Come Scrivere Una Richiesta Di Preventivo Per Una Cena

Aggioranto il 14 Dicembre 2023 da Marcello Massa

La richiesta di preventivo per una cena è un documento formale tramite il quale un individuo o un’entità si rivolge a un fornitore di servizi di catering o a un ristorante per ottenere una stima dei costi e delle condizioni relative all’organizzazione di un evento gastronomico. Questo strumento è essenziale sia per il cliente che per il fornitore, in quanto stabilisce le basi per una futura collaborazione.

Nel dettaglio, la richiesta di preventivo serve al cliente per delineare le proprie esigenze specifiche e per comunicare le aspettative in termini di food, bevande, numero di ospiti, servizio e qualsiasi particolare necessità o preferenza che possa influenzare l’organizzazione e il costo della cena. Per esempio, il cliente potrebbe necessitare di opzioni vegetariane o vegane, di un servizio di sommelier o di particolari decorazioni per la sala. Inoltre, potrebbe includere richieste legate all’allestimento della location e al tipo di apparecchiatura da utilizzare.

D’altro canto, il fornitore utilizza la richiesta di preventivo come base per fornire al cliente una proposta su misura, includendo un’analisi dettagliata dei costi associati agli alimenti, alla manodopera, ai servizi aggiuntivi e, se necessario, all’affitto degli spazi e delle attrezzature. In questo modo, il fornitore può altresì delineare i termini di servizio, compresi i tempi di allestimento e smantellamento, le politiche di cancellazione e pagamento, nonché le eventuali garanzie o assicurazioni necessarie.

In sostanza, la richiesta di preventivo per una cena funge da strumento di comunicazione che consente a cliente e fornitore di allineare le loro aspettative, di negoziare i termini e di assicurarsi che tutti gli aspetti dell’evento siano chiari e concordati prima di procedere con impegni concreti e definitivi. Il risultato è un processo più trasparente, efficiente e soddisfacente per entrambe le parti.

Come scrivere una richiesta di preventivo per una cena

Una richiesta di preventivo per un evento come una cena è un documento formale attraverso il quale il potenziale cliente chiede ad un fornitore (in questo caso un ristorante o un servizio di catering) di fornire un prezzo stimato basato su specifiche esigenze e preferenze. Per garantire che il preventivo sia accurato e dettagliato, la richiesta deve includere diverse informazioni chiave:

1. Informazioni di base del mittente:
– Nome completo o ragione sociale del richiedente.
– Dati di contatto (numero di telefono, email, indirizzo postale) per eventuali comunicazioni o chiarimenti.
– Se pertinente, nome e natura dell’organizzazione o dell’evento (es. matrimonio, gala aziendale, ecc.)

2. Dettagli dell’evento:
– Data e ora previste per l’evento.
– Località dell’evento, se già definita, e se il servizio dovrà includere la consegna e l’impostazione.
– Numero stimato di partecipanti.
– Tipo di evento (buffet, cena formale a sedere, cocktail, ecc.) e se vi sarà una particolare tema o stile che il menu deve seguire.
– Se richiesto, disposizione dei posti a sedere e delle table settings.

3. Preferenze culinarie:
– Tipo di cucina o piatti desiderati e se ci sono piatti specifici che si desidera includere.
– Richieste dietetiche specifiche (es. opzioni vegetariane, vegane, senza glutine).
– Informazioni su eventuali allergie alimentari o restrizioni per i commensali.
– Preferenze per l’acquisto di alimenti (es. prodotti locali, biologici, di provenienza sostenibile).
– Intenzioni riguardo agli antipasti, primi piatti, secondi, contorni, dessert e, se pertinente, la torta.

4. Servizio di ristorazione:
– Se serve staff per il servizio, e in che misura (camerieri, baristi, chef al buffet, ecc.).
– Se sono necessari servizi aggiuntivi come l’allestimento, il noleggio di attrezzature (tavoli, sedie, tovaglie, stoviglie, etc.), e la pulizia post-evento.

