Come Scrivere Una Richiesta Utilizzo Sala Consiliare

Aggioranto il 14 Dicembre 2023 da Marcello Massa

Una richiesta di utilizzo sala consiliare è un documento formale attraverso il quale un’entità o un individuo sollecita a una pubblica amministrazione, tipicamente il Comune, l’autorizzazione ad utilizzare un luogo di rilevanza civica per lo svolgimento di un evento, una riunione o un’attività che prevede il coinvolgimento della comunità o di una parte di essa.

Questa richiesta è propedeutica all’ottenimento dell’accesso a uno spazio tradizionalmente destinato a funzioni di rappresentanza politica o sociale, come ad esempio la sala del consiglio comunale, ed è di norma soggetta all’approvazione dei responsabili dell’ente locale, i quali valuteranno la compatibilità dell’evento proposto con la natura dell’uso della sala e la disponibilità del calendario.

Nel dettaglio, tale richiesta dovrebbe contenere una descrizione chiara e precisa dell’evento o dell’attività che si intende realizzare, inclusi dettagli come la data, l’orario, il numero previsto di partecipanti e le esigenze tecniche o logistiche. Inoltre, dovrà essere evidenziato il legame tra l’attività proposta e l’interesse della comunità o la pertinenza con la funzione civica dello spazio.

L’obiettivo di utilizzare una sala consiliare per un evento è spesso legato al desiderio di conferire una formalità istituzionale all’incontro o alla necessità di ospitare un numero maggiore di persone in un ambiente attrezzato per facilitare il dialogo civico e la partecipazione dei cittadini. Tale spazio, essendo pubblico, è anche garanzia di neutralità e ufficialità.

Il processo di approvazione della richiesta implica una valutazione dell’adeguatezza dell’evento in termini di sicurezza, rispetto delle norme e coerenza con altri eventi o attività istituzionali preesistenti, assicurandosi che non vi siano conflitti o incompatibilità con le finalità dello spazio richiesto.

Come scrivere una richiesta utilizzo sala consiliare

Come esperto di scrittura, posso guidarti attraverso i diversi elementi che una richiesta per l’utilizzo di una sala consiliare dovrebbe contenere. Questo tipo di richiesta è formale e, in genere, viene indirizzata a un ente comunale o a un’istituzione simile che gestisce gli spazi pubblici. La chiarezza e la formalità sono elementi chiave per assicurarsi che la richiesta venga presa in considerazione e approvata. Ecco ciò che non dovrebbe mancare:

1. Intestazione
– Destinatario Specifico: Indirizza la lettera a una persona specifica, qualora sia possibile, ad esempio il sindaco, il segretario comunale o il responsabile della gestione delle sale comunali.
– Dati dell’Ente Richiedente: Includi il nome dell’organizzazione o dell’individuo che fa la richiesta, insieme ai dati di contatto come indirizzo, numero di telefono ed email.

2. Oggetto della Lettera
– Una breve descrizione del motivo della lettera, ad esempio: “Richiesta di Utilizzo Sala Consiliare per Assemblea dell’Associazione [Nome Associazione]”.

3. Saluto Formale
– Un saluto iniziale appropriato, per esempio: “Gentile [Nome del Destinatario],” o “Egregio Signor Sindaco,” qualora non si conosca il destinatario diretto si può utilizzare “Alla cortese attenzione del Responsabile delle Sale Comunali,”.

4. Corpo della Lettera
– Introduzione: Una breve introduzione spiegando chi sei o chi rappresenti e il motivo generale della tua richiesta.
– Scopo dell’Evento: Specifica la natura dell’evento per cui si richiede l’uso della sala. Includi informazioni sul tipo di evento, siano essi incontri, conferenze, seminari, cerimonie, feste o assemblee.
– Data e Ora: Indica le date e gli orari precisi, inclusa la durata dell’evento e se sono richiesti tempi supplementari per l’allestimento o lo smontaggio.
– Numero di Partecipanti: Stima il numero di persone che prevedi parteciperanno, per garantire che lo spazio sia adeguato.
– Disposizione e Attrezzature: Dettaglia le specifiche necessità di disposizione della sala e l’eventuale necessario utilizzo di attrezzature come proiettori, sedie supplementari, microfoni, ecc.
– Motivazione e Benefici per la Comunità: Se è rilevante, descrivi come l’evento servirà gli interessi della comunità e se ciò può essere un fattore a favore della concessione della sala.

