Come Scrivere Una Lettera Di Lamentela Per Consegna Merce Danneggiata

Aggioranto il 24 Gennaio 2024 da Marcello Massa

Una lettera di lamentela per consegna merce danneggiata è un documento formale tramite il quale un cliente segnala a un fornitore o a un’azienda di spedizioni la ricezione di prodotti non conformi allo stato atteso, in questo caso, a causa di danni subiti durante il trasporto. Tale lettera ha come obiettivo principale quello di comunicare un’insoddisfazione specifica riguardo a un servizio ricevuto, con la richiesta implicita o esplicita che si prenda responsabilità per il danno subito e si fornisca una soluzione adeguata, che può includere la sostituzione della merce danneggiata, un rimborso, o altri tipi di compensazione.

Nel redigere una lettera di questo tipo, si presume che il mittente descriva in modo chiaro e articolato la situazione problematica incontrata. Solitamente inizia con un’introduzione che stabilisce il contesto della transazione (data dell’ordine, numero di riferimento, e così via), seguito dalla descrizione dettagliata del problema: in questo caso, la natura e l’entità dei danni subiti dalla merce durante il trasporto. Il tono usato deve essere professionale e cortese, anche se la comunicazione esprime delusione o disagio; inoltre, è essenziale mantenere un approccio costruttivo incentrato sulla risoluzione del problema.

Inoltre, la lettera può contenere i dettagli delle aspettative del cliente rispetto alla risoluzione della situazione, come un lasso di tempo ragionevole entro il quale si spera di ricevere risposta o azione dalla parte ricevente. È importante includere anche eventuali prove del danno, come fotografie o descrizioni dettagliate, nonché l’indicazione che si è già presa nota del danno seguendo le procedure consigliate dal fornitore o dal corriere, come l’annotazione nella bolla di consegna al momento della ricezione dei beni.

Questa comunicazione non solo serve come uno strumento per cercare una soluzione immediata al problema, ma fungere anche da registrazione ufficiale dell’incidente, che potrebbe essere utile in caso di dispute future o qualora fosse necessario procedere legalmente per riscuotere il dovuto risarcimento danni. Pertanto, è essenziale conservare una copia della lettera inviata e di qualsiasi documentazione relativa. Nel complesso, la lettera di lamentela per consegna merce danneggiata è un passaggio cruciale nel difendere i propri diritti come consumatore e assicurare che le aziende mantengano standard elevati di qualità e servizio.

Come scrivere una lettera di lamentela per consegna merce danneggiata

Una lettera di reclamo per consegna di merce danneggiata deve essere redatta in modo formale e chiaro, affinché l’interlocutore possa comprendere esattamente l’accaduto e siano fornite tutte le informazioni necessarie per una risoluzione del problema. Di seguito, una guida su quali elementi dovrebbero essere inclusi nella lettera:

1. Intestazione: Includi il tuo nome, indirizzo e informazioni di contatto, seguito da data della lettera e dati dell’azienda a cui stai inviando il reclamo, inclusi nome dell’azienda, indirizzo e, se noto, il nome della persona responsabile del servizio clienti o delle reclamazioni.

2. Oggetto: Come per ogni comunicazione formale, è importante includere un oggetto chiaro e possibilmente conciso che indica il motivo della lettera: “Reclamo per merce danneggiata – Ordine n. XXXXX”.

3. Introduzione e riferimento all’ordine: Apri con una frase di saluto formale, ad esempio, “Egregio Signor/Signora” o “Gentile Servizio Clienti”. Subito dopo, fai riferimento all’ordine specifico, con numero di riferimento dell’ordine, data di effettuazione e data di consegna.

4. Descrizione del problema: Fornisci una descrizione dettagliata del problema riscontrato. Include informazioni specifiche sui danni subiti dalla merce, possibilmente elencando oggetto per oggetto se più articoli sono stati danneggiati. Ricorda di mantenere un tono cortese e professionale.

5. Documentazione a supporto: Specifica se stai allegando alla lettera eventuali documentazioni a supporto, come fotografie dei danni, comunicazioni precedenti, documenti di trasporto, ricevute o altre forme di prova che attestino il danno e l’avvenuta ricezione dei beni in quelle condizioni.

