Aggioranto il 13 Gennaio 2026 da Marcello Massa
Introduzione: Il verbale di consegna del veicolo è lo strumento formale che documenta lo stato del mezzo al momento del ritiro e ne regola le condizioni alla restituzione. Redigere correttamente questo documento significa tutelare sia il concedente sia l’utilizzatore, evitando contestazioni successive su danni, dotazioni mancanti o difetti non segnalati. La guida che segue spiega in dettaglio come compilare un verbale completo, quali verifiche eseguire al ritiro e alla riconsegna, quali dichiarazioni raccogliere e quali accortezze adottare per garantire che il documento abbia valore probatorio e sia parte integrante del contratto di locazione o noleggio.
Come scrivere un verbale di consegna veicolo
Per scrivere un verbale di consegna veicolo efficace occorre procedere con metodo e chiarezza, annotando ogni elemento rilevante in modo che il documento risulti esaustivo e comprensibile anche a distanza di tempo. Innanzitutto, è fondamentale indicare data, ora e luogo della consegna e riportare in modo preciso i dati del concedente e dell’utilizzatore, compresi riferimenti del veicolo come targa, marca, modello, VIN, anno di immatricolazione e chilometraggio rilevato al ritiro.
Nella descrizione dello stato del veicolo si devono segnalare con precisione difetti, graffi, ammaccature, condizioni della carrozzeria, dei cristalli e dei paraurti, indicando la posizione e la natura del danno; è utile integrare la descrizione con riferimenti fotografici o allegati identificabili per rendere immediatamente confrontabili le condizioni iniziali con quelle di eventuale restituzione.
All’interno del veicolo vanno annotate le condizioni della pulizia, lo stato dei sedili e dei rivestimenti, il funzionamento degli organi di sicurezza come cinture e airbag, lo stato della plancia e dei comandi, la presenza e il funzionamento di dispositivi come climatizzazione, autoradio o navigatore, nonché eventuali odori o tracce di fumo o animali.
Occorre inoltre verificare e registrare la dotazione di bordo: libretto di circolazione, certificato di assicurazione, manuale d’uso, triangolo, giubbotto ad alta visibilità, kit pronto soccorso, chiavi consegnate e qualsiasi altro accessorio pattuito, segnalando la presenza o l’assenza e annotando eventuali note.
Dal punto di vista meccanico e funzionale è indispensabile controllare e descrivere lo stato dei freni, della batteria e dell’avviamento, delle luci e degli indicatori, della pressione e delle condizioni degli pneumatici, della ruota di scorta e degli utensili (cric, chiave), nonché rilevare eventuali perdite di fluidi; ogni anomalia evidente deve essere dettagliata per iscritto.
La formula di accettazione firmata dall’utilizzatore deve attestare che il veicolo è stato ispezionato, che la dotazione corrisponde a quanto pattuito e che il mezzo viene accettato nello stato in cui si trova, con la presa d’atto dell’obbligo di segnalare tempestivamente vizi non riportati: è prassi inserire un termine per la comunicazione di anomalie (ad esempio 12 ore) dopo il quale, in assenza di contestazioni, il veicolo si considera consegnato in buono stato manutentivo.
È importante evitare formulazioni vaghe: ogni voce deve essere descritta in modo che le parti possano confrontare con precisione le condizioni di consegna e quelle di restituzione; le fotografie datate e annotate costituiscono prova utile e dovrebbero essere richiamate espressamente nel verbale.
Infine, occorre prevedere una sezione per la riconsegna dove registrare data, ora, luogo, chilometraggio e livello carburante al ritorno, condizioni igieniche, danni riscontrati, accessori mancanti o danneggiati, allegando fotografie e note del personale di riconsegna; le firme finali del rappresentante del concedente e dell’utilizzatore, sia alla consegna sia alla restituzione, conferiscono valore formale al documento e lo integrano al contratto di noleggio o locazione.
