Come Scrivere Una Richiesta Di Reso Merce

Aggioranto il 14 Dicembre 2023 da Marcello Massa

La richiesta di reso merce è un documento o una comunicazione formale tramite la quale un cliente segnala al fornitore la propria intenzione di restituire uno o più prodotti che sono stati precedentemente acquistati. Questa necessità può sorgere per svariati motivi: il prodotto potrebbe essere difettoso, non conforme alla descrizione, danneggiato durante la spedizione, o semplicemente il cliente potrebbe aver cambiato idea rispetto all’acquisto.

Il fine primario della richiesta di reso merce è quello di informare il venditore della situazione e avviare il processo di restituzione secondo le politiche di reso della società o in conformità ai diritti legali di recesso del consumatore. Attraverso questo processo, il cliente mira ad ottenere una restituzione dell’importo speso o la sostituzione dell’articolo con uno in condizioni accettabili.

Questa comunicazione, di norma, contiene informazioni chiave quali la descrizione dell’articolo, il motivo del reso, i dettagli dell’acquisto originale (ad esempio, il numero dell’ordine o della fattura) e le istruzioni ricevute dal venditore per effettuare il reso in maniera corretta. Serve anche come registro scritto che protegge entrambe le parti in caso di disaccordi futuri, fornendo un riferimento a ciò che è stato concordato in termini di restituzione e rimborsi.

In definitiva, la richiesta di reso merce è un elemento cruciale nella gestione delle transazioni commerciali in quanto garantisce che le procedure di restituzione siano gestite in modo chiaro e trasparente, facilitando la comunicazione tra cliente e fornitore e contribuendo al mantenimento di buone relazioni commerciali.

Come scrivere una richiesta di reso merce

Una richiesta di reso merce deve essere formulata in modo chiaro e professionale, fornendo tutte le informazioni necessarie affinché il venditore possa facilmente identificare il cliente, il prodotto, e comprendere le ragioni del reso. Di seguito, sono elencati gli elementi che comunemente vanno inclusi:

1. Intestazione con i dati del mittente: La richiesta deve includere il nome completo, l’indirizzo, il numero telefonico e l’indirizzo email del cliente che richiede il reso.

2. Data: La lettera deve presentare la data in cui viene inviata la comunicazione.

3. Riferimenti dell’ordine: La richiesta dovrebbe includere il numero dell’ordine, la data dell’acquisto e altri riferimenti specifici (come il numero di fattura) che aiutano il venditore a rintracciare rapidamente la transazione nel proprio sistema.

4. Dettagli del prodotto: Bisogna elencare in modo preciso i prodotti per i quali si richiede il reso, comprensivi di codici identificativi come il codice SKU (Stock Keeping Unit), numero di serie o descrizione dettagliata, se necessario.

5. Motivazione del reso: Spiegare con chiarezza il motivo per il quale si desidera effettuare il reso, ad esempio un difetto di fabbricazione, danneggiamenti durante la spedizione, differenze rispetto alla descrizione del prodotto, arretramento dell’acquisto, etc. È utile essere il più dettagliati possibile per agevolare eventuali procedure di controllo qualità da parte del venditore.

6. Condizioni del prodotto: Descrivere lo stato del prodotto al momento del reso. La maggior parte dei venditori accetterà solo prodotti non utilizzati, con imballaggio originale e con tutte le etichette o sigilli intatti.

7. Documentazione a supporto: Includere eventuali fotografie che dimostrano il problema o i danni, e allegare copie di documentazione come ricevute o fatture d’acquisto.

8. Richiesta specifica: Specificare l’azione desiderata, ad esempio se si richiede la sostituzione del prodotto, il rimborso dei soldi oppure il credito su acquisti futuri.

9. Istruzioni di reso: Chiedere informazioni sul metodo preferito per il reso e se vi sono particolari istruzioni o moduli da compilare per procedere con il reso.

10. Firma: Concludere la lettera con una firma (elettronica o manoscritta, a seconda del mezzo con cui si invia la richiesta) per autenticare la comunicazione.

11. Aspettative di risposta: Indicare un termine entro il quale si spera o si aspetta di ricevere una risposta dal venditore, mantenendo un tono cortese e professionale.

Ricordati che la chiarezza e la cortesia sono cruciali in comunicazioni di questo tipo. Una buona comunicazione facilita il processo di reso e aumenta le possibilità di una risoluzione soddisfacente per entrambe le parti.

Esempi di richiesta di reso merce

Ecco alcuni modelli di richiesta di reso merce da utilizzare come esempio.

Primo esempio di richiesta di reso merce

Oggetto: Richiesta di Reso Merce – Errori di Conformità

Spett.le [Nome della Società/Ditta],

Con la presente, noi di [Nome della Tua Azienda] desideriamo comunicare formalmente un problema riscontrato in relazione alla merce ricevuta e descritta nella fattura numero [Inserisci Numero della Fattura], datata [Inserisci Data della Fattura].

