Come Scrivere Una Richiesta Di Preventivo

Aggioranto il 7 Dicembre 2023 da Marcello Massa

Una richiesta di preventivo è un documento o una comunicazione formale attraverso la quale un potenziale cliente chiede a un fornitore di fornire un’indicazione dettagliata del costo associato a un servizio o a un prodotto prima di impegnarsi in un accordo commerciale. Questo passaggio rappresenta una componente cruciale nel processo di negoziazione, poiché permette al cliente di comprendere le spese necessarie e valutare se queste rientrano nel suo budget. Anche per il fornitore, la richiesta di preventivo è un’opportunità per dimostrare trasparenza e competitività, nonché per chiarire il proprio metodo di lavoro o la qualità del servizio o prodotto offerto.

Inoltre, l’elaborazione di un preventivo richiede un’attenta analisi delle necessità del cliente, spesso accompagnata da una consultazione o scambio di informazioni preliminare, per assicurare che la proposta sia personalizzata e rispecchi al meglio le richieste specifiche. Questo processo aiuta a costruire un rapporto di fiducia tra le parti, poiché evidenzia un’attenzione ai dettagli e un approccio professionale alla collaborazione.

Il preventivo può anche servire a fissare i termini e le condizioni del potenziale contratto, incluse le tempistiche di consegna, le modalità di pagamento e le specifiche tecniche del prodotto o servizio. In tal modo, funge da fondamento per la redazione di un contratto formale, qualora le parti decidano di procedere con la transazione. Non è raro che, nel corso di questa fase, cliente e fornitore entrino in una dinamica di trattativa, dove il preventivo può essere modificato per raggiungere un accordo che soddisfi entrambe le parti.

Infine, l’importanza di una richiesta di preventivo risiede nella sua capacità di mitigare il rischio di incomprensioni e disaccordi futuri, stabilendo chiaramente le aspettative finanziarie e operative prima che qualsiasi impegno venga formalizzato. Si tratta di uno strumento fondamentale per garantire trasparenza e affidabilità nelle relazioni d’affari, nonché per assicurare che ciascuna parte sia consapevole degli impegni che sta per assumere.

Come scrivere una richiesta di preventivo

Una richiesta di preventivo è un documento attraverso il quale una persona o un’azienda chiede a un fornitore di fornire una stima dettagliata del costo per beni o servizi che si desidera acquistare. Poiché questo documento sarà la base per la potenziale fornitura di servizi o beni, è cruciale che sia chiaro, professionale e contenente tutte le informazioni necessarie per permettere al fornitore di comprendere appieno le esigenze del richiedente.

Ecco le informazioni essenziali che una richiesta di preventivo dovrebbe includere:

1. Intestazione e informazioni sul Mittente:
– Nome completo o ragione sociale del mittente.
– Recapiti del mittente: indirizzo, numero di telefono, indirizzo email e, se applicabile, numero di fax.
– Data della richiesta.

2. Informazioni sul Destinatario:
– Nome della persona o dell’azienda fornitore a cui è indirizzata la richiesta.
– Recapiti del destinatario, simili a quelli indicati per il mittente.

3. Oggetto: Un breve riassunto dell’intento della comunicazione, che indica chiaramente che si tratta di una richiesta di preventivo.

4. Corpo della richiesta:
– Descrizione dettagliata dei beni o servizi richiesti. Questo dovrebbe includere specifiche tecniche, quali dimensioni, colori, materiali, quantità e qualsiasi altro dettaglio necessario per identificare esattamente ciò che si sta richiedendo.
– L’obiettivo o il contesto dell’utilizzo dei beni o servizi, per permettere al fornitore di fornire soluzioni su misura o alternative.
– Scadenze o tempi di consegna desiderati, che sono cruciali per la pianificazione da parte del fornitore.
– Standard di qualità richiesti, incluso se si richiedono certificazioni specifiche o conformità a determinati regolamenti o norme.
– Eventuali preferenze o requisiti per la spedizione e la consegna, compresi il luogo di consegna, il metodo di spedizione preferito e la compagnia di logistica se ne viene specificata una.
– Il budget disponibile o la fascia di prezzo entro la quale si desidera rimanere, se si vuole fornire tale indicazione.

