Come Scrivere Una Mail Di Richiesta Preventivo

Aggioranto il 21 Novembre 2023 da Marcello Massa

La mail di richiesta preventivo è un tipo di corrispondenza commerciale utilizzata per avviare un rapporto professionale chiedendo a un fornitore o a un prestatore di servizi di fornire una stima dei costi per beni o servizi di cui una persona o un’azienda potrebbe aver bisogno. Il suo scopo è duplice in quanto permette al potenziale cliente di valutare e confrontare le proposte economiche di differenti fornitori e allo stesso tempo fornisce al fornitore l’opportunità di presentare e dettagliare la propria offerta.

Nella redazione di una mail di richiesta preventivo, si procede solitamente introducendo se stessi e la propria azienda, così da fornire al destinatario un contesto adeguato. Si espone poi con chiarezza la natura e l’entità del prodotto o servizio di cui si necessita, possibilmente fornendo dettagli specifici che permettano al fornitore di comprendere appieno le esigenze e le aspettative del richiedente. È importante anche indicare qualsiasi particolare esigenza o preferenza, ad esempio i termini di consegna, le modalità di pagamento o il rispetto di particolari standard qualitativi o certificazioni.

La richiesta dovrebbe inoltre invitare il fornitore a presentare eventuali alternative o suggerimenti che potrebbero risultare vantaggiosi per il potenziale cliente, stabilendo sin dall’inizio una comunicazione aperta e costruttiva. Di seguito, si conclude formalmente la richiesta, esprimendo la propria disponibilità a discutere ulteriormente i dettagli e le possibili modalità di collaborazione, fornendo i propri contatti per eventuali risposte o chiarimenti.

La mail di richiesta preventivo serve, quindi, a iniziare una trattativa commerciale in modo professionale ed efficiente, permettendo alle parti di spianare la strada verso un eventuale accordo commerciale, chiarificando aspettative e possibilità di entrambi i soggetti coinvolti.

Come scrivere una mail di richiesta preventivo

Nel redigere una mail di richiesta preventivo, è importante includere tutte le informazioni rilevanti per permettere al destinatario di comprendere appieno la richiesta e formulare un’offerta precisa ed esaustiva. Di seguito sono elencati i diversi elementi che dovrebbero essere contenuti in una tale comunicazione:

1. Intestazione e oggetto appropriati:
– Nell’oggetto della mail, specificare chiaramente che si tratta di una richiesta di preventivo.
– All’inizio della mail, usare un’intestazione formale come “Gentile [Nome del destinatario o della società]”.

2. Introduzione e contestualizzazione:
– Presentarsi brevemente e descrivere la propria organizzazione o il contesto personale, qualora sia rilevante.
– Spiegare come si è venuti a conoscenza del destinatario (ad esempio, tramite un riferimento, una ricerca online, una precedente collaborazione).

3. Descrizione dettagliata del servizio o del prodotto richiesto:
– Elencare precisamente tutti i requisiti del servizio o del prodotto di cui si richiede il preventivo.
– Indicare specifiche tecniche, quantità, qualità, dimensioni, varianti, colori o qualsiasi altra specifica che potrebbe influenzare il prezzo o l’esecuzione del servizio.
– Se ci sono delle preferenze o necessità in termini di tempi di consegna o esecuzione, queste dovrebbero essere chiaramente comunicate.

4. Budget e vincoli di spesa:
– Se esiste un budget entro cui operare, menzionarlo, in modo da guidare il fornitore nella formulazione dell’offerta.
– Evidenziare eventuali vincoli finanziari o aspettative di spesa.

5. Richiesta di dettagli specifici nel preventivo:
– Chiedere che il preventivo includa una descrizione dettagliata dei costi, incluso il dettaglio di eventuali tasse e costi addizionali.
– Richiedere una specificazione della validità dell’offerta nel tempo.

6. Aspettative sulla risposta:
– Indicare una data entro cui si desidererebbe ricevere il preventivo, specialmente se si opera all’interno di scadenze stringenti.
– Sollecitare una conferma di ricezione della mail di richiesta preventivo.

7. Informazioni di contatto e disponibilità per ulteriori chiarimenti:
– Fornire informazioni di contatto complete, quali numero di telefono, indirizzo e-mail, e preferibilmente un orario in cui si è reperibili.
– Esprimere la propria disponibilità per eventuali chiarimenti o incontri, se necessari, per discutere le specifiche della richiesta.

8. Conclusione e saluti formali:
– Concludere la mail con una frase di ringraziamento per l’attenzione e per il tempo dedicato alla richiesta.
– Usare una formula di chiusura formale come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”, seguita dal proprio nome e posizione, se applicabile.

Ricordare sempre che la chiarezza e la precisione sono di fondamentale importanza in una mail di richiesta preventivo. È inoltre consigliabile mantenere un tono professionale e cortese in tutta la comunicazione.

