Come Scrivere Una Lettera Di Comunicazione Data Rogito

Aggioranto il 1 Febbraio 2024 da Marcello Massa

Una lettera di comunicazione data rogito è un documento formale attraverso il quale una parte, solitamente un venditore di un immobile o di un bene immobiliare, comunica all’altra parte, tipicamente l’acquirente, la data in cui si terrà il rogito notarile. Il rogito notarile è il momento in cui si formalizza il trasferimento di proprietà di un bene immobiliare, attraverso l’atto di vendita davanti a un notaio.

La lettera serve dunque a informare tutte le parti interessate circa gli aspetti pratici legati alla conclusione di tale processo. Questo documento è particolarmente importante in quanto la data del rogito rappresenta il culmine di un percorso di acquisto che implica vari aspetti legali, burocratici e finanziari.

Nella lettera di comunicazione vengono normalmente indicati dettagli come il luogo, la data e l’ora del rogito, assieme a un promemoria degli eventuali documenti o dei requisiti che le parti devono soddisfare prima di tale incontro, come ad esempio la presenza di assegni circolari per il pagamento, o di eventuali documenti che provino l’identità degli individui coinvolti. La lettera può inoltre ricordare la necessità di effettuare visure ipotecarie aggiornate e accertamenti catastali, onde evitare sorprese durante l’appuntamento notarile.

Essa dunque non solo svolge una funzione informativa ma anche operativa, stimolando le parti a completare tutti gli step necessari per la conclusione dell’affare in maniera legale e trasparente. La comunicazione chiara della data di rogito permette inoltre a tutti i soggetti coinvolti nell’operazione di organizzarsi per tempo, così da gestire eventuali impegni precedenti e successivi al rogito stesso.

Come scrivere una lettera di comunicazione data rogito

Una lettera di comunicazione per la data del rogito è un documento formale attraverso il quale una delle parti coinvolte in una compravendita immobiliare – solitamente il venditore, l’acquirente o il loro intermediario (ad esempio, l’agenzia immobiliare o il notaio) – informa l’altra parte o le altre parti della data e dell’ora in cui si terrà l’atto di rogito notarile. Il rogito notarile è l’atto finale e ufficiale di trasferimento della proprietà immobiliare dal venditore all’acquirente.

Una lettera di questo tipo dovrebbe contenere le seguenti informazioni:

1. Intestazione e Recapiti: All’inizio della lettera dovrebbero esserci i dati dell’emittente (speditore) e del destinatario. Questo include nomi completi, indirizzi, recapiti telefonici ed eventualmente indirizzi email. Se è una lettera inviata da un’agenzia o uno studio notarile, di solito conterrà anche il logo e i dati aziendali.

2. Data di emissione: La lettera dovrebbe avere una data di emissione sul lato superiore destro del documento. Questa viene utilizzata per indicare quando la comunicazione è stata inviata.

3. Oggetto: Si tratta di una breve linea che indica lo scopo della lettera. Ad esempio: “Comunicazione data rogito notarile relativa all’immobile sito in [indirizzo completo dell’immobile]”.

4. Saluto di apertura: Una formula di cortesia per iniziare la lettera, ad esempio “Gentile Sig./Sig.ra [Cognome],” o “Egregio/a Dott./Dott.ssa [Cognome],”.

5. Corpo della lettera:
– Introduzione: Una breve introduzione dove si accenna all’oggetto transatto (ad esempio, il contratto preliminare o il tipo di immobile).
– Dettagli del rogito: La parte centrale della lettera deve specificamente indicare la data e l’ora fissate per il rogito notarile, oltre al luogo in cui esso si terrà, solitamente lo studio del notaio.
– Dati del Notaio: Nome completo e recapiti del notaio prescelto che presiederà l’atto di rogito.
– Documenti richiesti: Elencazione dei documenti che le parti devono portare con sé, come documenti di identità, codice fiscale, eventuali assegni circolari necessari per la transazione, e quanto altro specificato dal notaio.
– Istruzioni specifiche: Eventuali dettagli aggiuntivi o istruzioni specifiche, come ad esempio la necessità di comunicare anticipatamente i dati identificativi delle parti all’ufficio del notaio.

6. Chiusura: Solitamente, si conclude la lettera con una frase che sottolinea la disponibilità a fornire ulteriori informazioni o chiarimenti, seguita da una cordiale formula di chiusura, come “Cordiali saluti,” o “Distinti saluti,”.

7. Firma: La firma dello scrivente, che può essere l’acquirente, il venditore o il rappresentante dell’agenzia o dello studio notarile che facilita la transazione.

8. Allegati: Se si fanno riferimenti a documenti allegati nella lettera (come una copia del compromesso), si dovrebbe includere un elenco degli stessi sotto la firma con l’indicazione “Allegati:” seguita dall’elenco dei documenti allegati.

