Come Scrivere Una Lettera Di Lamentela A Una Ditta

Aggioranto il 13 Gennaio 2024 da Marcello Massa

Una lettera di lamentela a una ditta è un documento formale attraverso il quale un cliente esprime il proprio disappunto o insoddisfazione riguardo a un prodotto o servizio ricevuto. Il principale scopo di questa lettera è comunicare all’azienda in questione che le aspettative del cliente non sono state soddisfatte e richiedere un’azione correttiva o un risarcimento adeguato.

Nel redigere una lettera di lamentela, è fondamentale adottare un tono cortese ma deciso, esponendo i fatti in modo chiaro e dettagliato. Inizialmente, si presenta il problema, descrivendo la situazione che ha condotto alla delusione o al disagio. Si forniscono specifiche quali data e luogo di acquisto, numero d’ordine o di serie del prodotto, e si dettagliano eventuali precedenti tentativi di risoluzione del problema con la ditta.

Ci si aspetta poi di chiarire quali fossero le aspettative basate sulle promesse o sulla pubblicità dell’azienda e in che modo la realtà ha disatteso tali aspettative. È importante allegare alla lettera eventuali prove documentali, come ricevute, fotografie o comunicazioni precedenti, per sostenere le proprie affermazioni.

Si prosegue indicando quale tipo di risoluzione si desidera ottenere, che sia una sostituzione del prodotto, un rimborso, un servizio di riparazione o semplicemente un riconoscimento del disservizio e un impegno a migliorare. Infine, si sollecita una risposta entro un determinato lasso di tempo, lasciando intendere che si è disposti a prendere ulteriori azioni, come rivolgersi a enti di tutela dei consumatori o condividere la propria esperienza con altre persone, se la situazione non verrà gestita in modo soddisfacente.

La lettera di lamentela quindi serve non solo a cercare una soluzione immediata al problema specifico, ma anche a segnalare all’azienda le aree in cui i suoi prodotti o servizi possono essere migliorati, contribuendo potenzialmente a un innalzamento della qualità e a una migliore esperienza per tutti i consumatori.

Come scrivere una lettera di lamentela a una ditta

Una lettera di lamentela a una ditta è un documento formale in cui il cliente esprime il proprio disappunto per un servizio o prodotto che non ha soddisfatto le aspettative. Tale lettera dovrebbe essere chiara, concisa e scritta in modo professionale. Ecco gli elementi fondamentali che dovrebbe contenere:

1. Informazioni del mittente:
– Nome, cognome e indirizzo del mittente, in modo che l’azienda possa rispondere direttamente alla persona interessata.
– Recapito telefonico e, se disponibile, indirizzo e-mail per eventuali comunicazioni rapide.

2. Data:
– La data in cui la lettera viene scritta e inviata.

3. Dati dell’azienda:
– Nome dell’azienda destinataria.
– Indirizzo completo dell’azienda a cui si sta inviando la lettera.
– Se possibile, il nome specifico del responsabile del servizio clienti o del reparto competente.

4. Riferimento ordine/prodotto/servizio:
– Numero dell’ordine o della fattura.
– Nome esatto del prodotto o servizio oggetto della lamentela.
– Data di acquisto o di ricezione del servizio.

5. Corpo della lettera:
– Oggetto: una breve frase che riassume il motivo della lettera, ad es.: “Lamentela per prodotto difettoso” o “Insoddisfazione servizio post-vendita”.
– Evidenziare chiaramente la natura del problema o dell’insoddisfazione.
– Descrizione dettagliata dei fatti, mantenendo un tono cortese e professionale: circostanze dell’acquisto, aspettative, descrizione della discrepanza tra quanto promesso e quanto effettivamente ricevuto.
– Eventuali passaggi avvenuti prima della scrittura della lettera, come tentativi di risoluzione del problema tramite altri canali di comunicazione.
– Ricordare all’azienda qualsiasi promessa o garanzia pubblicizzata che non è stata mantenuta.

