Come Scrivere Una Richiesta Di Convenzione Alberghiera

Aggioranto il 7 Dicembre 2023 da Marcello Massa

La richiesta di convenzione alberghiera è un documento formale tramite il quale un’organizzazione, che può essere un’entità commerciale, un ente governativo, una società sportiva o un istituto educativo, propone a un albergo o una catena di alberghi di instaurare una collaborazione continuativa. Questo tipo di richiesta si configura come l’avvio di una negoziazione per trovare un accordo su tariffe preferenziali o condizioni speciali a favore dei membri o dei dipendenti dell’organizzazione richiedente.

Questo genere di accordo è particolarmente utile quando l’organizzazione prevede di avere un bisogno ricorrente di alloggi, come ad esempio per ospitare invitati a conferenze, per organizzare eventi aziendali, per viaggi d’affari dei dipendenti o per qualsiasi altra ragione che richieda un pernottamento lontano dalla sede principale. L’obiettivo principale di una convenzione alberghiera è quello di ottenere condizioni che siano vantaggiose per entrambe le parti: da un lato, l’organizzazione beneficia di tariffe ridotte, flessibilità nella cancellazione delle prenotazioni o altri servizi addizionali; dall’altro, l’albergo assicura un flusso di clienti più stabile e prevedibile, spesso migliorando il tasso di occupazione nelle stagioni di basso afflusso.

Un’altra funzione importante delle convenzioni alberghiere è quella di fornire un quadro di riferimento chiaro per le prenotazioni. Nella richiesta di convenzione, vengono solitamente dettagliati i termini e le condizioni, come la durata dell’accordo, i prezzi, i servizi inclusi e le modalità di prenotazione e pagamento. Ciò aiuta a minimizzare le incomprensioni e a rendere il processo di prenotazione più efficiente e meno suscettibile a errori o abusi.

Affinché la richiesta di convenzione alberghiera sia efficace, è pertanto essenziale che sia formulata con attenzione, delineando chiaramente i benefici per l’hotel e le esigenze dell’organizzazione, oltre che rispettando una forma professionale e cortese che testimoni la serietà della proposta e l’intenzione di instaurare una partnership reciprocamente vantaggiosa.

Come scrivere una richiesta di convenzione alberghiera

Una richiesta di convenzione alberghiera è un documento formale attraverso il quale un’organizzazione, un ente o un individuo propone la stipula di un accordo commerciale con un albergo o una catena di alberghi. L’obiettivo è quello di ottenere termini di alloggio preferenziali per i membri o i dipendenti dell’organizzazione, per partecipanti a eventi, conferenze o per qualsiasi altro motivo che richieda un alloggio prolungato o ripetuto nel tempo.

Per essere efficace e professionale, una richiesta di convenzione alberghiera dovrebbe includere i seguenti elementi:

1. Intestazione e dati dell’organizzazione richiedente: il documento dovrebbe iniziare con il nome dell’organizzazione o dell’individuo richiedente, l’indirizzo, i dettagli del contatto, come numero di telefono e indirizzo e-mail, e qualsiasi altro dato rilevante come il codice fiscale o la partita IVA.

2. Data e luogo: come in ogni documento formale, si deve specificare il luogo e la data in cui la richiesta viene compilata.

3. Oggetto: la dicitura “richiesta di convenzione alberghiera” dovrebbe essere chiara e posizionata in modo evidente, a indicare l’intento della comunicazione.

4. Saluto formale: si deve iniziare con un saluto formale, ad esempio “Gentile Direttore/Direzione di [Nome dell’Hotel]”.

5. Esposizione delle ragioni per la convenzione: in questo paragrafo, si spiegano i motivi per cui si cerca una convenzione. Potrebbe trattarsi della frequenza di soggiorni per affari nella città in cui si trova l’hotel, oppure di un evento imminente per il quale si prevede che un numero significativo di partecipanti necessiterà di alloggio.

6. Dettagli degli ospiti: specificare il numero approssimativo o preciso di persone che usufruiranno della convenzione, le caratteristiche dell’ospite tipo (ad esempio, esigenze specifiche del settore aziendale, fascia di età, ecc.), e qualsiasi altra informazione che potrebbe influenzare la natura dell’accordo.

