Come Scrivere Una Richiesta Di Chiarimento

Aggioranto il 14 Dicembre 2023 da Marcello Massa

La richiesta di chiarimento è un elemento fondamentale nel processo comunicativo scritto. È uno strumento che viene impiegato quando una parte della comunicazione non è stata compresa appieno o si ritiene che ci sia bisogno di informazioni aggiuntive per comprendere meglio il messaggio ricevuto. In sostanza, mira a colmare una lacuna, a risolvere un dubbio o a eliminare una possibile ambiguità che potrebbe condurre a fraintendimenti o a decisioni errate.

Nel contesto formale, come in un ambiente aziendale, accademico o legale, la richiesta di chiarimento assume un ruolo cruciale. In questi ambiti, la precisione dell’informazione è vitale e le conseguenze di una comunicazione imprecisa possono essere significative. L’obiettivo della richiesta di chiarimento, quindi, è di assicurare che tutte le parti coinvolte in un dialogo o in uno scambio di corrispondenze abbiano una comprensione uniforme e precisa dei fatti, delle aspettative o delle direttive in questione.

La richiesta di chiarimento deve essere formulata in modo cortese e professionale, evidenziando le parti del testo che non sono chiare e, ove possibile, specificando il tipo di informazioni aggiuntive che si desiderano ricevere. Ciò facilita il compito di chi deve rispondere e aumenta le probabilità di ottenere una spiegazione soddisfacente.

In un contesto meno formale, una richiesta di chiarimento può essere altrettanto importante, poiché permette agli individui di interagire in modo più efficace e di comprendere meglio le intenzioni e i sentimenti dietro le parole scritte. Ciò è particolarmente vero in uno scenario digitale, dove la comunicazione scritta attraverso email, messaggi di testo o piattaforme social può facilmente portare a malintesi a causa della mancanza di segnali non verbali.

In conclusione, la richiesta di chiarimento è uno strumento essenziale per garantire che la comunicazione scritta sia compresa in maniera precisa e completa, eliminando incertezze e consentendo un dialogo costruttivo e un’intesa condivisa.

Come scrivere una richiesta di chiarimento

Una richiesta di chiarimento è un documento o una comunicazione verbale che ha l’obiettivo di ottenere informazioni aggiuntive o spiegazioni in merito a un argomento che non è stato pienamente compreso o su cui permangono dubbi. Quando si redige una richiesta di chiarimento, è importante fornire alcune informazioni essenziali per garantire che la risposta ricevuta sia pertinente e utile. Ecco gli elementi che una richiesta di chiarimento deve contenere:

1. Informazioni di contatto:
Include i tuoi dati di contatto in modo che il destinatario possa rispondere facilmente alla tua richiesta.

2. Riferimento al documento o situazione originale:
Se la tua richiesta è relativa a un documento specifico, un incontro, una discussione precedente o una comunicazione, dovresti fare riferimento ad esso chiaramente. Include le date, i titoli dei documenti, i numeri di protocollo o altri identificatori unici.

3. Descrizione chiara del problema o dell’ambiguità:
Specifica esattamente che cosa non è chiaro. Indica la sezione, il paragrafo, la frase o il concetto che necessita di ulteriori spiegazioni.

4. Domande specifiche:
Formula domande precise. Invece di chiedere informazioni generiche, richiedi dettagli specifici o esempi concreti che possono aiutare a risolvere le tue incertezze.

5. Motivo della richiesta:
A volte può essere utile spiegare perché hai bisogno di chiarimenti. Ciò può aiutare il destinatario a capire il contesto e fornire una risposta più mirata.

6. Rispetto dei termini e tono cortese:
Mantieni un tono formale e cortese, mostrando rispetto per il tempo e il lavoro del destinatario. Se c’è urgenza, specifica un termine ragionevole entro il quale attendi la risposta, tenendo conto delle esigenze del destinatario.

7. Ringraziamento anticipato:
È buona norma ringraziare il destinatario in anticipo per la sua attenzione e per le informazioni che fornirà.

8. Allegati o documenti di riferimento:
Se la richiesta di chiarimento si riferisce a documenti o altri materiali, includi gli allegati o i link pertinenti nella tua richiesta, se possibile.

9. Proposta di soluzione o passi successivi:
Se hai delle idee su come risolvere l’ambiguità o hai bisogno di un certo tipo di azione dopo il chiarimento, menzionalo nella tua richiesta.

10. Recapitabilità:
Assicurati che il destinatario possa contattarti facilmente, fornendo informazioni su come preferisci essere contattato (telefono, e-mail, ecc.) e le tue disponibilità orarie nel caso fossero necessarie ulteriori discussioni.

Ricorda di mantenere la richiesta il più succinta possibile evitando lungaggini e offrendo allo stesso tempo tutte le informazioni necessarie affinché il destinatario possa fornire un chiarimento adeguato senza necessità di ulteriori andirivieni comunicativi.