Dopo un’attenta verifica del prodotto / dei prodotti, abbiamo riscontrato [Descrivi il Problema o la Non Conformità – ad esempio, difetti nel materiale, nel funzionamento, invio di articoli errati, danni nel trasporto, ecc.] che rende/no la merce non idonea per l’uso previsto e perciò inaccettabile ai termini del nostro accordo e delle politiche di reso concordate.

La quantità di merce difettosa corrisponde a [Inserisci Numero di Pezzi o Descrizione Quantità], specificamente:

– [Inserisci Descrizione dettagliata degli articoli, codici prodotto e motivi dettagliati del reso per ogni articolo]

In allegato trovate [specificare i documenti allegati, come fotografie, comunicazioni precedenti, documenti di trasporto, ecc.] che attestano quanto sopra descritto.

Conformemente ai termini e condizioni precedentemente concordati e alla politica di reso della Vostra azienda, richiediamo:

1. La sostituzione dei prodotti non conformi con altri conformi ai requisiti di qualità pattuiti o;
2. Nel caso in cui la sostituzione non sia possibile o preferibile, il rimborso dell’intero importo pagato corrispondente alla merce difettosa, il quale ammonta a [Inserisci Importo Totale].

In attesa di una Vostra sollecita risposta, si richiede di organizzare il ritiro della merce in questione presso la nostra sede sita in [Inserisci Indirizzo Completo], entro la data di [Inserisci Data limite per il ritiro].

Desideriamo inoltre concordare i dettagli della procedura di reso e sostituzione/rimborso al fine di evitare ulteriori disagi. Per qualsiasi informazione o chiarimento potete contattarci ai seguenti recapiti: [Inserisci Numero di Telefono / Indirizzo Email].

Ringraziandovi per l’attenzione e fiduciosi in una Vostra celere e positiva risoluzione della questione, porgiamo distinti saluti.

Cordiali saluti,

[Inserisci il Tuo Nome Completo]
[Inserisci il Tuo Ruolo / Posizione in Azienda]
[Nome della Tua Azienda]
[Contatti Telefonici / Email / Altri Contatti se necessario]

Secondo esempio di richiesta di reso merce

Oggetto: Richiesta di Reso Merce – Ordine N. [Inserire numero ordine]

Spett.le [Nome Azienda/Dipartimento Resi],

con la presente, io sottoscritto/a [Nome e Cognome del Cliente], intendo esercitare il diritto di recesso relativamente all’acquisto in oggetto, come previsto dal Decreto Legislativo n. 206 del 6 settembre 2005 (Codice del Consumo).

Di seguito si riportano i dettagli essenziali al fine di procedere con la richiesta di reso:

Dati del Cliente:
– Nome e Cognome: [Inserire Nome e Cognome del Cliente]
– Indirizzo di residenza: [Inserire indirizzo di residenza completo]
– Numero di telefono: [Inserire numero di telefono]
– E-mail: [Inserire indirizzo e-mail]

Dati dell’Ordine:
– Numero dell’Ordine: [Inserire numero dell’ordine]
– Data dell’Ordine: [Inserire la data in cui è stato effettuato l’ordine]
– Metodo di pagamento utilizzato: [Inserire metodo di pagamento]

Dettagli dei Prodotti da Reso:
– Codice Articolo: [Inserire codice/i articolo/i]
– Descrizione: [Inserire descrizione breve del/dei prodotto/i]
– Quantità: [Inserire la quantità di ciascun prodotto da rendere]
– Motivo del Reso: [Inserire una breve descrizione del motivo del reso, ad esempio: articolo danneggiato, non conforme all’ordine, ecc.]

Metodo di Reso:
– [Specificare la modalità scelta per la restituzione della merce, ad esempio: tramite corriere, consegna a mano, ecc.]

Ulteriori comunicazioni o istruzioni per il corriere (se necessario):
[Inserire eventuali istruzioni aggiuntive come orari preferenziali per il ritiro, indicazioni particolari sul luogo di ritiro, ecc.]

In allegato a questa richiesta, invio copia della documentazione attestante l’acquisto (ricevuta, fattura, ecc.) e, se necessario, fotografie che documentano il motivo del reso per articoli danneggiati o non conformi.

Conformemente alle disposizioni di legge e alle vostre politiche aziendali sui resi, confido nella restituzione dell’importo pagato entro e non oltre 14 giorni lavorativi dal ricevimento della merce resa o dalla dimostrazione di avere inoltrato i beni, a seconda di quale situazione si verifichi per prima.

Ringrazio per la cortese attenzione e resto in attesa di istruzioni sulle procedure da seguire per il reso.