5. Beverage e Bar:
– Dettagli sul servizio di bevande: se vi sarà bisogno di un bar completo, bar limitato, o solo vino e birra.
– Indicare se si prevede di fornire alcune bevande o se il fornitore dovrà fornire tutto.
– Eventuali richieste di cocktail speciali o vinicoli/esigenze di abbinamento vino-cibo.

6. Budget:
– Indicare il budget approssimativo disponibile o richiedere un’intervallo di opzioni.

7. Note aggiuntive:
– Qualsiasi altra richiesta specifica o preferenza che potrebbe influenzare il preventivo, come il ritmo del servizio, presentazione dei piatti, decorazioni, musica o intrattenimento.
– Orari per l’ispezione del luogo, se necessario, o disponibilità per incontri di pianificazione.

8. Scadenza per la ricezione del preventivo:
– Data entro la quale si aspetta di ricevere il preventivo per procedere con le decisioni o per valutare diverse opzioni.

Fornendo queste informazioni dettagliate, si aiuta il fornitore a comprendere le esigenze del cliente e a creare un preventivo appropriato. Inoltre, si garantisce di ricevere una risposta tempestiva che si adatti precisamente alle aspettative e ai requisiti dell’evento.

Esempi di richiesta di preventivo per una cena

Ecco alcuni modelli di richiesta di preventivo per una cena da utilizzare come esempio.

Primo esempio di richiesta di preventivo per una cena

Oggetto: Richiesta preventivo per servizio catering – Cena aziendale 20 Maggio 2023

Gentile [Nome del Responsabile],

La presente per richiedere un preventivo in merito a un servizio di catering per una cena aziendale che si terrà il prossimo 20 Maggio 2023.

All’interno della nostra azienda [Nome dell’Azienda], stiamo organizzando un evento di fine progetto che avrà luogo presso [Luogo dell’Evento, indirizzo completo], e ci piacerebbe affidarci alla vostra nota qualità e professionalità per quanto riguarda il banchetto serale.

Di seguito vi forniamo alcuni dettagli che potrebbero esservi utili per la stesura del preventivo:

– Numero di partecipanti: circa 50 persone.
– Orario previsto per la cena: dalle ore 19:30 alle ore 23:00.
– Stile del servizio: buffet con opzioni di stazioni per cibi caldi e freddi.
– Tipologia di cucina richiesta: internazionale con particolare attenzione ai piatti vegetariani e vegani, oltre a possibili opzioni senza glutine per alcuni ospiti celiaci.
– Desidereremmo inoltre un servizio di bevande che includa vini selezionati, birre, bevande analcoliche e un piccolo angolo bar per cocktail.
– Bisogno di attrezzature per il servizio: tavoli per il buffet, sedute per gli ospiti, piatti, posate, bicchieri, tovagliato e tutto quanto necessario per il servizio di cena.
– Tendenza verso un allestimento semplice ma elegante che possa rispecchiare il tema della serata: innovazione e successo.

Vi chiediamo la cortesia di includere nel preventivo eventuali costi aggiuntivi, come quello del personale di servizio, trasporto, allestimento e disallestimento, nonché eventuali tasse o servizi extra.

Apprezzeremmo ricevere la vostra proposta entro e non oltre il [Data limite, ad esempio: 30 Aprile 2023], in modo da avere il tempo necessario per valutare le diverse offerte.

Se ci sono dettagli o informazioni aggiuntive di cui avete bisogno per completare il preventivo, non esitate a contattarci all’indirizzo email [Indirizzo Email] o al numero di telefono [Numero di Telefono].

Confidiamo in una vostra celere risposta e siamo impazienti di scoprire come potrete contribuire a rendere il nostro evento un momento memorabile.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome]
[Posizione/Ruolo in Azienda]
[Azienda]
[Indirizzo Email]
[Numero di Telefono]

Secondo esempio di richiesta di preventivo per una cena

Oggetto: Richiesta di Preventivo per Cena Aziendale

Gentile [Nome del Fornitore o del Ristorante],

La presente è per richiedere un preventivo per una cena aziendale che desideriamo organizzare. Di seguito fornisco i dettagli dell’evento e le specifiche del servizio che desideriamo ricevere.