Esempi di richiesta di chiarimento

Ecco alcuni modelli di richiesta di chiarimento da utilizzare come esempio.

Primo esempio di richiesta di chiarimento

Oggetto: Richiesta di chiarimenti sull’inclusione di dati specifici nel rapporto annuale

Gentili Responsabili del Dipartimento Finanziario,

Spero questa mail vi trovi bene. Mi chiamo [Il tuo nome], ruolo in cui mi occupo della revisione e dell’analisi dei rapporti finanziari. Durante la mia recente analisi del rapporto annuale preliminare che avete fornito, ho riscontrato alcune discrepanze che richiedono ulteriori chiarimenti per completare in modo accurato la mia revisione.

Specificatamente, le mie richieste di chiarimento sono le seguenti:

1. Contestualizzazione dei dati: Mi sono imbattuto in varie voci nelle sezioni 3 e 4 del rapporto, dove i dati relativi alle entrate e alle uscite non sono accompagnati da una spiegazione adeguata del contesto. Potreste fornire una dettagliata descrizione delle circostanze che hanno portato alle fluttuazioni significative evidenziate?

2. Metodologia di calcolo: Nel rapporto, la metodologia utilizzata per il calcolo degli ammortamenti non sembra rispettare il solito standard adottato negli anni precedenti. Potete confermare se c’è stata una modifica nelle pratiche contabili o fornire una spiegazione per questo cambiamento?

3. Elementi eccezionali: Ho notato alcune voci inaspettate classificate come “spese eccezionali” nelle sezioni 7 e 8, la cui natura non è stata adeguatamente chiarita. Potete elencare questi costi eccezionali e spiegare in che modo sono stati classificati e quali eventi li hanno generati?

La comprensione chiara di questi punti è fondamentale per la validità e l’accuratezza del mio lavoro di revisione. Vi sarei grato se poteste rispondere a questa richiesta di informazioni aggiuntive entro la prossima settimana lavorativa, in modo da permettere l’avanzamento tempestivo delle mie attività di verifica.

In attesa di una vostra pronta risposta, vi ringrazio anticipatamente per la collaborazione e l’attenzione alla presente richiesta.

Cordiali saluti,

[Il tuo nome completo]
[La tua posizione/titolo]
[Il tuo indirizzo email]
[Il tuo numero di telefono]

Secondo esempio di richiesta di chiarimento

Oggetto: Richiesta di chiarimento [specifica l’argomento di riferimento]

Gentile [Nome/Ruolo del destinatario],

Con la presente, io sottoscritto/a [tuo nome e cognome], in qualità di [tua posizione/ruolo nella società o nel contesto della richiesta], agendo per conto della [Nome della tua società o organizzazione] con sede legale in [indirizzo completo], intendo sottoporre alla Vostra attenzione alcune richieste di chiarimento in merito a [breve descrizione dell’oggetto del chiarimento, es. “all’ultimo documento contrattuale inviatoci in data [dd/mm/aaaa]”, “alla procedura di gara per l’assegnazione del progetto XYZ”, “agli ultimi sviluppi riguardanti la collaborazione in corso”, ecc.].

[Caso specifico di richiesta di chiarimento]
1. In riferimento a [es. una specifica sezione del documento, un articolo del contratto, una fase del progetto, ecc.], desideriamo ottenere delucidazioni su [indicare il punto preciso da chiarire].

2. In particolare, ci sarebbe utile comprendere meglio [indicare ulteriori dettagli o aspetti da approfondire].

3. Inoltre, abbiamo notato [menzionare eventuali discrepanze, omissioni o ambiguità che richiedono chiarimenti] e gradiremmo ricevere un riscontro al fine di procedere senza equivoci.

[Ruolo dell’informazione richiesta nel contesto più ampio]
Le informazioni richieste rivestono un ruolo critico per [indicare l’impatto delle informazioni sul processo decisionale, sulle operazioni aziendali, sulla compliance normativa, ecc.], e la loro comprensione è pertanto essenziale per il corretto proseguimento delle nostre attività.

[Scadenze e tempistiche]
Vi preghiamo cortesemente di fornirci i suddetti chiarimenti entro [indicare una data o un termine preciso], in modo da poter rispettare i nostri interni processi di revisione e rispondere a eventuali scadenze imminenti.

[Dati di contatto]
In attesa di un Vostro riscontro, potete contattarmi via [selezionare i mezzi di comunicazione preferenziali, es. telefono, email, fax] al seguente recapito [inserire recapiti].

Vi ringrazio anticipatamente per la Vostra collaborazione e rimango a disposizione per eventuali ulteriori informazioni di cui potreste aver bisogno.

Cordiali saluti,

[Firma]
[Tuo nome e cognome]
[Tuo ruolo/Posizione]
[Nome della tua società o organizzazione]
[Recapiti (telefono, e-mail)]

[Allegati, se presenti]
Allegato: [elenco di eventuali documenti allegati che supportano la richiesta o a cui si fa riferimento].