Distinti saluti,

_________________________
[Firma del Cliente]

[Data]

[Luogo]

—

Si raccomanda di verificare sempre le politiche di reso del venditore, poiché dettagli specifici possono variare a seconda dell’azienda e della normativa locale. Questo modello è da intendersi come esempio generale e deve essere adattato alle esigenze e ai requisiti specifici del cliente e del venditore.

Terzo esempio di richiesta di reso merce

Oggetto: Richiesta di Reso Merce – Ordine n. [Numero Ordine]

Gentili Signori,

con la presente desideriamo comunicarvi che siamo incorsi in una problematica relativa all’ordine n. [Numero dell’ordine], ricevuto in data [Data di Ricezione]. Dopo un accurato controllo del materiale consegnato, abbiamo riscontrato [descrivere la natura del difetto o del problema: articoli danneggiati, errata consegna, non conformità ai requisiti, ecc.].

In particolare, i seguenti articoli presentano le anomalie sotto indicate:

– Codice Prodotto: [Codice Articolo];
– Descrizione: [Descrizione Articolo];
– Quantità: [Quantità Resa];
– Natura del problema: [Specificare il problema riscontrato].

Ai sensi delle condizioni generali di vendita e della politica di reso da voi fornite, vi chiediamo cortesemente di autorizzare il reso della merce inadeguata e di fornirci le ulteriori istruzioni sul procedimento da seguire per la restituzione.

In allegato alla presente, troverete copia del documento d’acquisto [DDT/fattura n. [Numero]], fotografie che evidenziano le problematiche sopra citate e ogni altro eventuale documento di supporto alla presente richiesta.

Restiamo in attesa di ricevere le vostre istruzioni e, nel caso necessitiate di ulteriori informazioni o chiarimenti, vi preghiamo di contattarci al [Numero di Telefono] o via email all’indirizzo [Indirizzo Email].

Confidiamo in una vostra celere risposta e ci scusiamo per il disguido, assicurandovi altresì la nostra massima collaborazione per la risoluzione del problema.

Ringraziandovi per l’attenzione, cogliamo l’occasione per porgervi distinti saluti.

Cordiali Saluti,

[Firma autografa, se cartaceo]

[Nome e Cognome del Richiedente]
[Ruolo nel’Azienda]
[Nome dell’Azienda Richiedente]
[Via dell’Azienda Richiedente],
[CAP] [Città]
[Nazione]
[Indirizzo Email]
[Numero di Telefono/Fax]

Quarto esempio di richiesta di reso merce

Oggetto: Richiesta di Reso Merce – Ordine nr. [Numero Ordine]

Gentile [Nome del Responsabile del servizio clienti],

Vi scrivo in qualità di [tuo ruolo/posizione], rappresentante di [Nome della tua compagnia], per comunicarvi la nostra intenzione di procedere con il reso della merce ricevuta in seguito al nostro ultimo ordine, numero [Numero Ordine], effettuato in data [Data Ordine].

Dettagli della merce da restituire:
– Descrizione dell’articolo: [Nome o descrizione esatta del prodotto]
– Codice articolo/SKU: [Codice identificativo del prodotto]
– Quantità: [Numero di pezzi/articoli che si desidera restituire]
– Motivo del reso: [Difettosità, errore nell’ordine, prodotto non conforme, ecc.]
– Data di ricevimento della merce: [Data di consegna]

In allegato a questa richiesta, troverete le fotografie del prodotto difettoso/non conforme e copia della documentazione di consegna che attesta il ricevimento della merce.

Nel dettaglio, i motivi che giustificano il reso sono i seguenti:
– [Descrivere dettagliatamente il problema riscontrato, qualora ci siano difetti visibili o malfunzionamenti specifici].
– [Elencare eventuali tentativi fatti per risolvere il problema, se pertinente].

Secondo i termini e le condizioni concordati al momento dell’acquisto e in accordo con la vostra politica di reso, richiediamo che il processo di reso venga avviato il più presto possibile. La merce in questione è stata conservata nelle condizioni originali, come da vostra richiesta in casi di reso merce.

Per procedere con il reso, vi chiediamo di fornirci:
– Istruzioni dettagliate per la spedizione di ritorno della merce, incluse eventuali etichette di reso e documenti necessari.
– Conferma dell’indirizzo a cui inviare la merce.
– Dettagli riguardo il rimborso o la sostituzione dei prodotti restituiti.
– Un contatto diretto con cui comunicare per eventuali ulteriori chiarimenti.

Desideriamo sottolineare l’importanza di una rapida risoluzione della questione, essenziale per mantenere rapporti commerciali proficui e soddisfacenti tra le nostre due aziende.

In attesa di una vostra risposta, vi ringraziamo per l’attenzione e siamo disponibili per qualunque chiarimento.

Cordiali saluti,

[Firma elettronica se applicabile]

[Nome e Cognome]
[Tuo Ruolo/Posizione nella Compagnia]
[Numero di telefono]
[Email di contatto]
[Indirizzo della tua compagnia]