Come Scrivere Una Mail Di Contestazione

Aggioranto il 1 Dicembre 2023 da Marcello Massa

La mail di contestazione è uno strumento di comunicazione scritta utilizzato generalmente nel mondo professionale o commerciale per esprimere formalmente un disaccordo o un reclamo riguardo una situazione che si reputa insoddisfacente. Si tratta di un documento digitale che permette ad una parte, che potrebbe essere un cliente o un professionista, di contestare un servizio, un prodotto o un’azione svolta da un’altra parte, ad esempio un fornitore o un datore di lavoro.

Questo tipo di email è redatto con uno specifico scopo: quello di illustrare i fatti o i comportamenti che sono oggetto di contestazione, fornire una descrizione dettagliata del problema riscontrato e, se necessario, richiedere una soluzione o un risarcimento. Esso deve essere formulato in modo chiaro e professionale, esponendo i fatti in maniera oggettiva, senza eccedere in termini emotivi o in attacchi personali, al fine di mantenere un tono cortese e costruttivo che possa facilitare una risoluzione amichevole della disputa.

Esempi di mail di contestazione

Ecco alcuni modelli di mail di contestazione da utilizzare come esempio.

Primo esempio di mail di contestazione

Oggetto: Contestazione servizio non conforme – [Numero Ordine/Fattura]

Gentile [Nome del Responsabile o azienda],

mi permetto di contattarVi in qualità di [la Tua Posizione/Responsabile acquisti] per esprimere la mia preoccupazione e delusione relative al servizio/prodotto fornito, come specificato nella fattura/ordine n° [Inserire Numero Fattura/Ordine], datata [Inserire Data].

Abbiamo purtroppo constatato che [specificare la natura del problema, esempio: il prodotto consegnato non corrisponde alla descrizione fornita o il servizio erogato è stato notevolmente inferiore rispetto a quanto pattuito]. Questo ha generato [descrizione dell’impatto, esempio: disagi nell’operatività quotidiana, ritardi nelle consegne, perdite economiche], e non è assolutamente accettabile per la nostra azienda.

Desidero sottolineare che ci aspettiamo un servizio/prodotto che rispetti pienamente i termini e le condizioni concordate al momento dell’ordine, come pattuito nel contratto [fare riferimento al contratto o all’accordo se applicabile]. In allegato, troverete [specificare documenti allegati, come fotografie, precedenti comunicazioni via email, relazioni tecniche, ecc.] che evidenziano la discrepanza riscontrata.

Richiediamo quindi un incontro/chiamata urgente per discutere le modalità di risoluzione della problematica. In attesa di una Vostra celere risposta, chiediamo che venga presa in considerazione la possibilità di [specificare la richiesta, esempio: un rimborso completo/parziale, la sostituzione del prodotto difettoso, l’erogazione di un servizio correttivo].

Vi preghiamo di contattarci entro [specificare una data] per poter trovare una soluzione amichevole, altrimenti saremo costretti a valutare ulteriori azioni, compresa la possibilità di rivolgerci alle vie legali.

Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento e ci auguriamo che la situazione possa essere risolta con la massima efficienza e professionalità.

Cordiali saluti,

[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Il Tuo Numero di Telefono]
[La Tua Email]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo della Tua Azienda]

Secondo esempio di mail di contestazione

Oggetto: Formale Contestazione Riguardo [Motivo della Contestazione] – [Numero Ordine/Fattura]

Gentile [Nome del destinatario/Responsabile del servizio clienti],

Mi rivolgo a Voi in qualità di [tuo titolo/ruolo], con la presente per esprimere formalmente una contestazione in merito a [descrivi brevemente l’oggetto della contestazione, ad esempio “la consegna del prodotto errato” o “la qualità del servizio ricevuto”].

Il giorno [data], ho effettuato un acquisto / ho fatto uso del vostro servizio, seguendo la procedura standard prevista e in base agli accordi contrattuali di cui eravamo reciprocamente a conoscenza. Tuttavia, [specificare il problema riscontrato, ad esempio “il prodotto ricevuto non corrisponde a quanto ordinato” o “il servizio fornito non è stato erogato nei termini pattuiti”], ciò ha comportato dei disagi e delle conseguenze per la mia attività che desidero siano presi in considerazione.

Allego alla presente documentazione supportiva che include [elencare la documentazione allegata, ad esempio “la conferma d’ordine”, “le fotografie del prodotto ricevuto”, “la corrispondenza e-mail antecedente”, ecc.], dalla quale si può chiaramente osservare la discrepanza tra quanto concordato e quanto effettivamente ricevuto / avvenuto.

Desidero richiamare la vostra attenzione sui seguenti punti:

– [Elenco dettagliato di ciò che non è stato rispettato, ad esempio: “Il prodotto consegnato possiede caratteristiche differenti da quelle indicate”, “I tempi di consegna garanti sono stati superati di X giorni lavorativi senza alcun avviso”, ecc.]
– [Eventuali problemi logistici, come danneggiamenti o mancanza di parti del prodotto]

Da quanto sopra esposto, richiedo [descrivere le azioni che ti aspetti vengano eseguite, ad esempio “una sostituzione del prodotto con uno che sia conforme all’ordine originale”, “un rimborso parziale/totale del costo sostenuto”, “un adeguato risarcimento per i danni subiti”], entro [specificare un termine temporale entro il quale ti aspetti una risposta o risoluzione, ad esempio “i prossimi 10 giorni lavorativi”].

Rimango a disposizione per fornire ulteriori dettagli o chiarimenti qualora fossero necessari, e spero in una Vostra collaborazione al fine di risolvere questa spiacevole situazione nel più breve tempo possibile.

