Come Scrivere Una Lettera Di Lamentela A Un Fornitore

Aggioranto il 18 Gennaio 2024 da Marcello Massa

Una lettera di lamentela a un fornitore è uno strumento formale di comunicazione scritta attraverso il quale un cliente esprime insoddisfazione per prodotti o servizi ricevuti. Essa serve per portare all’attenzione del fornitore specifici problemi o inconvenienti, siano essi legati alla qualità, alla consegna, al costo o ad altri aspetti del rapporto commerciale. Il fine principale di tale lettera è ottenere una risoluzione alla situazione contestata, che può includere una sostituzione del prodotto difettoso, il rimborso dei costi, un servizio compensativo, o un miglioramento della qualità del servizio in futuro.

La letteratura di reclamo si apre solitamente con un’introduzione in cui il cliente descrive la natura del rapporto commerciale con il fornitore, seguendo poi con una descrizione chiara e concisa dell’oggetto della lamentela. È fondamentale dettagliare eventi specifici, date, cifre e altre informazioni rilevanti che possono supportare la reputazione del cliente. Importante è mantenere un tono professionale e rispettoso, pur esprimendo con assertività il disagio vissuto. L’obiettivo è instaurare un dialogo costruttivo, anziché incrinare la relazione commerciale.

In conclusione, nella lettera si espongono le aspettative del cliente riguardo alle possibili soluzioni, senz’essere né eccessivamente prescrittivi né troppo vaghi. Solitamente si lascia spazio alla contrattazione e si invita il fornitore a proporre una propria soluzione, dimostrando così apertura al dialogo e volontà di continuare una collaborazione proficua.

Un buon esempio di lettera di lamentela è capace di trasformare un’esperienza negativa in un’opportunità per migliorare la relazione affaristica e incrementare la fiducia e soddisfazione del cliente.

Come scrivere una lettera di lamentela a un fornitore

Una lettera di lamentela a un fornitore è un documento formale che viene utilizzato dai clienti per esprimere insoddisfazione per prodotti o servizi ricevuti. Tale lettera deve essere chiara, concisa e costruttiva, e idealmente dovrebbe portare a una risoluzione o un rimedio efficace alla situazione. Di seguito, troverai una guida dettagliata su quali informazioni dovrebbe contenere una tale lettera.

1. Intestazione:
– Il tuo nome e cognome.
– Il tuo indirizzo (via, città, CAP).
– Il numero di telefono e/o indirizzo email.
– La data in cui la lettera viene scritta.

2. Dati del fornitore:
– Nome del fornitore o dell’azienda.
– Nome del contatto specifico, se conosciuto (ad esempio, il responsabile con cui hai già trattato).
– Indirizzo del fornitore.

3. Oggetto:
– Una breve frase che riassume l’oggetto della lettera, ad esempio: “Lettera di reclamo per prodotto difettoso” o “Lamentela per servizio non soddisfacente”.

4. Saluto:
– Un saluto formale, come “Gentile [Nome del contatto o Azienda],”.

5. Corpo della lettera:

a. Introduzione:
– Una breve descrizione di chi sei, come cliente del fornitore e del contesto della tua lamentela.
– Una frase che esprime l’intento della lettera, ad esempio: “Con la presente lettera desidero esprimere il mio disappunto in merito a…”.

b. Descrizione del problema:
– Una dettagliata descrizione del prodotto o servizio che ha causato insoddisfazione.
– Indicare il numero di ordine, la data dell’acquisto o del servizio e tutti i dettagli pertinenti che possono aiutare il fornitore a identificare la transazione.
– Specificare la natura del problema, dettagliando cosa era previsto e cosa è andato storto. È importante essere il più oggettivi e precisi possibili.

c. Esperienza vissuta:
– Descrivere come il problema ha impattato te o la tua azienda, evidenziando eventuali disagi o perdite subite a causa dell’inconveniente.

d. Azioni precedentemente intraprese:
– Elencare qualsiasi tentativo già fatto per risolvere il problema prima di ricorrere alla lettera di lamentela (telefonate, altre comunicazioni, sostituzioni, ecc.).

e. Richiesta specifica:
– Esplicitare ciò che ti aspetti come risoluzione o compensazione. Questo potrebbe includere un rimborso, una sostituzione del prodotto, un servizio aggiuntivo gratuito, ecc.
– Dare un termine ragionevole entro il quale aspetti una risposta o la risoluzione del problema.

