Come Scrivere Una Richiesta Spazi Gratuiti

Aggioranto il 7 Dicembre 2023 da Marcello Massa

In questa guida spieghiamo come scrivere una richiesta spazi gratuiti

Come scrivere una richiesta spazi gratuiti

Una richiesta di spazi gratuiti è una comunicazione formale in cui si chiede l’utilizzo di un luogo senza oneri economici per determinati scopi, che possono variare da eventi culturali, attività comunitarie, funzioni di beneficenza a manifestazioni educative. Ecco le informazioni essenziali che una tale richiesta dovrebbe contenere:

1. Intestazione e dati del mittente:
– Nome completo o denominazione dell’ente/organizzazione che formula la richiesta.
– Recapiti per eventuali contatti, che possono includere indirizzo fisico, indirizzi email, numeri di telefono.

2. Destinatario:
– Nominativo o denominazione del soggetto a cui si intende indirizzare la richiesta.
– Indirizzo fisico o virtuale a seconda del canale attraverso il quale si invia la comunicazione.

3. Oggetto della comunicazione:
– Una frase chiara che anticipi l’intento della missiva, per esempio: “Richiesta di spazi gratuiti per evento culturale”.

4. Corpo della lettera:

a. Saluto iniziale:
– Un’introduzione cortese rivolta al destinatario.

b. Presentazione del soggetto richiedente:
– Una breve descrizione dell’ente o dell’individuo che richiede lo spazio.
– Informazioni sul background, la missione o le attività svolte se pertinenti al contesto della richiesta.

c. Descrizione dell’evento o del progetto:
– Dettagli specifici sull’evento o l’attività per cui si richiedono gli spazi. Questo può includere la natura dell’evento, lo scopo, il pubblico target, e l’impatto atteso.
– Motivazione che spieghi perché si è scelto quel particolare spazio e come questo si allinei con gli obiettivi dell’evento.

d. Le date e gli orari:
– Un censimento delle date e degli orari specifici in cui si richiede di utilizzare lo spazio.
– Alternative date o orari se vi è flessibilità.

e. Requisiti specifici dello spazio:
– Descrizione delle caratteristiche fisiche e delle infrastrutture richieste per lo spazio.
– Necessità di attrezzature particolari, accessi, servizi o altri aspetti logistici.

f. Aspetti legali e assicurativi:
– Dati relativi alle coperture assicurative se disponibili o richieste di specifiche circa responsabilità e obblighi.

g. Benefici per il proprietario/gestore dello spazio:
– Eventuali vantaggi, pubblicità o altre forme di ricompensa che il gestore dello spazio potrebbe ottenere concedendo l’utilizzo gratuito del luogo.

5. Conclusione:
– Un paragrafo finale per riassumere la richiesta, esprimere gratitudine per l’attenzione e l’eventuale disponibilità a fornire informazioni aggiuntive.

6. Chiusura formale:
– Una formula di cortesia adeguata, seguita dal nome, dalla firma (se richiesta) e dalla posizione o ruolo del mittente all’interno dell’ente o dell’organizzazione che effettua la richiesta.

7. Allegati:
– Indicazione di eventuali documenti allegati che supportano la richiesta, per esempio: una brochure dell’evento, il piano dettagliato dell’attività, le lettere di supporto di altre organizzazioni, documentazione legale o assicurativa.

Ricordando che il tono e lo stile della comunicazione devono rimanere professionali e cortesi, ogni informazione deve essere trasmessa in modo chiaro e conciso. Prestate attenzione all’ortografia e alla grammatica per trasmettere professionalità e serietà nella richiesta.

Esempi di richiesta spazi gratuiti

Ecco alcuni modelli di richiesta spazi gratuiti da utilizzare come esempio.

Primo esempio di richiesta spazi gratuiti

Oggetto: Richiesta spazi gratuiti per evento benefico

Gentile Amministrazione comunale/Proprietario della struttura,

mi permetto di contattarLa in qualità di (tuo nome/ruolo) rappresentante dell’associazione (nome associazione), una organizzazione no-profit che si impegna in (breve descrizione degli obiettivi o delle attività svolte dall’associazione).

Con la presente, desideriamo richiedere la gentile concessione gratuita degli spazi di (specificare la struttura o l’area richiesta) per lo svolgimento del (nome dell’evento), che si terrà in data (xx/xx/xxxx), dalle ore (xx:xx) alle (xx:xx).

Il nostro evento, (descrizione e scopo dell’evento), ha come principale obiettivo quello di (specificare l’obiettivo: es. raccogliere fondi, aumentare la consapevolezza, fornire assistenza, ecc.). Intendiamo invitare la comunità locale a partecipare attivamente e prevediamo una partecipazione di circa (numero stimato partecipanti).

Ci rivolgiamo a Lei per richiedere un supporto concreto sul quale contiamo per portare avanti la nostra missione sociale. La disponibilità gratuita degli spazi è fondamentale per la realizzazione di questo progetto in quanto ci permetterebbe di dedicare le risorse economiche direttamente in attività benefiche piuttosto che in costi relativi all’evento stesso.

