Come Scrivere Una Mail Per Inviare Un Preventivo

Aggioranto il 19 Novembre 2023 da Marcello Massa

Il preventivo costituisce una comunicazione formale in cui una parte, tipicamente un’azienda o un professionista, fornisce a un potenziale cliente un’anticipazione dettagliata del costo che il cliente dovrà sostenere per la fornitura di beni o servizi. Quando questo preventivo viene inviato tramite e-mail, il documento viene di solito allegato alla comunicazione elettronica o riportato nel corpo del messaggio stesso.

La mail per inviare un preventivo ha lo scopo di fornire in modo chiaro e preciso tutte le informazioni pertinenti alla proposta commerciale. Essa dovrebbe includere una descrizione dettagliata dei beni o servizi offerti, i costi associati ad ogni elemento, eventuali sconti o promozioni applicabili, le condizioni di pagamento e di consegna, così come ogni altro dettaglio ritenuto rilevante per permettere al cliente di prendere una decisione informata.

In questa comunicazione è fondamentale la chiarezza e la precisione, in quanto un potenziale cliente si aspetterà di ricevere un’offerta trasparente e priva di ambiguità per valutare effettivamente i termini dell’accordo proposto. Il tono utilizzato deve essere professionale e cortese, al fine di costruire e mantenere una relazione positiva con il destinatario.

Utilizzare la mail per inviare il preventivo è pratica comune in quanto permette una trasmissione rapida e un facile accesso alla documentazione da parte del cliente, che può riferirsi al preventivo in qualsiasi momento. Inoltre, l’invio elettronico è spesso accompagnato da un messaggio personalizzato che invita il destinatario a porre eventuali domande o a richiedere chiarimenti. Questo metodo di comunicazione fornisce anche un utile tracciato che può essere utilizzato per ulteriori negoziati o come prova della corrispondenza nel caso di future dispute.

In sintesi, la mail per inviare un preventivo è un’utilità centrale nelle moderne transazioni commerciali, agevolando un processo comunicativo efficiente e fornendo una base formale da cui entrambe le parti possono muoversi verso una potenziale intesa e collaborazione.

Come scrivere una mail per inviare un preventivo

Come esperto di scrittura, posso fornire una guida dettagliata sulle informazioni che una mail con un preventivo dovrebbe contenere. Un preventivo è un documento dettagliato utilizzato dai professionisti per offrire una stima dei costi dei loro prodotti o servizi ai potenziali clienti. Di seguito sono riportati gli elementi essenziali che dovrebbero essere inclusi:

1. Informazioni del mittente:
– Nome e cognome o ragione sociale del mittente.
– Recapiti di contatto, inclusi indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo fisico.
– Logo dell’azienda e dati di registrazione (se applicabile).

2. Informazioni del destinatario:
– Nome e cognome o ragione sociale del destinatario.
– Recapiti di contatto, compreso l’indirizzo e-mail.

3. Oggetto della mail:
– Dovrebbe essere chiaro e conciso, indicando che si tratta di un preventivo o un’offerta.
– Può essere utile includere un riferimento o un codice unico per facilitare la tracciabilità.

4. Testo dell’email:
– Saluto iniziale adeguato e personalizzato.
– Introduzione breve che ringrazia il destinatario per la richiesta di preventivo o la considerazione.

5. Corpo del preventivo:
– Descrizione dettagliata dei prodotti o servizi offerti.
– Quantità e prezzi unitari.
– Eventuali sconti o promozioni applicate.
– Totale del costo, esplicitando se le tasse sono incluse o escluse.
– Condizioni di pagamento (anticipi, rate, termini di pagamento, ecc.).
– Validità del preventivo con data di scadenza.

6. Termini e condizioni:
– Condizioni di fornitura dei prodotti/servizi (tempi di consegna, modalità di realizzazione ecc.).
– Garanzie offerte e politica di resi o cancellazioni.
– Assicurazioni e certificazioni se necessario per il prodotto o servizio offerto.

7. Allegato:
– Includere il preventivo come documento allegato, di solito in formato PDF per garantire la sua integrità.
– Assicurarsi che il nome del file sia chiaro e rifletta il contenuto (ad es. Preventivo_Numero_Riferimento.pdf).

8. Chiusura dell’email:
– Riassunto delle prossime fasi o indicazioni su come procedere se il preventivo viene accettato.
– Disponibilità per chiarimenti o incontri futuri.
– Ringraziamenti per l’attenzione dedicata al preventivo.

9. Firma del mittente:
– Nome completo.
– Ruolo o titolo professionale.
– Recapiti diretti per contatti successivi (email, telefono).
– Link al sito web dell’azienda o ai profili sui social media.

10. Post scriptum (opzionale):
– Un P.S. può essere utilizzato per enfatizzare un punto chiave o per aggiungere un’informazione di ultimo minuto.

