Aggioranto il 8 Febbraio 2024 da Marcello Massa
Una lettera di comunicazione di cambio ditta di pulizia è un documento formale attraverso il quale un’entità, che può essere un’organizzazione, un’azienda, un condominio o qualunque gruppo che abbia stipulato un contratto con una ditta di pulizia, informa gli interessati del cambiamento della ditta che si occuperà dei servizi di pulizia.
Questo tipo di comunicazione viene utilizzata per mantenere tutti gli interessati aggiornati sugli aspetti logistici e operativi della gestione degli spazi comuni o aziendali. Nella lettera, si fa riferimento alla precedente ditta di pulizia e si forniscono dettagli sulla nuova compagnia che offrirà il servizio, inclusi il nome, i contatti chiave e le eventuali nuove procedure o standard che saranno implementati in seguito al cambio.
La comunicazione può inoltre includere una spiegazione dei motivi che hanno portato al cambiamento, che potrebbe essere una ricerca di qualità superiore, costi ridotti, servizi più efficienti o altre necessità operative. Potrebbe anche delineare le aspettative per il periodo di transizione, se si prevedono dei cambiamenti nell’orario o nei metodi di pulizia, e come questi possano influenzare la routine quotidiana degli occupanti dello spazio.
Tale lettera è anche un’estensione dell’impegno della direzione per la trasparenza e la comunicazione chiara, e serve a prevenire malintesi o preoccupazioni che potrebbero sorgere a causa del cambio di fornitore. La lettera contribuisce inoltre a rassicurare i destinatari che il livello di servizio e pulizia che si aspettano sarà mantenuto o migliorato con il nuovo fornitore.
Come scrivere una lettera comunicazione cambio ditta pulizia
Una lettera di comunicazione per il cambio della ditta di pulizia è un documento formale che ha lo scopo di informare il destinatario della fine del servizio da parte della ditta di pulizia corrente e dell’inizio del rapporto di lavoro con una nuova ditta. È importante che la lettera sia chiara, concisa e che contenga tutte le informazioni necessarie per facilitare la transizione. Ecco quali informazioni dovrebbe includere, in dettaglio:
1. Intestazione
L’intestazione della lettera dovrebbe includere il nome e l’indirizzo del mittente, ovvero dell’ente o dell’impresa che sta effettuando il cambiamento del servizio di pulizia. Se è il caso, includere anche il logo dell’azienda per formalità e riconoscimento visivo. Seguire con il nome e l’indirizzo del destinatario, che può essere il proprietario dell’edificio, il gestore delle strutture o il responsabile degli acquisti.
2. Data
Aggiungere la data in cui la lettera viene scritta, in alto a destra o sinistra a seconda delle convenzioni locali.
3. Oggetto
Includere una riga di oggetto che anticipi l’argomento principale della lettera, come “Comunicazione di Cambio Ditta Pulizia” o “Notifica di Transizione del Servizio di Pulizia”.
4. Saluto
Aprire con un saluto formale, ad esempio “Gentile [Nome del destinatario],” o “Alla cortese attenzione di [Nome del destinatario],”.
5. Introduzione
Iniziare con una frase che spieghi l’intento della lettera. Per esempio: “La presente per comunicarLe che a partire da [data di inizio nuova ditta] la ditta di pulizia incaricata dei servizi presso [nome dell’azienda o edificio] sarà [nome della nuova ditta di pulizia].”
6. Dettagli del Cambio
Proseguire fornendo le ragioni del cambio, se appropriate, senza entrare in dettagli che potrebbero essere inopportuni o confidenziali. Spiegare se e come questo cambiamento può influenzare il destinatario.
7. Informazioni sulla Nuova Ditta di Pulizia
Includere informazioni pertinenti sulla nuova ditta di pulizia: nome dell’azienda, esperienza nel settore, referenze se rilevanti, e qualsiasi altro dettaglio che possa rassicurare il destinatario sul livello di servizio previsto.