5. Aspettative dalla risposta del fornitore:
– La modalità con la quale si preferisce ricevere il preventivo (ad esempio, via email o posta cartacea).
– L’indicazione delle condizioni commerciali quali termini di pagamento, garanzie, politiche di reso, ecc.
– Una richiesta di campioni o di una dimostrazione nel caso si tratti di beni o servizi che richiedono valutazione attraverso ispezione diretta.
– Il termine entro il quale si attende la risposta al fine di procedere con tempestività nelle eventuali successive fasi di negoziazione o acquisto.

6. Conclusione e cortesie formali:
– Un paragrafo di chiusura che ringrazia il destinatario per l’attenzione e la considerazione.
– La disponibilità a fornire informazioni aggiuntive se necessario.

7. Firma e referenze:
– Firma del mittente con nome e cognome, e posizione o titolo se applicabile.
– Referenze a documenti allegati (se presenti), come ad esempio disegni tecnici, liste di specifiche o documentazione complementare.

È importante notare che la specificità e il livello di dettaglio della richiesta possono incidere significativamente sulla precisione e affidabilità del preventivo ricevuto. Inoltre, una comunicazione chiara e professionale stabilisce le basi per una relazione commerciale positiva e produttiva.

Esempi di richiesta di preventivo

Ecco alcuni modelli di richiesta di preventivo da utilizzare come esempio.

Primo esempio di richiesta di preventivo

Oggetto: Richiesta preventivo per la fornitura e installazione di impianto solare fotovoltaico

Spett.le [Nome della Ditta di installazione pannelli solari],

Con la presente, noi [Nome della tua azienda o del tuo nominativo], con sede in [Indirizzo completo], C.F./P.IVA [Inserisci Codice Fiscale o Partita IVA], intenzionati a investire in sostenibilità e autonomia energetica, Vi chiediamo cortesemente di fornirci un preventivo dettagliato per la fornitura e l’installazione di un impianto solare fotovoltaico destinato alla copertura parziale/totali dei consumi energetici della nostra struttura aziendale/sede/residenza.

Le specifiche che desideriamo prendere in considerazione sono le seguenti:

1. Descrizione del sito di installazione:
– Tipo: [industriale, commerciale, residenziale, agriturismo, ecc.]
– Indirizzo: [Indicare l’indirizzo preciso]
– Superficie disponibile per l’installazione: [esprimi in mq o in kw]
– Orientamento e inclinazione del tetto (se applicabile)
– Ombreggiature presenti e potenziali vincoli

2. Bisogno Energetico:
– Consumo energetico annuo attuale: [esprimere in kWh]
– Potenza desiderata dell’impianto: [esprimere in kWp]

3. Componentistica:
– Preferenza su marche e tipologie di pannelli solari/moduli fotovoltaici
– Necessità di sistemi di accumulo (batterie)
– Eventuali componenti aggiuntivi (inverter, sistemi di monitoraggio, ecc.)

4. Servizi aggiuntivi richiesti:
– Studio di fattibilità
– Assistenza per pratiche autorizzative e incentivi (es. Conto Energia, Scambio sul posto, ecc.)
– Garanzie extra sui materiali o sull’installazione

5. Tempistiche:
– Data preferenziale per l’inizio dei lavori
– Tempistiche di realizzazione

6. Aspetti finanziari e pagamenti:
– Disponibilità di eventuali forme di finanziamento o leasing
– Modalità di pagamento preferite

Apprezzeremmo ricevere la vostra proposta economica inclusiva di:
– Costo dei materiali
– Costo della manodopera
– Spese per eventuali permessi o tasse
– Costi aggiuntivi previsti

Per qualsiasi sopralluogo o informazione aggiuntiva, non esitate a contattarci ai seguenti recapiti: [Numero di telefono] / [Indirizzo email]. Restiamo in attesa di un vostro riscontro per poter pianificare un eventuale incontro o una chiamata per discutere i dettagli del progetto.