La lettera di comunicazione della data del rogito dovrebbe essere consegnata in modo da avere una prova dell’avvenuta ricezione, per cui si può ricorrere all’invio tramite posta raccomandata con ricevuta di ritorno o al recapito a mano con la sottoscrizione di una ricevuta di consegna.

Esempi di lettera di comunicazione data rogito

Ecco alcuni modelli di lettera di comunicazione data rogito da utilizzare come esempio.

Primo esempio di lettera di comunicazione data rogito

Oggetto: Comunicazione Data Rogito – Acquisto immobile rif. [Codice Riferimento Immobile]

Spett.le Studio Notarile [Nome Notaio],
Spett.le [Nome del Venditore],
Spett.le [Nome dell’Aquirente],

con la presente vorrei informarVi che, in seguito alla definizione dei preliminari accordi per l’acquisto dell’immobile sito in [Indirizzo completo dell’immobile, possibilmente con riferimento catastale], siamo lieti di comunicarVi che il rogito notarile potrà essere fissato per il giorno [Data], alle ore [Orario], presso lo studio notarile [Nome Notaio] sito in [Indirizzo dello studio notarile].

Per garantire la buona riuscita dell’atto di compravendita, si ricorda ai soggetti interessati di predisporre la seguente documentazione entro e non oltre [Data limite per la preparazione dei documenti]:

Al Venditore:
1. Titolo di proprietà dell’immobile;
2. Visura catastale aggiornata;
3. Attestato di prestazione energetica (APE);
4. Dichiarazioni di conformità impiantistica, ove necessario;
5. Certificati di agibilità;
6. Documentazione attestante l’eventuale assenza di ipoteche o gravami sull’immobile.

All’Aquirente:
1. Conferma dell’accettazione dell’offerta di mutuo, se coinvolto nel finanziamento, oppure prova della disponibilità dei fondi attraverso documentazione bancaria;
2. Documento di identità valido e codice fiscale.

Si prega entrambe le parti di sottoporre alla mia attenzione o allo studio notarile responsabile qualsiasi potenziale inconveniente o documentazione aggiuntiva ritenuta necessaria per l’atto di vendita.

Quanto sopra in ottemperanza con quanto stabilito nel compromesso stipulato in data [Data del compromesso], del quale si allega copia alla presente comunicazione.

Per qualsiasi necessità o informazione aggiuntiva, non esitate a contattare lo studio notarile o il sottoscritto ai recapiti sotto indicati.

Si coglie l’occasione per invitare le parti a confermare la presenza all’appuntamento al fine di assicurare la buona riuscita dell’operazione.

In attesa di una Vostra gentile conferma, porgo distinti saluti.

[La tua firma]
[Nome e Cognome]
[Recapiti: numero di telefono, indirizzo email]

Allegati: Copia del compromesso di vendita.

Secondo esempio di lettera di comunicazione data rogito

Oggetto: Comunicazione Data Rogito Notarile per l’Acquisto dell’Immobile

Gentile [Nome e Cognome del Venditore/Intermediario],

Con la presente desidero informarLa che, a seguito dell’accordo preliminare stipulato in data [data del compromesso] presso [luogo della stipula del compromesso], riguardante l’acquisto dell’immobile sito in [indirizzo completo dell’immobile], il rogito notarile è stato fissato per il giorno [data del rogito], alle ore [ora del rogito], presso lo studio notarile del Dott./Dott.ssa [nome e cognome del notaio].

Pertanto, La invito a voler provvedere alla preparazione di tutti i documenti necessari per la regolare esecuzione dell’atto di compravendita. Desidero altresì evidenziare i seguenti punti da rispettare per la corretta conclusione della procedura:

1. Assicurarsi che tutti i documenti relativi all’immobile (inclusi certificati di agibilità, conformità impianti, attestati di prestazione energetica, planimetrie, ecc.) siano conformi alle normative vigenti e pronti per essere presentati al momento del rogito.

2. Verificare l’assenza di oneri o gravami sull’immobile che possono pregiudicare la regolarità del trasferimento di proprietà. In caso di presenza di ipoteche, servitù o altri vincoli, queste dovranno essere dettagliatamente indicate e gestite con il supporto del notaio.

3. Confermare la disponibilità all’eventuale presenza, durante il rogito, di tecnici o esperti che, ove necessario, dovranno supportare le fasi di verifica tecnica e legale dell’immobile.

4. Assicurarsi che tutte le parti interessate (includendo eventuali proprietari) siano informate della data del rogito e siano disponibili a presenziare alla firma dell’atto notarile o, in caso di impossibilità, che abbiano conferito adeguata procura.

Per qualunque necessità o ulteriore chiarimento, La prego di contattare il sottoscritto o direttamente lo studio notarile del Dott./Dott.ssa [nome e cognome del notaio] ai seguenti recapiti [contatti del notaio].

