Aggioranto il 1 Dicembre 2023 da Marcello Massa
Una mail indirizzata a uno sponsor è una forma di comunicazione scritta che ha lo scopo principale di stabilire, mantenere o rafforzare una relazione tra chi invia la mail e l’azienda o l’individuo che si propone come sponsor. In genere, questa mail viene utilizzata in contesti professionali, commerciali, sportivi o eventi culturali, dove il finanziamento, i prodotti o i servizi dell’azienda sponsor sono essenziali per la riuscita dell’iniziativa promossa dal mittente.
All’inizio della mail, è importante fornire un saluto formale e una breve introduzione che identifichi chiaramente il mittente e l’entità che rappresenta. Successivamente, è opportuno illustrare la natura dell’evento o del progetto per cui si cerca lo sponsorship, evidenziando gli obiettivi, i valori e l’importanza strategica che questo potrebbe avere per lo sponsor.
L’attenzione va poi rivolta a spiegare in modo dettagliato, ma conciso, i benefici tangibili e intangibili che lo sponsor può trarre dalla collaborazione. Tali benefici possono includere esposizione del marchio, accesso a nuovi mercati, associazione con specifiche iniziative sociali o promozionali, oppure la possibilità di rafforzare la propria immagine aziendale attraverso l’associazione con valori o cause rilevanti.
Inoltre, la mail dovrebbe delineare le condizioni di partnership, come il livello di supporto richiesto, sia esso finanziario o in termini di prodotti o servizi, e qualsiasi altra condizione che lo sponsor deve soddisfare, come la logistica o il supporto promozionale. Questa sezione deve essere riportata con chiarezza per evitare fraintendimenti futuri.
Proseguendo, è utile inserire informazioni circa l’audience o il target a cui si rivolge l’evento o l’iniziativa, fornendo dati demografici o altri dettagli pertinenti che possano interessare lo sponsor. Questo permette all’azienda di valutare l’alignment tra il proprio marchio e l’audience della proposta.
Chiudere la mail con un tono professionale ma caloroso è fondamentale. È gentile ringraziare il destinatario per aver preso in considerazione la proposta e mostrarsi disponibili per eventuali domande o per organizzare un incontro per discuterne ulteriormente.
In sintesi, la mail a uno sponsor serve a instaurare un dialogo tra le due parti interessate, fornendo tutte le informazioni necessarie per valutare una possibile collaborazione e, in caso di riscontro positivo, gettare le basi per un rapporto di reciproco vantaggio.
Come scrivere una mail a uno sponsor
Quando si scrive una mail a uno sponsor, è fondamentale che il messaggio sia chiaro, professionale e che contenga tutte le informazioni rilevanti per stimolare l’interesse dello sponsor. Ecco gli elementi chiave che non devono mancare:
1. Oggetto della mail: L’oggetto della mail deve essere diretto ma accattivante; deve riuscire ad attirare l’attenzione dello sponsor facendo capire immediatamente l’argomento della mail.
2. Intestazione formale: Iniziare con un saluto formale, utilizzando il titolo appropriato e il cognome della persona di riferimento all’interno dell’organizzazione sponsor.
3. Introduzione personale e dell’organizzazione: Presentare se stessi e l’organizzazione che si rappresenta, aggiungendo un contesto su chi si è e cosa si fa.
4. Presentazione dell’evento/progetto: Descrivere l’evento o il progetto per cui si ricerca lo sponsorship. Bisogna essere specifici sui dettagli come la data, il luogo, il pubblico target, la missione e gli obiettivi.
5. Razionale per la proposta di sponsorship: Spiegare perché si ritiene che lo sponsor sia un buon match per l’evento o il progetto, inclusa l’affinità tra le missioni dell’organizzazione e dell’azienda sponsore.
6. Dati demografici del pubblico: Fornire statistiche e informazioni sul pubblico che si prevede raggiungerà l’evento o il progetto, così come informazioni su copertura mediatica e visibilità prevista. Questo aiuta lo sponsor a valutare il potenziale ritorno sull’investimento.
7. Dettagli delle opportunità di sponsorizzazione: Elencare i livelli di sponsorizzazione, i benefici specifici per ogni livello e qualsiasi personalizzazione o opzione aggiuntiva disponibile. Bisogna essere chiari su cosa riceverà lo sponsor in cambio del supporto.