Ricorda che la chiarezza e la professionalità nella comunicazione del preventivo possono influenzare notevolmente la percezione del cliente e la probabilità di ottenere l’incarico. Pertanto, è essenziale presentare tutte le informazioni in modo organizzato e facilmente comprensibile.

Esempi di mail per inviare un preventivo

Ecco alcuni modelli di mail per inviare un preventivo da utilizzare come esempio.

Primo esempio di mail per inviare un preventivo

Oggetto: [La Vostra Azienda] – Preventivo su misura per [Servizio/Prodotto] – [Data]

Gentile [Nome del Cliente],

In riferimento alla nostra recente conversazione, desidero ringraziarLa nuovamente per averci considerati per le Sue esigenze di [servizio/prodotto in questione]. Siamo entusiasti dell’opportunità di lavorare insieme e di apportare valore alla Sua azienda.

In allegato a questa email, troverà un preventivo dettagliato per il [servizio/prodotto in questione]. Abbiamo personalizzato la proposta in base alla discussione che abbiamo avuto e alle specificità del Suo progetto.

Riepilogo del preventivo:

– Descrizione del servizio/prodotto
– Quantità/Volume
– Prezzo unitario
– Sconti applicabili (se presenti)
– Costi aggiuntivi (come spedizione, installazione, ecc.)
– Totale stimato (IVA esclusa/inclusa)
– Validità dell’offerta
– Termini e modalità di pagamento

Come indicato nel preventivo, il nostro obiettivo è quello di fornirLe [benefici del servizio/prodotto, es. efficienza, qualità, affidabilità]. Abbiamo incluso tutte le informazioni rilevanti per aiutarLa a prendere una decisione informata.

Per procedere con il servizio/prodotto offerto nel preventivo, Vi preghiamo di firmare l’allegato e di inviarcelo via email o fax al numero [numero fax], o di confermare via e-mail la Vostra accettazione.

Se ha domande o necessità di chiarimenti in merito al preventivo o ai servizi proposti, non esiti a contattarmi direttamente. Saremo lieti di assistere ulteriormente e di discutere qualsiasi aspetto del nostro potenziale impegno.

Cordiali saluti,

[Nome del Mittente]
[Ruolo nel business]
[La Vostra Azienda]
[Indirizzo Email]
[Numero di Telefono]
[Sito Web]
[Informazioni Aggiuntive, se necessarie]

Allegato: Preventivo_[Data].pdf

—

Si noti che questa template email è solo un esempio e che il contenuto specifico e il formato del preventivo dovrebbero essere adeguati alle linee guida e ai requisiti specifici della Vostra azienda.

Secondo esempio di mail per inviare un preventivo

Oggetto: Preventivo Personalizzato per [Servizio/Prodotto] – [Nome del Cliente]

Gentile [Nome del Cliente],

La ringrazio per averci contattato e per aver manifestato interesse nei servizi/prodotti offerti da [Nome della Tua Azienda]. In base alla nostra recente conversazione e alle informazioni che mi ha fornito, sono lieto di presentarle un preventivo dettagliato che risponde alle sue specifiche necessità.

Di seguito troverà un’analisi dettagliata dei costi e delle caratteristiche dei servizi/prodotti richiesti:

1. Descrizione del servizio/prodotto 1:
– Quantità:
– Prezzo unitario:
– Totale:

2. Descrizione del servizio/prodotto 2:
– Quantità:
– Prezzo unitario:
– Totale:

[Continua ad elencare altri servizi/prodotti, se necessario]

Subtotale: [Inserire subtotale]
Sconti applicati: [Inserire dettagli dello sconto, se applicabile]
IVA: [Inserire l’aliquota IVA applicata e il totale IVA]
Totale complessivo: [Inserire il totale finale]

[Termini e condizioni, come ad esempio]:
– Validità del preventivo: [Inserire la data di scadenza del preventivo]
– Modalità di pagamento: [Inserire modalità previste, es. bonifico bancario, carta di credito…]
– Tempi di consegna: [Inserire i tempi stimati per il completamento dei servizi o la consegna dei prodotti]
– Garanzia: [Dettagli sulla garanzia, se applicabile]

La invitiamo a prendere visione del preventivo e a contattarci per qualsiasi domanda o chiarimento. In caso di accettazione, le chiediamo gentilmente di firmare e restituirci una copia del preventivo all’indirizzo email [Inserire email] o via fax al numero [Inserire numero di fax].

Ci impegneremo a lavorare al suo progetto con la massima professionalità e efficienza per garantire la migliore qualità possibile. Siamo a disposizione per discutere ogni eventuale personalizzazione o modifica al presente preventivo.

Cordiali saluti,

[Firma Digitale, se applicabile]
[Nome e Cognome]
[Qualifica/Ruolo]
[Nome della Tua Azienda]
[Contatti – Tel, Email, Sito Web]

Terzo esempio di mail per inviare un preventivo

Oggetto: Preventivo su misura per [Nome del Progetto/Servizio] – [Nome della tua società]

Gentile [Nome del destinatario],

Spero questa email ti trovi bene.

