Aggioranto il 2 Settembre 2024 da Marcello Massa
La comunicazione di una parziale evasione di un ordine è un passaggio importante nella gestione della relazione con il cliente, specie in contesti commerciali dove tempestività e chiarezza sono fondamentali. In questa pagina vi guideremo attraverso i passi essenziali per scrivere efficacemente una comunicazione di parziale evasione di un ordine, sottolineando l’importanza di trasparenza, empatia e precisione nel mantenere informato il cliente. Dalle indicazioni su come impostare il tono della comunicazione, alla strutturazione del testo, fino alla descrizione dettagliata della situazione e la proposizione di soluzioni: qui troverete tutto ciò di cui avete bisogno per gestire questa delicata comunicazione in maniera professionale ed efficiente.
Come scrivere una COMUNICAZIONE PARZIALE EVASIONE DI UN ORDINE
Per compilare il modulo di comunicazione parziale di un ordine come descritto nella pagina, è importante seguire un approccio metodico e attento, cercando di inserire tutte le informazioni necessarie in modo chiaro e preciso per assicurare che il destinatario comprenda la situazione e abbia tutti i dettagli richiesti per gestirla correttamente.
Inizierete inserendo in alto, il luogo e la data di redazione del documento sulla sinistra, subito seguito da un indirizzo formale al destinatario (ad esempio “Spett.le [Nome della Compagnia]”), situato sulla destra o direttamente sotto la data, ma sempre all’inizio della comunicazione.
Successivamente, introducete brevemente l’oggetto della vostra comunicazione, che è informare parzialmente l’evasione di un ordine, specificando che tale comunicazione avviene tramite la compagnia di trasporti prescelta. La precisazione della modalità di spedizione serve a fornire un contesto sul come verrà gestita la consegna delle merci.
È fondamentale citare il numero dell’ordine e la data in cui è stato effettuato direttamente nell’introduzione per chiarire immediatamente di quale ordine si sta parlando, facilitando così il lavoro di controllo da parte del destinatario.
Quindi, passate a dettagliare gli articoli che sono stati inviati, senza fare liste ma descrivendo in modo fluente e possibilmente dettagliato i prodotti o le merci che il destinatario riceverà. Questo dettaglio è importante per la verifica da parte del destinatario del rispetto dell’ordine.
Nel prosieguo della comunicazione, indicate che è prevista una completamento dell’evasione dell’ordine ma che si verificherà un ritardo, specificandone, se possibile, la durata prevista e le ragioni di tale ritardo. Anche in questo caso, senza utilizzare elenchi, descrivete gli articoli che saranno inviati in seguito, affinché il destinatario sappia cosa aspettarsi.
Concludete la lettera esprimendo le vostre scuse per l’inconveniente e il disagio causato dal ritardo e dal mancato invio completo dell’ordine, ribadendo la vostra attenzione verso il cliente e l’impegno a risolvere la situazione nel minor tempo possibile.
Per finire, non dimenticate di firmare la lettera, possibilmente aggiungendo i dettagli di contatto per eventuali chiarimenti o comunicazioni ulteriori, rendendo così il processo di gestione del problema il più agevole possibile per entrambe le parti.
FAC SIMILE COMUNICAZIONE PARZIALE EVASIONE DI UN ORDINE
Spett.le
Tramite la Compagnia di trasporti , Vi inviamo le seguenti merci come da Vostro ordine n° … del …:
(elenco e descrizione articoli inviati)
La completa evasione del V/ ordine, come da seguente elenco, verrà effettuata con leggero ritardo (speriamo non superiore a due settimane) da imputarsi
(elenco e descrizione articoli da inviare)
Vi preghiamo di scusare il disagio arrecatoVi e porgiamo distinti saluti.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.