Aggioranto il 14 Luglio 2026 da Marcello Massa
Il verbale di passaggio di consegne tra dirigenti scolastici è il documento formale con cui il dirigente uscente trasferisce al dirigente entrante la responsabilità gestionale, organizzativa, amministrativa e didattica dell’istituzione scolastica. Serve a documentare lo stato degli atti, la documentazione consegnata e le eventuali pendenze, garantendo continuità di gestione e trasparenza nei confronti degli uffici competenti e della comunità scolastica.
Questo verbale può essere utilizzato in occasione di avvicendamento fra dirigenti, nomine temporanee, trasferimenti o cessazioni dell’incarico. Compilarlo con attenzione è importante per ridurre rischi amministrativi e per fornire al dirigente entrante informazioni chiare su scadenze, contenziosi, incarichi e procedure in corso.
Come scrivere verbale passaggio di consegne tra dirigenti scolastici
Aprire il verbale indicando chiaramente il luogo, la data e l’ora dell’incontro e specificando l’istituzione scolastica con il relativo codice meccanografico. Questi elementi permettono di identificare con precisione il contesto temporale e la sede dell’atto, riducendo ogni possibile ambiguità procedurale. La dizione delle parti deve riportare il nome e il ruolo del dirigente uscente e del dirigente entrante così come risultano dagli atti ufficiali; evitare abbreviazioni non formalmente riconosciute e, se presente, indicare anche eventuali testimoni o il segretario verbalizzante che firmeranno il documento.
Formulare un’introduzione che descriva lo scopo del verbale: trasferimento di documentazione, informazione su gare, contratti, contenziosi, stato di cassa e responsabilità operative. È utile specificare che la consegna riguarda «documentazione, informazioni e atti utili alla piena continuità gestionale, organizzativa, didattica e amministrativa», oppure una formulazione analoga, se già adottata dall’istituto. Evitare affermazioni generiche che non precisino l’ambito della consegna.
Per ciascuna area di competenza descrivere in modo puntuale gli elementi consegnati e lo stato in cui si trovano. Nella sezione relativa alla situazione generale indicare il numero degli alunni, delle classi o sezioni, il personale docente e ATA, le sedi e i plessi, nonché organigramma e funzionigramma aggiornati e le deleghe o incarichi in essere. Ogni voce deve riportare, se possibile, un riferimento documentale o la data dell’ultimo aggiornamento per permettere al dirigente entrante di verificare lo stato degli atti.
Nel trattare la documentazione amministrativa e contabile elencare programma annuale, stato di attuazione, fondo economale, residui attivi e passivi, situazione di cassa alla data del passaggio, variazioni di bilancio e relativi provvedimenti autorizzativi, contratti e convenzioni in essere, procedure di gara in corso, fatture e scadenze rilevanti. Per ogni elemento segnalare eventuali scadenze imminenti e indicare dove sono archiviati i documenti originali o le copie utili per la gestione ordinaria.
Sulla gestione del personale precisare organico assegnato, supplenze e contratti a tempo determinato, ferie e congedi in corso, procedimenti disciplinari aperti o segnalazioni pendenti, nonché attività formative già programmate. Se esistono criticità organizzative o fabbisogni di personale, descriverle con esempi concreti e suggerimenti operativi utili per il turnover e la continuità didattica.
Per la didattica e l’organizzazione scolastica dettagliare PTOF, piano di miglioramento, rapporto di autovalutazione, progetti in corso con relativo finanziamento, attività di ampliamento dell’offerta formativa e calendario scolastico. Segnalare esami, prove, scrutini e adempimenti didattici in scadenza e indicare dove reperire la documentazione di supporto. In caso di alunni con bisogni educativi speciali, riportare sintesi dei PEI o PDP e i referenti coinvolti.
Nella parte sulla sicurezza e tutela indicare l’esistenza e la data del Documento di Valutazione dei Rischi, le nomine relative alla sicurezza, il piano di evacuazione ed emergenza e ogni segnalazione relativa a criticità strutturali o interventi richiesti. Annotare eventuali denunce, infortuni o pratiche assicurative aperte, con il riferimento delle pratiche e l’ufficio che le segue.
Per i rapporti istituzionali e territoriali descrivere i rapporti con l’ente locale, con USR, ATP e altri uffici competenti, nonché accordi di rete, convenzioni e partenariati in essere. Indicare referenti esterni, scadenze contrattuali e modalità di rendicontazione dei progetti con soggetti terzi, evitando formulazioni vaghe che non permettano al nuovo dirigente di contattare le controparti.
Elencare infine scadenze imminenti, attività avviate da completare e criticità segnalate, corredando il verbale con l’indicazione della documentazione allegata o del luogo di conservazione degli originali. La lista degli allegati deve essere chiara e facilmente verificabile al momento della firma; se si allegano copie digitali, precisare il formato e il supporto su cui sono salvate.
Il verbale deve terminare con le dichiarazioni esplicite delle parti: il dirigente uscente attesta di aver consegnato la documentazione e di aver segnalato le pendenze note, con riserva di ulteriori verifiche; il dirigente entrante dichiara di avere preso visione della documentazione e di assumere la responsabilità della direzione dalla data indicata. Indicare luogo, data e ore dell’avvenuto passaggio e raccogliere le firme del dirigente uscente, del dirigente entrante e dell’eventuale testimone o segretario verbalizzante.