6. Richiesta di azione:
– Indicare in modo specifico cosa ci si aspetta dall’azienda come risoluzione del problema (rimborso, sostituzione, riparazione, ecc.).
– Impostare una scadenza ragionevole per ricevere una risposta o una soluzione dalla ditta.

7. Documentazione:
– Se necessario, includere copie (non originali) di documenti che supportano la propria posizione, come ricevute, contratti, garanzie, fotografie del prodotto difettoso, ecc.

8. Conclusione:
– Riaffermare l’intenzione di risolvere la questione in maniera amichevole e il desiderio di continuare la relazione commerciale, se appropriato.
– Esprimere la propria fiducia nel fatto che l’azienda prenderà la querela sul serio e intraprenderà le azioni necessarie.

9. Formula di chiusura:
– Chiudere la lettera con una frase formale del tipo “Ringraziando per l’attenzione, porgo distinti saluti” o simili.
– Firma manuale del mittente.

10. Allegati:
– Elencare i documenti allegati se presenti.

Ricorda di inviare la lettera tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o qualsiasi altro metodo che fornisca prova della consegna. Questo sarà utile in caso di ulteriori dispute o per poter fare seguito in modo concreto.

Esempi di lettera di lamentela a una ditta

Ecco alcuni modelli di lettera di lamentela a una ditta da utilizzare come esempio.

Primo esempio di lettera di lamentela a una ditta

Oggetto: Reclamo per prodotto difettoso e servizio clienti insoddisfacente

Spett.le [Nome Ditta],

mi rivolgo a voi in qualità di cliente insoddisfatto in seguito all’acquisto di un [Nome del prodotto], acquistato il [Data dell’acquisto] presso il vostro punto vendita sito in [Indirizzo negozio o sito e-commerce], come attestato dalla ricevuta di vendita allegata [Allegare copia della ricevuta].

Purtroppo, il prodotto in questione ha manifestato immediati difetti di funzionamento, quali [Elencare i difetti riscontrati], che ne rendono l’uso impossibile/non conforme alle aspettative.

Immediatamente dopo aver rilevato i suddetti problemi, ho tentato di mettermi in contatto con il vostro servizio di assistenza clienti il [Data del primo tentativo di contatto], ma nonostante vari tentativi e dopo un lungo lasso di tempo in attesa, non sono riuscito a parlare con un operatore. Ho, successivamente, inviato una e-mail di segnalazione in data [Data di invio e-mail], alla quale non ho ancora ricevuto risposta.

La situazione attuale è inaccettabile, sia in termini di qualità del prodotto sia per quanto riguarda il servizio post-vendita offerto. Tale esperienza ha influenzato negativamente la mia percezione della vostra azienda e rischia di compromettere qualsiasi possibile futuro acquisto.

Secondo quanto previsto dalle normative vigenti in materia di diritti dei consumatori, mi aspetto che venga presa in seria considerazione la mia segnalazione e che sia fornita una soluzione soddisfacente. In particolare, richiedo una delle seguenti azioni da parte vostra:
1. La sostituzione del prodotto con uno funzionante di pari caratteristiche, oppure
2. Il rimborso completo dell’importo pagato, pari a [Inserire l’importo speso].

Qualora non ricevessi risposta e/o riscontro risolutivo entro e non oltre i prossimi [inserire un termine temporale ragionevole, es. 14 giorni], mi vedrò costretto a procedere con ulteriori azioni, inclusa la possibilità di segnalare il caso alle autorità competenti per la tutela del consumatore e valutare azioni legali.

In attesa di una vostra celere risposta, vi invito a trattare la presente segnalazione con la massima urgenza e serietà.

Distinti saluti,

[Firma]

[Il tuo nome completo]
[Indirizzo]
[Numero di telefono]
[Indirizzo e-mail]
[Allegati, se necessario]

Secondo esempio di lettera di lamentela a una ditta

Oggetto: Reclamo per [Motivo della Lamentela – es. prodotto difettoso / servizio non conforme]

Gentile [Nome del Responsabile / Servizio Clienti],

La presente è per esprimere il mio disappunto e per formulare formalmente un reclamo riguardo a [descrizione precisa dell’oggetto del reclamo, ad esempio: il prodotto XYZ acquistato in data xx/xx/xxxx o il servizio fornito in data xx/xx/xxxx].