1. Informazioni sull’organizzatore:
– Nome dell’azienda/organizzazione:
– Nome del responsabile dell’evento:
– Recapito telefonico:
– Indirizzo email:

2. Dettagli dell’evento:
– Data prevista della cena:
– Orario d’inizio e di fine:
– Numero previsto di ospiti:
– Indirizzo del luogo dell’evento (se diverso dalla vostra location):
– Tipo di evento: (es. Cena di gala, Cena informale, Cena di lavoro, ecc.)

3. Preferenze gastronomiche:
– Tipologia di cucina desiderata: (es. Locale, Internazionale, Vegetariana, ecc.)
– Menù fisso o à la carte:
– Restrizioni alimentari o allergie note:
– Opzioni per vegetariani/vegani se necessarie:
– Necessità di un menu per bambini:

4. Servizi aggiuntivi:
– Richiesta di decorazioni e allestimenti specifici:
– Necessità di personale di servizio (camerieri, maître, ecc.):
– Richiesta di attrezzature particolari (es. palco, microfoni, impianto audio, ecc.):
– Servizio di sommelier o cocktail bar necessario:
– Intrattenimento (musica dal vivo, DJ, spettacoli, ecc.):

5. Budget indicativo:
– Budget massimo disponibile per l’evento:

6. Condizioni:
– Termini di cancellazione e penali:
– Politiche sul deposito o caparra confirmatoria:
– Modalità e termini di pagamento:

La preghiamo di fornirci il preventivo dettagliato, comprensivo di tutte le voci di costo associate ai servizi richiesti. Potreste gentilmente farci pervenire il preventivo entro [inserire data limite], così da consentirci di valutare la vostra offerta e procedere eventualmente con la prenotazione.

Siamo aperti a discutere eventuali modifiche o suggerimenti che riteniate opportuni per rendere l’evento un successo. Apprezzeremmo se poteste fornirci anche delle referenze o fotografie di eventi simili che avete organizzato in passato.

In attesa di una vostra pronta risposta, cogliamo l’occasione per ringraziarvi anticipatamente per la collaborazione.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Nome del richiedente]
[Posizione/Title]
[Nome dell’azienda/organizzazione]

Terzo esempio di richiesta di preventivo per una cena

Oggetto: Richiesta di preventivo per servizio di catering per cena aziendale

Gentile [Nome del Fornitore di Catering],

Vi scrivo a nome di [Nome della Società], con la presente per richiedere un preventivo dettagliato per un servizio di catering per una cena aziendale che si terrà in data [inserire data], presso [inserire luogo se già noto].

L’evento avrà la seguente programmazione e requisiti specifici:

1. Numero di partecipanti: circa [inserire numero] persone.
2. Orario previsto per la cena: dalle [inserire orario] alle [inserire orario].
3. Tipo di cena: [buffet, servizio al tavolo, cocktail dinner, ecc.]
4. Preferenze alimentari: si richiede la presenza anche di opzioni vegetariane/vegane, senza glutine e per eventuali altre allergie o restrizioni alimentari (si prega di chiedere conferma sulle specifiche necessità in fase di conferma dell’evento).
5. Bevande: una selezione di vini bianchi e rossi, birre, bibite analcoliche e acqua. Un servizio barista per cocktail potrebbe essere considerato come opzione addizionale.
6. Attrezzature e servizi aggiuntivi: stoviglie, tovagliato, mobili (tavoli e sedie), eventuali tensostrutture, illuminazione e decorazioni floreali, nonché personale di servizio qualificato per tutta la durata dell’evento.
7. Budget: il nostro budget per il servizio di catering è di [inserire budget], comprensivo di tutte le tasse e i servizi.

