Come Rispondere A Un Preventivo Non Accettato

Aggioranto il 6 Maggio 2024 da Marcello Massa

Una lettera per rispondere a un preventivo non accettato è un documento formale attraverso il quale una parte comunica all’altra la sua decisione di non accettare l’offerta proposta per l’acquisto di beni o servizi. Questo tipo di lettera serve diversi scopi essenziali. Innanzitutto, rappresenta un gesto di professionalità e cortesia, segnalando all’emittente del preventivo che la sua offerta è stata considerata con attenzione, anche se non è stata ritenuta adeguata. Attraverso questa comunicazione, il destinatario dimostra rispetto per il tempo e gli sforzi profusi dall’altra parte nel formulare il preventivo, mantenendo aperte le porte per future interazioni commerciali.

Inoltre, questa lettera fornisce un’opportunità per esprimere le ragioni specifiche per cui il preventivo non è stato accettato. Questo feedback può essere molto utile per il fornitore, che può trarre insegnamenti dai motivi del rifiuto per migliorare le proposte future o adattare l’offerta alle esigenze del mercato. Che si tratti di questioni di budget, discrepanze nelle aspettative di qualità, tempistiche di consegna non adeguate, o qualsiasi altro fattore decisivo, comunicare questi dettagli contribuisce a costruire un rapporto trasparente e costruttivo. La lettera può servire anche come mezzo per negoziare. Informando il fornitore sulle specifiche aspettative e necessità non soddisfatte, vi è la possibilità di aprire una discussione che può portare a un nuovo preventivo modificato, che sia accettabile per entrambe le parti. In questo modo, la lettera diventa uno strumento di dialogo che può facilitare una soluzione mutuamente vantaggiosa, piuttosto che chiudere definitivamente la conversazione.

Come scrivere per rispondere a un preventivo non accettato

Scrivere una risposta ad un preventivo non accettato, sia che si tratti di una lettera formale o di una mail professionale, richiede tatto, chiarezza e professionalità. Il tuo obiettivo è comunicare la tua decisione mantenendo al tempo stesso una porta aperta per future negoziazioni o opportunità di collaborazione. Ecco gli elementi chiave che la tua comunicazione dovrebbe includere:

Intestazione e Saluto Contestualizzati
– Se si tratta di una mail, assicurati che l’oggetto sia chiaro e diretto, per esempio “Risposta al Preventivo [num. del preventivo]”.
– Inizia sempre con un saluto formale, utilizzando il nome del destinatario se possibile.

Ringraziamenti e Riconoscimento
– È importante iniziare ringraziando per il tempo e lo sforzo dedicati alla preparazione e presentazione del preventivo.
– Riconosci l’impegno o la qualità del lavoro presentato nel preventivo.

Comunicazione Stimata della Decisione
– Esprimi in modo chiaro la decisione di non procedere con l’offerta presentata. Questa è la parte centrale della lettera o mail e deve essere gestita con attenzione.
– Cerca di essere diretto ma gentile. Non è necessario addentrarsi in dettagli eccessivamente specifici.

Motivazioni (Opzionale ma Consigliato)
– Anche se non è strettamente richiesto, è utile per il destinatario comprendere le ragioni dietro la decisione. Questo può aiutare a migliorare future offerte.
– Le motivazioni possono includere discrepanze nel budget, cambiamenti nelle necessità o preferenze per differenti caratteristiche di prodotto/servizio.
– Fornisci queste informazioni con tatto, evitando di sembrare critico o negativo.

Apertura per Futuri Dialoghi
– Anche se il preventivo attuale non è accettabile, potresti voler mantenere aperte le possibilità future.
– Esplicita il tuo interesse a mantenere i contatti per future opportunità.

Proposta di Discussione Ulteriore (Opzionale)
– Se sei ancora interessato ma necessiti di modifiche al preventivo, invita l’altra parte ad ulteriori discussioni.
– Sii chiaro su cosa sarebbe necessario per rendere l’offerta accettabile.

Conclusione e Saluti Cordiali
– Concludi con una nota di ringraziamento per l’attenzione e per l’eventuale disponibilità a future collaborazioni.
– Usa una chiusura professionale, come “Cordiali saluti” seguito dal tuo nome, titolo e dettagli di contatto.

Rispondendo in questo modo, ti mostri aperto a future collaborazioni e mantieni intatte le relazioni professionali, dimostrando al contempo sicurezza delle tue esigenze e decisioni.

Esempi da utilizzare per rispondere a un preventivo non accettato

Ecco alcuni modelli di comunicazioni per rispondere a un preventivo non accettato da utilizzare come esempio.

