Come Scrivere Una Richiesta Di Accredito Stampa

Aggioranto il 14 Dicembre 2023 da Marcello Massa

La richiesta di accredito stampa è un procedimento formale attraverso cui un giornalista o un professionista dei media sollecita un permesso ufficiale per accedere a un evento, una conferenza, una fiera, o qualsiasi altra manifestazione che possa avere limitazioni di ingresso o aree esclusive dedicate ai rappresentanti dei media. Tale richiesta è essenziale sia per l’organizzatore dell’evento che per il giornalista poiché stabilisce un canale comunicativo e autorizzativo tra le due parti.

Per l’organizzatore, la richiesta di accredito serve non solo per registrare e tenere traccia di quanti e quali professionisti dei media parteciperanno, ma anche per assicurarsi che coloro che accedono ai privilegi riservati alla stampa siano legittimati e responsabili nell’esercizio della loro professione. Ciò include l’accesso a zone riservate, la possibilità di partecipare a conferenze stampa, di intervistare i partecipanti o di avere a disposizione postazioni con attrezzature tecniche necessarie per la loro attività, come la connessione internet, tavoli per laptop e spazi per le riprese video o fotografiche.

Per il giornalista o il professionista dei media, la richiesta rappresenta anche un riconoscimento del proprio ruolo e della propria appartenenza a un ente o un’organizzazione mediale riconosciuta. Tale procedura consente loro di esercitare il proprio lavoro in maniera più efficace, garantendo l’accesso a risorse e informazioni, spesso accompagnato da un trattamento privilegiato per facilitare la raccolta di materiali, interviste e testimonianze che saranno poi oggetto del loro racconto mediatico.

La richiesta di permesso è generalmente effettuata in anticipo rispetto alla data dell’evento e può richiedere la compilazione di un modulo – cartaceo o più comunemente online – che include i dati personali del giornalista, le credenziali professionali e l’ente di appartenenza. In alcuni casi, può anche essere necessario fornire dettagli sull’intento o l’angolazione della copertura mediatica prevista.

Conclusivamente, la richiesta di accredito stampa è una prassi indispensabile che favorisce l’ordine, la sicurezza e l’efficienza nello svolgimento di eventi con presenza mediatica, garantendo al contempo la libertà di stampa e l’accesso all’informazione.

Come scrivere una richiesta di accredito stampa

Una richiesta di accredito stampa è un documento formale attraverso il quale un giornalista o un membro dell’ambito mediatico chiede il permesso di accedere a un evento per raccogliere informazioni e produrre materiale giornalistico. Ecco le informazioni chiave che questo tipo di richiesta richiede:

1. Intestazione e dati del mittente: La richiesta dovrebbe iniziare con i dati personali e professionali del mittente, inclusi nome completo, titolo professionale, e i dettagli dell’organizzazione di stampa, radiotelevisiva o online per la quale lavora, incluse l’indirizzo e le informazioni di contatto (telefono, e-mail).

2. Data: La data in cui la richiesta viene inviata, spesso collocata in alto a sinistra o a destra della pagina.

3. Oggetto: Un breve riassunto che anticipa lo scopo della comunicazione, ad esempio “Richiesta di accredito stampa per [Nome dell’Evento]”.

4. Destinatario: Informazioni sul destinatario della richiesta, che potrebbe essere un individuo o l’ufficio organizzativo dell’evento, con il nome corretto o il titolo professionale, se noto.

5. Corpo del testo:
– Introduzione: Una breve presentazione del mittente e del motivo della richiesta.
– Finalità della richiesta: Spiegazione dettagliata del perché si desidera l’accesso all’evento, la natura del lavoro giornalistico previsto e come questo si inserisce nel contesto dell’evento stesso.
– Dati dell’eventuale accompagnatore: Qualora il giornalista necessiti di portare con sé un fotografo, cameraman o altro personale ausiliario, dovranno essere forniti anche i loro dettagli professionali.

6. Referenza dell’evento:
– Nome dell’evento: chiaro e preciso.
– Data e luogo dell’evento: informazioni utili all’organizzazione per consentire l’accredito nei giorni richiesti.

7. Referenze di lavoro precedente: Si potrebbero includere esempi o riferimenti di lavori giornalistici precedenti che supportino la credibilità del mittente, soprattutto se si tratta di una prima collaborazione.

8. Dati di accredito: Specificare come preferisce ricevere il badge o l’accredito, includendo dettagli se necessario (indirizzo postale, ritiro in loco ecc.).

9. Chiusura: Una conclusione formale che ringrazia il destinatario per l’attenzione e sottolinea la speranza di ricevere una risposta positiva.

10. Firma: La richiesta dovrebbe concludersi con la firma del mittente, che può essere digitale o scritta a mano nel caso in cui la lettera sia stampata.

11. Allegati: Se la richiesta viene inviata via email o tramite un sistema online che permette l’inclusione di documenti complementari, il mittente potrebbe allegare il proprio biglietto da visita, una breve biografia professionale, o prove di precedente lavoro giornalistico pertinente.

