Come Scrivere Una Lettera Di Lamentela Per Preventivo Non Rispettato

Aggioranto il 24 Gennaio 2024 da Marcello Massa

Una lettera di lamentela per preventivo non rispettato è un documento formale attraverso il quale un cliente esprime il proprio disappunto o insoddisfazione verso un fornitore di beni o servizi, a causa di una discrepanza tra quanto era stato precedentemente pattuito in fase di preventivazione e quanto effettivamente accaduto o fornito. Tale lettera funge da strumento di comunicazione per segnalare tali inadempienze e per sollecitare una risoluzione del problema secondo quanto originariamente accordato o per ottenere un adeguato risarcimento.

Nel dettaglio, la lettera descrive specificamente la natura del disaccordo, facendo riferimento alla documentazione originaria che stabiliva il preventivo, e mettendo in evidenza le differenze riscontrate, siano esse relative ai costi, alla qualità del servizio o dei materiali impiegati, ai tempi di consegna o ad altri aspetti significativi dell’accordo. Il tono utilizzato dovrebbe essere professionale e contenere un linguaggio chiaro e diretto, ma senza sfociare in aggressività, in modo da mantenere aperte le linee di comunicazione e facilitare una risoluzione amichevole.

La lettera dovrebbe poi indicare quali sarebbero le azioni che il cliente attende dal fornitore per correggere la situazione, che potrebbero includere l’adempimento degli obblighi come originalmente previsti, una riduzione dei costi, un risarcimento, o l’annullamento dell’accordo con la restituzione di eventuali pagamenti già effettuati.

Inviare una lettera di questo tipo serve inoltre a creare un tracciato formale e documentato dell’insoddisfazione, che può essere utile in caso di ulteriori dispute legali o di negoziazioni. Essa dimostra la volontà del cliente di perseguire una risoluzione formale ed è spesso il primo passo verso la mediazione o, se necessario, l’azione legale.

La lettera di lamentela per un preventivo non rispettato si rivela quindi uno strumento per esercitare i propri diritti di consumatore o cliente e per cercare di ottenere giustizia quando gli accordi commerciali non sono stati onorati come promesso.

Come scrivere una lettera di lamentela per preventivo non rispettato

Una lettera di lamentela per un preventivo non rispettato è un documento formale. Deve essere chiara, concisa e cortese, anche se si sta esprimendo insoddisfazione. Di seguito sono elencati gli elementi principali che dovresti includere in una lettera di questo tipo:

1. Intestazione e dati personali: Si inizia con le proprie informazioni (nome, cognome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo email) in alto a sinistra sulla pagina e la data completa. Poi si inseriscono i dati della persona o dell’azienda a cui la lettera è indirizzata.

2. Oggetto: L’oggetto della lettera deve essere molto chiaro e dire al punto, ad esempio: “Reclamo per mancato rispetto del preventivo N. [numero del preventivo]”.

3. Saluto iniziale: Un saluto formale, come “Gentile Signor/Signora [Cognome]” o “Alla cortese attenzione di [reparto o posizione],”.

4. Introduzione: Nel primo paragrafo, è importante introdurre se stessi e il motivo della lettera. Questo dovrebbe includere una breve descrizione del tipo di servizio o prodotto per cui era stato fornito il preventivo e delle circostanze in cui è stata richiesta la quotazione.

5. Corpo della lettera: Qui si entra nel dettaglio della lamentela.

– Esposizione dei fatti: Specificare quando e come è stato ricevuto il preventivo e le condizioni specifiche che sono state concordate, includendo eventuali documenti di supporto come contratti, email, o conversazioni che possono attestare l’accordo originale.

– Descrizione della problematica: Descrivere come il servizio effettivamente fornito o il costo finale si sia discostato da quanto preventivato. È importante presentare una descrizione oggettiva e concisa dei fatti, evitando emotività eccessive. Si può menzionare la data della scoperta della discrepanza e ogni tentativo già intrapreso per risolvere il problema.