Esempio verbale di consegna veicolo
Data consegna: _____________
Ora consegna: _____________
Luogo consegna: _____________
Dati del Concedente (Società):
Ragione sociale: _____________
Indirizzo: _____________
Telefono: _____________
Email: _____________
Rappresentante: _____________
Dati dell’Utilizzatore/Conduttore:
Nome e Cognome: _____________
Documento d’identità (tipo e n.): _____________
Indirizzo: _____________
Telefono: _____________
Email: _____________
Veicolo consegnato:
Targa: _____________
Marca/Modello: _____________
Colore: _____________
Telaio (VIN): _____________
Anno immatricolazione: _____________
Chilometraggio al ritiro (km): _____________
Livello carburante al ritiro: _____________
Numero chiavi consegnate: _____________
Ispezione esterna (segnare difetti o indicare “nessuno”):
Graffi/ammaccature (posizione e descrizione): _____________
Paraurti (anteriore/posteriore): _____________
Carrozzeria generale: _____________
Cristalli (parabrezza/finestrini/retro): _____________
Pneumatici (ant. SX/ant. DX/post. SX/post. DX) e pressione: _____________
Ruota di scorta e attrezzatura (cric, chiave): _____________
Altri danni esterni: _____________
Allegati fotografici consegna (file o riferimento): _____________
Ispezione interna (segnare difetti o indicare “nessuno”):
Pulizia interna e igiene: _____________
Sedili e rivestimenti: _____________
Cinture di sicurezza: _____________
Plancia e comandi: _____________
Tergicristalli e lavafari: _____________
Climatizzazione/riscaldamento: _____________
Spie cruscotto e segnalazioni luminose: _____________
Autoradio/navigatore: _____________
Odori/animali/fumo: _____________
Altri danni interni: _____________
Documenti e dotazione di bordo (indicare Presente/Assente e note):
Libretto di circolazione: _____________
Certificato assicurazione: _____________
Manuale uso/assistenza: _____________
Triangolo e giubbotto ad alta visibilità: _____________
Kit pronto soccorso: _____________
Documentazione accessoria: _____________
Altri accessori consegnati (es. seggiolino, portapacchi): _____________
Verifiche meccaniche e funzionali:
Stato freni: _____________
Sterzo e sospensioni: _____________
Luci anteriore/posteriore/frecce: _____________
Batteria/avviamento: _____________
Perdite evidenti (olio/fluido): _____________
Altro (specificare): _____________
Dichiarazioni dell’utilizzatore al momento della consegna:
Dichiaro di aver ispezionato il veicolo, la dotazione e gli accessori sopra indicati, di aver riscontrato la conformità a quanto pattuito contrattualmente e di accettare il veicolo nello stato in cui si trova, ritenendolo idoneo all’uso. Dichiaro inoltre di aver verificato il funzionamento e lo stato di manutenzione del veicolo.
Firma utilizzatore: _____________ Data: _____________
Avvertenze:
Il cliente è tenuto a segnalare tempestivamente eventuali anomalie o vizi non rilevati nel presente verbale entro 12 ore dalla consegna; in mancanza di segnalazioni entro tale termine il veicolo si presume consegnato in buono stato manutentivo.
Condizioni di restituzione (richieste):
Il veicolo dovrà essere riconsegnato nello stato in cui è stato ricevuto, completo di accessori, in condizioni di normale manutenzione, con pieno di carburante (se previsto contrattualmente) e in buone condizioni igieniche e di pulizia sia interna che esterna. Eventuali danni, mancanze di accessori o sporcizia rilevanti potranno essere addebitati al cliente secondo contratto.
Sezione restituzione (da compilare al termine del noleggio)
Data restituzione: _____________
Ora restituzione: _____________
Luogo restituzione: _____________
Chilometraggio al ritorno (km): _____________
Livello carburante al ritorno: _____________
Condizioni igieniche alla restituzione: _____________
Danni riscontrati alla restituzione (descrizione e posizione): _____________
Accessori mancanti o danneggiati: _____________
Allegati fotografici restituzione (file o riferimento): _____________
Note rilevate dal personale di riconsegna: _____________
Conferme finali e firme:
Con la presente il sottoscritto utilizzatore conferma la presa visione delle condizioni sopra indicate e prende atto dell’obbligo di segnalazione entro 12 ore dalla consegna.
Firma utilizzatore alla riconsegna: _____________ Data: _____________
Firma rappresentante Concedente alla consegna: _____________ Data: _____________
Firma rappresentante Concedente alla restituzione: _____________ Data: _____________
Eventuali allegati/documenti integrativi: _____________
Modello verbale di consegna veicolo Word
È disponibile un fac‑simile in formato Word del verbale di consegna veicolo pronto per essere scaricato, compilato e adattato alle esigenze contrattuali della vostra azienda o autonoleggio; il file contiene tutte le sezioni fondamentali già predisposte (dati del concedente e dell’utilizzatore, ispezioni esterna e interna, dotazione di bordo, verifiche meccaniche, dichiarazioni e firme) e può essere personalizzato con il logo e le condizioni specifiche del contratto.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.