da utilizzare come esempio.

Primo esempio di richiesta di rimborso acquisto

Oggetto: Richiesta rimborso per prodotto difettoso/insoddisfacente – Ordine N. [XXXXX]

Spett.le [Nome Azienda o Negozio],

Mi permetto di contattarvi per segnalare un problema riscontrato con un recente acquisto effettuato presso la vostra azienda/negozio, e richiederne di conseguenza il rimborso, conformemente alla vostra politica sui resi e alle normative vigenti in materia di diritti dei consumatori.

Dettagli dell’acquisto:
– Codice Ordine: [XXXXX]
– Data dell’acquisto: [gg/mm/aaaa]
– Nome e descrizione del prodotto: [Nome/Descrizione]
– Metodo di pagamento utilizzato: [Carta di Credito/Debito, PayPal, ecc.]

Descrizione del problema:
[Qui descriverai in dettaglio la natura del problema riscontrato con il prodotto. Ad esempio, se il prodotto è arrivato danneggiato, non corrisponde alla descrizione fornita, non funziona correttamente o non è semplicemente soddisfacente rispetto alle aspettative legittime basate sulla descrizione del venditore.]

Ho provveduto a conservare l’articolo nelle condizioni in cui è stato ricevuto, nonché tutta la documentazione relativa all’acquisto in attesa di una vostra risposta.

[A questo punto, puoi indicare se hai già intrapreso delle azioni, come contattare il servizio clienti, inviare foto del difetto o tentare di risolvere il problema attraverso le istruzioni fornite, ecc.]

Secondo i termini del vostro impegno nei confronti del servizio clienti, e in virtù del D.Lgs. [inserire specifico riferimento alla legislazione del consumo del proprio paese, come ad esempio il D.Lgs. 206/2005 Codice del Consumo in Italia], chiedo un rimborso completo dell’importo pagato, pari a [€XX,XX], inclusi tutti gli eventuali costi accessori quali spese di spedizione o altri oneri aggiuntivi.

Se necessario, sono disponibile a restituire il prodotto difettoso/insoddisfacente secondo le istruzioni che verranno fornite dalla vostra azienda. Vi pregherei di indicarmi la procedura da seguire per il reso e l’emissione del relativo rimborso, inclusi i dettagli circa l’eventuale rimborso delle spese di spedizione sostenute per la restituzione dell’articolo.

Distinti Saluti,

[Nome e Cognome]
[Indirizzo Email]
[Numero Telefonico]
[Indirizzo di Residenza]

Secondo esempio di richiesta di rimborso acquisto

Oggetto: Richiesta di Rimborso per Acquisto Effettuato

Spett.le (Nome della Società o del Venditore),

con la presente, io sottoscritto/a (Nome e Cognome del Richiedente), con domicilio in (Indirizzo Completo), contattabile all’indirizzo e-mail (Indirizzo Email) e al numero di telefono (Numero di Telefono), intendo formalizzare la richiesta di rimborso relativa all’acquisto del seguente prodotto/servizio:

Nome del Prodotto/Servizio: ________________________
Data dell’Acquisto: __/__/____
Numero dell’Ordine/Dello Scontrino/Ricevuta: __________________
Modalità di pagamento utilizzata: ________________________

Causale della richiesta di rimborso:
[ ] Prodotto difettoso o non conforme alla descrizione
[ ] Servizio non erogato come previsto
[ ] Reso entro il termine concesso dalla politica di recesso
[ ] Doppio addebito effettuato
[ ] Altre motivazioni (specificare): _______________________________________

Allego alla presente richiesta:
[ ] Copia della documentazione d’acquisto (scontrino, fattura, ricevuta, ecc.)
[ ] Foto/video che evidenziano il problema (nel caso di prodotti difettosi/non conformi)
[ ] Conferma della restituzione del prodotto (se già effettuata)
[ ] Qualsiasi altro documento che possa supportare la mia richiesta di rimborso

Pertanto, vi chiedo cortesemente di procedere con il rimborso dell’importo pagato, pari a (Indicare l’Importo in Euro/Valuta locale) entro e non oltre (Indicare una data ragionevole come termine per il rimborso) sul seguente mezzo di pagamento:

[ ] Stessa modalità utilizzata per l’acquisto
[ ] Bonifico bancario:
– Intestatario del conto: ___________________________
– IBAN: ________________________________________
– BIC/SWIFT (se necessario): _______________________
[ ] Altro (specificare): ___________________________

Ringrazio per l’attenzione e confido in una vostra celere risposta. In caso di mancato riscontro entro il termine sopraindicato, mi vedrò costretto/a a procedere con ulteriori azioni.

Distinti saluti,

(Firma, se inviata in formato cartaceo)

(Nome e Cognome del Richiedente)
(Data)
(allegati se presenti)

—
Ho preso in considerazione una varietà di motivazioni e opzioni che potrebbero essere necessarie in un modulo di richiesta di rimborso, inclusi i casi di difetti o non conformità del prodotto, servizi non erogati correttamente, resi nel termine di recesso, e casi di doppio addebito o altre situazioni particolari. Nota che questo è un modello compilabile generico e alcune informazioni potrebbero richiedere di essere modificate o aggiunte in base alla politica specifica del venditore o del produttore, leggi locali e regolamenti sulla protezione del consumatore.