8. Dettagli delle procedure di transizione
Descrivere come avverrà il passaggio tra la vecchia e la nuova ditta, specificando date e orari chiave. Menzionare eventuali incontri tra il personale della vecchia ditta, la nuova ditta e rappresentanti della vostra azienda per assicurare una transizione fluida.
9. Contatti per Assistenza
Offrire contatti specifici per qualsiasi domanda o chiarimento, inclusi nomi, numeri di telefono e indirizzi e-mail.
10. Chiusura
Concludere la lettera con un tono positivo e rassicurante, esprimendo fiducia che il cambio sarà nell’interesse di tutte le parti coinvolte.
11. Formula di chiusura
Chiudere con una frase formale come “Cordiali Saluti,” o “Distinti Saluti,” seguita dalla firma manuale e, sotto la firma, il nome stampato e il titolo chiaramente visibile della persona responsabile.
12. Allegati
Se necessario, includere un documento separato come un allegato che possa illustrare in dettaglio i servizi offerti dalla nuova ditta di pulizia o un piano di lavoro.
Ricordarsi di stampare la lettera su carta intestata aziendale e di inviarla possibilmente con metodi che prevedono una conferma di ricezione, come la raccomandata con ricevuta di ritorno o altri metodi equivalenti. Questo formalizzerà la comunicazione e assicurerà che il destinatario abbia ricevuto effettivamente la notifica di cambio della ditta di pulizia.
Esempi di lettera comunicazione cambio ditta pulizia
Ecco alcuni modelli di lettera comunicazione cambio ditta pulizia da utilizzare come esempio.
Primo esempio di lettera comunicazione cambio ditta pulizia
Oggetto: Comunicazione cambio fornitore servizio di pulizia
Gentili Residenti / Dipendenti / [Nome del gruppo di persone interessate],
Desideriamo informarvi che, a partire dal [data di inizio], il servizio di pulizia dei nostri locali / della nostra struttura sarà gestito da una nuova ditta, [Nome della nuova ditta di pulizia], che ha dimostrato grande professionalità e affidabilità nel settore.
La decisione del cambio è stata presa al fine di migliorare la qualità e l’efficienza del servizio offerto, assicurando un ambiente di lavoro / vita più pulito e igienico. Ciò riflette il nostro impegno continuo nel garantire il massimo comfort e nel soddisfare gli standard più elevati.
La nuova ditta di pulizia si occuperà di tutte le attività precedentemente svolte dalla ditta uscente, inclusi, ma non limitati a: pulizia degli spazi comuni / uffici, igienizzazione dei servizi igienici, trattamento pavimenti, e ogni altro servizio precedentemente concordato.
Per garantire una transizione senza intoppi, la nuova ditta effettuerà un insieme di incontri preliminari con noi per un passaggio di consegne dettagliato e per familiarizzare con le specifiche esigenze della nostra struttura.
[Inserire se rilevante: In aggiunta, ci sarà un periodo di sovrapposizione dei servizi della durata di [numero dei giorni] giorni, durante il quale entrambe le ditte saranno presenti per assicurare una transizione fluida e chiarire eventuali dubbi.]
Ci auguriamo che voi accogliate il nuovo team con la consueta cordialità e che qualsiasi feedback o osservazione venga comunicato a [Nome del contatto o riferimento interno], affinché possiamo continuare a monitorare la qualità del servizio e fare ulteriori miglioramenti dove necessario.
Vi preghiamo di prendere nota che, sebbene ci auguriamo che il cambiamento sia il meno invasivo possibile, potrebbero verificarsi delle brevi interruzioni o variazioni negli orari abituali di pulizia durante i primi giorni di attività della nuova ditta, mentre si adattano alle loro nuove responsabilità. Vi garantiamo che faremo del nostro meglio per minimizzare eventuali disagi.
Per qualsiasi domanda o preoccupazione, non esitate a contattarci. Apprezziamo la vostra comprensione e collaborazione durante questo periodo di cambiamento.
Ringraziando per l’attenzione, porgiamo distinti saluti.