Conservare almeno una copia cartacea firmata e, se possibile, una copia digitale archiviata negli spazi istituzionali accessibili agli uffici competenti. Quando permangono dubbi su aspetti contabili, contrattuali o su contenziosi, valutare il coinvolgimento dell’ufficio legale, del ragioniere o di un consulente esterno prima della sottoscrizione definitiva; questo è prudente soprattutto in presenza di procedure di gara o di rilevanti posizioni debitorie o creditorie.
Esempio verbale passaggio di consegne tra dirigenti scolastici
VERBALE DI PASSAGGIO DI CONSEGNE TRA DIRIGENTI SCOLASTICI
L’anno ___________
, il giorno
_________
del mese di
_________
, alle ore
_________
, presso
_________
, si sono riuniti il Dirigente Scolastico uscente,
______________________
, e il Dirigente Scolastico entrante,
______________________
, al fine di procedere al passaggio di consegne relativo alla direzione dell’Istituzione Scolastica
______________________
, codice meccanografico
______________________
.
Il Dirigente Scolastico uscente dichiara di consegnare al Dirigente Scolastico entrante tutta la documentazione, le informazioni e gli atti utili alla piena continuità gestionale, organizzativa, didattica e amministrativa dell’Istituzione Scolastica.
In particolare, vengono esaminati e consegnati, per quanto di competenza e secondo lo stato degli atti, i seguenti elementi:
Situazione generale dell’Istituzione Scolastica
Numero complessivo degli alunni iscritti
______________________
Numero delle classi/sezioni
______________________
Numero del personale docente
______________________
Numero del personale ATA
______________________
Plessi e sedi dell’Istituto
______________________
Organigramma e funzionigramma aggiornati
______________________
Deleghe, incarichi e nomine in essere
______________________
Documentazione amministrativa e contabile
Programma annuale dell’esercizio finanziario
______________________
Stato di attuazione del Programma annuale
______________________
Fondo economale e minute spese
______________________
Residui attivi e passivi
______________________
Situazione di cassa alla data del passaggio
______________________
Eventuali variazioni di bilancio e relative autorizzazioni
______________________
Contratti e convenzioni in essere
______________________
Affidamenti, acquisti e procedure di gara in corso
______________________
Fatture, pagamenti e scadenze rilevanti
______________________
Eventuali contenziosi, ricorsi o procedure legali in corso
______________________
Gestione del personale
Organico dell’autonomia e posti assegnati
______________________
Supplenze e contratti a tempo determinato in essere
______________________
Ferie, permessi, aspettative e congedi del personale
______________________
Procedimenti disciplinari e segnalazioni in corso
______________________
Fabbisogni del personale e criticità organizzative
______________________
Formazione del personale e attività già programmate
______________________
Didattica e organizzazione scolastica
Piano Triennale dell’Offerta Formativa
______________________
Piano di Miglioramento
______________________
Rapporto di Autovalutazione
______________________
Progetti in corso e relativi finanziamenti
______________________
Attività di ampliamento dell’offerta formativa
______________________
Calendario scolastico e organizzazione delle attività collegiali
______________________
Esami, prove, scrutini e adempimenti didattici in scadenza
______________________
Inclusione, PEI, PDP e supporto agli alunni con bisogni educativi speciali
______________________
Sicurezza e tutela
Documento di Valutazione dei Rischi
______________________
Nomine relative alla sicurezza
______________________
Piano di evacuazione ed emergenza
______________________
Segnalazioni, criticità strutturali o interventi richiesti
______________________
Denunce, infortuni e pratiche assicurative eventualmente aperte
______________________
Rapporti istituzionali e territoriali
Rapporti con l’Ente Locale
______________________
Rapporti con USR, ATP e altri uffici competenti
______________________
Rapporti con famiglie, studenti e rappresentanze interne
______________________
Accordi di rete, convenzioni e partenariati
______________________
Collaborazioni con enti, associazioni e soggetti esterni
______________________
Ulteriori elementi di rilievo
Scadenze imminenti e adempimenti prioritari
______________________
Attività avviate e da completare
______________________
Criticità segnalate e raccomandazioni operative
______________________
Ogni altro elemento utile alla continuità della gestione
______________________
Il Dirigente Scolastico uscente dichiara inoltre che, per quanto di propria conoscenza e competenza, non sussistono ulteriori pendenze non rappresentate nel presente verbale, fatta salva ogni diversa verifica successiva da parte del Dirigente Scolastico entrante e degli uffici competenti.
Il Dirigente Scolastico entrante dichiara di aver preso visione della documentazione e delle informazioni consegnate, di aver ricevuto chiarimenti in merito ai principali aspetti gestionali, amministrativi, contabili, organizzativi e didattici dell’Istituzione Scolastica e di assumere, dalla data odierna, la responsabilità della direzione della medesima, nel rispetto delle norme vigenti e degli atti d’ufficio.
La documentazione consegnata viene elencata e/o allegata al presente verbale come segue:
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo
______________________
Data
________________________
Il Dirigente Scolastico uscente
__________________________
Il Dirigente Scolastico entrante
__________________________
Eventuale testimone / segretario verbalizzante
__________________________
Modello verbale passaggio di consegne tra dirigenti scolastici Word
Il modello in formato Word è predisposto per essere scaricato, aperto e modificato con un editor compatibile. I campi evidenziati devono essere compilati con dati precisi e coerenti con la documentazione dell’istituto; adattare il testo alle specificità locali e al caso concreto prima della sottoscrizione.
Se il verbale può avere riflessi contabili, amministrativi o disciplinari, valutare la verifica del contenuto da parte del responsabile amministrativo, del servizio di ragioneria o di un professionista competente. Conservare le copie firmate secondo le procedure interne dell’istituzione.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.