Come Scrivere Una Lettera Di Comunicazione Cambio Sede Legale

Aggioranto il 1 Febbraio 2024 da Marcello Massa

Una lettera di comunicazione di cambio sede legale è un documento scritto formale tramite il quale un’entità giuridica, sia essa un’impresa, una società, un’associazione o qualsiasi altra forma di organizzazione che possieda una personalità giuridica riconosciuta, notifica ai propri stakeholder un cambiamento relativo alla propria sede legale. La sede legale è l’indirizzo ufficiale dell’entità registrato presso gli enti competenti, come il registro delle imprese o eventuali altri registri specifici, e serve come riferimento legale per tutte le comunicazioni ufficiali.

Il cambio di sede legale può avvenire per diverse ragioni, quali una ristrutturazione interna, la ricerca di vantaggi economici o logistici, una fusione o acquisizione, o altri motivi strategici. Indipendentemente dal motivo, il cambio di sede legale richiede una comunicazione formale poiché coinvolge vari aspetti pratici e legali nel modo in cui l’entità interagisce con l’esterno.

Il contenuto della lettera di comunicazione di cambio sede legale comprende l’indicazione chiara della vecchia e della nuova sede, la data a partire dalla quale il cambiamento sarà effettivo e le eventuali istruzioni o informazioni aggiuntive relativamente alle modifiche logistiche. Questo documento è rivolto a tutti coloro che hanno relazioni d’interesse con l’entità, come clienti, fornitori, partner commerciali, enti governativi, banche e molti altri.

È importante che la comunicazione sia chiara e che raggiunga tutti gli interessati in modo tempestivo per evitare possibili incomprensioni o interruzioni nelle attività ordinarie. Il tono dovrà essere professionale, rispettoso e informativo, facilitando un passaggio al nuovo indirizzo senza inconvenienti.

La lettera di comunicazione di cambio sede legale contribuisce a mantenere l’affidabilità e la trasparenza dell’organizzazione poiché assicura che tutti i soggetti coinvolti siano informati e consapevoli di dove e come localizzare formalmente l’entità.È una comunicazione essenziale che riflette la responsabilità e l’ordine amministrativo dell’entità stessa.

Come scrivere una lettera di comunicazione cambio sede legale

Se sei chiamato a redigere una lettera formale per comunicare il cambio di sede legale di un’azienda, ci sono determinate informazioni e un protocollo che dovresti seguire per assicurare che la comunicazione sia chiara, professionale e conforme agli standard attesi per questo tipo di corrispondenza. Ecco i punti chiave e le informazioni che la lettera dovrebbe includere:

1. Intestazione e Dati Aziendali
– Nome dell’azienda corrente e logo, se applicabile.
– Indirizzo attuale (che sarà cambiato).
– Dettagli di contatto come numero di telefono, indirizzo e-mail, e/o fax.
– Data: Indica la data in cui la lettera viene scritta.
– Numero di riferimento della lettera, se usato nel sistema di documentazione aziendale.

2. Destinatario
– Nome e Cognome della persona a cui è indirizzata la lettera.
– Titolo/Ruolo nella società o azienda di appartenenza.
– Indirizzo aziendale del destinatario. Se si scrive a più soggetti si potrebbe usare un formato generale o inviare copie individuali.

3. Oggetto
– Un breve oggetto che descriva chiaramente lo scopo della lettera: “Comunicazione di Cambio Sede Legale”.

4. Saluto Formale
– Es: “Gentile [Nome del destinatario],” o “Spett.le [Nome dell’azienda/Entità],”

5. Corpo della Lettera
– Introduzione: Un breve paragrafo che annunci il motivo della lettera.
– Dettagli principali: Fornisci la nuova sede legale dell’azienda, includendo l’indirizzo completo (via, numero civico, città, provincia e codice postale), possibilmente la data da cui sarà effettivo il cambio, e ogni nuova informazione di contatto se cambia.
– Motivazioni: Può essere utile, ma non è strettamente necessario, includere una breve spiegazione del motivo per il cambiamento di sede.
– Effetto sui destinatari: Se il cambio ha implicazioni dirette sulle operazioni o le relazioni con i destinatari della comunicazione, dovresti descriverle chiaramente.
– Contatti aggiuntivi: Indica il nome e i contatti di una persona o un ufficio a cui rivolgersi per domande aggiuntive o per conferma, se necessario.
– Ringraziamento e Chiusura: Un ringraziamento per l’attenzione e un commento che guardate avanti alla continuazione delle relazioni d’affari.