Cordialmente,
[Firma]
[Nome del Mittente]
[Ruolo o posizione del Mittente]
[Nome dell’Ente / Azienda / Condominio]
[Dettagli per contatti ulteriori, quali numero di telefono o indirizzo email]
Secondo esempio di lettera comunicazione cambio ditta pulizia
Oggetto: Comunicazione cambio ditta di pulizia
Gentile [Nome del destinatario],
con la presente desideriamo informarvi che, a partire dal [data del cambio], la ditta incaricata dei servizi di pulizia presso la nostra struttura [nome dell’azienda o condominio] cambierà.
La nuova ditta di servizi di pulizia sarà [Nome della nuova ditta di pulizia], un’azienda che si è distinta per la sua efficienza e professionalità nel settore delle pulizie civili e industriali. Abbiamo stipulato un contratto con la nuova ditta con l’intento di migliorare la qualità del servizio offerto e garantire un ambiente di lavoro più pulito e igienico per tutti.
Desideriamo rassicurarvi che la transizione dalla ditta attuale a quella nuova sarà gestita in modo da assicurare la continuità dei servizi e minimizzare eventuali disagi. La nuova ditta di pulizia opererà seguendo le usuali frequenze e orari precedentemente concordati, almeno fino alla definizione di eventuali nuovi accordi che meglio si adattino alle esigenze di tutti gli utilizzatori della struttura.
Inoltre, intendiamo comunicare che:
– La nuova impresa assumerà gran parte del personale già impiegato per garantire la continuità operativa e mantenere i rapporti umani instauratisi tra i lavoratori e gli utilizzatori della struttura.
– Si procederà a un breve periodo di prova per valutare l’efficacia delle metodologie operative della nuova ditta e apportare, se necessario, modifiche al piano di lavoro precedentemente attuato.
– Tutte le questioni contrattuali e le responsabilità assicurative legate al servizio di pulizia saranno trasferite alla nuova ditta a partire dalla data sopra indicata.
Per qualsiasi domanda o chiarimento in merito al cambio in atto, non esitate a contattare l’ufficio amministrativo al numero [inserire numero telefonico] o tramite email all’indirizzo [inserire indirizzo email].
Confidiamo nella vostra comprensione e collaborazione e ci auguriamo che il nuovo servizio possa incontrare il vostro apprezzamento.
Vi ringraziamo per l’attenzione e colgo l’occasione per porgerVi i nostri migliori saluti.
Distinti saluti,
[Firma]
[Nome del mittente]
[Posizione/Ruolo del mittente]
[Nome dell’azienda/condominio]
[Contatti del mittente – Numero telefonico, indirizzo email, ecc.]
Terzo esempio di lettera comunicazione cambio ditta pulizia
Oggetto: Comunicazione di Cambio Ditta di Pulizia
Gentili Signori,
con la presente siamo a comunicarvi che, a partire dal [data del cambio], la ditta incaricata delle pulizie presso la nostra struttura/sede sita in [indirizzo], verrà sostituita.
La precedente ditta, [Nome Ditta Vecchia], che ci ha accompagnato fino ad oggi, sarà sostituita dalla nuova ditta [Nome Nuova Ditta]. La decisione è stata presa dopo un’attenta valutazione, volta a garantire sempre il miglior servizio possibile, in linea con le esigenze della nostra impresa/ente.
La nuova ditta è stata selezionata attraverso un rigoroso processo di valutazione e siamo certi offrirà standard di servizio eccellenti, mantenendo la qualità e l’efficienza che contraddistingue i servizi offerti presso la nostra struttura/sede.
Si prega di prendere nota dei seguenti dettagli:
– La nuova ditta inizierà le sue operazioni a partire da [data inizio].
– Per un periodo transitorio fino al [data fine transizione], personale della ditta cessante e della ditta subentrante potrebbe presenziare congiuntamente per garantire una trasferibilità efficace dei servizi.
– Il team di addetti alle pulizie potrebbe subire variazioni. Tuttavia, assicureremo che ogni addetto sia adeguatamente formato e informato riguardo gli standard specifici e le procedure da seguire nella nostra struttura/sede.
– Gli orari dei servizi di pulizia rimarranno invariati, a meno di diverse comunicazioni future.