6. Conclusione:
– Riaffermare la necessità di una soluzione e l’importanza che attribuisci a una buona relazione con il fornitore.
– Esprimere la speranza di una risoluzione positiva che possa mantenere o migliorare la relazione commerciale.

7. Chiusura:
– Frasi di cortesia come “Cordiali saluti,” o “Distinti saluti,” seguite dal tuo nome e firma.

8. Allegati:
– Indicare la presenza di eventuali documenti allegati alla lettera, come copie di ricevute, fotografie del prodotto difettoso, precedenti comunicazioni via email, ecc.

Una lettera di lamentela ben scritta dovrebbe facilitare la comunicazione con il fornitore e aumentare la probabilità di ricevere una risposta e una soluzione soddisfacente. Ricorda di mantenere sempre un tono cortese e professionale, anche se sei frustrato o arrabbiato per la situazione.

Esempi di lettera di lamentela a un fornitore

Ecco alcuni modelli di lettera di lamentela a un fornitore da utilizzare come esempio.

Primo esempio di lettera di lamentela a un fornitore

Oggetto: Segnalazione di inadempienza contrattuale e richiesta di risarcimento danni

Gentili Signori,

con la presente, ci vediamo costretti a comunicarvi la nostra profonda insoddisfazione in merito all’ultimo ordine consegnato dalla Vostra azienda, codice ordine #123456, ricevuto in data 15 aprile 2023, che ha evidenziato gravi carenze sia in termini di qualità del prodotto che di rispetto dei tempi di consegna stabiliti contrattualmente.

Abbiamo sempre apprezzato la collaborazione con la Vostra società e fino a ora i vostri standard di servizio si sono mostrati all’altezza delle aspettative. Tuttavia, non possiamo non notare un declino significativo nella qualità e nella puntualità delle forniture recenti, che sta avendo un impatto negativo diretto sul nostro business.

Primo tra i problemi riscontrati, l’inadempienza dei termini di consegna: il contratto stipulato prevede chiaramente che la merce debba essere consegnata entro un termine massimo di 30 giorni dalla data di ordine. Nonostante ciò, l’ultimo ordine è stato consegnato con un ritardo di due settimane rispetto alla scadenza concordata, senza alcuna comunicazione preventiva da parte vostra, provocando significativi disagi alla nostra produzione e un danno alla nostra immagine agli occhi dei nostri clienti.

In aggiunta a ciò, la qualità dei beni ricevuti non è in linea con le specifiche concordate. Di seguito elenchiamo in dettaglio le problematiche riscontrate sul prodotto:

1. Difetti di fabbricazione su un numero consistente di pezzi, che rendono tali prodotti inutilizzabili.
2. Imballo inadeguato che ha causato il danneggiamento dei materiali durante il trasporto.

In considerazione di quanto sopra esposto, richiediamo un risarcimento per i danni subiti per il ritardo e la qualità insufficiente del materiale consegnatoci. Inoltre, pretenderemo lo sconto concordato per i futuri ordini o nel caso contrario, la rescissione immediata del contratto per grave inadempimento.

In attesa di un risarcimento, chiediamo che vengano attuate immediate misure correttive per garantire che tali problematiche non si ripresentino. Attendiamo una Vostra celere risposta entro e non oltre 5 giorni lavorativi dalla ricezione della presente. In mancanza di ciò, saremo costretti a far valere i nostri diritti attraverso le sedi legali competenti.

Confidiamo in un Vostro costruttivo riscontro e Vi porgiamo i nostri migliori saluti.

Distinti saluti,

[Nome e Cognome]
[Posizione]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo della Tua Azienda]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo e-mail]

Secondo esempio di lettera di lamentela a un fornitore

Oggetto: Reclamo per merce difettosa/ritardo di consegna/non conformità agli standard

Gentile [Nome del Responsabile del fornitore],

La presente ha lo scopo di comunicarVi formalmente la nostra insoddisfazione in relazione a [specificare se merce difettosa, ritardo nella consegna, non conformità agli standard di qualità, ecc.], riscontrata in seguito all’ordine n. [inserire numero ordine] che abbiamo effettuato in data [inserire data dell’ordine].