Terzo esempio di richiesta di rimborso acquisto

Oggetto: Richiesta di Rimborso per Acquisto Non Conforme

Spett.le [Nome dell’Azienda],

Mi rivolgo a Voi in qualità di cliente che ha effettuato un acquisto presso il vostro punto vendita online/servizio, relativo al seguente prodotto/servizio: [descrizione del prodotto o servizio acquistato], codice di riferimento [codice articolo/servizio se presente], acquistato in data [data di acquisto].

Purtroppo, dopo aver ricevuto e ispezionato attentamente il prodotto/servizio, ho constatato che esso non rispetta i termini di conformità, come descritto nella politica di vendita e/o garantito al momento dell’acquisto per le seguenti ragioni: [descrivere in modo chiaro e dettagliato il motivo del disconforto, ad esempio: difetti di fabbricazione, danneggiamento durante il trasporto, difformità rispetto alla descrizione del prodotto, malfunzionamento, ecc.].

In osservanza delle norme vigenti in materia di diritto dei consumatori e delle disposizioni previste dalle Vostre politiche interne relative al diritto di recesso e alla garanzia sui prodotti, chiedo formalmente il rimborso totale dell’importo speso, pari a [inserire l’importo del pagamento], Pagamento che è stato effettuato tramite [metodo di pagamento utilizzato].

Allego alla presente richiesta tutte le documentazioni necessarie a comprovare l’acquisto e la non conformità del prodotto/servizio ricevuto, comprensive di:

– Copia della conferma d’ordine o dello scontrino/fattura di acquisto;
– Fotografie chiare che evidenziano la non conformità o il difetto del prodotto/servizio;
– Copia di eventuali precedenti comunicazioni intercorse con il vostro servizio clienti in merito alla questione.

Chiedo, pertanto, di essere contattato al più presto al fine di ricevere istruzioni su come procedere alla restituzione del prodotto/servizio non conforme e sulle modalità di rimborso.

Inoltre, chiedo conferma scritta dell’avvenuta ricezione della presente richiesta di rimborso e di essere informato sullo stato dell’iter di rimborso entro e non oltre i prossimi [inserire il numero di giorni] giorni lavorativi.

Resto a disposizione per qualsiasi ulteriore chiarimento e in attesa di una Vostra risposta.

Distinti saluti,

[Nome e Cognome]
[Indirizzo completo]
[Numero di telefono]
[Indirizzo e-mail]

Quarto esempio di richiesta di rimborso acquisto

Oggetto: Richiesta di Rimborso per Prodotto Acquistato – [Numero dell’Ordine]

Gentile [Nome del Responsabile o dell’Azienda],

mi rivolgo a voi per richiedere un rimborso relativo all’acquisto del prodotto [Nome del Prodotto], ordinato in data [Data dell’Ordine] e ricevuto il [Data di Ricezione], con numero d’ordine [Numero dell’Ordine], acquistato attraverso [Metodo di acquisto, e.g., il vostro sito web, Amazon, eBay, ecc.].

Dopo aver utilizzato il prodotto per [breve periodo/tempo specificato], ho riscontrato che [descrivere brevemente il problema o i problemi riscontrati con il prodotto, come difetti, danni, non conformità alla descrizione, ecc.]. Tali problemi sono stati riscontrati nonostante l’utilizzo corretto del prodotto, nel rispetto delle istruzioni fornite dal fabbricante.

Conformemente ai diritti del consumatore previsti dalla normativa vigente, e in base ai termini e condizioni di vendita da voi indicati, richiedo pertanto un rimborso completo del prezzo di acquisto, che ammonta a [Importo] €.

In allegato troverete le seguenti documentazioni a supporto della mia richiesta:

1. Copia della prova d’acquisto/fattura relativa al prodotto in questione.
2. Fotografie o video che dimostrano il difetto o il problema riscontrato sul prodotto.
3. Una copia della conversazione con il servizio clienti se è stato contattato precedentemente per segnalare il problema.

[Se applicabile:]
Ho inoltre proceduto a inviare il prodotto difettoso all’indirizzo da voi indicato in data [Data di Spedizione], utilizzando il seguente metodo/corriere di spedizione: [Metodo/Corriere di Spedizione]. Troverete in allegato la ricevuta di spedizione.

Sarebbe apprezzato se la pratica di rimborso venisse processata entro un lasso di tempo ragionevole, preferibilmente entro [Numero di Giorni] giorni lavorativi dalla ricezione di questa lettera.

Vi ringrazio per l’attenzione alla presente richiesta e restando a disposizione per eventuali chiarimenti o documenti aggiuntivi, mi auguro di ricevere un riscontro positivo da parte vostra.

Per contattarmi, potete scrivere all’indirizzo email [La tua Email] oppure chiamare al numero di telefono [Il tuo Numero di Telefono].

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]
[Tuo Indirizzo]
[La tua Città, Provincia, CAP]
[La tua Email]
[Il tuo Numero di Telefono]