Come Scrivere Una Mail Di Sollecito Per Mancata Risposta

Aggioranto il 18 Novembre 2023 da Marcello Massa

Una mail di sollecito per mancata risposta è un messaggio che viene inviato nel contesto della comunicazione via email per richiamare l’attenzione del destinatario su una precedente corrispondenza che non ha ricevuto la risposta attesa. Questo tipo di email è particolarmente utile in situazioni professionali o formali, dove è importante mantenere il flusso della comunicazione e assicurarsi che tutte le parti interessate siano aggiornate e coinvolte nel processo decisionale o nello scambio di informazioni.

Il fine di una mail di sollecito è di stimolare una reazione, ricordando gentilmente al destinatario che si è in attesa di un suo feedback o di un’azione specifica. La necessità di inviare un sollecito può sorgere per vari motivi: a volte, la mail originale potrebbe essere stata persa tra numerose altre nella casella di posta del destinatario, altre volte potrebbe essere stata semplicemente trascurata o dimenticata. In alcuni casi, il destinatario potrebbe non avere risposto deliberatamente, forse perché richiedeva più tempo per valutare la richiesta o non aveva tutte le informazioni necessarie per formulare una risposta.

Una mail di sollecito efficace dovrebbe essere cortese e rispettosa, evitando toni aggressivi o di frustrazione che potrebbero mettere a disagio il destinatario e portare a un ulteriore ritardo nella risposta o persino ad una rottura della comunicazione. Per ottenere il miglior risultato, si può iniziare facendo riferimento alla precedente email inviata, riprendendo brevemente l’argomento o la richiesta iniziale e esprimendo comprensione per eventuali ritardi. È inoltre utile fornire un motivo per cui è importante ricevere una risposta, magari evidenziando scadenze o implicazioni che un ritardo potrebbero avere. Invitare quindi cortesemente il destinatario a fornire una risposta o aggiornare lo stato della questione in modo da poter procedere.

In conclusione, la mail di sollecito per mancata risposta serve a mantenere vivo il dialogo e ad assicurare che le comunicazioni importanti non vengano trascurate o perdute, garantendo così il corretto avanzamento dei processi o la risoluzione di problemi e questioni emerse nell’ambito lavorativo o di altra natura professionale.

Come scrivere una mail di sollecito per mancata risposta

Una mail di sollecito per mancata risposta deve contenere vari elementi chiave per essere efficace e professionale. Ecco in dettaglio cosa includere:

1. Oggetto chiaro e specifico: L’oggetto della mail dovrebbe essere diretto e riflettere lo scopo del messaggio. Se possibile, includere un riferimento alla comunicazione originale o al motivo specifico del sollecito.

2. Saluto iniziale formale: Iniziare con un saluto adeguato al destinatario, usando la forma di cortesia appropriata. Se conosci il nome del destinatario, usalo, altrimenti un generico “Gentile Signore/Signora” o “Gentili Colleghi” potrebbe essere appropriato.

3. Riferimento alla comunicazione precedente: È importante fare riferimento alla(e) comunicazione(i) precedente(i), includendo la data o il periodo quando è stata inviata la richiesta originaria. Questo aiuterà il destinatario a contestualizzare meglio il tuo sollecito.

4. Breve riepilogo della richiesta iniziale: Riassumi il motivo della tua comunicazione originale in maniera concisa, evidenziando eventuali aspetti fondamentali o un promemoria di ciò che stavi attendendo (informazioni, documenti, conferme, ecc.).

5. Motivo del sollecito: Spiega in modo cortese ma diretto perché stai inviando un sollecito. Se vi sono delle scadenze o conseguenze legate alla mancata risposta, menzionali in modo che il destinatario possa comprendere l’urgenza della tua richiesta.

6. Chiarificazione di eventuali fraintendimenti: Può succedere che la comunicazione originale non sia stata chiara o abbia generato dei dubbi. A questo punto, è utile offrire ulteriori spiegazioni o chiarire eventuali punti che potrebbero aver causato l’incomprensione.