In cambio della Sua generosità, siamo pronti a offrire visibilità al vostro contributo attraverso la promozione sui nostri canali di comunicazione, inclusi social media, newsletter e durante l’evento stesso, dove potranno essere esposti banner o altro materiale informativo che testimoni il vostro supporto essenziale.

Allegato a questa email/corrispondenza troverà un dettagliato piano dell’evento, comprese informazioni sull’associazione e sul lavoro che svolgiamo giornalmente. Siamo disponibili per qualsiasi domanda o ulteriori chiarimenti e pronti a organizzare un incontro per discutere personalmente di questa opportunità.

Certi di un Vostro interessamento e in attesa di un cortese riscontro, ci teniamo a esprimere anticipatamente la nostra gratitudine per l’attenzione e il tempo che dedicherete a questa richiesta.

Cordiali saluti,

(Tuo Nome)
(Ruolo nell’associazione)
(Contatti – telefono, e-mail)
(Nome dell’associazione)
(Indirizzo dell’associazione)

Allegati: Piano dell’evento, Brochure informativa dell’associazione

Secondo esempio di richiesta spazi gratuiti

Oggetto: Richiesta di Concessione Spazi Gratuiti

Gentile [Nome dell’Ente/L’amministrazione/Il responsabile degli spazi],

Con la presente, io sottoscritto/a [Il tuo nome completo] in qualità di [La tua posizione/ruolo nell’associazione o ente che rappresenti], agendo a nome e per conto dell’associazione/organizzazione [Nome dell’Associazione/Organizzazione] con sede legale in [Indirizzo completo], codice fiscale/partita IVA [Inserire il CF o la P.IVA], intendo formalizzare la richiesta di concessione di spazio/i gratuito/i presso [Nome dello spazio o dell’immobile richiesto] per lo svolgimento di [Tipo di attività o evento che si intende realizzare].

L’evento in questione, previsto per il giorno/periodo [inserire la data o il periodo], si propone di [Descrivere brevemente l’obiettivo e la natura dell’evento, esempio: “promuovere attività culturali”, “supportare iniziative di carattere sociale”, “realizzare un workshop educativo per giovani”, ecc.]. Riteniamo che tali iniziative siano di particolare rilevanza per la comunità perché [specificare i benefici o le motivazioni che giustificano la richiesta dello spazio gratuito, come ad esempio l’importanza sociale, culturale o educativa dell’evento].

In dettaglio, le specifiche tecniche e logistiche di cui avremmo necessità sono le seguenti:

– Tipo di spazio richiesto: [Aula, sala conferenze, teatro, campo sportivo, ecc.]
– Capacità dello spazio (numero di persone): [Specificare]
– Accessori e infrastrutture richiesti: [Esempi: Impianto audio/video, proiettore, tavoli, sedie, ecc.]
– Date e orari di utilizzo: [Fornire un piano dettagliato delle date e degli orari di inizio e fine utilizzo]
– Eventuali altri servizi o necessità: [Esempi: Vigilanza, pulizia, catering, ecc.]

La nostra associazione/organizzazione è impegnata a garantire la massima cura e rispetto degli spazi che ci verranno concessi, operando in conformità con tutte le normative vigenti e assicurando che tutte le attività si svolgano in un quadro di sicurezza e legalità.

In allegato, siamo lieti di fornire:

– Una presentazione dettagliata dell’evento/progetto;
– Il statuto dell’associazione nonché l’ultimo bilancio approvato;
– Una copia della polizza assicurativa che copre la responsabilità civile verso terzi e partecipanti;
– Tutte le eventuali altre documentazioni che possano supportare e giustificare la nostra richiesta.

Siamo disponibili per un incontro, al fine di discutere ulteriormente i dettagli della nostra proposta e per esplorare eventuali modalità di collaborazione.

In attesa di un Vostro gradito riscontro, si porgono cordiali saluti.

Distinti saluti,

[Firma manuale se si invia via posta, se e-mail specificare: In fede,]

[Nome e Cognome]
[Posizione o ruolo nell’associazione]
[Contatti: numero di telefono, e-mail]
[Data]

[Allegati (se necessario)]

——–

Questo modello rappresenta una richiesta formale che può essere utilizzata come base e personalizzata in base alle esigenze specifiche e alle richieste delle diverse amministrazioni o enti ai quali si intende inviarlo.

Terzo esempio di richiesta spazi gratuiti

Oggetto: Richiesta di concessione di spazi gratuiti per evento culturale

Gentili Signori,

mi rivolgo a voi in qualità di coordinatore dell’evento culturale annuale “[Nome dell’Evento]”, che si terrà nella nostra città il [data dell’evento]. Questa manifestazione, giunta alla sua [numero dell’edizione] edizione, ha lo scopo di promuovere la cultura e l’arte locale attraverso una serie di attività ed eventi che includono mostre d’arte, spettacoli teatrali, workshop educativi e letture letterarie rivolte a tutte le fasce d’età.