Terzo esempio di richiesta di chiarimento

Oggetto: Richiesta di chiarimento in merito alla fattura n° [Inserire numero fattura]

Spettabile [Nome dell’azienda o del destinatario],

Sono [Il tuo nome e cognome], il referente di [Nome della tua società], ed in riferimento alla fattura n° [Inserire numero fattura], datata [Data di emissione della fattura], vorrei cortesemente richiedere alcuni chiarimenti in merito agli elementi elencati di seguito:

1. Voce di spesa “[Descrizione voce di spesa]”: Abbiamo notato che l’importo fatturato per questa voce è significativamente diverso da quello concordato precedentemente nella nostra comunicazione del [Inserire data dell’accordo]. Potreste fornirci una spiegazione dettagliata riguardo questa variazione?

2. Nomenclatura prodotto/servizio “[Nome del prodotto/servizio]”: Abbiamo riscontrato una discrepanza tra la descrizione del prodotto/servizio fatturato e quello effettivamente ricevuto. Potreste fornirci una descrizione più accurata o correggere l’errore se si tratta di un equivoco?

3. Calcolo delle tasse: Abbiamo notato che la tassazione applicata sembra non rispecchiare le aliquote vigenti come da normativa attuale. Potreste fornirci il dettaglio dei calcoli effettuati?

4. Sconti e deduzioni: Non è stata applicata la deduzione come pattuito nel contratto firmato in data [Inserire data del contratto]. Potreste gentilmente rivedere la fattura e applicare lo sconto come da accordi contrattuali?

La ringrazio anticipatamente per la vostra collaborazione nella risoluzione di queste problematiche. Inoltre, saremmo grati se poteste rispondere alla presente richiesta entro e non oltre [Inserire una data di scadenza per la risposta], in modo da poter procedere tempestivamente con eventuali correzioni e con l’aggiornamento della nostra contabilità.

Resto in attesa di un vostro cortese e sollecito riscontro e resto a disposizione per qualsiasi ulteriore informazione possa essere necessaria per chiarire i punti sopra citati. Potete contattarmi al numero di telefono [Inserire il tuo numero di telefono] o all’indirizzo email [Inserire il tuo indirizzo email].

Cordiali saluti,

[Firma (se su carta)]
[Il tuo nome e cognome]
[Ruolo o posizione nella tua società]
[Nome della tua società]
[Contatti della tua società: indirizzo fisico, telefono, e-mail, ecc.]

Quarto esempio di richiesta di chiarimento

Oggetto: Richiesta di chiarimento circa il Progetto XYZ – Documento di Specifica Tecnica

Gentilissimi [Nome del Destinatario o dell’Ente responsabile],

Spero questa email vi trovi bene. Il mio nome è [Il Tuo Nome] e rivesto il ruolo di [La Tua Posizione] presso l’azienda [Nome della Tua Azienda], che attualmente sta collaborando con voi sul Progetto XYZ.

In relazione al documento di specifica tecnica inviato in data [Data di Ricezione del Documento], dopo un’attenta analisi, siamo incorsi in alcuni punti che necessitano di ulteriore chiarimento per poter procedere in maniera efficace e conforme agli standard richiesti.

Elenco di seguito le aree specifiche per le quali richiediamo un approfondimento:

1. [Argomento di chiarimento 1]
– Descrivi qui in dettaglio la tua richiesta di chiarimento per l’argomento 1, includendo ogni informazione rilevante quale numeri di pagina, sezioni, paragrafi o figure di riferimento. Questo aiuterà il destinatario a focalizzarsi sul contesto specifico.
– Specifica quali sono le implicazioni o le possibili interpretazioni ambigue che desideri risolvere.

2. [Argomento di chiarimento 2]
– Fornisci ulteriori dettagli sulla natura del chiarimento richiesto, ad esempio, se riguarda parametri tecnici, funzionalità del prodotto o aspetti procedurali.
– Esplicita come l’incomprensione attuale sta influenzando il processo o il progetto in corso.

3. [Argomento di chiarimento 3]
– Se applicabile, menziona qualsiasi precedente comunicazione o discussione che ha portato a questa richiesta di chiarimento.
– Chiedi se è possibile programmare una call o una riunione per discutere in dettaglio queste questioni.

Riteniamo che una pronta risoluzione di queste incertezze sarà benefica per l’avanzamento tempestivo del progetto da parte di entrambe le parti. Pertanto, saremmo grati se poteste fornirci i chiarimenti richiesti entro e non oltre [una data di scadenza ragionevole, data la complessità della richiesta] per mantenerci entro le scadenze del progetto.

Inoltre, ci rendiamo disponibili a fornire ogni eventuale documento o informazione supplementare che possa agevolare il vostro lavoro di chiarificazione.

Vi ringraziamo in anticipo per la vostra collaborazione e attenzione a questa richiesta e rimaniamo in attesa di un vostro riscontro.

Cordiali saluti,

[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Il Tuo Contatto Telefonico]
[Il Tuo Indirizzo Email]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo della Tua Azienda]