Come Scrivere Una Lettera Di Lamentela Per Maleducazione

Aggioranto il 24 Gennaio 2024 da Marcello Massa

Una lettera di lamentela per maleducazione è uno strumento comunicativo formale che si utilizza quando si desidera esprimere in modo chiaro e costruttivo il proprio disappunto o la propria insoddisfazione nei confronti di un comportamento ritenuto scortese, irrispettoso o inappropriato da parte di un individuo o di un gruppo di persone all’interno di un’organizzazione o in una situazione sociale o professionale.

L’obiettivo principale di tale lettera è di informare il destinatario riguardo all’incidente spiacevole, descrivendo con precisione le circostanze in cui si è verificato l’atto di maleducazione e dettagliando l’impatto che tale comportamento ha avuto sull’individuo che scrive. Questo permette al mittente di far sentire la propria voce e di cercare una risoluzione o un rimedio alla situazione. È importante che la lettera mantenga un tono rispettoso e professionale, anche se l’oggetto della lamentela riguarda una questione emotiva o personale. Ciò consente di potenziare la credibilità del reclamo e agevola una soluzione più efficace.

Una lettera di questo genere spesso mira anche a stimolare un cambiamento di comportamento o a ottenere scuse formali da parte di chi ha tenuto un atteggiamento ritenuto inaccettabile. Può inoltre dare l’opportunità al destinatario di comprendere la percezione del suo comportamento da parte di altri e di prendere misure correttive per migliorare le sue relazioni interpersonali o la qualità del servizio offerto, se si tratta di un contesto professionale.

In definitiva, una lettera di lamentela per maleducazione serve per affrontare direttamente un problema di condotta, cercando al contempo di instaurare un dialogo costruttivo, enfatizzando la necessità di rispettare dignità e rispetto reciproco nelle interazioni umane.

Come scrivere una lettera di lamentela per maleducazione

Una lettera di lamentela per maleducazione è un documento formale che si scrive per segnalare un’esperienza negativa di servizio, evidenziando un comportamento inappropriato e mancanza di rispetto. Per essere efficace, la lettera deve essere strutturata in modo chiaro, educato e fornire dettagli sufficienti affinché il destinatario possa capire l’accaduto e prendere provvedimenti in merito. Qui di seguito ti elenco i componenti essenziali che una tale lettera dovrebbe includere:

1. Intestazione e data
– Il proprio nome e indirizzo completo.
– La data in cui la lettera viene scritta.
– Il nome e l’indirizzo dell’azienda o della persona a cui la lettera è indirizzata.

2. Saluto iniziale
– Un saluto formale, ad esempio “Gentile Signor/Signora” seguito dal cognome della persona responsabile del servizio clienti o del reparto interessato dall’incidente, se noto.

3. Introduzione
– Una breve introduzione che illustra lo scopo della lettera, ad esempio, “Con la presente desidero esprimere il mio disappunto per un recente episodio di maleducazione che ho sperimentato presso…”

4. Descrizione dettagliata dell’incidente
– Data e ora dell’accaduto.
– Luogo preciso dove si è avuto il comportamento scorretto.
– Descrizione chiara ed esplicita dell’incidente, senza però lasciarsi andare a commenti emotivi o linguaggio offensivo. Raccontare i fatti in modo obiettivo.
– Eventuali testimoni o altre persone coinvolte.
– Qualsiasi prova a supporto della lamentela, come ricevute, numeri di riferimento, o corrispondenze precedenti.

5. Impatto ed emozioni
– Spiegare in modo sobrio come l’incidente abbia influito sul proprio stato emotivo o sul livello di soddisfazione nei confronti dell’azienda, prodotto o servizio.

6. Aspettative
– Specificare cosa ci si aspetta come esito: un’indagine interna, scuse formali, rimborsi, azioni disciplinari nei confronti del dipendente, etc.
– Se appropriato, dare un termine entro il quale si spera di ottenere una risposta o una soluzione all’incidente.

7. Chiusura
– Riassumere brevemente i punti principali della lettera e riaffermare l’attesa di una risoluzione del problema.
– Chiudere la lettera con un’espressione di cortesia e in modo formale, ad esempio “In attesa di una Sua sollecita risposta, porgo distinti saluti.”

8. Firma
– La propria firma seguita dal nome e cognome scritti in modo leggibile.
– Se rilevante, il proprio numero di telefono o indirizzo e-mail per facilitare la comunicazione.

È di fondamentale importanza mantenere un tono rispettoso e professionale in tutta la lettera. Anche se si sta scrivendo per denunciare una maleducazione, è importante non ricadere nello stesso comportamento durante la redazione della comunicazione. Rileggere attentamente la lettera prima di inviarla, correggere eventuali errori grammaticali o di battitura e assicurarsi di fornire un picture chiaro e completo dell’accaduto favoriranno la presa in considerazione della propria lamentela in modo serio.

Esempi di lettera di lamentela per maleducazione

Ecco alcuni modelli di lettera di lamentela per maleducazione da utilizzare come esempio.