Saremmo interessati inoltre a conoscere:

A. La vostra disponibilità per la data indicata;
B. Il vostro menù tipo o suggerimenti per personalizzare l’offerta in base al tema dell’evento o alle preferenze;
C. Eventuali servizi aggiuntivi che potete offrire;
D. Termini e condizioni per la prenotazione, il deposito e la cancellazione del servizio;
E. Riferimenti di eventi simili che avete gestito con successo in passato.

Vi preghiamo di inviare il vostro preventivo dettagliato entro [inserire la data di scadenza per la presentazione del preventivo], così da permetterci di valutare la vostra offerta con sufficiente anticipo.

In attesa di una vostra rapida risposta, vi ringrazio anticipatamente per la vostra attenzione e collaborazione. Resto a disposizione per qualsiasi chiarimento o dettaglio aggiuntivo che possiate richiedere.

Cordiali saluti,

[Il tuo Nome e Cognome]
[Titolo/Posizione in azienda]
[Nome della Società]
[Indirizzo della Società]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo Email della Società]

Quarto esempio di richiesta di preventivo per una cena

Oggetto: Richiesta preventivo per organizzazione cena aziendale

Gentile [Nome del fornitore o del responsabile del servizio catering/ristorante],

Mi permetto di contattarVi a nome della società [Nome della tua azienda], con la presente per richiedere un preventivo dettagliato per l’organizzazione di una cena aziendale.

La cena è prevista per il giorno [inserire data], con inizio alle ore [inserire ora] presso [specificare se verrà tenuta presso locali dell’azienda, presso il fornitore o in un’altra location specifica].

Di seguito troverà i dettagli e le preferenze specifiche per l’evento:

1. Numero dei partecipanti: Prevediamo la partecipazione di circa [inserire numero] persone.

2. Tipologia di evento: [Descrivere brevemente l’occasione o la natura dell’evento, per esempio una cena di fine anno, celebrazione di anniversario aziendale, ecc.]

3. Menu: Desideriamo ricevere diverse proposte di menu adatte a soddisfare un ampio ventaglio di esigenze alimentari, tra cui opzioni per:
– Vegetariani
– Vegani
– Intolleranti al glutine
– Opzioni senza lattosio
(Specificare altre esigenze dietetiche se necessario)

Inoltre, richiediamo la presenza di un menu bambini per eventuali figli dei dipendenti che parteciperanno.

4. Bevande: Siamo interessati a sapere se offrite pacchetti di bevande inclusive nel prezzo, che includano selezione di vini, birre, bevande analcoliche e, se possibile, un cocktail di benvenuto.

5. Servizi aggiuntivi:
– Allestimento e decorazione del locale in linea con l’immagine aziendale o secondo un tema specificato, qualora ci sia.
– Animazione o intrattenimento musicale, se disponibile.
– Attrezzature audio/video per eventuali discorsi o presentazioni durante l’evento.

6. Budget: Il nostro budget per l’evento è di [specificare la fascia di prezzo o l’importo massimo disponibile], comprensivo di tutte le tasse e i servizi.

7. Allergie e precauzioni: Si prega di offrire alternative per ospiti con allergie note [elencare eventuali allergie conosciute] e di assicurare procedure di prevenzione della contaminazione incrociata.

8. Politica di cancellazione: Chiediamo cortesemente di includere la vostra politica di cancellazione e di indicare eventuali depositi richiesti.

Chiediamo gentilmente che il preventivo ci sia inviato via e-mail all’indirizzo [inserire e-mail di riferimento] entro e non oltre [inserire scadenza della richiesta], per permetterci una valutazione attenta in vista della scelta definitiva.

Resto a disposizione per qualsiasi chiarimento o per fissare un appuntamento per discutere i dettagli in persona. Potete contattarmi al numero [inserire numero di telefono] o via e-mail.

La ringrazio anticipatamente per la Vostra tempestiva risposta e per l’attenzione alla nostra richiesta.

Cordiali saluti,

[Nome]
[Ruolo nell’azienda]
[Nome della tua azienda]
[Indirizzo completo]
[Numero di telefono]
[E-mail di riferimento]