Come Concludere Una Lettera Di Diffida

Aggioranto il 31 Maggio 2024 da Marcello Massa

La lettera di diffida è uno strumento di comunicazione formale attraverso il quale il mittente, che si ritiene leso nei suoi diritti o interessi, esorta il destinatario a cessare determinate condotte reputate illegittime o a compiere un’azione specifica entro un termine preciso, solitamente brevemente definito. Il fine principale di tale missiva è quello di sollecitare una risposta o un comportamento che il mittente ritiene dovuto in base ad un obbligo giuridico o contrattuale preesistente.

Il tono di una lettera di diffida tende ad essere formale e diretto, spesso accompagnato dall’evidenziazione di norme legali, contratti o accordi che sostengono la posizione del mittente. La diffida si utilizza, quindi, come un tentativo di risolvere la controversia in modo extragiudiziale, vale a dire senza l’intervento di un tribunale o di altre forme di arbitrato legale. In molti ordinamenti giuridici, l’invio di una lettera di diffida assume anche una rilevanza legale nel caso di successivi procedimenti giudiziari. Essa costituisce prova del fatto che il mittente ha cercato di risolvere la questione pacificamente e che ha dato all’altro soggetto un’opportunità adeguata per adempiere o cessare le proprie azioni controverse prima di procedere con azioni legali più severe, come ad esempio il ricorso in giudizio. Inoltre, può essere necessaria per interrompere termini di prescrizione o per far maturare interessi moratori nei confronti del destinatario inadempiente.

La lettera di diffida può riguardare le più disparate materie: da inadempimenti contrattuali, quali la mancata erogazione di un servizio o la non corresponsione di una somma di denaro, fino alla violazione di diritti di proprietà intellettuale o di altre situazioni in cui il soggetto si vede leso o danneggiato in qualche modo. L’obiettivo finale è giungere al rispetto degli obblighi assunti o al ripristino dello status quo ante, senza dover necessariamente procedere attraverso i più dispendiosi e lunghi procedimenti legali. Per maggiori dettagli sull’argomento è possibile fare riferimento a questa guida sulla lettera di diffida pubblicata sul sito Tuaimpresa.net.

Come scrivere la chiusura di una una lettera di diffida

Scrivere la conclusione di una lettera di diffida richiede cautela e precisione, in quanto si tratta di un documento formale che può avere implicazioni legali. Una conclusione efficace deve riassumere i punti cardine espressi nel corpo della lettera e fare un chiaro riferimento alle azioni attese in risposta alla diffida. Di seguito sono descritti i passaggi generali per concludere una lettera di diffida:

-Riepilogo della questione: Comincia la conclusione con un breve riepilogo dei motivi per cui la lettera è stata inviata, rifacendoti in maniera sintetica alle questioni legali o contrattuali violate dalla parte ricevente.

-Richiamo delle azioni richieste: Ripeti le azioni specifiche che il destinatario deve compiere per adempiere alle richieste contenute nella diffida. Queste azioni devono essere chiaramente delineate, senza spazio per interpretazioni ambigue.

-Termine entro cui agire: Specifica una scadenza precisa entro la quale il destinatario è tenuto a rispondere o a intraprendere le azioni richieste. Assicurati di fornire un termine ragionevole, che tiene conto delle normative vigenti e delle pratiche comuni.

-Conseguenze del mancato adempimento: Esplicita le potenziali conseguenze legali o le azioni che saranno perseguite in caso il destinatario non agisca secondo quanto richiesto all’interno della tempistica stabilita.

-Apertura a una risoluzione amichevole: A seconda del contesto e del fine della diffida, puoi adottare un tono conciliante che lasci spazio a un possibile accordo amichevole, se ciò può essere considerato un’opzione desiderabile.

-Firma e credenziali: Includi, al termine della conclusione, la firma o l’indicazione del soggetto che invia la lettera. Se la diffida è inviata da un legale, includi anche i riferimenti professionali.

La conclusione di una lettera di diffida deve comunicare fermezza e determinazione. La scrittura deve essere priva di emozioni, obiettiva e sempre nel rispetto della legge. È essenziale mantenere un tono professionale e rispettoso, evitando linguaggio offensivo o intimidatorio, il quale potrebbe compromettere la legittimità della diffida e delle successive azioni legali.

Ricorda che ogni lettera di diffida può avere dettagli specifici in base al contesto legale e alle circostanze individuali. Pertanto, è essenziale consultare un legale o un esperto nella preparazione di questi documenti per assicurarsi che siano conformi alle leggi applicabili e che siano stilati correttamente.

Esempi di conclusioni per una lettera di diffida

Esempio 1:
In assenza di un’adeguata azione correttiva entro il termine specificato, siamo spiacenti di informarla che ci vedremo obbligati ad avviare le opportune azioni legali. Sarà nostra premura recuperare qualsiasi danno subìto, comprese le spese legali. Confidiamo tuttavia in una Sua collaborazione per risolvere la questione in maniera amichevole.

Cordiali saluti,

[Il Tuo Nome]

Esempio 2:
La presente serve dunque come ultima richiesta formale prima di procedere per vie legali. Auspichiamo che Lei prenda seriamente in considerazione la gravità di questa diffida e che intervenga con urgenza per sanare la situazione. La contatteremo nuovamente dopo la scadenza del termine imposto per un aggiornamento sulle Sue azioni.

Distinti ossequi,

[Il Tuo Nome]

Esempio 3:
Siamo sicuri che Lei comprenderà la serietà di questa comunicazione e che adotterà i necessari provvedimenti per rimediare all’inadempimento segnalato. È nostro desiderio evitare ulteriori complicazioni giuridiche e pertanto confidiamo in una risposta celere e positiva.

Cordiali saluti,

[Il Tuo Nome]

Esempio 4:
Le chiediamo di prendere atto che la mancanza di una risposta soddisfacente entro il termine stabilito ci condurrà ad adottare tutte le misure necessarie per tutelare i nostri interessi legali senza ulteriori preavvisi.

In attesa di un Suo tempestivo riscontro, porgiamo distinti saluti,

[Il Tuo Nome]

Esempio 5:
Confidiamo in un Suo impegno per evitare ulteriori azioni giuridiche che, se intraprese, non mancheremo di richiedere anche il risarcimento delle spese legali e di ogni altro danno subìto. La invitiamo pertanto a prendere le misure necessarie per evitare tali conseguenze.

Cordiali saluti,

[Il Tuo Nome]

Da tenere presente che le lettere di diffida devono essere redatte in maniera chiara e professionale, controllando sempre la conformità con la legislazione vigente e, se necessario, consultando un avvocato prima di procedere con l’invio. Questi esempi sono formulati in tono generico e potrebbero dover essere adattati a seconda delle specifiche circostanze e della giurisdizione applicabile al caso.