Primo esempio di lettera di lamentela per maleducazione

Oggetto: Reclamo formale per comportamento maleducato del personale

Gentile Responsabile del Servizio Clienti,

Con la presente, desidero esprimere il mio disappunto e formulare un reclamo ufficiale in merito al comportamento maleducato e poco professionale manifestato da un membro del vostro personale durante il mio recente incontro presso [nome del negozio/impresa/servizio] in data [inserire data].

Purtroppo, devo segnalare l’atteggiamento scortese e inappropriato di [nome dell’impiegato, se noto, o descrizione della posizione/funzione], il quale ha contraddistinto negativamente la mia esperienza con la vostra azienda. La specifica circostanza che ha dato origine a tale indesiderata situazione è stata [descrivere l’incidente in dettaglio, con orari e possibili testimoni, se presenti].

Le aspettative verso il vostro team, rinomato per cortesia e professionalità, sono sempre state alte; tuttavia, in questa occasione, il livello del servizio fornito è stato al di sotto di ogni accettabile standard di qualità.

Non è mia intenzione solamente lamentarmi, ma piuttosto segnalare un’area che, a mio avviso, necessita di immediata attenzione e miglioramento. Una formazione adeguata sulle soft skills e sulla gestione delle relazioni con la clientela potrebbe prevenire incidenti simili in futuro e mantenere l’immagine professionale della vostra azienda.

Nell’attesa di una vostra risposta, vorrei che venisse considerata la possibilità di un incontro diretto al fine di discutere la questione più nel dettaglio e, possibilmente, ricevere un risarcimento adeguato per l’accaduto. In assenza di una risposta soddisfacente sono disposto/a a valutare ulteriori azioni, incluso condividere la mia negativa esperienza con altri consumatori e attraverso piattaforme di recensioni online.

Confido nella vostra attenzione e nell’immediata presa di coscienza riguardo all’importanza di un servizio clienti cortese e professionale, nonché nella vostra volontà di rettificare la situazione. Grazie per l’attenzione prestata a questa lettera, e attendo con interesse un vostro celere riscontro.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome]
[Indirizzo completo]
[Numero di telefono]
[Indirizzo E-mail]

Secondo esempio di lettera di lamentela per maleducazione

Oggetto: Reclamo per Maleducazione del [Data]

Gentili Signore/i,

Mi rivolgo a voi in qualità di [tua posizione, es. cliente/utente], a seguito di un episodio sgradevole verificatosi il [data dell’incidente], presso [luogo dell’incidente, es. il vostro negozio, ufficio, stabilimento etc.], nel corso del quale ho riscontrato un comportamento estremamente maleducato da parte del/dei vostro/i dipendente/i [nome del dipendente se noto o descrizione se il nome non è noto].

Desidero portare alla vostra attenzione il fatto che [descrizione specifica dell’incidente, comprese eventuali parole o azioni inappropriate, l’ora e la situazione specifica in cui il comportamento ha avuto luogo]. Tale comportamento non solo ha avuto un impatto negativo sull’esperienza che ho avuto con la vostra azienda, ma ha anche minato la fiducia e il rispetto che ho sempre nutrito verso il vostro marchio/servizio.

La cortesia e il rispetto reciproco sono valori che considero imprescindibili in tutte le interazioni professionali e credo che anche la vostra organizzazione condivida questi principi. Per questo, sono sconcertato/a dal fatto che il vostro dipendente [se il nome è noto, inserirlo qui] non abbia rispecchiato questi standard di condotta durante il nostro incontro.

Poiché credo fermamente nel dialogo costruttivo e nella possibilità di miglioramento, vorrei chiedervi di adottare le misure necessarie per affrontare questo problema e per assicurarvi che incidenti simili non si verifichino in futuro. Sarebbe altresì apprezzabile se poteste fornirmi un riscontro sulle azioni intraprese in merito.

RingraziandoVi anticipatamente per l’attenzione prestata a questo reclamo, confido in una Vostra risposta celere e in un’azione da parte Vostra che rifletta l’importanza che date alla soddisfazione dei clienti/utenti e al mantenimento di un ambiente rispettoso e professionale.

In attesa di un vostro cortese riscontro, colgo l’occasione per presentarvi i miei più distinti saluti.

[Firma]

[Tuo Nome]
[Tuo Indirizzo]
[CAP, Città]
[N° di Telefono]
[Indirizzo Email]

Terzo esempio di lettera di lamentela per maleducazione

Oggetto: Reclamo formale per maleducazione del personale

Gentile Responsabile del Servizio Clienti,

Mi rivolgo a lei con questa lettera per formulare un reclamo ufficiale in merito all’atteggiamento maleducato e irrispettoso che ho ricevuto da un membro del vostro personale durante la mia visita [inserisci date o periodo específico, esempio “il giorno 15 marzo 2023”] presso la vostra [specificare luogo, esempio “filiale”, “negozio”, “sede”, ecc.] sita in [inserire l’indirizzo o località].