Nonostante la nostra fiducia consolidata nell’elevato standard dei servizi e prodotti forniti dalla Vostra azienda, ci troviamo costretti a comunicarVi che [descrivere in questa sezione il problema riscontrato in dettaglio, come ad esempio prodotti danneggiati, specifiche non rispettate, etc.]. Questa situazione ha avuto un impatto negativo sul nostro processo produttivo/commerciale, causando [descrivere le eventuali conseguenze come ritardo nella produzione, insoddisfazione dei clienti, perdite economiche, etc.].

Desideriamo sottolineare che:

[Elencare in punti i problemi specifici che si sono verificati, fornendo possibilmente dettagli o esempi concreti.]
– Problema 1 [es. ricevimento di merce danneggiata con evidenza fotografica allegata]
– Problema 2 [es. ritardo nella consegna di X giorni/settimane che ha compromesso il lancio di un nuovo prodotto]
– Problema 3 [es. articolo non conforme alle specifiche tecniche concordate, con dettagli sulle discrepanze]

Facciamo affidamento sull’efficienza e l’efficacia del vostro servizio clienti per:

1. [Specificare le azioni che ci si aspetta dal fornitore, come sostituzione dei prodotti difettosi, rimborso, consegna urgente degli articoli mancanti, etc.]

2. [Fornire una data entro la quale ci si aspetta che il problema sia risolto, esprimendo la disponibilità a discutere ulteriori accordi se necessario.]

3. [Richiedere una spiegazione del motivo del problema e quali misure verranno adottate per prevenire che situazioni simili si ripetano in futuro.]

In considerazione di quanto esposto, Vi invitiamo a prendere prontamente in carico la presente lamentela e ad agire nell’immediato per risolvere la situazione, rimediando alle mancanze sopra riportate.

La qualità del servizio fornito è per noi di fondamentale importanza e confidiamo che prendiate le nostre osservazioni con la massima serietà, al fine di ripristinare la reciproca fiducia e collaborazione.

In attesa di una Vostra rapida risposta e delle necessarie azioni correttive, porgo cordiali saluti.

Nome Cognome
[La tua posizione/ruolo]
[Nome della firma/Azienda]
[Contatti – telefono ed e-mail]
[Indirizzo della firma/Azienda]

Allegati: [elencare eventuali documenti allegati, come fotografie, comunicazioni precedenti, specifiche tecniche, etc.]

Terzo esempio di lettera di lamentela a un fornitore

Oggetto: Reclamo per Mancata Conformità del Prodotto e Richiesta di Urgenti Provvedimenti

Egregi Signori,

in qualità di [la tua posizione, es. Responsabile degli Acquisti] della ditta [Nome della tua Azienda] con sede in [Indirizzo della tua Azienda, Città, CAP], mi vedo costretto a inoltrare la presente lettera al fine di esprimere forte disappunto e preoccupazione relative agli ultimi lotti di merce che abbiamo ricevuto da Voi in data [data di ricevimento].

Dopo un’accurata verifica ed analisi dei prodotti, abbiamo rilevato delle significative discordanze rispetto agli standard di qualità concordati, ovvero [esempi specifici di problemi riscontrati con il prodotto, quali difetti di fabbricazione, malfunzionamenti, difformità nelle specifiche o negli standard qualitativi]. Tale situazione ha avuto un impatto negativo immediato sul nostro processo produttivo e/o sulla soddisfazione dei nostri clienti, causando [descrivere specificamente i problemi sorti, come interruzioni della produzione, ritardi nelle consegne, reclami dei clienti, perdite finanziarie, ecc.].

Nonostante nel passato abbiamo sempre considerato la Vostra azienda un partner affidabile e prodotti di alta qualità ci aspettavamo, ci vediamo ora nella scomoda posizione di dover richiedere una risposta tempestiva e adeguata.

In allegato a questa lettera, troverete una documentazione fotografica che testimonia i difetti riscontrati e una dettagliata relazione dei controlli effettuati dal nostro controllo qualità. Desideriamo inoltre richiedere una sostituzione immediata della merce difettosa o un adeguato rimborso per i prodotti non conformi.

Chiediamo altresì che un Vostro responsabile si metta in contatto con noi entro [numero di giorni, tipicamente 5-10 giorni lavorativi] per discutere di un piano d’azione che preveda misure correttive a lungo termine e che impedisca che situazioni del genere si ripetano in futuro.