6. Chiusura Formale
– Es: “Cordiali saluti,” o “Distinti saluti,” seguito da una virgola.
– Firma: La lettera dovrebbe essere firmata dal rappresentante legale dell’azienda o da un dirigente autorizzato.
– Nome stampato e Titolo: Sotto la firma, scrivi il nome completo e la posizione di chi firma.

7. Allegati (se applicabile)
– Indica qualsiasi documento che accompagni la lettera, come una copia del documento ufficiale di cambio dell’indirizzo della sede legale.

8. Post Scriptum (facoltativo)
– Un PS può essere usato per evidenziare o ricordare una particolare informazione, ma non è comune per questo tipo di lettera.

Questa lettera dovrebbe essere inviata per posta tradizionale o consegnata a mano ai soggetti interessati, come clienti, fornitori, banche, partner commerciali, enti governativi, e altri stakeholders rilevanti. In molti casi, sarà necessario inviare copie di questa lettera a varie istituzioni e agenzie statali per aggiornare i registri ufficiali del business.

Esempi di lettera di comunicazione cambio sede legale

Ecco alcuni modelli di lettera di comunicazione cambio sede legale da utilizzare come esempio.

Primo esempio di lettera di comunicazione cambio sede legale

Oggetto: Comunicazione di cambio sede legale azienda [Nome Azienda]

Spett.le [Nome del destinatario],

Con la presente, ci teniamo a informarLa che, a partire dal [data di effettiva modifica], la sede legale della nostra azienda [Nome Azienda] S.r.l. sarà trasferita al nuovo indirizzo:

[Nuovo Indirizzo Completo]
[CAP, Città]
[Provincia]

La nuova sede è stata scelta per meglio rispondere alle esigenze operative e logistiche della nostra attività e per fornire un servizio sempre più efficiente ai nostri clienti e partner.

Desideriamo assicurarLe che il cambio di indirizzo non comporterà alcuna interruzione nei servizi da noi offerti, né modificherà le modalità di interazione attualmente in atto. Tutti i nostri recapiti telefonici, indirizzi email e altri mezzi di comunicazione rimarranno invariati.

Per gli aggiornamenti necessari, La preghiamo di modificare i dati relativi alla sede legale della nostra azienda presenti nei Suoi archivi e di utilizzare il nuovo indirizzo per tutta la corrispondenza futura.

In ottemperanza alle disposizioni di legge vigenti, tale variazione sarà regolarmente registrata presso il Registro delle Imprese e comunicata a tutte le istituzioni e autorità competenti.

In caso di domande o richieste di chiarimenti in merito al trasferimento della sede legale, non esiti a contattare il nostro ufficio amministrativo all’indirizzo email [indirizzo email amministrazione] o al numero di telefono [numero di telefono ufficio amministrativo].

Confidando nella Sua attenzione e collaborazione, cogliamo l’occasione per porgere distinti saluti.

Cordiali Saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome del mittente]
[Qualifica del mittente/Responsabile Amministrativo]
[Nome Azienda] S.r.l.
[Numero di telefono]
[Indirizzo email]

Secondo esempio di lettera di comunicazione cambio sede legale

Oggetto: Comunicazione di variazione della sede legale di [Nome della Società]

Spett.le [Nome del Destinatario/Ente],
[Ragione Sociale dell’Azienda],
[P. IVA / Codice Fiscale],
Sede legale precedente: [Indirizzo completo con Via, Numero Civico, CAP, Città, Provincia],
Sede operativa (se presente): [Indirizzo completo con Via, Numero Civico, CAP, Città, Provincia],

Con la presente, desideriamo informarVi che a partire dal [Data effettiva del cambio sede], la sede legale di [Nome della Società] sarà trasferita al nuovo indirizzo:

Nuova sede legale:
[Indirizzo completo della nuova sede con Via, Numero Civico, CAP, Città, Provincia]

Tutte le attività precedentemente svolte presso la vecchia sede legale saranno effettuate nella nuova ubicazione. I numeri di telefono, fax e le e-mail rimarranno invariati fino a nuova comunicazione.

La presente serve altresì a comunicarVi che tutti i documenti legali, la corrispondenza commerciale e le fatture dovranno essere emessi e/o indirizzati al nuovo indirizzo a partire dalla data indicata di variazione della sede legale.

Si riportano di seguito le principali modificazioni per Vostro aggiornamento:

– Nuovo indirizzo della sede legale: [Nuovo Indirizzo];
– Nuovo recapito telefonico (se cambiato): [Nuovo Numero di Telefono];
– Nuovo numero fax (se cambiato): [Nuovo Numero Fax].

Per eventuali domande o chiarimenti, rimaniamo a completa disposizione ai contatti sopra riportati o potete contattare il nostro ufficio amministrativo al seguente recapito: [Email]/[Telefono]/[Altri Contatti].