Confido in una Sua tempestiva risposta e La ringrazio per la collaborazione.

Cordialmente,

[Firma]

[Nome e Cognome dell’Acquirente]
[Recapiti dell’Acquirente: indirizzo, telefono, email]

Terzo esempio di lettera di comunicazione data rogito

OGGETTO: Comunicazione Data Rogito Notarile per Acquisto Immobiliare [CODICE IDENTIFICATIVO IMMOBILE]

Spett.le [NOME DESTINATARIO],

con la presente desideriamo informarLa che il rogito notarile per il trasferimento della proprietà dell’immobile situato in [INDIRIZZO COMPLETO DELL’IMMOBILE], di cui è stata previamente concordata la vendita, è stato fissato per la data del [DATA ROGITO, es. 20/07/2023] alle ore [ORARIO, es. 10:00].

La cerimonia di firma si svolgerà presso lo studio del notaio [NOME NOTAIO], ubicato in [INDIRIZZO STUDIO NOTAIO].

Si richiede cortesemente la Sua presenza qualche minuto prima dell’orario stabilito, al fine di procedere con tutte le formalità necessarie. Le ricordiamo di essere munito/a di un documento di identità valido e del codice fiscale per i dovuti controlli.

Riassumendo le condizioni date alla trattativa, si conferma che il saldo del prezzo d’acquisto sarà dovuto nel momento del rogito, tramite le modalità concordate in precedenza. Si prega di verificare che tutte le disposizioni bancarie siano state adeguatamente predisposte per permettere un regolare e tempestivo trasferimento dei fondi.

Qualora vi fossero delle pratiche o documentazioni pendenti che richiedono la Sua attenzione prima della stipula del rogito, La preghiamo di contattare quanto prima il nostro ufficio per risolverle.

Per eventuali domande o chiarimenti in merito alla procedura del rogito, può contattare l’impiegato incaricato al seguente numero di telefono [NUMERO DI TELEFONO] o inviare una e-mail all’indirizzo [INDIRIZZO E-MAIL].

Confidando in un felice completamento dell’operazione immobiliare, ringraziamo per la collaborazione e restiamo a disposizione per ogni ulteriore necessità.

Cordiali saluti,

[FIRMA]

[NOME E COGNOME O DENOMINAZIONE SOCIALE DELL’EMITTENTE]
[RECAPITI DELL’EMITTENTE, es. Numero di Telefono, Indirizzo, E-mail ecc.]
[RUOLO O POSIZIONE DELL’EMITTENTE, se applicabile, es. Agente Immobiliare/Responsabile Vendite ecc.]

Quarto esempio di lettera di comunicazione data rogito

Oggetto: Comunicazione Data Rogito Notarile per Acquisto Immobiliare

Gentil(i) Sig./Sig.ra [Cognome del destinatario],

con la presente desideriamo informarLa che il rogito notarile relativo all’acquisto dell’immobile situato in [indirizzo completo dell’immobile], identificato in catasto al foglio [numero], particella [numero], subalterno [numero], è stato fissato.

Data e orario del rogito: [giorno] [mese] [anno], alle ore [orario].
Luogo del rogito: Studio Notarile Dott. [Nome e Cognome del Notaio], situato in [indirizzo completo dello studio notarile].

Le ricordiamo che per la validità dell’atto è necessario che Lei si presenti personalmente o, se impossibilitato/a, che designi un rappresentante munito di adeguata procura notarile. In caso decida di conferire procura a terzi, La preghiamo di comunicarcelo per tempo, fornendo i dati identificativi della persona delegata.

Per garantire la buona riuscita del rogito, Le sottolineiamo l’importanza di portare con sé i seguenti documenti:

1. Un documento di identità valido e il codice fiscale.
2. La ricevuta del bonifico relativo all’acconto versato per l’acquisto, se non già fornita.
3. Eventuali documenti relativi alla provenienza dei fondi impiegati per l’acquisto (ad esempio, attestazione di mutuo approvato).
4. La procura notarile, se non potrà essere presente personalmente.

Inoltre, Le chiediamo di confermare la Sua presenza al rogito rispondendo a questa comunicazione entro e non oltre [data limite per la conferma], così da poter procedere con l’organizzazione necessaria.

Per qualsiasi ulteriore chiarimento e per assistenza nella preparazione dei documenti, restiamo a Sua completa disposizione. Può contattarci ai recapiti sottostanti.

Ci auguriamo di incontrarLa presto e Le porgiamo i nostri migliori auguri per il nuovo acquisto.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome]
[Qualifica/Ruolo]
[Nome dell’Agenzia/Studio Legale/Ente]
[Indirizzo dell’Agenzia/Studio Legale/Ente]
[Telefono]
[Email]