– Conseguenze: Illustrare l’impatto del non rispetto del preventivo, sia in termini economici sia pratici, specialmente se ha causato danni o disagi.

6. Richiesta specifica: Indicare chiaramente quali azioni ci si aspetta dall’azienda per correggere il problema, ad esempio un adeguamento del prezzo al preventivo originale, servizi compensativi, o un rimborso.

7. Termini per la risposta: Fornire un lasso di tempo ragionevole e specifico entro il quale ci si aspetta una risposta o una risoluzione del problema, facendo riferimento a eventuali termini legali o contrattuali pertinenti.

8. Conclusione: Riepilogare brevemente la situazione e ribadire la serietà del proprio reclamo. Sottolineare il desiderio di risolvere la questione in maniera amichevole e professionale.

9. Saluto finale: Chiudere con una formula di cortesia del tipo “Cordiali saluti,” o “In attesa di un Vostro cortese riscontro, porgo distinti saluti,” seguito dalla firma e dal proprio nome stampato sotto.

10. Allegati: Indicare l’elenco dei documenti che si allegano alla lettera (ad esempio, copie di contratti, e-mail di conferma, copia del preventivo originale, ecc.) per corroborare il proprio reclamo. Questo serve per dare all’azienda tutti i riferimenti di cui necessita per verificare e potenzialmente rettificare l’errore.

Ricordati di mantenere la lettera professionale, anche se sei frustrato o arrabbiato. È più probabile ottenere una risposta costruttiva se si rimane cortesi e si forniscono tutti i dettagli necessari per risolvere il disaccordo. Inoltre, è buona norma inviare la lettera con ricevuta di ritorno o mediante un servizio postale che fornisca una prova di consegna.

Esempi di lettera di lamentela per preventivo non rispettato

Ecco alcuni modelli di lettera di lamentela per preventivo non rispettato da utilizzare come esempio.

Primo esempio di lettera di lamentela per preventivo non rispettato

Oggetto: Reclamo per mancato rispetto del preventivo iniziale

Gentile [Nome del Responsabile/Settore Reclami],

mi permetto di scrivervi in qualità di cliente del vostro [servizio/fornitura], al fine di esprimere il mio malcontento e avanzare un formale reclamo per quanto riguarda il mancato rispetto del preventivo che ci era stato fornito in data [inserire data] per [specificare il lavoro/servizio in questione].

Il preventivo in questione [inserire numero del preventivo se presente], ci indicava un importo totale di [inserire l’importo del preventivo] euro, che ritenevamo fosse da considerarsi vincolante per l’attività di [inserire cosa comprendeva il preventivo, es. riparazione, fornitura di servizi/materiali, ecc.]. Tuttavia, al momento del saldo finale, ci siamo ritrovati ad affrontare una spesa significativamente superiore, ammontante a [inserire l’importo effettivamente pagato] euro.

Questa differenza tra il valore preventivato e quello effettivamente addebitato non è stata né giustificata in anticipo né adeguatamente spiegata al momento della sua presentazione. Tale situazione è inaccettabile e contraddice quanto convenuto, costituendo una chiara violazione degli accordi presi e degli obblighi contrattuali previsti dalla normativa vigente in materia di trasparenza e correttezza nelle transazioni commerciali.

Desidero inoltre sottolineare che la nostra scelta nei confronti della vostra azienda è ricaduta sulla fiducia riposta nel rispetto del preventivo proposto e nella chiarezza delle comunicazioni preliminari. Il nostro impegno nel procedere con l’affare era chiaramente basato su tale presupposto.

Chiedo pertanto che venga fornita una spiegazione dettagliata per quanto attiene il significativo scostamento dal preventivo iniziale e che si proceda tempestivamente all’adeguamento della fatturazione all’importo originariamente concordato, oppure che mi vengano fornite congrue motivazioni per il sopravvenuto aumento dei costi.