7. Ricordo della scadenza o dell’urgenza: Se c’è una scadenza imminente o un’urgenza, ricordalo gentilmente al destinatario per conferire priorità alla tua richiesta.

8. Disponibilità per ulteriori chiarimenti: Mostra la tua disponibilità a discutere o fornire ulteriori dettagli che possano facilitare una risposta da parte del destinatario.

9. Ringraziamento anticipato: Anticipa i ringraziamenti per la loro attenzione e per la risposta che attendi, evidenziando il tuo apprezzamento per la loro cooperazione.

10. Firma professionale: Concludi con una chiusura professionale come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”, seguita dal tuo nome completo, la tua posizione o ruolo professionale, i contatti e, se appropriato, il logo della tua azienda.

11. Allegati precedenti: Se la mail originale includeva degli allegati, potrebbe essere utile ri-allegarli come promemoria, oppure fare esplicito riferimento ad essi nel testo.

È importante mantenere un tono cortese e professionale in tutto il messaggio. L’obiettivo è incoraggiare una risposta senza sembrare aggressivi o scortesi. Ricordati che il destinatario potrebbe avere avuto motivi validi per non rispondere in tempo, quindi qualsiasi comunicazione dovrebbe lasciare spazio per la comprensione e il beneficio del dubbio.

Esempi di mail di sollecito per mancata risposta

Ecco alcuni modelli di mail di sollecito per mancata risposta da utilizzare come esempio.

Primo esempio di mail di sollecito per mancata risposta

Oggetto: Sollecito Risposta: Urgente Richiesta Informazioni [Inserire Riferimento/Numero Protocollo]

Gentile [Nome del destinatario],

mi permetto di contattarVi nuovamente in riferimento alla mia precedente email del [inserire la data della precedente comunicazione] concernente [breve descrizione dell’oggetto della richiesta, ad es. “la richiesta di informazioni tecniche sul prodotto XY” o “la proposta di collaborazione commerciale” ecc.].

Non avendo ricevuto alcun feedback al mio precedente messaggio, desidero verificare che la mia comunicazione sia stata ricevuta e sia al momento in fase di valutazione. Comprendo pienamente che impegni e sopravvenienze possono causare ritardi, tuttavia, la questione in oggetto richiede attenzione in tempi brevi per [spiegare brevemente la ragione dell’urgenza, come una scadenza imminente o la necessità di procedere con le decisioni interne].

Sarei molto grato/a se poteste confermare la ricezione di questo messaggio e fornire un aggiornamento sullo stato della mia richiesta. Qualora ci fossero delle informazioni mancanti o ulteriori documenti necessari per procedere, sono a completa disposizione per fornirli.

In attesa di un Vostro cortese riscontro, colgo l’occasione per porgere i miei più cordiali saluti.

Distinti saluti,

[Il Tuo Nome]
[Tuo Titolo/Posizione]
[Tua Azienda/Organizzazione]
[Tuo recapito telefonico]
[Il tuo indirizzo email]

Secondo esempio di mail di sollecito per mancata risposta

Oggetto: Sollecito: In attesa di una risposta alla comunicazione precedente

Gentile [Nome del destinatario],

Spero questa email ti trovi bene.

Ti scrivo riguardo alla mia email datata [inserire la data della comunicazione precedente], alla quale non ho ancora ricevuto risposta. L’argomento della comunicazione era [riassunto breve dell’argomento trattato], e per me è importante ottenere un tuo riscontro per poter procedere con [spiegare brevemente l’importanza della risposta, ad esempio: ‘le attività progettuali’, ‘il completamento del processo di fatturazione’, ecc.].

Comprendo che tutti abbiamo impegni che possono causare ritardi, quindi mi piacerebbe gentilmente chiederti se potresti trovare il tempo per fornirmi un aggiornamento entro [specificare una nuova data di scadenza], in modo che possiamo garantire il proseguo delle nostre operazioni senza ulteriori ostacoli.

Se per caso la mia email originale non ti fosse pervenuta, o ti fossero necessarie ulteriori informazioni per poter rispondere, ti prego di farlo presente in modo che possa fornirti tutto il necessario per facilitare la tua risposta.