Ogni richiesta di accredito dovrebbe essere personalizzata in base all’entità o all’individuo a cui è indirizzata, mantenendo un tono cortese e professionale. Alcuni eventi potrebbero richiedere informazioni aggiuntive o formulari specifici per la richiesta di accredito; è quindi consigliabile verificare sempre se ci sono linee guida o procedure formali da seguire.

Esempi di richiesta di accredito stampa

Ecco alcuni modelli di richiesta di accredito stampa da utilizzare come esempio.

Primo esempio di richiesta di accredito stampa

Oggetto: Richiesta di Accreditamento Stampa per [Nome dell’Evento]

Egregi Organizzatori dell'[Nome dell’Evento],

mi permetto di contattarVi in qualità di [Tuo Titolo Professionale], rappresentante del [Nome del Tuo Mezzo di Comunicazione], in riferimento all’imminente evento [Nome dell’Evento] che avrà luogo in data [Data dell’Evento] presso [Luogo dell’Evento].

La crescente attenzione del nostro pubblico su argomenti quali [Menzionare gli argomenti di rilievo dell’evento], rende la copertura dell'[Nome dell’Evento] imprescindibile per la nostra linea editoriale e saremmo lieti di poter partecipare per raccontare e documentare le dinamiche e i momenti salienti dell’evento.

In virtù di ciò, chiedo formalmente l’accreditamento stampa per me [Tuo Nome e Cognome], [Tua Posizione], e per il/la collega [Nome e Cognome del Collega], [Posizione del Collega], con l’obiettivo di garantire un reportage completo e dettagliato. Ci impegniamo a rispettare il codice di condotta per la stampa dell’evento, nonché tutte le eventuali direttive che doveste indicare per la copertura mediatica.

Di seguito, fornisco le informazioni necessarie per procedere con la richiesta:

– Nome completo dei richiedenti:
[Tuo Nome e Cognome]
[Nome e Cognome del Collega]

– Ruolo e affiliazione:
[Tuo Ruolo], [Tuo Mezzo di Comunicazione]
[Ruolo del Collega], [Mezzo di Comunicazione del Collega]

– Tipo di copertura prevista:
[Ad esempio, articoli, interviste, servizi fotografici, reportage video]

– Dati di contatto:
Email: [Tua Email]
Numero di telefono: [Tuo Numero di Telefono]
Email del Collega: [Email del Collega]
Numero di telefono del Collega: [Numero di Telefono del Collega]

– Allegati:
[Allegare, se necessario, anche una copia della Tessera Giornalistica o altri documenti che attestino l’affiliazione presso il mezzo di comunicazione rappresentato]

In attesa di un Vostro cortese riscontro, porgo i miei più distinti saluti e ringrazio anticipatamente per la considerazione della presente richiesta. Rimango a disposizione per ogni ulteriore chiarimento possa servirVi.

Cordiali Saluti,

[Firma]

[Tuo Nome e Cognome]
[Titolo Professionale]
[Nome del Mezzo di Comunicazione]
[Indirizzo del Mezzo di Comunicazione]
[Sito Web del Mezzo di Comunicazione]

[Data]

Secondo esempio di richiesta di accredito stampa

Oggetto: Richiesta di Accredito Stampa per [Nome Evento/Conferenza]

[Dati dell’Ente o Organizzazione Responsabile]

Nome dell’Ente/Organizzazione:
Indirizzo:
Telefono:
Email:
Sito Web:

[Informazioni sull’Evento]

Nome dell’Evento/Conferenza:
Data dell’Evento:
Luogo dell’Evento:

[Dettagli Richiedente]

Nome Giornalista/Reporter:
Ruolo (es. Fotografo, Videomaker, Redattore, ecc.):
Organizzazione/Editoria a cui appartiene:
Indirizzo Organizzazione/Editoria:
Telefono Organizzazione/Editoria:
Email di lavoro:

[Informazioni ulteriori rilevanti per l’accredito]

– Breve presentazione e scopo della copertura mediatica da parte del richiedente:

– Precedente copertura di eventi simili o rilevanti (se applicabile):

– Particolari necessità tecniche o operativa legate alla copertura mediatica (es. accesso a particolari aree, richieste di interviste, etc.):

[Documenti allegati]

– Copia di un documento di identità valido
– Lettera di incarico da parte del direttore della testata o responsabile (se applicabile)
– Pubblicazioni precedenti o esempi di lavori pertinenti (se applicabile)

[Accettazione Termini e Condizioni]

Il sottoscritto dichiara di aver preso visione delle politiche e delle condizioni per la stampa riguardanti l’evento sopracitato e si impegna a rispettare tutte le regole e le linee guida fornite dagli organizzatori.

Data: __/__/____

Firma: __________________________

Gentili organizzatori, chiedo cortesemente di essere informato in merito all’esito della mia richiesta di accredito stampa in tempo utile, al fine di effettuare le necessarie disposizioni logistiche e organizzative.

Vi ringrazio anticipatamente per l’attenzione e resto a disposizione per qualsiasi chiarimento o informazione aggiuntiva che doveste richiedere.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome Giornalista/Reporter]

[Note aggiuntive per l’organizzatore]

Si prega di indicare qui sotto qualsiasi ulteriore istruzione o informazione che potrebbe essere rilevante per la richiesta di accredito, inclusi eventuali scadenze o linee guida specifiche per la presentazione della richiesta.