Sono disponibile a discutere la questione in un incontro di persona oppure attraverso una conversazione telefonica, nella speranza che possiamo arrivare a una risoluzione soddisfacente e tempestiva di questa situazione. Vorrei evidenziare che mi aspetto una vostra risposta entro 10 giorni lavorativi dalla ricezione di questa lettera, prima di valutare l’avvio di eventuali azioni legali.

Vi ringrazio per l’attenzione e resto in attesa di un vostro cortese e sollecito riscontro.

Distinti saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Indirizzo]
[Numero di Telefono/e-mail]
[Data]

[Allegati: Copia del preventivo originale, fattura con l’importo aggiuntivo, e qualsiasi altra documentazione rilevante]

Secondo esempio di lettera di lamentela per preventivo non rispettato

Oggetto: Reclamo per mancato rispetto del preventivo [Numero del preventivo]

Gentile [Nome del Responsabile o del Servizio Clienti],

con la presente, intendo esprimere il mio disappunto relativo alla transazione commerciale avente come oggetto il preventivo numero [inserire il numero del preventivo] datato [inserire la data del preventivo], rilasciato dalla Vostra azienda per [specificare il servizio/prodotto in questione].

Come potete ricordare, il suddetto preventivo, accettato da me in data [inserire la data di accettazione], prevedeva una quota complessiva di [inserire importo del preventivo] € per l’erogazione dei servizi/prodotti elencati. Con fiducia nella Vostra professionalità e trasparenza, ho proceduto ad ingaggiare i vostri servizi sulla base di tale stima, attenendomi scrupolosamente a quanto concordato.

Tuttavia, al momento della fatturazione, mi sono accorto con grande sorpresa che l’importo richiesto ammontava a [inserire importo fatturato] €, superando dunque il preventivo iniziale di un significativo margine pari a [calcolare e inserire la differenza di importo] €, senza che vi fosse stata alcuna comunicazione o giustificazione di tale incremento.

Mi preme sottolineare che nessuna modifica alle condizioni originarie è stata richiesta da parte mia e non risulta che siano intervenute circostanze impreviste tali da giustificare un simile scostamento. Non avendo ricevuto alcuna notifica preventiva circa questa discrepanza, considero tale pratica non solo non professionale, ma anche lesiva della fiducia che avevo riposto nella Vostra azienda.

Pertanto, richiedo formalmente che si proceda ad una rettifica della fattura in modo da allinearla all’importo stabilito nel preventivo iniziale. In assenza di una plausibile spiegazione e di un’immediata correzione, mi vedrò costretto a prendere in considerazione ulteriori azioni per tutelare i miei interessi, inclusa la possibilità di avanzare un reclamo formale alle autorità competenti o di intraprendere azioni legali.

Attendo una Vostra celere risposta e un’adeguata soluzione alla presente problematica entro [inserire una data limite per la risposta, ad esempio 10 giorni lavorativi dalla ricezione della lettera].

In caso contrario, non esiterò a perseguire tutte le vie necessarie per assicurarmi che i diritti del consumatore siano pienamente rispettati.

Certi della Vostra collaborazione, colgo l’occasione per augurarvi una buona giornata.

Distinti saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome del Cliente]
[Indirizzo completo]
[Numero di telefono]
[Indirizzo email]

Terzo esempio di lettera di lamentela per preventivo non rispettato

Oggetto: Reclamo per mancato rispetto del preventivo iniziale – [Inserire Numero Preventivo/Progetto]

Gentile [Nome del responsabile],

mi preme comunicarVi la mia insoddisfazione e il mio disappunto per il mancato rispetto dei termini economici stabiliti nel preventivo numero [Inserire numero preventivo] emesso in data [Inserire data del preventivo] per [Descrizione breve del servizio o prodotto fornito].

Come da nostro accordo preliminare, ci era stato proposto un preventivo complessivo di [Inserire l’importo del preventivo] per la realizzazione di [Dettagli specifici dell’accordo]. Nella fiducia di una gestione trasparente e professionale, ho dato il mio assenso per procedere basando la mia decisione proprio sull’ammontare economico preventivato.