Desidero portare alla vostra attenzione l’incidente specifico in cui [nome o descrizione del dipendente, esempio: “il Sig. Rossi”, “un vostro addetto alle vendite”, “un membro del vostro staff del supporto tecnico”, ecc.] si è comportato in un modo estremamente inappropriato e non professionale. [Descrivere l’incidente specifico, il modo in cui il personale ha mostrato maleducazione, qualsiasi frase o azione in particolare che è risultata offensiva, e la maniera in cui ciò ha influenzato l’esperienza complessiva].

Nonostante io comprenda che tutti possono avere una giornata negativa, mi aspetto che tutti i membri dello staff di [nome dell’azienda o entità] mantengano sempre un livello di professionalità e cortesia conforme agli standard aziendali. Tale atteggiamento maleducato non solo ha compromesso il mio rispetto verso la vostra azienda, ma ha anche influito negativamente sulla mia decisione di continuare ad utilizzare i vostri servizi in futuro.

Ho precedentemente avuto esperienze positive con la vostra azienda, ciò rende ancor più spiacevole e deludente questo recente incontro. Un comportamento del genere pregiudica seriamente l’immagine dell’azienda e la fiducia che i clienti ripongono nei vostri servizi.

Vi chiedo cortesemente di investigare su questo incidente e di prendere le misure disciplinari appropriate nei confronti del membro del personale coinvolto, così come di implementare eventuali provvedimenti necessari a garantire che situazioni simili non si verifichino più in futuro. Inoltre, desidererei ricevere delle scuse formali da parte di chi ha mostrato tale comportamento e una garanzia che la mia prossima esperienza con la vostra azienda rifletterà gli alti standard che mi aspetto da [nome dell’azienda].

Nell’attesa di un vostro sollecito riscontro e di un’azione tempestiva in merito a questa situazione, vi ringrazio per l’attenzione prestata al mio reclamo. Resto disponibile per qualsiasi chiarimento o ulteriore informazione che possiate richiedere.

Vi porgo distinti saluti,

[Il tuo nome]
[Indirizzo]
[Numero di telefono]
[Indirizzo email]

Data: [Inserire la data odierna]

Quarto esempio di lettera di lamentela per maleducazione

Oggetto: Formale Reclamo per Comportamento Maleducato del Personale il [Inserire data]

Spett.le [Nome dell’Azienda o del Responsabile],

Mi rivolgo a voi per esprimere il mio profondo disappunto e per formulare un reclamo ufficiale riguardo il comportamento altamente inappropriato e maleducato che ho subito da parte di un membro del vostro personale il giorno [inserire data], presso la vostra sede in [indirizzo o specifico punto vendita/ufficio].

Per fornire un contesto, descrivo brevemente la situazione: [spiegare in maniera concisa l’incidente, inclusi luogo, ora, e qualsiasi dettaglio pertinente che abbia contribuito alla situazione in questione].

Durante l’interazione con [nome del dipendente se noto, altrimenti descrivere la persona, es. il cassiere, l’addetto al servizio clienti, etc.], ho riscontrato un comportamento non solo poco professionale, ma apertamente offensivo e irrispettoso. [Elenca esempi specifici di ciò che è stato detto o fatto, evitando accusazioni generali e concentrandoti sui fatti].

L’aspettativa quando si entra in contatto con un professionista di [nome dell’azienda] è quella di ricevere un servizio cortese, rispettoso e competente. Il comportamento che ho sperimentato è in netto contrasto con questi standard e ha seriamente danneggiato la mia percezione della vostra azienda.

Sono consapevole che un singolo evento può non necessariamente rispecchiare la condotta generale di un’organizzazione; tuttavia, ritenere conto della gravità di quanto accaduto, sento sia indispensabile che tale episodio sia affrontato con la massima serietà.

Chiedo pertanto che la mia segnalazione sia presa in considerazione e che vengano intraprese le seguenti azioni:

1. Un’indagine immediata sull’accaduto, per comprendere le circostanze che hanno portato a tale comportamento inaccettabile.
2. Azioni appropriate nei confronti del dipendente coinvolto, per garantire che simili incidenti non si ripetano in futuro.
3. Una formale scusa da parte dell’azienda/del dipendente coinvolto, che riconosca il disagio causatomi e che illustri i passi che l’azienda intende intraprendere per evitare future recidive.
4. [qualsiasi altra richiesta specifica che potresti avere, come un rimborso, un servizio sostitutivo gratuito, ecc.].

Concludo sottolineando che la mia intenzione non è quella di diffamare il vostro operato, ma piuttosto di cercare un riscontro costruttivo che possa contribuire a migliorare il servizio offerto agli altri clienti e a me, qualora decida di utilizzare nuovamente i vostri servizi.

Nell’attesa di una vostra risposta e delle azioni che intendete intraprendere, mi riservo la facoltà di valutare ulteriori passi da compiere per garantire il rispetto dei diritti dei consumatori.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome]
[Contatti: numero di telefono, email]
[Eventuali allegati, come ricevute, testimonianze, etc.]