7. Durata e date di interesse: indicare il periodo durante il quale si prevede che la convenzione sarà più utilizzata, fornendo specifiche date se già note, o una descrizione generale del periodo (ad esempio, “durante l’anno fiscale 2023”).

8. Tipo di camere e servizi richiesti: elaborare le preferenze o le necessità relative ai tipi di camere (singole, doppie, suite), specificando anche se saranno necessari particolari servizi come sale riunioni, accesso a internet, servizio navetta, ecc.

9. Budget e termini economici: pur senza entrare nei dettagli, è opportuno fornire un intervallo di budget entro cui si spera di rimanere, o indicare che l’organizzazione è alla ricerca del miglior rapporto qualità-prezzo.

10. Richiesta di contatto e trattativa: chiedere esplicitamente di essere contattati per discutere le potenziali condizioni dell’accordo, suggerire un incontro o una telefonata per chiarire ulteriori dettagli e manifestare la propria disponibilità al dialogo.

11. Chiusura formale: chiudere la lettera con una formula di cortesia formale, ringraziando per l’attenzione e l’eventuale disponibilità.

12. Firma e nome del richiedente: è importante firmare il documento e scrivere in stampatello il nome completo del rappresentante dell’organizzazione che effettua la richiesta.

Un documento che segua questa struttura sarà chiaro, completo e trasmetterà professionalità, aumentando le possibilità di instaurare una negoziazione vantaggiosa e di raggiungere gli obiettivi prefissati.

Esempi di richiesta di convenzione alberghiera

Ecco alcuni modelli di richiesta di convenzione alberghiera da utilizzare come esempio.

Primo esempio di richiesta di convenzione alberghiera

Oggetto: Richiesta di Convenzione Alberghiera per Evento Aziendale

Spett.le [Nome dell’Hotel o della Catena Alberghiera],
[Indirizzo],
[CAP] [Città],
[Paese]

[Città], [Data]

Egregi Signori,

con la presente, mi permetto di contattarvi in qualità di [la tua posizione], rappresentante della società [Nome della Tua Azienda], con sede in [Indirizzo Completo della Tua Azienda], per formulare una richiesta di convenzione alberghiera riguardante il nostro prossimo evento aziendale.

L’evento in questione è programmato per [le date dell’evento, ad esempio: dal 5 al 9 ottobre 2023], e prevediamo la partecipazione di circa [numero] persone, tra cui membri del nostro staff, clienti e fornitori. L’intento è quello di creare una partnership che possa offrire agli ospiti un’esperienza confortevole e servizi di qualità durante la loro permanenza.

Per questo motivo, vorremmo discutere la possibilità di stabilire una convenzione alberghiera che possa includere:

1. Tariffe preferenziali per le camere, possibilmente in base alle diverse tipologie (Standard, Superior, Suite, etc.);
2. Colazioni incluse nella tariffa della camera;
3. Wi-Fi gratuito disponibile per tutti gli ospiti;
4. Accesso a strutture e servizi aggiuntivi dell’hotel, quali sala fitness, piscina, ecc.;
5. Disponibilità di sale incontri/conferenze per eventuali riunioni;
6. Condizioni flessibili per cancellazioni o modifiche delle prenotazioni;
7. Pagamenti posticipati o billing centralizzato per facilitare la gestione contabile da parte della nostra azienda.

Saremmo molto grati se poteste fornirci una proposta dettagliata che rifletta queste richieste, inclusa ogni eventuale offerta o pacchetto speciale che potreste proporci in considerazione del volume di affari previsto.

Restiamo a disposizione per ogni chiarimento e per definire un eventuale incontro per discutere le condizioni della convenzione più nel dettaglio. Crediamo fermamente che una collaborazione tra le nostre due realtà possa portare vantaggi reciproci e incrementare il valore dell’esperienza per i nostri ospiti.

Vi preghiamo di inviare la vostra proposta al sottoscritto all’indirizzo email [Il tuo indirizzo email] o via fax al numero [il tuo numero di fax], entro e non oltre il [data ultima per la risposta, ad esempio: 15 maggio 2023].

In attesa di una vostra cortese risposta, colgo l’occasione per inviarvi cordiali saluti.