6. Precedenti tentativi di risoluzione: Se hai già tentato di risolvere il problema tramite altre vie (telefonata, email, ecc.), menziona brevemente questi tentativi, così da dimostrare il tuo impegno nel cercare una soluzione amichevole prima di ricorrere ad una lettera formale.

7. Conseguenze del problema: Spiega in che modo la ricezione della merce danneggiata ha impattato su di te o sulla tua attività. Ad esempio, puoi menzionare ritardi nella produzione, perdite economiche, o disagi di altro genere causati dal problema.

8. Risoluzione richiesta: Indica chiaramente cosa ti aspetti dall’azienda come risoluzione del problema. Ciò può includere la richiesta di una sostituzione, un rimborso, la riparazione degli oggetti danneggiati o altre forme di compensazione.

9. Termine per la risposta: Stabilisci un termine ragionevole entro il quale ti aspetti una risposta o un’azione da parte dell’azienda. Questo dà un indicatore temporale per l’elaborazione del tuo reclamo.

10. Conclusione: Chiudi la lettera con una frase di ringraziamento per l’attenzione dedicata al tuo caso e l’espressione della tua disponibilità a discutere ulteriormente la questione per trovare una soluzione. Firma formalmente la lettera con “Cordiali saluti,” seguito dal tuo nome e firma.

La lettera dovrebbe essere scritta impiegando un tono assertivo ma educato, evitando un linguaggio emotivamente carico o accusatorio: l’obiettivo è risolvere un problema, non creare ulteriori tensioni.

Infine, invia la lettera tramite un metodo che preveda una ricevuta di consegna (es. raccomandata con ricevuta di ritorno) per dimostrare che è stata effettivamente ricevuta dall’azienda. Questo potrebbe essere un passo importante se il reclamo dovesse andare oltre la semplice risoluzione diretta con l’azienda.

Esempi di lettera di lamentela per consegna merce danneggiata

Ecco alcuni modelli di lettera di lamentela per consegna merce danneggiata da utilizzare come esempio.

Primo esempio di lettera di lamentela per consegna merce danneggiata

Oggetto: Reclamo per Merce Danneggiata – Ordine [Numero Ordine]

Gentili Signori,

Con la presente, desidero comunicarvi un serio disappunto relativo alla non corrispondenza tra lo stato dei beni ordinati e quello dei beni ricevuti da parte vostra, causando un notevole disagio per la nostra azienda. Mi riferisco all’ordine numero [inserire il numero dell’ordine], effettuato in data [inserire la data dell’ordine], il cui contenuto è pervenuto in data [inserire la data di ricevimento] all’indirizzo [inserire l’indirizzo di consegna].

Purtroppo, al momento del disimballaggio, è stato riscontrato che alcuni articoli sono stati consegnati in condizioni danneggiate, il che rende impossibile il loro utilizzo per i fini previsti. Più precisamente [descrivere i danni nel dettaglio], come risulta dalle fotografie allegate alla presente.

Crediamo che il danno possa essere stato causato da [inserire possibili cause, ad esempio: una mancata cura nell’imballaggio dei prodotti, un trattamento negligente da parte del corriere durante il trasporto, ecc.].

Non è necessario sottolineare quanto questa situazione abbia creato disagi operativi, oltre a riflettersi negativamente sull’immagine della nostra azienda nei confronti dei nostri clienti, ai quali avremmo dovuto consegnare tali prodotti.

In virtù di quanto sopra, chiediamo con urgenza che la vostra azienda:

1. Fornisca una spiegazione per quanto accaduto.
2. Proceda alla sostituzione immediata degli articoli danneggiati a vostro carico, entro [inserire una data ragionevole per la sostituzione].
3. Nel caso in cui la sostituzione non fosse possibile o tempestiva, richiediamo un rimborso totale o parziale del valore della merce danneggiata, quantificato in [inserire l’importo].
4. Prenda misure correttive per evitare ripetizioni di tali inconvenienti in futuro.