Nell’attesa di un Vostro celere riscontro, ci preme ricordarvi che ci riserviamo il diritto di intraprendere azioni ulteriori per tutelare i nostri interessi commerciali, compresa la sospensione di eventuali pagamenti dovuti e/o la cancellazione degli ordini in corso, fino a quando la situazione non sarà stata risolta in modo soddisfacente.

Siamo convinti che sarete in grado di affrontare la questione con la serietà che merita e di tornare ad essere il fornitore affidabile di cui abbiamo sempre avuto stima.

In attesa di una Vostra urgente risposta, porgo distinti saluti.

[Cognome e Nome],
[Titolo o posizione nella ditta]
[Tua Azienda]
[Informazioni di contatto: email, telefono]

Quarto esempio di lettera di lamentela a un fornitore

Oggetto: Espressione di insoddisfazione per la qualità del servizio e richiesta di azioni correttive

Gentili [Nome del Fornitore o del Responsabile],

sono [Il Tuo Nome], [la Tua Posizione] presso [Nome della Tua Compagnia]. In data [Inserire la Data], la nostra azienda ha ricevuto il vostro ultimo ordine, riferimento numero [Numero dell’Ordine o del Contratto], il quale purtroppo non ha rispettato gli standard di qualità e i requisiti concordati.

Ci sentiamo in dovere di comunicarvi la nostra insoddisfazione con dettaglio e la necessità di adottare immediatamente misure correttive.

1. Non Conformità del Prodotto/Servizio:
Dettagliate specificamente le mancanze riscontrate, citando qualsiasi specifica o requisito precedentemente concordato e ora mancato. Ad esempio, “Il materiale consegnato non è conforme alle specifiche tecniche concordate, in particolare…”

2. Impatto sull’Operatività Aziendale:
Illustrate come tali mancanze abbiano impattato negativamente la vostra produzione, consegne, o altri processi critici. Per esempio, “Questa discrepanza ha comportato ritardi significativi nel nostro processo di produzione, incidendo sulla nostra catena di consegna.”

3. Registrazione e Documentazione delle Difformità:
Include qui se avete documentato con fotografie, report di qualità o altri allegati pertinenti. Per esempio, “Allegate a questa comunicazione troverete immagini che evidenziano le divergenze riscontrate.”

4. Azioni già Intrapprese:
Segnala le azioni che hai già intrapreso in risposta alla situazione, come isolamento del prodotto difettoso, comunicazioni precedenti, tentativi di risoluzione ecc. Per esempio, “Abbiamo già contattato il nostro rappresentante commerciale in data [Data] senza ricevere una risposta soddisfacente.”

5. Richiesta di Azioni Correttive Immediate:
Esplicitate che cosa vi aspettate dal fornitore come rimedio alla situazione. Potreste richiedere una sostituzione, un rimborso, un re-ordine urgente, indagini sulle cause del problema ecc. Ad esempio, “Richiediamo un incontro urgente per discutere le azioni correttive necessarie, che potrebbero includere…”

6. Termine per la Risposta e Azioni:
Indicate un tempo limite entro il quale vi aspettate una risposta o un’azione da parte loro, enfatizzando l’urgenza della situazione. Per esempio, “Ci aspettiamo una vostra pronta risposta entro [numero] giorni lavorativi…”

7. Conseguenze dell’Inerzia:
Se necessario, allertare il fornitore riguardo possibili azioni che verranno intraprese se non verrà trovata una soluzione soddisfacente, incluse rinegoziazioni contrattuali o potenziali ricorsi legali. Per esempio, “Se non riceveremo una risoluzione adeguata entro il termine stabilito, saremo costretti a rivedere i termini del nostro accordo commerciale, inclusa la possibilità di cessare le ulteriori ordinazioni e valutare vie legali.”

8. Contatti per la Comunicazione:
Specificate le modalità con cui preferite essere contattati, fornendo i dettagli appropriati. Per esempio, “Potete contattarmi direttamente al numero [Il Tuo Numero Telefonico] o via email a [Il Tuo Indirizzo Email] per qualsiasi chiarimento o discussione.”

In attesa di una vostra tempestiva risposta e di una risoluzione proattiva a questo problema, vi ringrazio per l’attenzione e mi auguro che possiamo continuare a mantenere un rapporto professionale costruttivo.

Cordiali saluti,

[Firma, se la lettera è in formato cartaceo]

[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Nome della Tua Compagnia]
[Contatti della Tua Compagnia]