Come Scrivere Una Mail Per Un Colloquio

Aggioranto il 22 Novembre 2023 da Marcello Massa

La mail per un colloquio è un elemento di comunicazione cruciale nel mondo professionale. Rappresenta il primo contatto diretto tra il candidato e l’organizzazione interessata al suo profilo, quindi serve a fissare un appuntamento per discutere ulteriormente le possibilità di collaborazione. Si tratta di una forma di presentazione che esprime sia la professionalità del candidato che il suo interesse per la posizione offerta.

Quando si invia una mail per un colloquio, è importante ricordare che questa dovrebbe trasmettere cordialità e rispetto verso il destinatario, nonché riportare tutte le informazioni essenziali in modo chiaro e conciso. In primo luogo, il candidato dovrà introdurre sé stesso e la ragione del suo messaggio. È fondamentale menzionare il ruolo per il quale si sta facendo domanda e dare riferimento a qualsiasi discussione precedente o a un annuncio di lavoro che ha catturato la sua attenzione.

L’email dovrà poi indicare la disponibilità del candidato per sostenere il colloquio, proponendo possibilmente più opzioni date ed orari in modo da facilitare la pianificazione dell’incontro. È altresì importante dimostrare entusiasmo e interesse verso l’azienda e la posizione offerta, il tutto manifestando sempre la volontà di approfondire l’argomento e di discutere come le competenze del candidato possano rispondere alle necessità aziendali.

Inoltre, si suole includere un riferimento al proprio curriculum allegato, in modo che il destinatario possa facilmente consultare le esperienze e qualifiche del candidato prima del colloquio. La chiusura della mail deve essere professionale e cortese, ringraziando il destinatario per l’attenzione e mostrandosi disponibile per fornire ulteriori informazioni o chiarimenti.

Infine, la firma email dovrebbe contenere i recapiti completi del candidato, come il numero di telefono, in modo da offrire al destinatario tutti i mezzi necessari per contattarlo rapidamente. La cura nell’impaginazione, la correttezza grammaticale e lessicale, e l’uso di un tono appropriato sono tutti aspetti fondamentali che contribuiscono a fare una buona prima impressione, incrementando così le possibilità di essere invitati a un colloquio di lavoro.

Come scrivere una mail per un colloquio

Una e-mail inviata per organizzare o rispondere a un invito per un colloquio di lavoro deve essere strutturata con precisione, professionalità e cortesia. Di seguito sono elencate le informazioni chiave che devono essere incluse in tale e-mail:

1. Oggetto dell’email: Deve essere chiaro e diretto. Ad esempio, potrebbe essere “Conferma del colloquio per la posizione XYZ” o “Richiesta di colloquio – Tuo Nome – Posizione XYZ”. È importante che l’oggetto dell’e-mail si distingua e sia immediatamente riconoscibile.

2. Saluto iniziale: Utilizza un saluto formale seguito dal nome del destinatario, se noto (ad esempio, “Gentile Sig.ra Rossi,” o “Egregio Dott. Verdi,”). Se il nome non è noto, un saluto generico come “Gentili Signori,” può essere appropriato.

3. Introduzione e scopo della mail: Inizia con una frase che esprime il tuo apprezzamento per l’opportunità di colloquio, seguito da una chiarificazione dello scopo dell’e-mail (ad esempio, confermare un colloquio, richiedere maggiori informazioni, ecc.).

4. Dettagli del colloquio proposti o confermati:
– Data e ora: Indica chiaramente la data e l’orario del colloquio come proposto o concordato. Se stai rispondendo a un invito, conferma che data e ora ti vanno bene o proponi un’alternativa se il programma proposto non è fattibile per te.
– Modalità di colloquio: Specifica se si tratta di un colloquio di persona, telefonico o virtuale (ad esempio, via Skype, Zoom, Teams, ecc.).
– Luogo del colloquio: Se è di persona, includi l’indirizzo esatto; se è online, assicurati di aver capito e/o fornito le corrette informazioni tecniche necessarie per partecipare.