Esempi di mail di richiesta preventivo

Ecco alcuni modelli di mail di richiesta preventivo da utilizzare come esempio.

Primo esempio di mail di richiesta preventivo

Oggetto: Richiesta Preventivo per Servizi di Traduzione Tecnica

Gentile [Nome del Fornitore o Azienda],

mi chiamo [Il Tuo Nome] e rappresento [Nome della Tua Azienda], una società specializzata in [Breve descrizione dell’attività aziendale, ad esempio “produzione di componenti elettronici avanzati”]. In vista di una nostra prossima espansione commerciale, siamo alla ricerca di un fornitore affidabile in grado di offrirci servizi di traduzione tecnica di alta qualità.

Dettaglio dei Servizi richiesti:

1. Traduzione di manuali tecnici dall’Italiano all’Inglese
2. Traduzione di schede di sicurezza dall’Italiano al Tedesco
3. Localizzazione del nostro sito web per il mercato spagnolo

Vorremmo ricevere un preventivo dettagliato relativamente ai seguenti documenti:

– Manuale Tecnico Elettronica (circa 50.000 parole)
– Schede di Sicurezza (circa 10.000 parole)
– Contenuti sito Web (circa 30.000 parole)

Richiediamo che i traduttori assegnati abbiano esperienza specifica nel nostro settore industriale e siano madrelingua nella lingua di destinazione.

Apprezzeremo inoltre se poteste includere nel vostro preventivo:

– Tempi di consegna approssimativi per ogni documento
– Esperienze e referenze di progetti similari che avete gestito
– Certificazioni linguistiche e qualità garantite nel processo di traduzione

Se possibile, desideriamo iniziare il progetto entro il [data specifica], quindi vi saremmo grati se poteste inviarci la vostra offerta entro e non oltre il [data di scadenza per la ricezione del preventivo].

Per eventuali chiarimenti o per organizzare un incontro/discussione più dettagliata, potete contattarmi direttamente all’indirizzo email [Il tuo indirizzo email] o al numero di telefono [Il Tuo Numero di Telefono].

Grazie anticipatamente per la vostra attenzione e collaborazione. Aspetto con interesse la vostra risposta.

Distinti saluti,

[Il Tuo Nome]
[Il Tuo Titolo o Posizione]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo completo]
[Email]
[Numero di Telefono]

Secondo esempio di mail di richiesta preventivo

Oggetto: Richiesta di Preventivo per [Breve descrizione del servizio/prodotto]

Gentile [Nome del destinatario o della ditta],

Spero questa mail vi trovi bene. Mi permetto di contattarvi per richiedere un preventivo per [specificare il servizio o il prodotto di interesse], di cui necessitiamo per la nostra attività aziendale.

Per consentirvi di formulare una proposta precisa e dettagliata, di seguito troverete le specifiche di ciò che stiamo cercando:

1. Descrizione dettagliata del servizio/prodotto richiesto:
– [Descrizione dettagliata]
– [Quantità]
– [Dimensioni/Configurazioni, se applicabili]
– [Standard di qualità o specifiche tecniche richieste]

2. Contesto di utilizzo o scopo del servizio/prodotto:
– [Breve descrizione di come il prodotto o servizio sarà utilizzato]
– [Eventuali requisiti compliance o certificazioni richieste]

3. Tempistiche:
– Data desiderata per la consegna o l’attuazione del servizio: [Inserire data]
– Eventuali restrizioni temporali o scadenze di progetto importanti

4. Budget:
– Indicazione del budget disponibile o richiesta di un range di prezzi per le opzioni disponibili

5. Richieste particolari:
– [Eventuali richieste specifiche, come personalizzazioni, assistenza post-vendita, ecc.]

Ci piacerebbe anche sapere se avete opzioni o sconti per ordini di grandi dimensioni o per clienti abituali, nonché le vostre politiche commerciali in termini di pagamenti, resi, garanzie, e assistenza post-vendita.

Per la formulazione del preventivo, vi preghiamo di includere:

– Una stima dei costi dettagliata, con l’indicazione di eventuali costi aggiuntivi non inclusi nel prezzo base;
– I termini e le condizioni di fornitura;
– I tempi stimati per la consegna o l’erogazione del servizio.

Vi ringraziamo in anticipo per la vostra collaborazione e restiamo in attesa di una vostra risposta. Non esitate a contattarmi direttamente al [numero di telefono] o via email per qualsiasi chiarimento o ulteriore informazione.