Primo esempio di lettera per rispondere a un preventivo non accettato

Oggetto: Risposta al Vostro Preventivo del [Data del Preventivo] – Proposta di Revisione

Gentile [Nome del Cliente],

La ringrazio per aver preso in considerazione la nostra azienda per i servizi/ i prodotti che avete richiesto. Abbiamo ricevuto la vostra comunicazione nella quale esprimete preoccupazioni riguardo al preventivo che vi abbiamo inviato in data [inserire data]. Capisco che vi siano delle esitazioni e, in qualità di [la tua posizione], ritengo essenziale affrontare i vostri dubbi per garantire che le vostre esigenze siano pienamente soddisfatte.

Prima di tutto, desidero sottolineare il valore che attribuiamo a tutti i nostri clienti e l’importanza che diamo alla costruzione di relazioni solide e durature. Siamo consapevoli che il preventivo proposto possa non essere completamente in linea con le vostre aspettative o il budget a disposizione. Di conseguenza, sono più che disposto a esplorare con voi tutte le possibili alternative e soluzioni per rendere la nostra offerta più adatta alle vostre richieste specifiche.

Potremmo, ad esempio, rivedere insieme i servizi o i prodotti proposti, eliminando o modificando alcuni elementi non essenziali al fine di adattarci meglio al vostro budget. Siamo inoltre aperti a discutere modalità di pagamento flessibili o piani di pagamento dilazionati che potrebbero facilitarvi nell’accettazione del nostro preventivo.

Riteniamo che i nostri servizi/ prodotti possano apportare un significativo valore aggiunto alla vostra azienda/ vita, grazie alla loro qualità e all’esperienza che caratterizza il nostro lavoro. Siamo quindi fiduciosi nel poter trovare una soluzione che soddisfi pienamente entrambe le parti.

Rimango a vostra completa disposizione per qualsiasi domanda o per fissare un incontro/ una chiamata in cui discutere più dettagliatamente di come possiamo adattare la nostra proposta alle vostre esigenze. Vi invitiamo a contattarci al numero [inserire numero di telefono] o tramite email a [inserire indirizzo email] per qualsiasi chiarimento o ulteriore informazione.

Grazie ancora per aver considerato la nostra azienda. Spero sinceramente di poter lavorare insieme per trovare una soluzione vantaggiosa per entrambi.

Cordialmente,

[Firma]

[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Il Tuo Numero di Telefono]
[La Tua Email]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo della Tua Azienda]

Secondo esempio di lettera per rispondere a un preventivo non accettato

Oggetto: Risposta al Preventivo N. [Inserire Numero Preventivo] del [Inserire Data]

Egregi [Nome della Società/Persona di riferimento],

facendo seguito alla Vostra offerta pervenutaci in data [inserire data di ricezione del preventivo] e contrassegnata con il numero [inserire numero del preventivo], abbiamo dedicato il tempo necessario per una valutazione approfondita al fine di confrontare tutti gli aspetti della Vostra proposta con le nostre attuali esigenze e priorità.

Dopo un’attenta considerazione, con rammarico dobbiamo comunicarVi che la nostra decisione è quella di non accettare il preventivo proposto. Questa scelta non riflette in alcuna maniera una valutazione negativa del lavoro e del servizio che la Vostra azienda è in grado di offrire. Piuttosto, si basa su una serie di fattori che attualmente orientano le nostre necessità strategiche e budgetarie in una direzione differente.

[Opzionale: Qui potete inserire una breve descrizione dei motivi specifici per cui il preventivo non è stato accettato, ad esempio limitazioni di budget, cambiamento delle priorità aziendali, ricezione di un’offerta che si adatta meglio alle vostre esigenze specifiche, ecc.]

Valutiamo profondamente il tempo e gli sforzi che avete dedicato nella preparazione della Vostra proposta e saremmo interessati a mantenere aperte le linee di comunicazione per future opportunità di collaborazione che si potrebbero presentare più in linea con le esigenze e le circostanze del momento.

[Opzionale: Se c’è interesse da parte vostra, potete esprimere la volontà di rivedere il preventivo o negoziare certe condizioni: Pertanto, saremmo aperti a discutere eventuali modifiche o adeguamenti al preventivo attuale che potreste considerare.]

Vi ringraziamo per l’interesse dimostrato verso la nostra azienda e per la cortesia finora riservataci, sperando di poter trovare terreno comune in futuro.