Nonostante mi aspettassi un livello di qualità conforme alle promesse pubblicitarie e alle informazioni fornite al momento dell’acquisto, ho riscontrato dei significativi problemi quali: [elencare i problemi riscontrati specificando la natura e l’impatto sul consumatore, utilizzando una lista puntata se necessario].

– Prodotto/Servizio difettoso: [Dettagli del difetto]
– Non conformità: [Spiegazione della non conformità]
– Ritardo nella consegna: [Dettaglio del ritardo e dei disagi subiti]
– Altro: [Qualsiasi altro problema rilevante]

Ho già tentato di risolvere la situazione tramite [descrizione dei tentativi di contatto precedenti o misure già prese, ad esempio: telefonate, email, interazioni con il servizio clienti, ecc.] in data [xx/xx/xxxx], ma, purtroppo, la mia segnalazione non ha portato ai dovuti risultati.

Alla luce di ciò, richiedo formalmente una [scegliere una o più delle seguenti opzioni: sostituzione del prodotto, riparazione del prodotto, rimborso completo, rimborso parziale, erogazione di un servizio di compensazione, ecc.] entro e non oltre [inserire una data di scadenza realistica affinché l’azienda possa rispondere alla richiesta].

Per vostra comodità, allego [se ci sono documenti di supporto come ricevute, foto del prodotto difettoso, comunicazioni precedenti, ecc.] che potranno confermare quanto da me esposto e facilitare la vostra verifica.

Spero vivamente in una vostra rapida e soddisfacente risposta e resto disponibile a fornire ulteriori dettagli se necessario. In assenza di un riscontro entro il termine indicato, mi vedrò costretto a valutare ulteriori azioni, incluse quelle legali.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome]
[Indirizzo]
[Contatti telefonici]
[Email]
[Data]
[Allegati: elenco dei documenti allegati, se presenti]

Terzo esempio di lettera di lamentela a una ditta

Oggetto: Reclamo per prodotto difettoso e servizio clienti non soddisfacente

Spett.le [Nome della Ditta],
Via [Indirizzo dell’Azienda]
[CAP, Città, Provincia]

Scritto da: [Tuo Nome Completo]
[Tuo Indirizzo]
[Tuo CAP, Città, Provincia]
[Tuo indirizzo email]
[Tuo numero di telefono]

[Data]

Egregi Signori,

con la presente desidero esprimere il mio disappunto relativo sia alla qualità del prodotto da voi fornito, sia al servizio clienti ricevuto in seguito ai problemi riscontrati.

Il [data dell’acquisto], ho acquistato un [indicare il prodotto specifico, inclusi il modello e il numero di serie se disponibili], presso il vostro punto vendita situato in [indicare l’ubicazione o il sito web se acquistato online]. Sfortunatamente, dopo soli [indicare il periodo di tempo] di utilizzo, ho notato che [descrivere il difetto o il problema tecnico del prodotto].

Avendo fiducia nella vostra rinomata reputazione, ho immediatamente contattato il vostro servizio clienti, sperando in una soluzione rapida ed efficiente. Tuttavia, nonostante diversi tentativi di comunicazione avvenuti sia tramite telefono al numero [inserire numero del servizio clienti] il [inserire date delle chiamate], sia tramite email inviate a [indirizzo email del servizio clienti] il [inserire date delle email], la mia richiesta pare non aver ricevuto l’attenzione e la risposta che meritava.

Specificatamente, i miei reclami sono:

1. Il prodotto in questione presenta [elencare in dettaglio i difetti o i problemi riscontrati], rendendolo inutilizzabile [o limitando significativamente le sue funzionalità previste].
2. La mancanza di una risposta tempestiva da parte del servizio clienti, che ha notevolmente prolungato i tempi di attesa per la risoluzione del problema.
3. [Inserire eventuali altre questioni relative alla garanzia, alla consegna, alla qualità dei materiali, ecc.]