5. Chiusura
– Esprimi gratitudine anticipata per la considerazione della tua richiesta e la disponibilità all’organizzazione dell’evento. Assicura la tua volontà di cooperare con le eventuali norme e condizioni per l’utilizzo dello spazio.

6. Firma
– Concludi con un saluto formale come “Cordiali saluti,” o “Distinti saluti,”, seguito dalla tua firma manoscritta (se inviata per posta tradizionale) o digitale (se via email) e il tuo nome completo stampato sotto la firma. Nel caso di un’organizzazione, includi il titolo o la posizione che ricopri all’interno dell’ente.

7. Allegati
– Se necessario, menziona e allega documenti di supporto alla richiesta, come piantine della disposizione dei posti, descrizione dettagliata dell’evento, permessi previamente ottenuti, ecc.

È importante usare un tono professionale e rispettoso e assicurarsi che la lettera sia grammaticalmente corretta e priva di errori ortografici. Una lettera ben scritta aumenta la probabilità di un riscontro positivo.

Esempi di richiesta utilizzo sala consiliare

Ecco alcuni modelli di richiesta utilizzo sala consiliare da utilizzare come esempio.

Primo esempio di richiesta utilizzo sala consiliare

Oggetto: Richiesta di utilizzo Sala Consiliare per conferenza sullo sviluppo sostenibile

Egregio Sig./Sig.ra [Cognome del destinatario],

con la presente, noi di [Nome dell’Ente o Associazione], ci permettiamo di sottoporre alla Vostra attenzione la richiesta di concessione in uso della Sala Consiliare del Comune di [Nome del Comune], per l’organizzazione di una conferenza pubblica sul tema dello “Sviluppo Sostenibile e le politiche green a livello locale”, la quale avrebbe luogo in data [inserire data], dalle ore [inserire l’orario di inizio] alle ore [inserire l’orario di fine].

L’evento è parte di una serie di iniziative che mirano a coinvolgere la comunità locale su tematiche ambientali e di sostenibilità, al fine di promuovere una crescente consapevolezza e sensibilizzare l’opinione pubblica riguardo le attuali sfide ecologiche e le possibili strategie per un futuro più verde.

Il programma prevede la partecipazione di relatori qualificati tra cui esperti in materia ambientale, rappresentanti delle autorità locali e attivisti, che contribuiranno al dibattito attraverso le loro conoscenze e esperienze. Inoltre, è prevista la partecipazione attiva del pubblico, con una sessione di domande e risposte al termine degli interventi.

Per l’occasione, assicureremo il rispetto delle normative vigenti in materia di sicurezza e di salute pubblica, provvedendo a tutte le necessità logistiche e tecniche affinché l’evento si svolga nel migliore dei modi e in totale conformità con le disposizioni comunali.

Vi preghiamo di comunicarci la disponibilità della sala in questione, le eventuali procedure da seguire per la conferma della prenotazione, nonché l’ammontare di eventuali costi di affitto o servizi aggiuntivi da considerare.

In attesa di un Vostro cortese riscontro, Vi porgiamo i nostri più cordiali saluti e restiamo a disposizione per ogni ulteriore informazione o chiarimento.

Cordialmente,

[Firma]
[Nome e Cognome del richiedente]
[Carica o funzione nell’Ente/Associazione]
[Ente/Associazione richiedente]

Allegati:
– Programma dettagliato dell’evento
– Profilo dei relatori
– Copia dell’assicurazione per eventi
– Eventuali altri documenti pertinenti (ad es., planimetria della sala con disposizione delle sedute, ecc.)

Secondo esempio di richiesta utilizzo sala consiliare

OGGETTO: Richiesta di utilizzo della Sala Consiliare

Gentile Sindaco/Presidente,
la/il sottoscritto/a [Nome e Cognome], in qualità di [titolo/ruolo all’interno dell’organizzazione o del gruppo], con la presente intende richiedere l’utilizzo della Sala Consiliare del Comune di [Nome del Comune] per [specificare l’evento o la riunione].