8. Informazioni su precedenti sponsorizzazioni e risultati: Fornire esempi di successo di eventi o progetti precedenti, includendo dettagli su come sono stati raggiunti o superati gli obiettivi di sponsorizzazione e quali benefici hanno ottenuto gli sponsor passati.
9. Call to action: Incoraggiare una risposta da parte dello sponsor, fornendo dettagli su come e quando sarà possibile discutere ulteriormente la proposta.
10. Contatti: Assicurarsi che nella mail ci siano informazioni su come contattarti, incluse e-mail, numeri di telefono e, se appropriato, il nome di altre persone all’interno dell’organizzazione che possono essere contattate.
11. Allegati o link utili: Includere o menzionare eventuali brochure, documenti di presentazione, report di eventi precedenti, o link a pagine web che possono fornire ulteriori dettagli o dare credibilità alla proposta.
12. Conclusioni e ringraziamenti anticipati: Chiudere la mail ringraziando lo sponsor per la considerazione della proposta e con una nota di apprezzamento per il loro tempo e considerazione.
Ricordati di avere una struttura chiara, suddividere il testo in paragrafi e utilizzare un linguaggio formale ma accessibile. Infine, prima di inviare la mail, è sempre utile effettuare un controllo ortografico e grammaticale per assicurarsi che il messaggio sia professionale e privo di errori.
Esempi di mail a uno sponsor
Ecco alcuni modelli di mail a uno sponsor da utilizzare come esempio.
Primo esempio di mail a uno sponsor
Oggetto: Opportunità di Sponsorizzazione Unica per [Nome dell’Evento]
Gentile [Nome del Responsabile/Reparto Sponsorizzazioni],
Spero questa mail vi trovi benissimo. Mi chiamo [Il Tuo Nome], e sono il/la [Tua Posizione] di [Nome della Tua Azienda/Organizzazione]. Come saprete, la [Nome della Tua Organizzazione] è un punto di riferimento nel settore [Settore o Campo], e abbiamo il piacere di annunciare che stiamo organizzando il prossimo grande evento: [Nome dell’Evento], che si terrà il [Data dell’Evento] a [Luogo dell’Evento].
[Nome dell’Evento] è un evento di [Descrivi Breve Naturale dell’Evento, es. “innovazione tecnologica”, “networking professionale”, “beneficenza”] che attrae ogni anno [Numero di Partecipanti Attendibili] partecipanti, tra cui leader del settore, esperti, e influencer chiave per il [Settore/Campo di Applicazione]. La nostra manifestazione offre un palcoscenico eccellente per mettere in evidenza prodotti e servizi, nonché per costruire e rafforzare la brand awareness.
Per poter realizzare un evento di così ampia risonanza, siamo alla ricerca di partner strategici che desiderano aumentare la loro visibilità e impatto nel settore. In qualità di [Titolo dell’azienda dello Sponsor, es. “leader del mercato in [Prodotto/Servizio]”], riteniamo che una sponsorizzazione di [Nome dell’Evento] da parte vostra possa risultare di reciproco beneficio.
Tra i privilegi di sponsorizzazione, offriamo:
1. Il vostro logo in evidenza su tutti i materiali di marketing e comunicazione relativi all’evento, inclusi banner sul sito dell’evento, comunicazioni via email, materiali stampati, e menzioni durante l’evento.
2. Uno stand esclusivo nell’area espositiva dove potrete demostrare i vostri prodotti/servizi e interagire direttamente con i partecipanti.
3. La possibilità di essere inclusi nei comunicati stampa dell’evento e nella copertura mediatica.
4. L’opportunità di inserire materiale promozionale nella borsa dell’evento che verrà distribuita a tutti i partecipanti.
5. Biglietti VIP per l’evento, per poter inviare rappresentanti della vostra azienda o clienti chiave.
In allegato a questa e-mail troverete una dettagliata proposta di sponsorizzazione con maggiori informazioni e le varie opzioni disponibili.
Ci piacerebbe discutere ulteriormente questa opportunità con voi e capire come possiamo adattarla meglio alle vostre esigenze di marketing. Sareste disponibili per una call o un incontro la prossima settimana? Vi prego di farmi sapere quali date e orari preferite.