5. Dettagli sulla posizione a cui ci si riferisce: Assicurati di menzionare la posizione per cui stai per essere intervistato, specialmente se stai rispondendo a un invito. Questo evita confusione se la persona con cui stai comunicando gestisce più candidati per diverse posizioni.

6. Referenze alla precedente comunicazione: Se stai rispondendo a un invito, è utile riferirsi a qualsiasi corrispondenza precedente o a come hai avuto informazioni sulla posizione (ad esempio, da un annuncio di lavoro o da un contatto).

7. Disponibilità alternativa: Nel caso in cui proponi alternative per data e orario, fornisce più opzioni quando possibile per mostrare flessibilità e facilitare la pianificazione.

8. Contatti: Includi sempre i tuoi contatti, come numero di telefono ed e-mail, affinché il destinatario possa facilmente contattarti se necessario.

9. Chiusura formale: Concludi la mail con una formula di cortesia (ad esempio, “Cordiali saluti,” o “In attesa di un suo gentile riscontro, porgo distinti saluti,”), seguita dal tuo nome completo.

10. Allegati: Se hai accettato il colloquio in risposta a un annuncio che chiedeva di inviare un curriculum vitae o altri documenti, non dimenticare di includerli in allegato.

11. Revisione e correzione: Prima di inviare l’e-mail, rileggi attentamente per correggere eventuali errori ortografici o grammaticali e verifica che tutte le informazioni necessarie siano presenti e corrette.

Ricordati che il tono e la presentazione della tua e-mail contribuiranno a formare la prima impressione che l’azienda avrà di te. Quindi, è essenziale mantenere uno stile professionale e cortese in tutte le comunicazioni.

Esempi di mail per un colloquio

Ecco alcuni modelli di mail per un colloquio da utilizzare come esempio.

Primo esempio di mail per un colloquio

Oggetto: Conferma colloquio per la posizione di [Titolo della posizione] con [Nome dell’azienda]

Gentile [Nome del destinatario],

Spero che questa email la/lo trovi in ottima salute.

Mi chiamo [Il tuo nome] e sono felice di confermarLe che ho ricevuto la Sua email con l’invito a un colloquio per la posizione di [Titolo della posizione] presso [Nome dell’azienda]. Desidero esprimere il mio sincero apprezzamento per questa opportunità e confermare la mia disponibilità per la data e l’ora proposte.

Di seguito i dettagli che ho ricevuto:

Data: [data del colloquio]
Ora: [ora del colloquio]
Luogo: [indirizzo del colloquio] / Tramite: [piattaforma online, se il colloquio è virtuale]
Persona/Team di contatto: [nome/nomi delle persone che condurranno il colloquio]

Se ho interpretato correttamente, il colloquio avrà una durata approssimativa di [durata prevista] e sarà focalizzato su [quali aspetti verranno affrontati, se indicati, come esperienze precedenti, competenze tecniche, etc.].

Mi prenderò la libertà di preparare e portare con me una copia aggiornata del mio curriculum, insieme ad alcuni esempi rilevanti dei miei lavori [o “progetti”, “ricerche”, ecc.], che potrebbero essere di interesse durante la nostra discussione.

Desidererei avere, se possibile, una conferma degli aspetti pratici del colloquio, in particolare riguardo [qualsiasi domanda specifica che potresti avere, come la necessità di preparazione di materiale particolare, esempio di portfolio, test preliminari, ecc.].

Prima del nostro incontro, sarei anche grato di ricevere qualsiasi indicazione o suggerimento pre-colloquio che [Nome dell’azienda] ritenga poter essere utile per una preparazione ottimale alla nostra conversazione.

La ringrazio nuovamente per questa opportunità e sono ansioso di discutere di come potrei contribuire al team e agli obiettivi di [Nome dell’azienda].

Cordiali saluti,

[Il tuo nome completo]
[Tuo Numero di telefono]
[Tuo indirizzo email]

Secondo esempio di mail per un colloquio

Oggetto: Conferma Colloquio di Lavoro – [Nome del Candidato]

Gentile [Nome del Candidato],

Spero che questa email ti trovi bene.