Cordiali saluti,

[Nome completo]
[Posizione nell’azienda]
[Nome dell’azienda]
[Indirizzo e-mail]
[Numero di telefono]

Terzo esempio di mail di richiesta preventivo

Oggetto: Richiesta Preventivo per Servizi di Traduzione Professionale

Gentile [Nome della Persona di Contatto] o [Nome della Ditta di Traduzioni],

Mi rivolgo a voi in qualità di [tuo titolo/posizione nel tuo lavoro], per conto dell’azienda [Nome della tua azienda], specializzata in [breve descrizione del settore di appartenenza della tua azienda].

Il motivo di questa email è richiedere un preventivo per la traduzione di [specificare il tipo di documenti, ad esempio, manuali tecnici, documentazione legale, materiale di marketing, ecc.] dal [lingua di partenza] al [lingua/e di destinazione]. Di seguito riporto i dettagli necessari a elaborare un’offerta accurata:

1. Volume totale del documento: [numero di parole o pagine].
2. Formato del documento originale: [ad esempio, Word, PDF, InDesign, ecc.].
3. Area di specializzazione richiesta: [ad esempio, legale, medica, tecnica, finanziaria, ecc.].
4. Deadline desiderata per la consegna del progetto: [data].
5. Aree tematiche specifiche o terminologia tecnica da utilizzare.
6. Eventuali servizi aggiuntivi richiesti, come revisione da parte di un secondo linguista, formattazione, ecc.
7. Preferenze riguardo lo strumento CAT (Computer-Assisted Translation) o la memoria di traduzione.

Desideriamo inoltre sapere se potete fornire un servizio di prova gratuito o a tariffa ridotta per valutare la qualità del vostro lavoro prima di procedere con l’intero progetto.

Vi saremmo grati di ricevere il vostro preventivo dettagliato entro [data], al fine di poter procedere con tempistiche adeguate per il nostro progetto. Vi preghiamo inoltre di includere nel preventivo le vostre condizioni di pagamento e ogni altra informazione che ritenete possa essere pertinente.

Vi ringraziamo per la vostra attenzione e attendiamo una vostra rapida risposta. Per qualsiasi ulteriore dettaglio o chiarimento potete contattarmi direttamente all’indirizzo email [tuo indirizzo email] o al numero di telefono [tuo numero di telefono].

Distinti saluti,

[Tuo Nome Completo]
[Titolo/Posizione]
[Nome della tua azienda]
[Indirizzo email]
[Numero di Telefono]

Quarto esempio di mail di richiesta preventivo

Oggetto: Richiesta di Preventivo per Servizi/Soluzioni [Inserire il Nome del Servizio/Soluzione]

Gentile [Nome del Destinatario o della Società],

Sono [Il Tuo Nome] e ricopro il ruolo di [Il Tuo Ruolo] presso [Nome della Tua Azienda], un’azienda specializzata in [Breve Descrizione dell’Ambito di Attività della Tua Azienda]. Siamo al momento alla ricerca di [specificare il tipo di servizi/soluzioni/prodotti] che ci permettano di [spiegare l’obiettivo o il bisogno dell’azienda, per esempio migliorare un processo, incrementare vendite, ecc.].

Abbiamo valutato la vostra azienda grazie alla vostra reputazione nel settore e alle eccellenti recensioni dei vostri clienti, e riteniamo che i vostri servizi/soluzioni possano rispondere alle nostre esigenze.

Per procedere con la valutazione della vostra offerta e per un confronto più informato fra le diverse proposte che stiamo considerando, saremmo grati se poteste fornirci un preventivo dettagliato basato sulle seguenti esigenze e specifiche:

1. [Specificare la prima esigenza o specifica, per esempio, la quantità di prodotto, la durata del servizio, particolari standard di qualità ecc.]

2. [Riportare altre esigenze o specifiche necessarie per il preventivo].

3. [Continuare con ulteriori dettagli, come tempi di consegna, specifiche tecniche, requisiti di supporto o manutenzione se rilevanti].

In aggiunta, vi chiediamo cortesemente di includere nel preventivo:

– La vostra politica di prezzo e le eventuali opzioni o sconti per volumi o contratti di durata.
– Termini e condizioni della garanzia o del supporto post-vendita.
– Qualsiasi altra informazione o servizio aggiuntivo che ritenete possa essere di valore per un possibile futuro rapporto commerciale.

Ci piacerebbe ricevere il vostro preventivo entro [inserire la data di scadenza], affinché possiamo procedere senza ritardi nell’analisi e decisione del fornitore.

Se necessario, siamo disponibili per una riunione (virtuale o in persona) o una chiamata telefonica per chiarire eventuali dettagli relativi alla nostra richiesta di preventivo.

La ringrazio in anticipo per la vostra attenzione e collaborazione. Attendiamo con interesse la vostra proposta e speriamo in una potenziale collaborazione vantaggiosa per entrambe le parti.

Distinti saluti,

[Il Tuo Nome]
[Il Tuo Ruolo]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo della Tua Azienda]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo Email]