Aggioranto il 13 Ottobre 2026 da Marcello Massa
Il verbale nomina responsabile safeguarding è il documento formale con cui un ente, una società o un’associazione designa la figura incaricata di promuovere e vigilare sulle misure di tutela di minori e persone vulnerabili. Serve a lasciare traccia chiara e verificabile della scelta, delle responsabilità attribuite e della durata dell’incarico, rendendo espliciti compiti, limiti e modalità operative.
Questo atto viene utilizzato nelle riunioni degli organi deliberanti quando si rende necessario individuare una persona che funga da riferimento interno per la prevenzione e la gestione di segnalazioni e rischi. Compilarlo con attenzione facilita la gestione delle responsabilità, garantisce trasparenza rispetto a collaboratori e terzi e aiuta a documentare le procedure interne adottate dall’ente.
Come scrivere il verbale nomina responsabile safeguarding
Il verbale deve aprirsi con l’indicazione formale dell’adunanza: data, giorno, mese, anno, luogo della riunione e l’elenco sintetico di chi è presente e in quale qualità interviene. È utile identificare chiaramente la persona che presiede la riunione e chi funge da segretario; queste indicazioni stabiliscono la provenienza dell’atto e la sua regolarità procedurale. Evitare formule vaghe: indicare sempre il ruolo o la carica con cui ciascun soggetto partecipa alla delibera.
Nella parte introduttiva occorre inserire la ragione sociale dell’ente o il nome dell’associazione, la sede legale, il codice fiscale o partita IVA e, se pertinente, il riferimento al registro di iscrizione e al numero di iscrizione. Questi dati servono a collegare il verbale all’entità giuridica corretta e a rendere univoca la nomina. Se l’ente opera in settori specifici, è opportuno richiamare sinteticamente l’ambito di attività per contestualizzare la necessità del ruolo.
La sezione che espone i presupposti deve spiegare perché si ritiene necessario nominare un responsabile safeguarding: la finalità è preservare un ambiente sicuro e prevenire abusi o comportamenti inappropriati. Non è obbligatorio riportare analisi lunghe, ma è consigliabile includere riferimenti alle policy interne o a precedenti delibere se esistono, per mostrare la coerenza dell’atto con il quadro organizzativo.
La parte deliberativa è il cuore del verbale e va redatta con chiarezza. La formula di nomina deve indicare il nome completo del nominato, luogo e data di nascita, codice fiscale e residenza, oltre a dichiarare che la persona possiede i requisiti di competenza, esperienza, autonomia e affidabilità ritenuti necessari dall’ente. Quando la nomina riguarda persone fisiche, verificare i dati anagrafici prima della sottoscrizione e, se opportuno, allegare curriculum o autocertificazioni che attestino l’esperienza o i titoli richiesti.
È fondamentale descrivere, senza ambiguità, i compiti attribuiti al responsabile: promozione della cultura della tutela, aggiornamento e sorveglianza delle procedure interne, ricezione e gestione delle segnalazioni, garanzia di riservatezza e imparzialità, collaborazione con organi interni ed esterni, proposta di misure preventive e formative, monitoraggio del codice di condotta e redazione di relazioni periodiche. Ogni compito può essere articolato in frasi chiare e autonome, evitando elenchi che lascino spazio a interpretazioni differenti su responsabilità e limiti di intervento.
Nel verbale vanno poi precisati i termini dell’incarico: data di decorrenza e termine di scadenza se previsto, nonché condizioni di revoca, rinuncia o sostituzione. Specificare la decorrenza evita contestazioni sulla vigenza dell’incarico; stabilire deleghe o vincoli operativi chiarisce il perimetro decisionale del responsabile. Se l’incarico è a tempo indeterminato, indicare le modalità di cessazione previste dall’ente.
Occorre dichiarare espressamente l’autonomia funzionale del responsabile e i principi che devono ispirarne l’attività: indipendenza, imparzialità, riservatezza e tutela della persona. Inserire una clausola in cui il nominato dichiara di accettare l’incarico e di non trovarsi in situazioni di incompatibilità o conflitto di interesse rafforza la certezza dell’atto. Se esistono incompatibilità documentabili, seguirne le procedure interne prima della firma.
Indicazioni pratiche su luogo, data e firme: il verbale deve essere sottoscritto dal presidente della riunione e dal segretario; il nominato appone la firma per accettazione. Per le firme lasciare uno spazio leggibile e, se necessario, prevedere un allegato con la firma autografa del nominato. Conservare copia cartacea e digitale in archivio protetto, annotando dove è conservata la copia ufficiale e chi è responsabile della custodia.