Potete essere certi che ogni sforzo sarà fatto per assicurare una transizione morbida e senza inconvenienti. Il nostro obiettivo è minimizzare qualsiasi potenziale disagio durante il cambio della ditta di pulizia e garantire la continuità e la qualità del servizio.
Vi informiamo che per eventuali domande o chiarimenti in merito a questa transizione, potete contattare [Nome del Responsabile o del Referente], al seguente indirizzo email [Email] o al numero di telefono [Numero di Telefono].
Inoltre, saremo lieti di ricevere qualsiasi feedback o suggerimento che possiate avere per facilitare questo passaggio e per migliorare ulteriormente il servizio fornito.
Grazie per l’attenzione e per la collaborazione.
Cordiali saluti,
[Nome del Mittente]
[Posizione/Ruolo nel’azienda/ente]
[Nome dell’azienda/ente]
[Indirizzo dell’azienda/ente]
[Contatti dell’azienda/ente]
Quarto esempio di lettera comunicazione cambio ditta pulizia
Oggetto: Comunicazione cambio ditta di pulizia
Gentile [Nome del destinatario],
Siamo a informarla che, a partire dal [data di inizio], il servizio di pulizia presso la [Nome dell’azienda o dell’edificio] sarà gestito da una nuova impresa di pulizia, [Nome della nuova ditta].
Questa decisione è stata presa dopo un’attenta valutazione delle nostre esigenze e degli standard che desideriamo mantenere per garantire un ambiente di lavoro pulito e sicuro per tutti i dipendenti, i visitatori e i clienti.
La nuova ditta è stata selezionata attraverso un rigoroso processo di gara e si è dimostrata capace di soddisfare i nostri criteri qualitativi, ambientali e di sicurezza sul lavoro. [Nome della nuova ditta] ha una comprovata esperienza nel settore delle pulizie e si impegna a operare nel pieno rispetto delle normative vigenti.
Le assicuriamo che è nostra premura garantire una transizione senza ostacoli e senza interruzioni nel servizio. Inoltre, abbiamo organizzato con [Nome della nuova ditta] una fase di passaggio che permetterà al loro personale di familiarizzare con gli spazi e i protocolli specifici del nostro ambiente lavorativo.
Di seguito le principali modifiche che potranno verificarsi:
– Variazioni degli orari di pulizia: il personale della nuova ditta opererà secondo un calendario che sarà comunicato nei prossimi giorni.
– Nuovi recapiti per le segnalazioni: per qualunque necessità o segnalazione, sarà possibile contattare [Nome della nuova ditta] ai seguenti recapiti [inserire numero di telefono, indirizzo email e, se necessario, orari di disponibilità].
– Protocolli di pulizia aggiornati: [Nome della nuova ditta] seguirà i nuovi protocolli che garantiranno un’efficacia e un’efficienza migliorate.
Desideriamo ringraziare [Nome della ditta precedente] per il servizio prestato fino ad oggi e ci auguriamo di iniziare una proficua collaborazione con [Nome della nuova ditta].
Per assicurare che questa transizione avvenga nel modo più fluido possibile, vi chiediamo di estendere la vostra consueta collaborazione e comprensione durante questo periodo di adattamento.
In caso di domande o preoccupazioni relative a questo cambiamento, non esitate a contattare il nostro ufficio [inserire recapito ufficiale dell’azienda] e saremo più che lieti di fornirvi ulteriori informazioni.
La ringraziamo per la sua attenzione e ci scusiamo per ogni eventuale inconveniente che questo cambiamento potrebbe causare. Siamo fiduciosi che la nuova partnership porterà miglioramenti e benefici a tutti i livelli della nostra organizzazione.
Cordiali saluti,
[Firma Digitale se inviata via email]
[Nome Mittente]
[Titolo o Posizione del Mittente]
[Nome dell’Azienda o dell’Edificio]
[Indirizzo dell’Azienda o dell’Edificio]
[Recapiti Telefonici]
[Indirizzo Email dell’Azienda o dell’Edificio]
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.