Come discusso durante la nostra recente conversazione telefonica/incontro, mi fa piacere inviarti in allegato il preventivo dettagliato per il [nome del progetto/servizio] che hai richiesto. Abbiamo attentamente considerato le tue esigenze e le specifiche che ci hai fornito per creare un’offerta che riteniamo corrisponda alle aspettative di [Nome della società/organizzazione del cliente].

Il preventivo allegato include:

– Una descrizione dettagliata dei servizi/prodotti che offriremo.
– Il piano di lavoro e i tempi stimati per l’esecuzione del progetto.
– Un riassunto dei costi per mano d’opera, materiali e qualsiasi altra spesa correlata.
– Termini e condizioni di pagamento.

Ti chiedo cortesemente di prendere visione del documento e di farmi sapere se c’è qualche aspetto che desideri discutere o modificare. Siamo aperti a qualsiasi feedback e pronti a fare gli aggiustamenti necessari per assicurare che il nostro servizio soddisfi pienamente le tue necessità e aspettative.

Ti preghiamo di notare che il preventivo è valido fino al [Data di scadenza], dopo tale termine potrebbe subire delle modifiche a seguito dell’evoluzione dei costi di mercato.

Per procedere con il servizio, ti preghiamo di inviarci una conferma scritta via email o firma del preventivo allegato. Dopo la tua conferma, procederemo con i passi successivi e stabiliremo insieme un cronoprogramma dettagliato.

Saremo lieti di discutere eventuali domande o preoccupazioni che potresti avere in merito al preventivo. Non esitare a contattarci telefonicamente al [Numero di telefono] o via email a [Tua email].

Confidiamo di poterti offrire il nostro supporto per la realizzazione del tuo progetto e rimaniamo in attesa di una tua risposta.

Cordiali saluti,

[Firma digitale, se disponibile]

[Tuo Nome]
[Tuo Ruolo]
[Nome della tua società]
[Contatti della tua società – telefono, email, indirizzo, sito web]

Quarto esempio di mail per inviare un preventivo

Oggetto: Proposta Commerciale e Preventivo per [Servizio/Prodotto] – [Nome della Tua Azienda]

Gentile [Nome del destinatario],

Spero che questa email la/lo trovi in ottima salute e buon umore. Desidero innanzitutto ringraziarLa per la Sua richiesta e per aver preso in considerazione [Nome della Tua Azienda/Il Tuo Nome] per le Sue esigenze professionali.

Con riferimento ai nostri recenti scambi di comunicazioni e alla riunione/discussione del [inserire la data], sono lieto/a di presentarLe la nostra proposta commerciale dettagliata e il preventivo per i servizi/prodotti che abbiamo identificato come più adatti alle Sue esigenze.

In allegato a questa email, troverà il preventivo che include:
1. Una descrizione dettagliata dei servizi/prodotti offerti, con le relative specifiche e benefici.
2. I dettagli sui tempi di realizzazione/di consegna previsti.
3. Il costo dettagliato di ciascun articolo/servizio proposto.
4. Eventuali termini e condizioni applicabili, incluse modalità di pagamento e tempi.

Vogliamo assicurarLe che [Nome della Tua Azienda] è impegnata a fornire soluzioni di alta qualità che rispondono in modo efficace alle richieste dei nostri clienti. Siamo convinti che la nostra proposta sarà all’altezza delle Sue aspettative e contribuirà al successo del Suo progetto/attività.

Per rendere il processo il più semplice e trasparente possibile, restiamo a Sua completa disposizione per discutere eventuali modifiche o chiarimenti relativi al preventivo inviato. Potremmo, se lo desidera, organizzare un incontro o una chiamata per esaminare insieme i dettagli del preventivo e discutere i prossimi passi.

Invito La gentilezza di esaminare la nostra offerta e, se avesse ulteriori domande o volesse procedere con l’ordine, La prego di non esitare a contattarmi direttamente via email o al numero di telefono [Inserire il numero di telefono].

Confido che troverà la nostra offerta competitiva e in linea con le Sue aspettative e mi auguro di poter iniziare una collaborazione proficua e duratura.

Ringraziandola per la Sua attenzione, la prego di accettare i miei più cordiali saluti.

Cordiali saluti,

[Firma]
[Nome e Cognome]
[Posizione/Ruolo]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo Email]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo dell’azienda, se applicabile]
[Link al sito web della Tua Azienda]

[Allegati: Nome_del_file_del_preventivo.pdf]

P.S.: Allego inoltre la nostra brochure aziendale/qualche esempio dei nostri lavori precedenti, in modo che possa avere una panoramica più completa dei nostri servizi/prodotti e dei risultati che siamo in grado di garantire.

[Nome_allegato: Brochure_Aziendale.pdf/Portfolio_Lavori.pdf]