Distinti saluti,

[Firma]

[Tuo Nome e Cognome]
[Tua Posizione]
[Nome della Tua Azienda]
[Contatti telefonici]
[Email aziendale]

Secondo esempio di richiesta di convenzione alberghiera

Oggetto: Richiesta di Convenzione Alberghiera per [Nome dell’evento/azienda]

Spett.le [Nome dell’Hotel o della Catena Alberghiera],

Con la presente, desideriamo esprimere il nostro interesse a instaurare una collaborazione con la Vostra struttura ricettiva per la stipula di una convenzione alberghiera.

Di seguito forniamo le informazioni necessarie affinché possiate valutare la nostra richiesta:

1. Dati dell’Ente Richiedente
– Denominazione Ente/Azienda: ___________________________________________________
– Indirizzo: __________________________________________________________________
– Città: _______________________________________________________________________
– CAP: ________________________________________________________________________
– Partita IVA/Codice Fiscale (se applicabile): ___________________________________
– Referente per la Convenzione: ________________________________________________
– Email: ______________________________________________________________________
– Telefono: ___________________________________________________________________

2. Tipologia e Durata della Convenzione
– Finalità della Convenzione (es. eventi aziendali, conferenze, alloggio dipendenti): _________________________________
– Periodo di validità richiesto della Convenzione: Da _______/_______/_______ a _______/_______/_______

3. Dettaglio delle Necessità Alberghiere
– Numero approssimativo di camere richieste annuale: _____________________________
– Tipologia di camere richieste (singola, doppia, suite, ecc.): _______________________
– Servizi aggiuntivi di interesse (es. sala riunioni, catering, WiFi, parcheggio): ____________________________________________________________________________________
– Periodicità approssimativa delle prenotazioni (es.: settimanale, mensile): ____________________________________________________________________________________

4. Condizioni di Pagamento Preferenziali
– Metodo di pagamento preferito (es. bonifico, carta di credito aziendale, ecc.): ____________________________________________________________________________________
– Tempo di pagamento (es. 30 giorni fine mese, immediato, ecc.): ____________________________________________________________________________________

5. Ulteriori Richieste o Preferenze
– Richieste specifiche (es. piani per allergici, politiche di cancellazione flessibili, ecc.): ____________________________________________________________________________________
– Eventuali accordi particolari che si desidera negoziare: ____________________________________________________________________________________

Restiamo a disposizione per un incontro conoscitivo e per discutere i dettagli di una possibile collaborazione. Siamo convinti che una partnership con la Vostra struttura potrebbe portare benefici reciproci, garantendo agli ospiti del nostro ente un’esperienza confortevole e di qualità e all’hotel una fonte di clientela costante e affidabile.

Nell’attesa di una Vostra cortese risposta, porgiamo distinti saluti.

Firma: _______________________________________

Data: ________________________________________

[Timbro dell’Ente/Azienda, se applicabile]

Terzo esempio di richiesta di convenzione alberghiera

Oggetto: Proposta di convenzione alberghiera per [Nome dell’Ente o dell’Azienda]

Gentile Direttore/Direttrice,

mi permetto di contattarLa in qualità di [tuo ruolo], rappresentante di [Nome dell’Ente o dell’Azienda], con l’intento di proporre una collaborazione vantaggiosa per entrambe le nostre strutture attraverso la stipula di una convenzione alberghiera.

[Listare, se rilevante, eventi specifici o esigenze ricorrenti che potrebbero necessitare di pernottamenti frequenti, per esempio conferenze, fiere, meeting aziendali, ecc.]

In virtù dell’importanza di fornire ai nostri dipendenti, clienti e ospiti la migliore esperienza possibile durante la loro permanenza a [Luogo/Città], siamo alla ricerca di un partner alberghiero che possa offrire:

– Alloggi confortevoli e adeguati ai requisiti di un target [specificare il target: business, accademico, ecc.]
– Tariffe preferenziali per un numero stimato di [inserire numero] pernottamenti annui
– Flessibilità nelle prenotazioni con possibilità di cancellazione/modifica senza costi aggiuntivi fino a [specificare eventuali termini]
– Posizione facilmente accessibile da luoghi chiave quali uffici, centri congressi ecc.
– Disponibilità di sale per riunioni o eventi, nel caso in cui sia necessario organizzare incontri di lavoro in loco

La convenzione potrebbe includere anche i seguenti servizi ed extra
– Colazione inclusa nel prezzo della camera
– Passaggio a categorie di camere superiori, secondo disponibilità
– WiFi gratuito in camera e spazi comuni
– Accesso a servizi aggiuntivi dell’hotel (es. centro fitness, spa, ecc.)