Ti scriviamo da [Nome dell’Azienda] con la piacere di invitarti a un colloquio di lavoro per la posizione di [Titolo della Posizione] per cui hai recentemente presentato la tua candidatura. Siamo rimasti impressionati dal tuo curriculum e siamo desiderosi di incontrarti di persona per discutere più approfonditamente della tua esperienza e delle potenziali sinergie con la nostra azienda.

Dettagli del Colloquio:
Data: [Inserire la data]
Ora: [Inserire l’ora]
Luogo: [Inserire l’indirizzo ufficio/indicare se sarà un colloquio virtuale e fornire link o istruzioni]
Formato: [Inserire il formato, es. colloquio faccia a faccia, telefonico, via Skype, ecc.]
Durata stimata: [Inserire la durata stimata del colloquio]
Persona di Contatto: [Nome e Posizione della persona che condurrà il colloquio]

Ti chiediamo cortesemente di confermare la tua disponibilità per il suddetto appuntamento rispondendo a questa email. In caso di necessità di modificare la data o l’ora del colloquio, ti preghiamo di comunicarcelo il prima possibile affinché possiamo trovare un momento alternativo che si adatti a entrambe le parti.

In previsione del colloquio, ti invitiamo a preparare:
– Una breve presentazione su di te e sulle tue esperienze lavorative recenti.
– Qualsiasi domanda che potresti avere riguardo al ruolo o alla nostra azienda.
– Un esempio di un progetto o incarico precedente che credi rilevante per la posizione a cui ti sei candidato.
– Documenti aggiuntivi se necessario, quali portfolio o referenze (non obbligatorio, ma consigliato se pertinente).

Potrebbe esserci anche un test di valutazione delle competenze o una breve esercitazione pratica, a seconda della natura della posizione. Ti preghiamo di arrivare con 10-15 minuti di anticipo per completare qualsiasi modulo necessario prima del colloquio effettivo.

Ti ricordiamo inoltre che [Inserire qualsiasi protocollo specifico dell’azienda, es. norme di sicurezza per COVID-19, indirizzo per parcheggiare, istruzioni per visitatori, ecc.].

In attesa della tua conferma, ti ringraziamo per il tuo interesse in [Nome dell’Azienda] e per il tempo che dedicherai a questo processo. Non vediamo l’ora di incontrarti e di parlare delle possibilità di una tua futura carriera presso la nostra azienda.

Cordiali saluti,

[Nome del Mittente]
[Titolo/Posizione del Mittente]
[Nome dell’Azienda]
[Contatto Telefonico]
[Email]
[Indirizzo dell’Azienda]

Terzo esempio di mail per un colloquio

Oggetto: Invito al colloquio di lavoro per la posizione di [Titolo della Posizione]

Gentile [Nome Candidato],

Spero questo messaggio le trovi bene.

Desidero informarla che la sua candidatura per il ruolo di [Titolo della Posizione] presso [Nome dell’Azienda] ha suscitato il nostro interesse. Al fine di conoscerci meglio e discutere le sue esperienze e competenze professionali, vorremmo invitarla a un colloquio.

Il colloquio si terrà:

Data: [Data specifica, es. giovedì 15 aprile]
Ora: [Ora specifica, es. alle ore 10:00]
Durata: Circa [Durata del colloquio, es. 45 minuti]
Modalità: [Indicare se il colloquio sarà via Skype, Zoom, in presenza, ecc.]
Indirizzo: [Indirizzo completo se il colloquio è in presenza o link e istruzioni se è virtuale]

[Se virtuale] Si assicuri di avere una connessione internet stabile e che il dispositivo che intende usare sia configurato adeguatamente per il software che useremo (es. Skype, Zoom). Consigliamo anche di accedere alla piattaforma 5-10 minuti prima dell’orario concordato per verificare che tutto funzioni correttamente.