Grazie per prendere in considerazione questa opportunità unica. Siamo convinti che possiamo creare una partnership efficace e vantaggiosa per entrambe le parti, e aspetto con entusiasmo la possibilità di lavorare insieme.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Nome della Tua Azienda/Organizzazione]
[Indirizzo Email]
[Numero di Telefono]
Secondo esempio di mail a uno sponsor
Oggetto: Proposta di Sponsorizzazione per [Nome dell’Evento/Progetto]
Gentile [Nome del destinatario o posizione],
mi permetto di contattarVi in qualità di [tua posizione] di [Nome della tua organizzazione], con la finalità di presentarvi un’emozionante opportunità di collaborazione in occasione di [Nome dell’Evento/Progetto], che si terrà il [data] a [località].
[Nome dell’Evento/Progetto] è un iniziativa che [breve descrizione dell’evento/progetto e di come si inserisce nel contesto sociale, culturale o commerciale]. Questa edizione dell’evento è prevista accogliere [numero stimato] di partecipanti e sarà pubblicizzata attraverso diverse piattaforme, garantendo una visibilità estesa anche attraverso i social media, stampa locale e partnership mediatiche.
Perché Sponsorizzare [Nome dell’Evento/Progetto]?
– Visibilità Brand: La Vostra azienda sarà messa in evidenza attraverso tutti i nostri canali di comunicazione, inclusi banner sul sito dell’evento, newsletter, materiale promozionale, ecc.
– Accesso al Target Demografico: [Spiegazione di come l’evento raggiunge un pubblico che è anche un potenziale cliente per lo sponsor].
– Associazione con Valori Positivi: [Descrivere come la sponsorizzazione dell’evento possa allineare il brand dello sponsor a valori quali l’innovazione, la comunità, la solidarietà, l’eccellenza, ecc.]
– Opportunità di Networking: L’evento prevede la partecipazione di [nomi di personalità influenti, altre aziende, ecc.], creando un’occasione ideale per lo sviluppo di nuove relazioni commerciali.
Siamo convinti che una collaborazione con [Nome della Tua Organizzazione] conferirebbe grande valore alla Vostra immagine aziendale e rafforzerebbe la Vostra visibilità nel settore. Saremmo entusiasti di discutere più dettagliatamente dei vari pacchetti di sponsorizzazione disponibili e di come possiamo personalizzare la nostra offerta per meglio rispondere alle Vostre specifiche esigenze.
In allegato troverà una brochure con ulteriori informazioni e i dettagli delle proposte di sponsorizzazione. Saremmo lieti di organizzare un incontro o una telefonata per esplorare questa opportunità in maggior dettaglio.
Vi ringrazio per il tempo dedicatomi e resto in attesa di una Vostra cortese risposta. Per qualsiasi informazione o chiarimento non esitate a contattarmi direttamente.
Cordialmente,
[Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Nome della tua organizzazione]
[Tuo numero di telefono]
[Tua email]
Terzo esempio di mail a uno sponsor
Oggetto: Proposta di Collaborazione per [Nome Evento/Progetto]
Gentile [Nome del Contatto],
Mi permetto di contattarVi come rappresentante di [Nome della Tua Organizzazione], un’entità rispettata nel settore di [breve descrizione del settore o campo di attività]. Stiamo organizzando [nome evento/progetto], un’iniziativa che mira a [breve descrizione degli obiettivi e dell’impatto previsto].
Riteniamo che una collaborazione con [Nome dell’Azienda Sponsor] rappresenterebbe un forte valore aggiunto per entrambe le parti. Il Vostro marchio è noto per [breve descrizione dell’immagine, prodotti o valori dell’Azienda], e una partnership potrebbe potenziare la visibilità e la risonanza del vostro impegno nel contesto di [specificare il contesto sociale, culturale, educativo, eccetera].
In particolare, [Nome Evento/Progetto] offrirà le seguenti opportunità di esposizione:
– Il logo di [Nome dell’Azienda Sponsor] presente in tutti i materiali promozionali, inclusi brochure, manifesti, e banner online e offline.
– Menzioni speciali durante l’evento e nelle comunicazioni correlati.