In attesa di una Vostra celere risposta, mi riservo di valutare ulteriori azioni nel rispetto dei termini contrattuali e delle disposizioni vigenti in materia di tutela del consumatore.

Cordialmente,

[Nome e Cognome]
[Posizione/Titolo se applicabile]
[Contatti: numero di telefono, indirizzo e-mail]
[Facoltativo: Nome dell’azienda]

Terzo esempio di mail di contestazione

Oggetto: Contestazione in merito all’inadempienza del contratto [NumeroContratto]

Gentili [Nome/Ragione Sociale del Destinatario],

mi rivolgo a voi in qualità di [la tua posizione/ruolo], rappresentante della società [Nome della tua società], con la presente per formalizzare una contestazione relativa all’inadempienza riscontrata in base al contratto stipulato in data [Data Contratto], avente numero di riferimento [NumeroContratto], il quale prevede [descrivere brevemente l’oggetto del contratto, ad esempio: la fornitura di beni, la prestazione di servizi, etc.].

Come da accordi contrattuali, voi [Nome del Destinatario] vi eravate impegnati a [descrizione dettagliata degli obblighi contrattuali non rispettati, ad esempio: consegnare il prodotto X entro la data Y, fornire un servizio con determinate specifiche, mantenere un certo livello di qualità, etc.]. Nonostante i solleciti inviati in date [elencare le date dei precedenti solleciti, se applicabile], ad oggi riscontriamo che [specificare in detailo in che modo l’obbligo non è stato rispettato, ad esempio: non abbiamo ricevuto la merce concordata, il servizio fornito non rispetta i parametri qualitativi convenuti, etc.].

Tale inadempienza sta causando notevoli disagi e danni alla nostra attività [specificare, se possibile, la natura e l’entità dei disagi o dei danni], che ci vediamo costretti a quantificare e per cui chiederemo un adeguato risarcimento.

A tale proposito, richiediamo:

1. Una spiegazione immediata circa i motivi dell’inadempienza.
2. Un piano di azione dettagliato con le tempistiche per la risoluzione del problema.
3. La conferma scritta dell’impegno a rimediare all’inadempienza nel minor tempo possibile e comunque non oltre la data di [inserire una data come scadenza per la risoluzione].

Qualora non ricevessimo una risposta soddisfacente entro [inserire una data limite per la risposta], ci vedremo costretti a valutare ulteriori azioni, incluse quelle legali, al fine di tutelare i nostri interessi.

Confido nella vostra collaborazione per la risoluzione di questa spiacevole situazione e rimango in attesa di un vostro celere riscontro.

Distinti saluti,

[Firma]
[Nome Cognome]
[Titolo/Ruolo nella Società]
[Nome della tua Società]
[Indirizzo della tua Società]
[Contatti Telefonici]
[Email]
[Altri contatti eventuali]

Quarto esempio di mail di contestazione

Oggetto: Reclamo urgente per non conformità del prodotto – Ordine n. [XXXXXX]

Gentile [Nome del destinatario],

Mi rivolgo a voi in qualità di rappresentante dell’azienda [Nome della tua azienda] in riferimento all’ordine n. [XXXXXX] effettuato in data [inserisci data], ricevuto il [inserisci data di ricevimento].

Purtroppo, dopo un’attenta verifica del contenuto al momento del ricevimento, abbiamo rilevato alcune incongruità sostanziali rispetto a quanto pattuito:

1. [Descrivi in modo dettagliato il problema relativo alla non conformità del prodotto, come ad esempio: il prodotto ricevuto non rispetta le specifiche tecniche indicate, o presenta difetti quali danneggiamenti o malfunzionamenti. Fornisci descrizioni tecniche, numeri di lotto, codici prodotto, ecc.]

2. [Menziona altri problemi se presenti, come un numero insufficiente di articoli inviati rispetto a quelli ordinati, prodotti errati, ecc.]

In allegato troverete la documentazione fotografica che testimonia le discordanze e i difetti menzionati, inclusi i documenti di spedizione corrispondenti che mostrano chiaramente il numero dell’ordine e la data di ricevimento.

Data la gravità della situazione e l’impatto che questa sta avendo sulla nostra operatività, vi richiediamo di adottare con urgenza le seguenti azioni:

A. Sostituzione immediata dei prodotti difettosi o non conformi con altri che soddisfino pienamente le specifiche dell’ordine originale, entro un termine massimo di [specificare il tempo, ad esempio: 10 giorni lavorativi].

B. Nel caso in cui la sostituzione non fosse possibile in tempi brevi, richiediamo un rimborso completo o parziale che rispecchi l’entità della non conformità e i disagi subiti.

C. Un’indagine interna da parte della vostra società per identificare la causa dell’accaduto e le eventuali misure preventive che verranno adottate per evitare simili inconvenienti in futuro.

Gradiremmo ricevere una risposta scritta entro [inserire una data ragionevole, ad esempio: 48 ore] per confermare la ricezione di questa comunicazione e per essere informati delle azioni che intendete intraprendere. Un nostro incaricato seguirà personalmente il caso per assicurare che la problematica venga risolta in maniera tempestiva ed efficace.

Ci aspettiamo che questa situazione venga gestita con la massima serietà e con attenzione al mantenimento di un rapporto commerciale positivo e produttivo.

Resto a disposizione per qualsiasi chiarimento e attendo con urgenza un vostro riscontro.

Cordiali saluti,

[Firma]
[Nome e Cognome]
[Ruolo in azienda]
[Azienda]
[Indirizzo azienda]
[Numero di telefono]
[Indirizzo email]