Aggioranto il 21 Febbraio 2024 da Marcello Massa
Una lettera di preventivo è un documento che un fornitore, una ditta o un libero professionista redige per proporre i suoi servizi o prodotti a un potenzale cliente. Essa serve a esplicitare in maniera dettagliata e formale quale sarà il costo che il cliente dovrà sostenere per ricevere determinati servizi o acquistare specifici prodotti. La lettera di preventivo è uno strumento di comunicazione essenziale nel mondo degli affari perché permette di stabilire con chiarezza i termini economici dell’eventuale contrattazione o accordo commerciale.
In tale lettera, il fornitore descrive con precisione gli elementi che compongono l’offerta. Questo include la descrizione dei servizi o dei prodotti offerti, la quantità dei beni nel caso di vendita di prodotti, la durata stimata per la prestazione di servizi, il prezzo unitario e il prezzo totale. Inoltre, possono essere indicati eventuali costi aggiuntivi, come tasse, spedizioni o installazioni, assicurando trasparenza totale nei confronti del potenziale cliente. La precisione in questi dettagli è fondamentale per prevenire fraintendimenti e assicurare una corretta valutazione dell’offerta da parte del cliente.
Il preventivo riveste un ruolo informativo e, al contempo, contrattuale, poiché una volta che il cliente accetta le condizioni presentate nella lettera, spesso firmandola per accettazione, essa può assumere valore di accordo vincolante per le parti. Pertanto, la chiarezza e la precisione della comunicazione e dei dettagli inclusi nel documento sono elementi cruciali che garantiscono la correttezza e l’efficienza nel processo di vendita e nell’instaurazione di rapporti fiduciari e durevoli con la clientela.
Come scrivere la chiusura di una una lettera di preventivo
La conclusione di una lettera di preventivo è una parte cruciale del documento, poiché serve a riepilogare l’offerta, a riaffermare il valore che l’emittente del preventivo può offrire al cliente e a incitare quest’ultimo all’azione. Ecco i passi dettagliati per scrivere una conclusione efficace in una lettera di preventivo:
1. Riepilogo dell’offerta: Inizia la conclusione con un breve riepilogo dell’offerta principale. Ricorda che questo non è il momento per inserire nuovi dettagli, ma per sottolineare i punti più importanti del preventivo che hai già presentato. Questo passaggio rassicura il lettore sul fatto che hai compreso le sue esigenze e che la tua proposta è pensata per soddisfarle.
2. Valore aggiunto: I clienti sono sempre interessati a capire quale valore aggiunto riceveranno scegliendo la tua offerta. Qui, puoi ricordare brevemente come la tua proposta si distingue rispetto a quella della concorrenza, sottolineando i vantaggi unici che potrebbero inclinare la bilancia a tuo favore (ad esempio servizio clienti eccellente, personalizzazione del servizio, affidabilità, ecc.).
3. Chiamata all’azione: Ogni conclusione di preventivo dovrebbe incoraggiare il lettore a compiere il passo successivo. Indica chiaramente cosa vuoi che il tuo potenziale cliente faccia dopo la lettura del preventivo. Questo potrebbe essere il contattarti per discutere ulteriori dettagli, accettare il preventivo firmato, o fissare un incontro per avanzare nel processo di negoziazione.
4. Facilitazione del passaggio all’azione: Rendere il più semplice possibile per il cliente il compiere il passo successivo. Fornire un contatto diretto o altre modalità di comunicazione, come un numero di telefono, un indirizzo e-mail o un link a un modulo online, può essere molto utile.
5. Espressioni di cortesia: Utilizza espressioni di cortesia per chiudere la lettera su una nota professionale e amichevole. Ringrazia il destinatario per aver considerato il tuo preventivo e per il tempo speso nella lettura della tua proposta.
6. Chiusura formale: Concludi con una chiusura formale adeguata. Scegli frasi di cortesia standard come “Cordiali saluti”, “Distinti saluti” o altre espressioni simili che si addicono al contesto e al livello di formalità del rapporto con il destinatario.
7. Firma: Inserisci una firma manuale se la lettera è stampata o una firma digitale se viene inviata via e-mail. Sotto la firma, include il tuo nome completo, titolo o posizione e i dettagli di contatto se non sono già stati forniti in precedenza nella lettera.
Seguendo questi passaggi, sarai in grado di scrivere una conclusione per una lettera di preventivo che non solo riepiloga i punti chiave e rafforza il potenziale valore che potresti portare, ma incoraggia anche il destinatario a intraprendere l’azione successiva in modo chiaro e professionale.
Esempi di conclusioni per una lettera di preventivo
Tieni presente che la conclusione dovrebbe rafforzare la tua proposta, chiarire i termini dell’offerta e invitare il destinatario a prendere una decisione o ad intraprendere l’azione desiderata. Ecco alcuni esempi.
1. Conclusione Formale e Professionale:
“Siamo certi che la nostra offerta soddisfi le vostre esigenze e siamo pronti a discutere qualsiasi dettaglio o domanda avete in merito. Confidiamo che troverete la nostra proposta vantaggiosa e attendiamo con interesse una Vostra risposta per procedere quanto prima.”
2. Chiusura Orientata all’Azione:
“Per dare avvio al progetto, vi chiediamo cortesemente di firmare e restituire l’allegato accordo entro [data]. In caso di domande o necessità di chiarimenti, siamo a vostra disposizione per un incontro o una chiamata.”
3. Conclusione Focalizzata sugli Aspetti Economici:
“Capiamo l’importanza di mantenersi entro il budget e crediamo che la nostra offerta rappresenti un ottimo rapporto qualità-prezzo. Vi invitiamo a considerare il nostro preventivo e a contattarci per discutere eventuali opzioni di pagamento personalizzate.”
4. Chiusura che Pone in Rilievo il Valore Aggiunto:
“Concludendo, desideriamo ribadire la qualità e l’efficienza del servizio che proponiamo, certi che potrà contribuire al successo e alla crescita del vostro business. Siamo a disposizione per qualsiasi ulteriore dettaglio e per pianificare i prossimi passi.”
5. Conclusione che Invita ad un Feedback:
“Vi invitiamo a esaminare attentamente il preventivo allegato e a condividere con noi i vostri pensieri e feedback. Siamo aperti a discutere eventuali modifiche o personalizzazioni che possano meglio rispondere alle vostre esigenze specifiche.”
6. Conclusione Ottimista:
“Ci auguriamo che la nostra proposta sia di vostro interesse e che possa essere l’inizio di una fruttuosa collaborazione a lungo termine. Attendo con fiducia la vostra positiva risposta e sono pronto a mettere in moto la nostra squadra per consegnarvi la migliore soluzione possibile.”
7. Chiusura che Sollecita Risposta Rapida:
“La invitiamo a considerare questo preventivo e a contattarci entro [data] per assicurare la disponibilità dei servizi richiesti entro i tempi desiderati. Siamo a disposizione per qualsiasi chiarimento o per fissare una riunione e discutere più dettagliatamente la nostra offerta.”
8. Conclusione Informativa:
“In allegato troverete ogni dettaglio del preventivo, compresi tempi di consegna, costi, e termini di pagamento. Siamo certi che troverete tutto di vostro gradimento e rimaniamo a disposizione per ogni eventuale ulteriore informazione o chiarimento.”
Scegliendo la conclusione appropriata per la tua lettera di preventivo, dimostri professionalità e aumenti le probabilità di ricevere una risposta positiva dal tuo potenziale cliente.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.