Ti ringrazio anticipatamente per la tua attenzione e collaborazione, e resto in attesa di un tuo cortese riscontro.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Tua Azienda]

PS: In allegato, troverai una copia della mia email originale per tua comodità.

Terzo esempio di mail di sollecito per mancata risposta

Oggetto: Sollecito Risposta – Richiesta del [Data Richiesta]

Gentile [Nome del destinatario],

Spero questa email vi trovi bene.

Mi permetto di scriverle al fine di richiedere gentilmente un aggiornamento in merito alla nostra precedente comunicazione inviata in data [Data della comunicazione originale]. Non avendo ricevuto una risposta, desideravo assicurarmi che la mia richiesta fosse pervenuta correttamente e che non fossero sorti eventuali inconvenienti o malintesi.

Il motivo della mia sollecitazione è dovuto all’importanza dell’argomento trattato nella comunicazione originale, il quale riveste una certa urgenza/perentorietà per le nostre attività correnti. Rimango in attesa di un vostro cortese riscontro per poter procedere secondo quanto richiesto/accordato.

Capisco pienamente che possiate essere impegnati con altri incarichi e apprezzerei qualsiasi indicazione su un tempo di attesa stimato per una risposta definitiva. È fondamentale per noi poter pianificare adeguatamente le nostre successive azioni/mosse.

Per comodità, di seguito riporto l’essenza della mia precedente comunicazione:

[Breve riepilogo della comunicazione precedente]

Vi prego di considerare questa richiesta con la dovuta urgenza e di fornire un riscontro al più presto possibile. Per qualsiasi chiarimento o discussione diretta, sono disponibile telefonicamente al [Il tuo numero di telefono] o per un incontro virtuale secondo la vostra convenienza.

La ringrazio anticipatamente per la vostra attenzione e collaborazione.

Cordialmente,

[Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Tua Azienda/Organizzazione]
[Contatti]
[Tua Email]

Quarto esempio di mail di sollecito per mancata risposta

Oggetto: Sollecito di Risposta – Richiesta [Oggetto della Richiesta] del [Data Iniziale della Richiesta]

Gentile [Nome del Destinatario],

Mi permetto di contattarLa nuovamente in merito alla nostra precedente corrispondenza del [Data della precedente comunicazione], nella quale avevo richiesto [Breve descrizione della richiesta iniziale]. Non avendo ancora ricevuto risposta, desidero cortesemente sollecitare un Suo gentile riscontro.

Comprendo pienamente che può essere immerso in impegni professionali che richiedono la Sua attenzione, tuttavia il prompt riscontro a questa richiesta è essenziale per il prosieguo delle nostre operazioni/l’andamento del progetto [Nome del Progetto se applicabile].

Mi preme sottolineare che [spiegazione breve del perché la risposta è importante e/o le conseguenze del mancato riscontro]. La Sua risposta ci permetterebbe di [spiegare gli effetti positivi del ricevere una risposta, ad esempio “procedere con la pianificazione della fase successiva del progetto”/”completare il nostro bilancio trimestrale”/”assicurare la continuità dei servizi al cliente”].

Se il ritardo nella risposta è dovuto alla necessità di raccogliere ulteriori informazioni o se ci sono altre questioni che richiedono discussione, vi prego di farcelo sapere così possiamo fornire assistenza o attendere con la giusta comprensione.

Vi ricordo che sono disponibile per eventuali chiarimenti o per una discussione telefonica, qualora trovaste più conveniente comunicare in tale modo. Potete contattarmi direttamente al numero [Il tuo numero di telefono] o fornirmi una finestra temporale preferenziale in cui Vi posso raggiungere.

Riconoscendo l’importanza del vostro ruolo e delle vostre responsabilità, Vi ringrazio anticipatamente per l’attenzione e cooperazione e resto in attesa di un Vostro riscontro a breve.

Cordiali saluti,

[Tuo Nome]
[Tuo Titolo o Posizione]
[Nome della Tua Azienda o Organizzazione]
[Informazioni di Contatto: numero di telefono, e-mail]
[Qualsiasi altro dettaglio del contatto, es. indirizzo fisico se rilevante]