In attesa di un vostro sollecito riscontro, vi allego la documentazione fotografica dei danni insieme a copia della bolla di consegna con annotata la segnalazione dello stato dei beni al momento del ricevimento.

Per ulteriori comunicazioni restiamo a vostra disposizione ai recapiti sotto indicati [inserire i propri recapiti: numero di telefono, indirizzo e-mail ecc.].

Resto in attesa di un vostro celere ed esaustivo riscontro e confido in una vostra collaborazione costruttiva per risolvere al meglio l’incresciosa situazione.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Ruolo o Posizione nella Società]
[Ragione Sociale della Vostra Azienda]
[Numeri di Telefono]
[Indirizzo e-mail]

Allegati: Foto dei danni, Copia della Bolla di Consegna con annotazione dei danni.

Secondo esempio di lettera di lamentela per consegna merce danneggiata

Oggetto: Segnalazione Ricevimento Merce Danneggiata e Richiesta di Sostituzione/Rimborso

Gentili [Nome della Società di Spedizione/Venditore],

Mi rivolgo a voi con questa missiva per comunicare un problema relativo alla consegna dell’ordine numero [Inserire Numero di Riferimento dell’Ordine], che ho ricevuto in data [Inserire Data di Ricevimento]. Al momento dello scarto del pacco, ho constatato con disappunto che [Descrivere Articoli Danneggiati] erano danneggiati a causa di [Descrivere la Presunta Causa del Danno, se nota: es. manomissione della confezione, imballaggio inadeguato, ecc.].

In allegato troverete fotografie in cui è evidenziato il danno riscontrato, così come la documentazione di consegna firmata al momento del ricevimento, nella quale è annotata la mia immediata segnalazione delle anomalie riscontrate.

In virtù di quanto accaduto, chiedo formalmente che sia organizzata al più presto una procedura di ritiro della merce danneggiata a vostro carico e che sia effettuata una sostituzione con articoli in condizioni idonee o, qualora ciò non fosse possibile, il rimborso dell’importo pagato, pari a [Inserire Importo Pagato].

Confidando in una vostra celere risposta e in una risoluzione positiva della questione, mi rendo disponibile per fornire ulteriori informazioni o dettagli qualora fossero necessari. Voro a voi l’onere e la responsabilità di prendere i necessari provvedimenti affinché tali inconvenienti non si ripetano in futuro.

Desidero, inoltre, essere informato/a riguardo le tempistiche previste per la gestione del mio caso.

Ringraziando anticipatamente per l’attenzione e la collaborazione, porgo distinti saluti.

Cordialmente,

[Inserire Nome e Cognome del Cliente]
[Inserire Indirizzo completo del Cliente]
[Inserire Numero di Telefono]
[Inserire Indirizzo Email]
[Data]

Allegati: Fotografie del Danno, Documentazione di Consegna con Note Relative al Danno, Copia dell’Ordine di Acquisto.

Terzo esempio di lettera di lamentela per consegna merce danneggiata

Oggetto: Segnalazione ricevimento merce danneggiata e richiesta di immediate provvedimenti

Spett.le Ditta [Nome della ditta fornitore],

con la presente desideriamo portare alla Vostra attenzione un problema riscontrato in merito alla consegna del [inserire la data] relativa all’ordine n. [inserire numero dell’ordine], a noi pervenuta in data [inserire la data di ricezione].

Con nostro disappunto, al momento dello scarico abbiamo constatato che parte della merce consegnata presenta danni evidenti che ne pregiudicano l’utilizzo. In particolare [descrizione dettagliata dei danni e, se possibile, elenco degli articoli danneggiati con il relativo codice].

Nonostante il nostro personale abbia adottato tutte le precauzioni consuete durante lo scarico e l’immagazzinaggio dei beni, i danni presenti dimostrano che si è trattato di una mancanza nella cura del trasporto o nella preparazione del pacchetto da parte della Vostra azienda.

Conformemente a quanto previsto dalle norme contrattuali e dal codice del commercio, abbiamo provveduto a documentare i difetti riscontrati mediante fotografie [allegare se possibile] e abbiamo annotato le anomalie sul documento di trasporto prima di apporre la firma per la ricezione.