Ringraziandovi anticipatamente per la vostra disponibilità e collaborazione, porgiamo distinti saluti.

Cordiali saluti,

[Firma]
[Nome e Cognome]
[Qualifica/Ruolo in azienda]
[Azienda/Nominativo]
[Recapiti telefonici]
[Indirizzo e-mail]

Secondo esempio di richiesta di preventivo

Oggetto: Richiesta di Preventivo per [Descrizione del Servizio/Prodotto Richiesto]

Gentile [Nome del Fornitore o dell’Azienda],

sono [Il Tuo Nome], [la Tua Posizione] della società [Nome della Tua Società]. Siamo attualmente alla ricerca di fornitori qualificati in grado di offrirci [servizi/prodotti] conformi alle nostre esigenze aziendali.

Di seguito riporto i dettagli specifici della nostra richiesta affinché possiate fornirci un preventivo dettagliato:

1. Descrizione del Servizio/Prodotto Richiesto:
[Fornire una descrizione dettagliata del servizio o del prodotto richiesto, incluse specifiche tecniche, standard di qualità desiderati, variazioni o personalizzazioni, ecc.]

2. Quantità Richiesta:
[Indicare la quantità richiesta, unità di misura e eventuali dettagli inerenti gli intervalli di consegna o rifornimento.]

3. Scadenza di Consegna:
[Specificare le date entro le quali il servizio o il prodotto deve essere consegnato o completato.]

4. Budget:
[Se possibile, indicare un budget approssimativo a disposizione per questa fornitura, per meglio guidare l’offerta del fornitore.]

5. Criteri di Selezione del Fornitore:
[Descrivere eventuali criteri specifici che verranno utilizzati per selezionare il fornitore, quali qualità del servizio/prodotto, affidabilità, conformità ai regolamenti, ecc.]

Vi chiediamo cortesemente di inviare il vostro preventivo dettagliato all’indirizzo email [Il Tuo Indirizzo Email] entro e non oltre [Data di Scadenza per la Ricezione del Preventivo]. Il preventivo dovrà includere tutti i costi associati, compresi quelli di spedizione, manodopera, materiali e qualsiasi altra spesa ritenuta necessaria.

Per qualsiasi domanda o chiarimento, non esitate a contattarmi direttamente al numero [Il Tuo Numero di Telefono] o via email.

Ringraziandovi in anticipo per la vostra tempestiva risposta e attenzione, mi auguro che si possa instaurare una proficua collaborazione.

Distinti Saluti,

[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Nome della Tua Società]
[Indirizzo della Tua Società]
[Recapiti Telefonici]
[Email della Società]
[Altri Recapiti, se necessario]

Terzo esempio di richiesta di preventivo

Oggetto: Richiesta Preventivo per Fornitura e Installazione Impianto di Climatizzazione Uffici

Spett.le [Nome della Ditta o Responsabile Commerciale],
la presente per richiederLe un preventivo dettagliato in merito alla fornitura e installazione di un impianto di climatizzazione adeguato per i nostri uffici situati in [Indirizzo completo dell’azienda dove va installato l’impianto].

Di seguito trovate le specifiche necessarie per garantire un’offerta su misura per le nostre esigenze:

1. Dimensioni Ambienti e Volumetria: L’impianto dovrà servire un totale di [specificare il numero di stanze o la metratura complessiva] con un’altezza media di [X] metri, per un totale di circa [Y] metri cubi di spazio da climatizzare.

2. Preferenze sul Tipo di Impianto: Siamo interessati a soluzioni di climatizzazione [inverter, a pompa di calore, canalizzabili, split system, multisplit, ecc.], con particolare attenzione all’efficienza energetica e alla riduzione degli impatti ambientali.