Cordiali saluti,

[Firma/elettronica se via email]

[Nome e Cognome]
[Posizione nell’azienda]
[Nome dell’Azienda]
[Indirizzo Email]
[Numero di Telefono]

Terzo esempio di mail per rispondere a un preventivo non accettato

Oggetto: Riguardo al Vostro Preventivo – Opportunità per Riconsiderazione

Gentile [Nome del Cliente],

spero che questa email Vi trovi bene. In seguito alla Vostra decisione di non procedere con l’offerta che abbiamo recentemente inviato, desidero innanzitutto ringraziarVi per aver preso in considerazione la nostra proposta e per aver dedicato del tempo alla valutazione del preventivo fornito.

Siamo sinceramente rammaricati nell’apprendere che la nostra offerta non abbia incontrato le Vostre aspettative o esigenze attuali. La soddisfazione dei nostri clienti e la capacità di adattarci alle loro necessità sono per noi una priorità assoluta. In quest’ottica, saremmo davvero interessati a ricevere un feedback più dettagliato sui motivi specifici che Vi hanno portato a declinare la nostra proposta. Questo ci permetterebbe non solo di comprendere meglio le Vostre esigenze ma anche di valutare la possibilità di rivedere il nostro preventivo o di adattare i nostri servizi in modo da meglio rispondere alle Vostre aspettative.

Inoltre, vorremmo offrirVi l’opportunità di discutere ulteriormente le Vostre necessità specifiche in una breve riunione telefonica o videochiamata, durante la quale potremmo esplorare insieme alternative o modifiche al preventivo che potrebbero risultare più allettanti o adeguate per la Vostra situazione. Siamo convinti che, attraverso un dialogo aperto e costruttivo, potremo trovare una soluzione che soddisfi entrambe le parti.

Vi assicuriamo che il nostro team è impegnato a offrire soluzioni flessibili e a garantire che il rapporto qualità-prezzo dei nostri servizi sia sempre competitivo ed in linea con le Vostre aspettative.

Ci auguriamo che possiate prendere in considerazione l’idea di rivedere la nostra proposta e di discutere eventuali adeguamenti necessari. Siamo a Vostra completa disposizione per qualsiasi ulteriore informazione o chiarimento potreste richiedere.

Restando in attesa di un Vostro gentile riscontro, colgo l’occasione per esprimere i migliori auguri.

Cordiali saluti,

[Vostro Nome]
[Vostro Ruolo]
[La Vostra Azienda]
[Contatti]

Quarto esempio di mail per rispondere a un preventivo non accettato

Oggetto: Risposta al Vostro Preventivo – Opportunità di Revisione e Collaborazione

Gentile [Nome del destinatario],

Desidero innanzitutto ringraziarvi per avere riservato del tempo per considerare il preventivo che vi avevamo inviato. Comprendiamo che ogni decisione di business deve essere ponderata attentamente e rispettiamo la vostra posizione di non procedere con l’offerta proposta al momento.

Abbiamo attentamente valutato il feedback fornito e vorremmo esplorare insieme a voi eventuali margini di flessibilità o aspettative specifiche che non sono state pienamente soddisfatte nella nostra offerta iniziale. Il nostro obiettivo principale è stabilire una partnership solida e reciprocamente vantaggiosa che possa supportare efficacemente i vostri obiettivi aziendali.

Per questo motivo, saremmo molto interessati a comprendere meglio i seguenti elementi:
– Quali aspetti del preventivo non hanno incontrato le vostre aspettative?
– Ci sono specifici requisiti o condizioni che vorreste fossero considerati?
– Esiste un budget target che state cercando di rispettare e che potrebbe guidarci in una revisione mirata della nostra proposta?

Siamo aperti a discutere possibili modifiche alla nostra offerta iniziale, inclusa la personalizzazione dei servizi proposti o la revisione della struttura dei costi, al fine di meglio allinearci alle vostre esigenze e al vostro budget.

Inoltre, per dimostrare il nostro impegno verso una collaborazione proficua e il nostro desiderio di costruire un rapporto duraturo, siamo disposti a organizzare un incontro (virtuale o di persona, a seconda delle vostre preferenze) per discutere più dettagliatamente di come possiamo adattare la nostra offerta alle vostre esigenze specifiche.

Infine, vorrei assicurarvi che, indipendentemente dall’esito di questa interazione, apprezziamo l’opportunità di aver potuto presentare la nostra proposta e restiamo interessati a esplorare altre possibili vie di collaborazione in futuro.

Grazie ancora per aver considerato la nostra offerta. Resto in attesa del vostro riscontro e spero che possiamo trovare una via di mezzo che sia di beneficio per entrambe le parti.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Tuo Contatto – Telefono/Email]
[Nome della Tua Azienda]
[Logo dell’Azienda, se via email]