Dettagli dell’Evento:
– Nome dell’evento/riunione: [Inserire nome o tipologia dell’evento]
– Data e orario dell’evento: [Inserire data e orario precisi]
– Durata prevista: [Specifica la durata]
– Numero stimato di partecipanti: [Indicarlo]
– Descrizione dettagliata dello scopo e delle attività previste: [Fornire una breve spiegazione del motivo della riunione o dell’evento e delle attività che saranno realizzate]

Organizzazione Richiedente:
– Nome dell’organizzazione/gruppo: [Inserire il nome]
– Indirizzo sede: [Indirizzo completo]
– Partita IVA/Codice Fiscale: [Inserire il numero]
– Numero di telefono: [Inserire un numero di contatto]
– Email: [Inserire un indirizzo e-mail valido]

Referente per il Comune:
– Nome e cognome del referente: [Inserire nome e cognome]
– Ruolo all’interno dell’organizzazione: [Specificare il ruolo]
– Numero di telefono: [Inserire il numero per eventuali comunicazioni urgenti]
– Email: [Inserire un indirizzo e-mail per corrispondenza]

Impegni da assumere:
[ ] Si assume l’impegno di lasciare la Sala Consiliare in ordine e pulita al termine dell’evento.
[ ] Compromesso sul rispetto dell’orario di inizio e fine dell’evento come da richiesta.
[ ] Accettazione del regolamento di utilizzo delle sale comunali (se presente, allegare il documento firmato).
[ ] Assicurazione di coprire tutte le spese aggiuntive che potrebbero derivare dall’uso della sala (es. pulizie straordinarie, riparazioni per danni ecc.).
[ ] Altre condizioni specifiche: [elenco di eventuali altre condizioni o responsabilità a carico dell’organizzazione].

Autorizzazioni richieste/ottenute:
– Autorizzazione al trattamento dei dati personali secondo il D.Lgs 196/2003 e GDPR 2016/679.
– Eventuali altre autorizzazioni necessarie per lo svolgimento dell’evento: [indicarle se ci sono].

Si allegano alla presente:
– Copia documento di identità del richiedente in corso di validità.
– [Eventuali altri documenti richiesti dal Comune, come polizza assicurativa, progetti di sicurezza, ecc.].

Con la presente si chiede, inoltre, di poter effettuare un sopralluogo preliminare entro [specificare una data], per verificare la possibilità di allestire adeguatamente la sala in funzione delle specificità dell’evento.

In attesa di un riscontro positivo e per eventuali chiarimenti, si rimane a completa disposizione.

Data: [inserire data corrente]
Firma: [firmare manualmente o in formato elettronico]

Cordiali saluti,
[Nome e Cognome del richiedente]

—

Si ricorda che il modulo deve essere compilato in ogni sua parte, firmato e inviato all’ufficio competente del Comune di [Nome del Comune], seguendo le modalità stabilite dall’ente locale (es. posta elettronica certificata, consegna fisica, ecc.).

Terzo esempio di richiesta utilizzo sala consiliare

Oggetto: Richiesta di autorizzazione per l’utilizzo della sala consiliare

Egregio Sindaco/Presidente/Responsabile degli spazi comunali,

Con la presente, [nome dell’organizzazione o della persona fisica che rappresento], codice fiscale/partita IVA [numero], con sede legale in [indirizzo completo], intende richiedere formalmente l’utilizzo della sala consiliare situata in [indirizzo preciso della sala, se noto] per la realizzazione di [tipo di evento, es. un convegno, una conferenza, un seminario, ecc.], il quale si terrà in data [gg/mm/aaaa], dalle ore [xx:xx] alle ore [xx:xx].

L’evento in questione è finalizzato a [breve descrizione dello scopo e della natura dell’evento, es. “promuovere il dialogo e la partecipazione attiva sui temi della sostenibilità ambientale nella nostra comunità”].

In considerazione dell’importanza dell’evento per il tessuto sociale e culturale della nostra comunità, siamo convinti che la sala consiliare, con la sua posizione centrale e la sua rappresentatività, sia la location più idonea per ospitare l’iniziativa in questione.