Se il verbale prevede adempimenti successivi, incaricare esplicitamente una persona (o un ufficio) di curare le comunicazioni e gli adempimenti correlati, come la notifica ai soggetti interessati o l’aggiornamento delle procedure interne. Indicare quali documenti devono essere allegati al verbale (curriculum, dichiarazioni di accettazione, eventuali deleghe) e stabilire modalità e tempi per la redazione di relazioni periodiche.
Esempio verbale nomina responsabile safeguarding
VERBALE DI NOMINA DEL RESPONSABILE SAFEGUARDING
L’anno ___________
, il giorno
_________
del mese di
_________
, presso
_________
, in
_________
, si è riunito
_________
in persona di
_________
, in qualità di
_________
, al fine di procedere alla nomina del Responsabile Safeguarding.
Premesso che
l’ente/società/associazione
_________
, con sede legale in
_________
, codice fiscale/partita IVA
_________
, iscritta al Registro
_________
al numero
_________
, svolge attività in ambito
_________
;
l’ente riconosce l’importanza di garantire un ambiente sicuro, inclusivo e rispettoso, prevenendo e contrastando ogni forma di abuso, violenza, discriminazione, molestia o comportamento inappropriato nei confronti di minori e persone vulnerabili;
si rende necessario individuare una figura responsabile della promozione e del presidio delle politiche di safeguarding, nonché della gestione delle segnalazioni e del coordinamento delle misure di prevenzione e tutela;
il presente atto è adottato nel rispetto della normativa vigente, dello statuto, dei regolamenti interni e delle policy adottate dall’ente;
Tutto ciò premesso, considerato e ritenuto parte integrante e sostanziale del presente verbale
si delibera
di nominare Responsabile Safeguarding
_________
, nato/a a
_________
il
_________
, codice fiscale
_________
, residente in
_________
, in possesso dei requisiti di competenza, esperienza, autonomia e affidabilità necessari per l’incarico;
di attribuire al Responsabile Safeguarding i seguenti compiti:
promuovere e diffondere la cultura della tutela e della protezione di minori e soggetti vulnerabili all’interno dell’ente;
vigiliare sull’adozione e sull’aggiornamento delle procedure interne in materia di safeguarding;
ricevere, valutare e gestire le segnalazioni di presunti comportamenti lesivi, garantendo riservatezza, imparzialità e tempestività;
collaborare con gli organi dell’ente, con i referenti interni e, ove necessario, con professionisti esterni e autorità competenti;
proporre misure preventive, correttive e formative finalizzate alla riduzione dei rischi;
monitorare l’applicazione del codice di condotta e delle eventuali policy interne;
redigere relazioni periodiche sull’attività svolta e sulle eventuali criticità riscontrate;
segnalare senza ritardo alle autorità competenti i fatti che richiedano intervento secondo la normativa vigente;
di stabilire che l’incarico ha decorrenza dal
_________
e durata fino al
_________
, salvo revoca, rinuncia, decadenza o sostituzione deliberata dagli organi competenti;
di precisare che il Responsabile Safeguarding opera con autonomia funzionale, nel rispetto dei principi di indipendenza, imparzialità, riservatezza e tutela della persona;
di dare atto che il nominato dichiara di accettare l’incarico e di non trovarsi in situazioni di incompatibilità, conflitto di interessi o cause ostative alla nomina;
di incaricare
_________
di curare gli adempimenti conseguenti, inclusa la comunicazione della presente nomina ai soggetti interessati e, ove previsto, agli organismi competenti;
di demandare all’organo competente l’eventuale aggiornamento delle procedure interne e della documentazione di safeguarding in coerenza con la presente nomina.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo
_________
, data
_________
Il Presidente
_________
Il Segretario
_________
Il nominato per accettazione
___________
Modello verbale nomina responsabile safeguarding Word
Il modello in formato Word è predisposto per essere scaricato, aperto e modificato con un editor compatibile. Il file consente di compilare i campi direttamente, adattare le formule al caso concreto e aggiungere eventuali allegati o riferimenti interni.
Prima di utilizzare il documento, verificare che i campi anagrafici e gli estremi dell’ente siano corretti e integrare eventuali allegati (curriculum, dichiarazioni, delibere precedenti). Se la nomina comporta rischi o implicazioni disciplinari, amministrative o contrattuali, può essere opportuno far esaminare il testo da un professionista.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.