Terzo esempio di richiesta di accredito stampa

Oggetto: Richiesta Accredito Stampa per l’Evento [Nome dell’Evento]

[Egregio/a Sig./Sig.ra Nome del Responsabile],

Sono [Nome e Cognome], [qualifica/ruolo, esempio: giornalista/ fotografo] per il [nome del tuo organo di stampa, esempio: quotidiano/magazine/radio/televisione/sito web], [eventuale titolo o nome specifico per la tua rubrica o programma, se rilevante].

Con la presente, vorrei richiedere l’accredito stampa per partecipare all’evento [Nome dell’Evento], che si terrà in data [inserire la data] presso [inserire luogo dell’evento].

L’intento è quello di fornire copertura al suddetto evento attraverso [specificare il tipo di copertura: articoli, interviste, reportage fotografico, servizio video, ecc.].

Le informazioni che saranno raccolte saranno utilizzate per la produzione di [contenuto/informazione] che saranno pubblicati su [specificare dove: pagina web, canale TV/radio, rivista, ecc.] ed è nostro interesse mettere in luce [inserire il focus particolare che si vuol dare alla copertura dell’evento, es.: le innovazioni nel settore, l’impatto sulla comunità locale, le figure chiave presenti, ecc.].

Richiedo pertanto il permesso di accesso alle aree riservate alla stampa e la possibilità di partecipare a eventuali conferenze o sessioni che si terranno nell’ambito dell’evento. Inoltre, qualora fosse possibile, sarei interessato/a a richiedere interviste esclusive con [inserire nomi di eventuali ospiti, speaker o organizzatori dell’evento].

Al fine di procedere con la richiesta, fornisco i seguenti dati:

– Nome e Cognome: [Nome e Cognome]
– Ruolo/Qualifica: [Ruolo/Qualifica]
– Organizzazione di appartenenza: [Nome dell’Organizzazione di appartenenza]
– Telefono: [Numero di Telefono]
– Email: [Indirizzo Email]
– Periodo di pubblicazione previsto: [Inserire date o periodicità della pubblicazione]
– Materiale da produrre: [Tipologia di contenuto]

In allegato invio la mia tessera professionale [o altro documento che attesti l’affiliazione con l’organo di stampa] e la lettera di incarico del mio editore, se richiesta.

Resto in attesa di una Vostra gentile conferma e sono disponibile per ogni ulteriore chiarimento che possa essere necessario.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Qualifica/Ruolo]
[Nome dell’Organo di Stampa]
[Contatti Telefonici]
[Email]

Quarto esempio di richiesta di accredito stampa

Oggetto: Richiesta di Accredito Stampa per l’Evento [Nome dell’Evento]

Gentili [Organizzatori/Responsabili dell’Ufficio Stampa],

mi permetto di contattarvi in qualità di [tuo ruolo professionale], rappresentante del [nome del tuo media/outlet giornalistico], per richiedere un accredito stampa per l’evento [Nome dell’Evento] che si terrà in data [data dell’evento], presso [luogo dell’evento].

Il nostro team è fortemente interessato a coprire l’evento, poiché crediamo che esso rivesta un’importanza significativa per il nostro pubblico, composto prevalentemente da [breve descrizione del target audience del tuo medium]. La presenza del nostro media garantirebbe una copertura di alta qualità e un’esposizione dell’evento presso uno specifico segmento di mercato, che riteniamo possa essere di reciproco interesse.

In vista di ciò, desidererei richiedere l’accredito per [numero] membri del nostro team, che includerebbe:

1. [Nome del reporter/fotografo], Reporter/[altra posizione], con l’obiettivo di [descrizione del lavoro o tipo di copertura che intende fare].
2. [Nome del fotografo/videomaker], Fotografo/[altra posizione], per documentare l’evento attraverso immagini/filmati.

Includo, di seguito, i dettagli dei professionisti per i quali si richiede l’accredito:

Nome:
Ruolo:
Contatto Email:
Numero di Telefono:
Nome del Media:

In allegato potrete trovare anche alcuni esempi di precedenti coperture di eventi simili, per dare un’idea della qualità e dello stile del nostro lavoro. [Se applicabile, includere anche le specifiche tecniche o le necessità logistiche, come accesso a Wi-Fi, spazio per interviste, ecc.]

Vi assicuriamo che tutti i contenuti prodotti saranno distribuiti attraverso i nostri canali ufficiali, compresi [elenca i canali: sito web, rivista, social media, ecc.], assicurando un’ampia visibilità e divulgazione.

Confidando in una vostra positiva risposta, rimango disponibile per ulteriori informazioni o chiarimenti. Vi ringrazio anticipatamente per l’attenzione e resto in attesa di conferma dell’accredito.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Tuo Nome]
[Tua Posizione/Ruolo]
[Nome del Tuo Media/Outlet Giornalistico]
[Contatti: numero di telefono, email, indirizzo fisico del media]