Qualora fosse necessario, assicuriamo la volontà e la disponibilità a fornire ogni ulteriore dettaglio relativo all’iniziativa e a seguire tutte le procedure e le normative vigenti per l’uso degli spazi pubblici, incluse le politiche di sicurezza, ordine pubblico e assicurazione.

Confidiamo di ricevere un riscontro positivo da parte Vostra e siamo disponibili per un eventuale incontro onde discutere di eventuali dettagli e requisiti necessari per l’approvazione della nostra richiesta.

In attesa di una Vostra cortese risposta, porgiamo

Distinti saluti,

[Il tuo nome]

[La tua posizione/ruolo nell’organizzazione]

[Contatti: numero telefonico, indirizzo e-mail]

Data: [gg/mm/aaaa]

Allegati: [eventuali documenti allegati, come un programma dettagliato dell’evento, polizza assicurativa, ecc.]

—

Si raccomanda di verificare il protocollo formale specifico del proprio Comune o Ente e di adeguare la richiesta alle normative e procedure locali.

Quarto esempio di richiesta utilizzo sala consiliare

Oggetto: Richiesta Utilizzo Sala Consiliare per [Inserire Nome Evento]

Gentile [Titolo e Nome del Responsabile],
Io sottoscritto/a [Il tuo Nome e Cognome], in qualità di [la tua posizione/ruolo e nome dell’organizzazione o gruppo che rappresenti], con la presente, desidero richiedere formalmente l’autorizzazione per l’utilizzo della Sala Consiliare situata in [indirizzo esatto o riferimento specifico della location] per la data [inserisci la data specifica] dalle ore [inizio] alle ore [fine].

L’evento che intendiamo organizzare si intitola “[Nome dell’Evento]” e ha lo scopo di [breve descrizione dello scopo e della natura dell’evento, ad esempio un incontro pubblico, una conferenza, un dibattito, un seminario, ecc.].

Crediamo che la Sala Consiliare sia il luogo più adatto per il nostro evento, data la sua posizione strategica, la sua capienza e le sue dotazioni che possono ospitare adeguatamente il numero previsto di partecipanti, che stimiamo essere intorno alle [numero partecipanti] persone.

Il programma dettagliato dell’evento è il seguente:
– [Inserire l’orario] – Registrazione partecipanti
– [Inserire l’orario] – Saluto di apertura e introduzione
– [Inserire l’orario] – [Inserire dettaglio interventi o sessioni]
– [Inserire l’orario] – Pausa [se prevista]
– [Inserire l’orario] – [Inserire dettaglio interventi o sessioni]
– [Inserire l’orario] – Chiusura e ringraziamenti

Alleghiamo alla presente richiesta una copia del programma definitivo non appena sarà disponibile, nonché eventuali altri documenti che possano supportare la nostra richiesta.

Per l’evento, avremmo necessità di utilizzare le seguenti attrezzature e servizi presenti nella sala:
– Uso di impianto audio e microfoni
– Uso di proiettore e schermo per presentazioni
– Accesso al Wi-Fi per i relatori e i partecipanti
– Disposizione dei posti a sedere secondo uno schema che vi verrà fornito
– [Altre eventuali necessità specifiche]

Ci impegniamo a lasciare la Sala Consiliare in perfette condizioni al termine dell’evento e a rispettare tutte le norme e le regolamentazioni vigenti per l’uso della stessa. Inoltre, assicuriamo che tutte le attività previste nel corso dell’evento saranno condotte in conformità con i principi e i valori che l’Ente rappresentato dalla Sala Consiliare sostiene.

Per motivi organizzativi, saremmo grati di ricevere una risposta entro [inserire data], al fine di procedere con le ulteriori operazioni necessarie per la buona riuscita dell’evento.

In caso di approvazione, ci impegneremo a fornire tutti i dettagli necessari e a coordinarci con gli eventuali responsabili tecnici per la preparazione adeguata della sala.

In attesa di un Suo cortese riscontro, La ringrazio anticipatamente per la Sua disponibilità e collaborazione.

Distinti saluti,

[Firma]

[Il tuo Nome e Cognome]
[Tuo recapito telefonico]
[Tua email]
[Ruolo/Organizzazione]
[Indirizzo dell’Organizzazione]