Ho rilevato con sorpresa al momento della fatturazione che l’importo totale richiesto è di [Inserire l’importo fatturato], ovvero significativamente superiore a quanto concordato, senza che vi fosse stata alcuna comunicazione pregressa o giustificazione di tale aumento.

Non sono stati rilevati né accordi verbali né scritti che potrebbero giustificare questa discrepanza e, in assenza di variazioni apportate in corso d’opera alle specifiche del lavoro commissionato, ritengo tale incongruenza assolutamente ingiustificata ed inaccettabile.

Richiedo pertanto che mi venga fornita una spiegazione dettagliata delle ragioni di tale differenza e che si proceda con una rettifica della fattura in linea con il preventivo originariamente concordato, oppure che mi venga fornita una valida motivazione a sostegno dell’incremento.

Sull’onda della lealtà e della correttezza che dovrebbero contraddistinguere le nostre relazioni professionali, chiedo che mi sia data risposta entro [Inserire data limite], con l’auspicio di poter risolvere questa questione in maniera soddisfacente per entrambe le parti. In assenza di una risoluzione tempestiva, mi vedrò costretto/a a valutare ulteriori azioni, inclusa la possibilità di rivolgermi alle autorità competenti o agli organi di conciliazione e arbitrato per tutelare i miei diritti.

In attesa di un Vostro cortese e sollecito riscontro, porgo distinti saluti.

[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Il Tuo Numero di Telefono]
[Il Tuo Indirizzo Email]
[Data]

[Eventuali allegati, ad esempio una copia del preventivo originale e della fattura emessa]

Quarto esempio di lettera di lamentela per preventivo non rispettato

Oggetto: Reclamo per mancato rispetto del preventivo – [Inserire il numero del preventivo/riferimento]

Gentili [Nome della compagnia o del responsabile],

Mi rivolgo a voi in qualità di cliente per esprimere il mio dissenso riguardo il mancato rispetto delle condizioni economiche concordate nel preventivo numero [inserisci numero del preventivo], datato [inserisci data], relativo a [descrivi brevemente il servizio o il prodotto].

In data [inserisci data], ho commissionato i vostri servizi/prodotti fidandomi della vostra reputazione e della chiarezza del preventivo fornito. Tuttavia, al termine dei lavori/fornitura, con mia grande sorpresa, ho ricevuto una fattura di importo significativamente superiore a quanto preventivato, precisamente un aumento del [inserire la percentuale o l’importo] rispetto a quanto concordato.

Sottolineo che durante lo svolgimento dell’incarico non sono state richieste modifiche che potessero giustificare un aumento del costo finale e non sono stato informato di eventuali cambiamenti nelle condizioni economiche. La discrepanza tra il costo preventivato e quello fatturato è, dunque, inspiegabile e, a mio avviso, inaccettabile.

Richiedo pertanto una spiegazione dettagliata per tale divergenza e sollecito l’adeguamento della fattura alle cifre originali concordate. Qualora siano sussistiti errori o incomprensioni, mi aspetto che vengano risolti con la massima celerità e professionalità.

Desidero ricordarvi che la fiducia e la trasparenza sono alla base di ogni rapporto commerciale e la loro mancanza può compromettere non solo la nostra relazione attuale, ma anche la vostra reputazione sul mercato.

Qualora non dovesse pervenire una risposta soddisfacente entro [inserire un termine temporale, es. 10 giorni lavorativi], mi vedrò costretto a valutare ulteriori azioni, tra cui la possibilità di rivolgermi alle autorità competenti o richiedere il supporto di un’associazione per la tutela dei consumatori.

Confido in una vostra celere e positiva risoluzione della problematica esposta.

In attesa di un vostro riscontro, colgo l’occasione per inviarvi i miei più cordiali saluti.

[Il tuo nome]
[Il tuo indirizzo]
[Il tuo numero di telefono]
[Il tuo indirizzo e-mail]

Allegati: copia del preventivo originale e copia della fattura ricevuta.