In virtù di quanto esposto, richiedo formalmente:

– Una sostituzione del prodotto con uno che sia conforme alle specifiche d’acquisto e che non presenti difetti.
– In alternativa, qualora la sostituzione non fosse possibile, richiedo il rimborso integrale dell’importo pagato pari a [prezzo di acquisto €].
– Nel caso in cui esistano procedure specifiche da seguire per l’attivazione della garanzia, vi pregherei di fornirmi tutte le istruzioni necessarie.

Confido in una vostra risposta celere al fine di risolvere questa spiacevole situazione. Nel caso in cui non ricevessi una risposta soddisfacente entro i prossimi [indicare un termine temporale, es. 14 giorni], mi vedrò costretto a valutare ulteriori azioni, incluso il ricorso alle autorità competenti per la tutela del consumatore.

In attesa di un vostro riscontro, colgo l’occasione per porgervi distinti saluti.

Cordiali saluti,

[Firma, se inviata in formato cartaceo]

[Tuo Nome Completo]

Quarto esempio di lettera di lamentela a una ditta

Oggetto: Reclamo formale per difettosità del prodotto e richiesta di rimedio immediato

Gentili Signori,

Mi rivolgo a voi in qualità di cliente insoddisfatto in seguito all’acquisto del vostro prodotto [Nome del Prodotto], ricevuto in data [Inserire Data] attraverso il vostro canale di vendita online [o specificare il punto vendita fisico se pertinente].

Da subito, ho riscontrato gravi problemi relativi a [descrizione dettagliata del difetto o del malfunzionamento], i quali non solo hanno compromesso l’utilizzo del prodotto stesso ma hanno altresì causato [descrivere eventuali danni supplementari o inconvenienti]. Tale situazione è inaccettabile, soprattutto considerando [la reputazione della vostra azienda / il costo del prodotto / le specifiche assicurazioni di qualità e durata fornite in fase di acquisto].

Per documentare quanto riportato, allego alla presente [foto / video / documentazione], da voi facilmente verificabili, al fine di sostenere la legittimità e la gravità del mio reclamo.

Nonostante [numero] tentativi di contattare il vostro servizio clienti tramite [telefono / e-mail / chat online], non ho ricevuto fino ad ora alcuna risposta soddisfacente, né tantomeno un’adeguata assistenza post-vendita che mi aspetterei da una ditta di vostro calibro.

Viste le circostanze, esigo un’intervento rapido da parte vostra, che può consistere in un’immediata sostituzione del prodotto difettoso con uno funzionante, un completo rimborso dell’importo speso oppure un’adeguata riparazione a vostre spese, in modo da ristabilire il servizio promesso e consentirmi di usufruire del prodotto come originariamente previsto.

Desidero sottolineare che ho acquistato il prodotto in buona fede e con la ragionevole aspettativa di ricevere merce di qualità e funzionante. In assenza di un riscontro positivo e tempestivo da parte vostra, mi vedrò costretto a prendere ulteriori misure, ivi inclusa la possibilità di segnalare la vicenda alle competenti autorità di tutela del consumatore e di avviare eventuali azioni legali atte a tutelare i miei diritti.

Chiedo quindi una risposta ufficiale e risolutiva entro [15 giorni / o altro termine ragionevole], passati i quali procederò come su indicato. Per vostra comodità e per mantenere traccia della corrispondenza, vi prego di rispondere a questo indirizzo email [Inserire Email] o al numero di telefono [Inserire Numero di Telefono], entrambi i metodi di comunicazione sono a mia disposizione per un confronto diretto e costruttivo.

In attesa di un vostro cortese e sollecito riscontro, vi porgo i miei più distinti saluti.

[Il Tuo Nome]
[Il Tuo Indirizzo]
[Il Tuo Numero di Telefono]
[Il Tuo Indirizzo Email]

[Allegati: se pertinente]

Data: [Inserire Data]