La nostra aspettativa è che tale convenzione sia reciprocamente vantaggiosa e contribuisca a incrementare il flusso di ospiti presso la Vostra struttura, assicurando al contempo termini e condizioni favorevoli per il nostro ente/azienda.

Saremmo dunque grati se poteste fornirci un’offerta dettagliata che consideri le esigenze sopra elencate. Disponibili a un incontro per discutere questa proposta in dettaglio, speriamo di poter stabilire quanto prima una collaborazione fruttuosa per entrambe le parti.

Restiamo in attesa di un Vostro riscontro e ci rendiamo disponibili per qualsiasi ulteriore informazione che possa esservi utile.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome e Cognome]
[Tuo titolo/posizione]
[Contatti: numero di telefono, indirizzo email]
[Nome dell’Ente o dell’Azienda]
[Indirizzo dell’Ente o dell’Azienda]

Quarto esempio di richiesta di convenzione alberghiera

Oggetto: Richiesta di Convenzione per Alloggio e Servizi Alberghieri

Spett.le Direzione [Nome dell’Hotel],

con la presente, mi rivolgo a voi in qualità di [tuo ruolo], rappresentante dell’ente/azienda [Nome della tua organizzazione], per esplorare la possibilità di instaurare una convenzione alberghiera che possa soddisfare le esigenze di ospitalità dei nostri dipendenti, clienti e collaboratori nell’arco dell’anno.

L’obbiettivo di questa collaborazione è di fornire alloggio e servizi di qualità ai nostri rappresentanti e ospiti in occasione di eventi, incontri d’affari e soggiorni di lavoro nella città/paese di [luogo in cui si trova l’hotel].

Per perseguire questa finalità, siamo alla ricerca di un partner affidabile in grado di offrire:

1. Tassi Preferenziali: Un piano tariffario convenzionato con prezzi vantaggiosi rispetto alle tariffe standard, sia per le camere singole che doppie, che possa essere applicato tutto l’anno in base a disponibilità.

2. Servizi Inclusi: Dettagli circa i servizi inclusi nelle tariffe convenzionate, quali la colazione, l’accesso a internet Wi-Fi, l’utilizzo di aree comuni e centro fitness (se disponibile).

3. Termini di Prenotazione e Cancellazione Flessibili: Modalità di prenotazione agevoli per le nostre esigenze e condizioni di cancellazione che offrano una certa elasticità, considerando la natura variabile degli impegni dei nostri ospiti.

4. Stanze e Facilità: Informazioni sulla disponibilità di stanze con specifiche caratteristiche (ad es. aria condizionata, cassetta di sicurezza, mini bar) e la disponibilità di sale riunioni e conferenze per eventi corporate.

5. Fatturazione e Pagamento: Una procedura di fatturazione che possa essere centralizzata o gestita individualmente, a seconda delle nostre necessità, e con termini di pagamento che si accordino alle nostre politiche aziendali.

6. Extra e Personalizzazioni: Possibilità di ottenere condizioni vantaggiose anche per servizi aggiuntivi quali il servizio in camera, lavanderia, parcheggio, e ristorazione interna.

Riteniamo che una collaborazione di questo tipo potrebbe vantaggiosamente sostenere la missione della nostra azienda/ente offrendo comodità e servizi di qualità ai nostri membri, migliorando la loro esperienza durante i soggiorni lavorativi e incrementando la nostra efficienza operativa grazie a condizioni di alloggio ottimali.

Siamo disponibili a discutere ulteriori dettagli e a concertare un incontro per delineare i termini di una potenziale convenzione. La invitiamo a inviarci una proposta formale basata sulle informazioni fornite e su eventuali altri aspetti che ritenete possano essere di interesse reciproco.

Gradiremmo ricevere una risposta entro [data], per poter procedere in tempi utili alle nostre pianificazioni aziendali.

Rimango a disposizione per qualsiasi chiarimento e confido in un Vostro riscontro.

Grazie per l’attenzione.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome e Cognome]
[Tua Posizione/Ruolo]
[Nome della tua organizzazione]
[Indirizzo della tua organizzazione]
[Numero di telefono]
[Email]