Vista la situazione descritta, chiediamo formalmente che:

1. Venga effettuato un ritiro della merce danneggiata a Vostro carico entro [inserire un termine ragionevole, es. 5 giorni lavorativi] dalla ricezione della presente.
2. Vengano predisposte le azioni necessarie per una nuova consegna dei prodotti integri entro [inserire termine desiderato].
3. Alternativamente, si proceda con il rimborso degli articoli danneggiati, o con l’emissione di un credito di pari valore, utilizzabile per ordini futuri.

Confidando in un Vostro celere intervento risolutivo, restiamo in attesa di un Vostro riscontro urgente al fine di mantenere inalterato il rapporto commerciale che fino ad ora abbiamo reciprocamente apprezzato e valutato positivamente.

Per qualunque chiarimento o coordinamento potete contattarci al numero [inserire un numero di telefono] o all’indirizzo e-mail [inserire indirizzo e-mail].

In attesa di una Vostra pronta risposta, porgiamo distinti saluti.

Cordiali saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Ruolo nella Società]
[Nome della Società]
[Indirizzo Società]
[Numero telefono della Società]
[Indirizzo e-mail della Società]

Quarto esempio di lettera di lamentela per consegna merce danneggiata

Oggetto: Reclamo per ricezione merce danneggiata – Ordine n. [XXXXXX]

Gentile [Nome del Responsabile o dell’azienda],

Sono [Il tuo nome completo], e con la presente desidero esprimere formalmente il mio disappunto riguardo ad un problema emerso con la consegna di un ordine effettuato presso la vostra azienda/attraverso il vostro sito web. L’ordine in questione porta il numero di riferimento [XXXXXX] e riguardava [descrizione breve dei prodotti ordinati]. La consegna è avvenuta in data [inserire data di consegna], ma sfortunatamente ho rilevato che la merce è arrivata in condizioni inaccettabili.

Come potete vedere dalle foto allegate, [descrivi in modo specifico i danni riscontrati], che suggeriscono un apparente danno occorso durante il processo di spedizione o maneggiamento. La confezione esteriore sembrava [descrivi le condizioni della confezione], mentre gli articoli al suo interno erano [stato degli articoli]. Questa situazione è particolarmente deludente in quanto [descrizione di eventuali disagi o problemi causati dal danno].

Desidero farvi notare che ho seguito tutte le istruzioni fornite da voi per l’unboxing e la manipolazione del prodotto, pertanto escludo che il danno possa essere stato causato da un uso improprio da parte mia. Inoltre, ho provveduto a documentare il tutto mediante fotografia, immediatamente dopo l’apertura del pacco, per confermare che nessuna alterazione è avvenuta dopo la consegna.

Voglio credere che si tratti di un incidente isolato, poiché fino ad ora ho sempre apprezzato la qualità dei vostri servizi/prodotti. In virtù di ciò, mi aspetto che la situazione venga risolta in maniera rapida ed efficace. Chiedo pertanto:

1. Il ritiro della merce danneggiata a vostro carico e l’organizzazione di una nuova spedizione che contenga prodotti integri come da ordine originale, o
2. Un rimborso completo dell’importo speso, comprensivo di eventuali spese di spedizione e gestione, o
3. Un buono per un valore equivalente al danno subìto da utilizzare per acquisti futuri presso la vostra impresa.

Spero in una vostra celere risposta e in un risarcimento adeguato, senza dover ricorrere ad ulteriori azioni. Vi prego di contattarmi al più presto tramite [inserire il proprio numero di telefono] o via email all’indirizzo [inserire il proprio indirizzo email].

In attesa di un vostro sollecito intervento, vi invio cordiali saluti.

Distinti saluti,

[Firma]

[Il tuo nome completo]
[Il tuo indirizzo]
[Il tuo telefono]
[La tua email]

Allegati:
– Fotografie dettagliate del danno
– Copia dell’ordine originale con indicazione dei prodotti danneggiati
– [Qualsiasi altro documento ritenuto utile per il reclamo]