– Opportunità di interazione con i partecipanti tramite stand/promozioni specifiche o workshop tematici.
– Visibilità nei comunicati stampa e nelle interviste relative all’evento/progetto.
– [Altre opportunità specifiche di visibilità conformi ai termini della partnership].
Per sostenere [Nome Evento/Progetto], stiamo cercando una sponsorizzazione di [specificare la somma o il tipo di supporto richiesto], che contribuirà a coprire costi quali [elencare alcuni esempi di costi: logistica, promozione, premi per i partecipanti, ecc.]. In cambio, offriamo una varietà di pacchetti di sponsorizzazione che garantiranno una visibilità significativa e vantaggi promozionali per [Nome dell’Azienda Sponsor].
Siamo convinti che questa collaborazione possa far emergere i valori e gli obiettivi di [Nome dell’Azienda Sponsor] a un pubblico rilevante e coinvolto. Sarei lieto di discutere ulteriori dettagli con Voi, rispondere a qualsiasi domanda e fornirvi una proposta dettagliata.
Vi ringrazio per aver preso in considerazione questa opportunità e spero di poter stabilire un dialogo costruttivo. Attendiamo una Vostra risposta.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome e Cognome]
[Tua Posizione/Carica]
[Nome della Tua Organizzazione]
[Contatti: Numero di Telefono, indirizzo Email]
Quarto esempio di mail a uno sponsor
Oggetto: Proposta di Collaborazione per l’Evento [Nome Evento] – Opportunità di Visibility per [Nome Sponsor]
Gentile [Nome del Responsabile],
mi rivolgo a Lei in qualità di [La Tua Posizione] di [Nome della Tua Organizzazione], con l’intento di proporre una collaborazione tra la nostra istituzione e [Nome dello Sponsor], in occasione dell’imminente evento [Nome dell’Evento], che si terrà in data [Data Evento].
[Nome dell’Evento] rappresenta un’iniziativa di grande rilevanza nel settore di [Descrizione del Settore], attirando l’interesse di [Numero Stimato] partecipanti, tra cui leader del settore, professionisti, media e appassionati. L’evento quest’anno tratterà temi di attualità come [Elencare Alcuni Temi Rilevanti dell’Evento], garantendo ai partecipanti un’esperienza informativa e innovativa.
In qualità di sponsor, [Nome dello Sponsor] potrà beneficiare di una serie di vantaggi esclusivi, delineati nel dettaglio nella proposta allegata. Tra le opportunità principali offerte, ci teniamo a sottolineare:
1. Branding: esposizione del marchio [Nome dello Sponsor] in tutte le comunicazioni pre-evento e durante l’evento, incluso materiale promozionale, newsletter, comunicati stampa, e display prominenti nell’area dell’evento.
2. Networking: accesso a momenti esclusivi di networking con personalità di spicco del settore, per promuovere ulteriori affari e partenariati strategici.
3. Stand Espositivo: spazio dedicato all’interno dell’area espositiva per presentare i prodotti/servizi di [Nome dello Sponsor] e interagire direttamente con i partecipanti.
4. Interventi e Workshop: possibilità di organizzare workshop o sessioni tematiche per condividere la vostra expertise e soluzioni innovative al nostro pubblico altamente qualificato.
Comprendiamo l’importanza di una collaborazione mutualmente vantaggiosa e siamo aperti a discutere modifiche alla proposta per meglio allinearci con gli obiettivi di marketing di [Nome dello Sponsor].
Saremmo onorati di poter contare su [Nome dello Sponsor] come partner strategico per quest’evento e crediamo fermamente che questa collaborazione possa apportare valore significativo ad entrambe le parti.
In allegato troverà una descrizione dettagliata delle opzioni di sponsorizzazione insieme al profilo demografico dei partecipanti dell’ultima edizione dell’evento.
Sarei lieto di organizzare un incontro, sia di persona che virtuale, per discutere questa proposta in modo più approfondito e rispondere a eventuali domande che possiate avere.
Restando in attesa di un Suo cortese riscontro, Le porgo i miei più cordiali saluti.
Distinti saluti,
[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Il Tuo Numero di Telefono]
[Il Tuo Indirizzo Email]
[Il Nome della Tua Organizzazione]
[Il Sito Web della Tua Organizzazione]
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.