[Se in presenza] La preghiamo di portare con sé una copia stampata del suo curriculum vitae e di qualsiasi altro documento o portfolio che potrebbe ritenere rilevante per la posizione. L’accesso ai nostri uffici è consentito previa presentazione di un documento identificativo presso la reception.

Il colloquio sarà condotto da [Nome del conduttore del colloquio], [Titolo del conduttore del colloquio], e avrà l’obiettivo di discutere le seguenti aree:

– La sua esperienza professionale e relativa alla posizione per cui si propone
– Le sue competenze tecniche e personali
– Le sue aspettative e obiettivi di carriera
– Informazioni sull’ambiente di lavoro e sulla cultura aziendale da parte nostra
– Qualsiasi domanda che lei abbia riguardo il ruolo o l’azienda

La preghiamo di confermare la sua disponibilità per il colloquio rispondendo a questo messaggio entro [termine per la conferma, es. 48 ore]. Inoltre, nel malaugurato caso in cui nessuna delle date e orari proposti le fosse comodo, ci faccia sapere la sua disponibilità e faremo del nostro meglio per accomodarla.

Ringraziandola per l’attenzione e l’interesse dimostrato verso [Nome dell’Azienda], rimaniamo in attesa della sua conferma e speriamo di poterla conoscere personalmente.

Cordiali saluti,

[Nome del Mittente]
[Titolo/Posizione del Mittente]
[Nome dell’Azienda]
[Recapiti Telefonici]
[Indirizzo E-mail Aziendale]

Quarto esempio di mail per un colloquio

Oggetto: Invito a Colloquio di Lavoro per la Posizione [Nome della Posizione] – [Nome della Sua Azienda]

Gentile [Nome del Candidato],

Mi chiamo [Il Suo Nome] e sono il/la [Sua Posizione] qui alla [Nome della Sua Azienda]. La ringrazio per aver inviato la sua candidatura per la posizione di [Nome della Posizione].

Abbiamo esaminato attentamente il suo curriculum e siamo lieti di informarla che il suo profilo professionale e le competenze acquisite sembrano essere in linea con i requisiti da noi richiesti per la suddetta posizione.

A tal riguardo, saremmo interessati a incontrarla per un colloquio approfondito, in modo da poter discutere insieme delle sue esperienze e delle opportunità che possiamo offrirle all’interno della nostra azienda.

Di seguito, le fornisco i dettagli del colloquio:

Data: [Inserire la data]
Ora: [Inserire l’ora]
Luogo: [Inserire l’indirizzo dell’azienda] / [Inserire coordinate per un colloquio online su piattaforme come Zoom, Skype, ecc., se fosse il caso]
Persona/e di riferimento: [Nomi delle persone che condurranno il colloquio]

La durata prevista del colloquio sarà di circa [inserire la durata] minuti. Durante il nostro incontro, avremo l’opportunità di parlare più nel dettaglio delle sue competenze e delle sue aspettative professionali, oltre a fornirle maggiori informazioni sul ruolo e sull’ambiente di lavoro che caratterizza la nostra azienda.

La preghiamo di confermare la sua disponibilità per la data e l’ora proposte o di suggerirci alternative compatibili se queste non dovessero essere convenienti.

In vista del colloquio, le saremmo grati se potesse portare con sé una copia aggiornata del suo CV e, se disponibile, un portfolio dei suoi lavori più significativi o qualsiasi altro materiale che ritenga possa supportare la sua candidatura.

Per ulteriori informazioni o per eventuali chiarimenti, non esiti a contattare la sottoscritta/o tramite e-mail a [Indirizzo E-mail della Sua Azienda] o telefonando al numero [Numero di Telefono della Sua Azienda].

Confidiamo che questa sia l’inizio di un fruttuoso percorso professionale e ci aspettiamo con piacere la sua pronta risposta.

Cordiali saluti,

[La Sua Firma Digitale]

[Il Suo Nome]
[La Sua Posizione]
[Nome della Sua Azienda]
[Indirizzo]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo E-mail]
[Sito Web della Azienda]