In considerazione del valore che tale evento rappresenta per la comunità e dell’impatto positivo che esso ha sul tessuto sociale, culturale ed economico della città, ci permettiamo di sottoporre alla vostra gentile attenzione una richiesta formale per la concessione gratuita di spazi adibiti alla realizzazione delle nostre iniziative.

Siamo alla ricerca di locali che possano ospitare le diverse attività in programma, che si terranno nel periodo compreso tra [data di inizio] e [data di fine]. In modo specifico, ci occorrono spazi quali: aule per workshop e conferenze, sale per mostre, un teatro o auditorium per rappresentazioni e show, e possibilmente uno spazio all’aperto per eventi di maggiore affluenza e performance artistiche.

Siamo convinti che il sostegno della vostra organizzazione [nome dell’organizzazione o ente a cui si fa richiesta] possa avere un forte impatto nell’arricchire l’offerta culturale del nostro evento e contribuire a incentivare una partecipazione ancora maggiore da parte dei cittadini. In cambio della vostra preziosa collaborazione, offriremo una visibilità significativa sia prima che durante l’evento, includendo il vostro nome/logo su tutto il materiale promozionale e comunicativo: locandine, brochures, programmi, oltre che una menzione speciale durante le varie attività.

Siamo a vostra completa disposizione per discutere ulteriori dettagli e per definire le modalità di fruizione degli spazi. Vi preghiamo di considerare questa richiesta e di fornirci una risposta indicando la disponibilità e le eventuali condizioni entro e non oltre [data limite per la risposta].

Ringraziandovi anticipatamente per l’attenzione e nella speranza di una vostra positiva risposta, vi porgo i miei più cordiali saluti.

[Il Tuo Nome]
[La tua posizione / ruolo nell’evento]
[Nome dell’organizzazione che coordina l’evento]
[Indirizzo]
[Numero di telefono]
[Indirizzo e-mail]
[Il Sito Web dell’evento – se disponibile]

Quarto esempio di richiesta spazi gratuiti

Oggetto: Richiesta di Concessione di Spazi Gratuiti per Evento Benefico

Gentile [Nome del Responsabile o dell’Organizzazione],

mi permetto di contattarvi in qualità di [la tua posizione/ruolo] presso [nome dell’associazione o organizzazione che rappresenti], con la presente per inoltrare un’appello formale relativo alla richiesta di concessione di spazi gratuiti che potrebbero ospitare il nostro prossimo evento di carattere benefico.

[Paragrafo Introduttivo]
Prima di tutto, permettetemi di esprimere il mio sincero apprezzamento per l’impegno che [nome dell’entità gestrice degli spazi] ha sempre mostrato nei confronti del sostegno a iniziative di natura sociale e culturale. È noto il vostro contributo significativo allo sviluppo e al benessere della nostra comunità.

[Descrizione dell’Evento]
Il nostro evento, previsto per il [data dell’evento], ha lo scopo di [breve descrizione dell’obiettivo e della causa supportata, ad esempio “raccogliere fondi per…”]. Stiamo pianificando una serie attività quali [breve outline delle attrazioni o attività dell’evento, ad esempio “concerti, workshop educativi, mostre d’arte,” ecc.], e ci aspettiamo una partecipazione di circa [numero stimato di partecipanti].

[Giustificazione della Richiesta]
Considerando la natura non-profit dell’evento e l’importante impatto positivo che avrà sulla nostra comunità, ci rivolgiamo a voi nella speranza che possiate sostenere la nostra causa offrendoci l’utilizzo gratuito degli spazi di [specificare la località o il luogo richiesto].

In particolare, abbiamo individuato [specificare le aree dell’immobile considerate adatte per l’evento] come luogo ideale per le sue caratteristiche di [menzionare dettagli come ampiezza, accessibilità, servizi disponibili, ecc.]. La scelta di questa location non è casuale, ma è frutto di una considerazione attentamente valutata in relazione alle necessità logistiche e al potenziale di attrazione dell’evento stesso.

[Dettagli Organizzativi]
Ci impegniamo a gestire tutte le questioni organizzative in modo efficiente e professionale, assicurando la massima cura e rispetto degli spazi a noi concessi. Siamo inoltre disponibili a stipulare una convenzione che delinei i termini di uso degli spazi, inclusi l’eventuale decoro, pulizia e sicurezza.

[Chiusura e Disponibilità al Dialogo]
Siamo consapevoli che possano sorgere domande o bisogno di ulteriori chiarimenti. Per questo, sono a vostra completa disposizione per un incontro o una conversazione telefonica in cui possiamo discutere più dettagliatamente la proposta e risolvere qualsiasi dubbio.

Con l’augurio di poter collaborare con voi per la riuscita di questo significativo evento, vi ringrazio anticipatamente per la considerazione e l’attenzione con le quali valuterete questa nostra richiesta.

Distinti saluti,

[Firma]

[Nome Completo]
[Posizione/Ruolo nell’Organizzazione]
[Contatti – telefono e indirizzo email]
[Nome dell’Associazione/Organizzazione]
[Indirizzo della Sede]
[Sito Web, se disponibile]