Ringraziamo per la collaborazione e Vi preghiamo di aggiornare i Vostri archivi con la nuova informazione.

Distinti saluti,

[Firma del Legale Rappresentante]

[Nome del Legale Rappresentante]
[Carica in azienda]
[Nome della Società]
[Data]

Nota: il presente modello è un esempio e deve essere personalizzato in base alle specifiche situazioni aziendali e ai requisiti legali applicabili.

Terzo esempio di lettera di comunicazione cambio sede legale

Oggetto: Comunicazione di Cambio della Sede Legale

Egregi Signori/Sig.ri,

con la presente siamo a comunicarVi che, a far data dal [data effettivo del cambio sede], la sede legale della nostra società [Nome della Società S.p.A. / S.r.l. etc.] sarà trasferita presso il nuovo indirizzo:

[Nuovo Indirizzo Completo]
[Via/Piazza]
[Numero Civico]
[CAP] [Città]
[Provincia]

I numeri di telefono, fax e l’indirizzario e-mail resteranno invariati:

Telefono: [Numero Telefonico]
Fax: [Numero Fax]
E-mail: [Indirizzo E-mail]
Sito Web: [Indirizzo Sito Web]

Tutte le comunicazioni, corrispondenze e documentazioni dovranno pertanto essere inviate al nuovo indirizzo sopra riportato.

Vi preghiamo di aggiornare i Vostri archivi e di prendere nota di questa variazione ai fini delle future corrispondenze e relazioni commerciali.

La variazione della sede legale è già stata registrata presso il Registro delle Imprese è pertanto pienamente efficace per tutti gli effetti legali.

Rimaniamo a disposizione per ogni eventuale chiarimento e vi invitiamo a contattarci per qualsiasi necessità.

Ringraziandovi per l’attenzione, cogliamo l’occasione per inviarvi i nostri migliori saluti.

Distinti saluti,

[Firma del Legale Rappresentante o dell’Amministratore Delegato]

[Nome e Cognome]
[Carica in azienda]

[Nome della Società]
[Codice Fiscale e Partita IVA]
[Reg. Imprese di ______ / n. REA]

Data: [città], [data di emissione della lettera]

Quarto esempio di lettera di comunicazione cambio sede legale

Oggetto: Comunicazione del Cambio di Sede Legale

Spett.le [Nome dell’Entità/Individuo],
Con la presente siamo a informarVi che a partire dal [data effettiva del cambio], la sede legale della nostra società [Nome della Società] sarà trasferita al nuovo indirizzo:

[Nuovo Indirizzo Completo]
[Città, CAP]
[Provincia]

Il cambio di sede è stato deliberato dal Consiglio di Amministrazione in data [data della delibera] e regolarmente registrato presso il Registro delle Imprese di [Provincia] al numero [numero di registrazione], in data [data di registrazione].

Tutte le comunicazioni ufficiali, la corrispondenza, nonché le visite da parte di clienti, fornitori e partner dovranno essere indirizzate alla nuova ubicazione a partire dalla data indicata.

Si prega di aggiornare i propri archivi con il nuovo indirizzo e di fare riferimento allo stesso per tutte le future transazioni e documentazioni legali. Desideriamo assicurare che il cambiamento della sede legale non inciderà in alcun modo sui servizi offerti o sugli accordi contrattuali in corso, e restiamo a disposizione per ogni eventuale chiarimento possa rendersi necessario.

Di seguito, forniamo i dati aggiornati della società:

Denominazione sociale: [Nome Completo della Società]
Nuovo indirizzo sede legale: [Ripetizione del nuovo indirizzo]
Numero di telefono: [Nuovo numero di telefono, se cambiato]
Indirizzo e-mail: [Indirizzo e-mail aziendale]
Sito web: [URL del sito web, se presente]
Partita IVA: [Numero di Partita IVA]
Codice fiscale: [Codice fiscale della società]

In caso di necessità o per maggiori informazioni, potete contattare il nostro ufficio amministrativo all’indirizzo e-mail [e-mail di contatto] o al numero di telefono [numero di telefono].

Confidiamo nella Vostra collaborazione per un aggiornamento senza inconvenienti e ci scusiamo per ogni eventuale disagio che tale trasferimento potrebbe causare.

Rimaniamo a completa disposizione per eventuali domande o per fornire ulteriore assistenza. Vi ringraziamo anticipatamente per la Vostra attenzione e cooperazione.

Cordiali saluti,

[Firma elettronica o manoscritta se stampata]

[Nome del Mittente]
[Qualifica del Mittente – ad esempio, Direttore Generale]
[Numero di telefono del Mittente]
[Indirizzo mail del Mittente]
[Timbro della Società, se disponibile]