3. Caratteristiche Richieste: Desideriamo che i dispositivi siano dotati di [specificare funzionalità come controllo Wi-Fi, sistemi di purificazione dell’aria, livelli di rumorosità ridotti, ecc.].

4. Standard e Certificazioni: L’impianto dovrà essere conforme alle normative vigenti e possedere certificazioni [specificate eventuali standard o certificazioni richieste, come Eurovent, CE, ecc.].

5. Installazione: Il servizio richiesto comprende non solo la fornitura ma anche l’installazione completa dell’impianto, inclusi eventuali lavori di predisposizione dei locali, nonché la messa in opera e la verifica del corretto funzionamento.

6. Assistenza e Manutenzione: Desideriamo ricevere informazioni anche sulle opzioni di assistenza e manutenzione post-vendita.

7. Budget: Il nostro budget per la realizzazione del progetto è compreso tra [specificare il range di spesa previsto].

8. Tempistiche: La nostra necessità prevede che l’installazione sia completata entro [specificare una data o un periodo], pertanto sarà apprezzata una stima dei tempi di consegna e installazione.

Saremmo grati se poteste fornirci il Vostro migliore preventivo entro e non oltre [inserire la data di scadenza per la presentazione del preventivo], specificando termini e condizioni di pagamento, garanzie offerte e qualsiasi altra informazione ritenuta rilevante per la nostra valutazione.

Per qualsiasi chiarimento o per organizzare un sopralluogo presso i nostri uffici, Vi preghiamo di contattarci al [Numero di Telefono] o via e-mail a [Indirizzo E-mail].

Certi di una Vostra sollecita e favorevole risposta, porgiamo distinti saluti.

[La Tua Firma]
[Nome e Cognome]
[La Tua Posizione nella Ditta]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo della Tua Azienda]
[Recapiti Telefonici]
[E-mail della Tua Azienda]

Quarto esempio di richiesta di preventivo

Oggetto: Richiesta Preventivo per [Servizio/Prodotto]

Gentile [Nome del Fornitore],

La presente ha lo scopo di richiedere un preventivo dettagliato per [breve descrizione del servizio/prodotto necessario], necessario per [descrivi brevemente il progetto o il bisogno aziendale].

1. Descrizione Dettagliata:
Fornire una descrizione approfondita e specifica dei requisiti del servizio/prodotto, incluso:
– Dimensione
– Quantità
– Materiale specifico o qualifica tecnica
– Standard di qualità richiesti
– Eventuali opzioni o varianti del prodotto/servizio

2. Utilizzo previsto:
Spiegare in che modo il prodotto/servizio verrà impiegato all’interno dell’azienda, specificando se vi sono necessità particolari riguardanti la compatibilità o l’integrazione con altri sistemi o processi esistenti.

3. Tempistica:
Indicare la data entro la quale il prodotto/servizio è richiesto o le tempistiche per la realizzazione del progetto. Specificare eventuali scadenze critiche.

4. Budget:
Se ritenuto appropriato, indicare il budget approvato o la gamma di spesa prevista per il prodotto/servizio.

5. Criteri di Valutazione:
Elencare i criteri in base ai quali verranno valutate le offerte (prezzo, qualità, tempo di consegna, servizio post-vendita, ecc.).

6. Documentazione Aggiuntiva:
Richiedere, se necessario, la presentazione di documenti aggiuntivi come certificazioni di qualità, campioni, reference di progetti simili.

7. Contatto:
Fornire i dettagli del contatto incaricato per eventuali chiarimenti o negoziazioni, comprensivi di numero di telefono e indirizzo e-mail.

Gradiremmo ricevere una vostra risposta entro [inserire una data precisa], al fine di procedere tempestivamente con le eventuali fasi di negoziazione e approvazione.

In attesa di un vostro riscontro, porgiamo distinti saluti.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo della Tua Azienda]
[Email]
[Telefono]
[Altre Informazioni di Contatto]