Come Scrivere Una Lettera Di Lamentele A Un Concessionario Auto

Aggioranto il 18 Gennaio 2024 da Marcello Massa

Una lettera di lamentele a un concessionario auto è una comunicazione formale redatta da un cliente con l’obiettivo di esprimere insoddisfazione o reclami riguardanti un veicolo acquistato o un servizio ricevuto. Tale lettera ha la funzione di informare il concessionario di problemi specifici, quali difetti tecnici del veicolo, mancato rispetto delle condizioni di vendita, questioni relative alla garanzia, o qualsiasi altro aspetto che non sia stato all’altezza delle aspettative del cliente.

L’espressione scritta di queste lamentele è un mezzo potente per cercare una risoluzione del problema. Il reclamo, se ben articolato, garantisce che il concessionario prenda coscienza della gravità e della natura specifica del problema. Inoltre, la formalità della lettera implica un certo livello di serietà che potrebbe indurre il concessionario a trattare la questione con maggiore attenzione e urgenza rispetto a una lamentele comunicata oralmente o con una più informale e-mail.

Nel comporre una tale lettera, il cliente di solito inizia descrivendo la situazione che ha generato insoddisfazione, fornendo dettagli specifici come la data di acquisto del veicolo, il modello, qualsiasi precedente comunicazione o tentativo di risolvere il problema e, se pertinente, la documentazione di supporto come contratti di vendita, ricevute di servizio, garanzie, ecc. Dopodiché, si procede con l’esplicitare le aspettative del cliente, ovvero cosa ritiene che il concessionario dovrebbe fare per rettificare la situazione. Questo può includere la riparazione del veicolo, un rimborso, uno scambio o altri tipi di compensazione.

Infine, la lettera di lamentele serve anche come documento ufficiale che potrebbe essere utilizzato in eventuali azioni legali qualora il problema non fosse risolto in modo soddisfacente attraverso i canali diretti tra il cliente e il concessionario. Pertanto, essa fa parte di un processo costruttivo che mira a risolvere disguidi commerciali e ad assicurare che i diritti dei consumatori siano rispettati, mantenendo allo stesso tempo un tono professionale e costruttivo.

Come scrivere una lettera di lamentele a un concessionario auto

In qualità di esperto di scrittura, posso fornirti una guida dettagliata sulle informazioni essenziali che una lettera di lamentele indirizzata a un concessionario auto dovrebbe contenere. La struttura e il contenuto di una tale lettera possono seguire la suddivisione seguente:

1. Intestazione:
– Il tuo indirizzo: Inizia con il tuo nome e indirizzo completo nell’angolo in alto a sinistra o a destra della lettera (a seconda delle convenzioni locali).
– Data: Sottostante all’indirizzo, la data completa in cui la lettera è scritta.
– Indirizzo del concessionario: Saltando qualche spazio, indica il nome del responsabile specifico (se conosciuto), seguito dal nome della concessionaria, e l’indirizzo completo.

2. Saluto iniziale:
– Utilizza una formula di apertura formalmente corretta, ad esempio, “Egregio Sig./Sig.ra [Cognome],” o “Alla cortese attenzione del responsabile delle relazioni con la clientela,” qualora non si conosca il nome del destinatario.

3. Introduzione:
– Breve saluto e introduzione che chiarisce lo scopo della lettera. Ad esempio, potresti cominciare spiegando che questa è una comunicazione per esprimere insoddisfazione o lamentarsi di un particolare problema relativo a un servizio o prodotto ricevuto.

4. Esposizione dei fatti:
– Specifiche del veicolo: Indica il modello, l’anno di fabbricazione e il numero di telaio del veicolo per permettere al destinatario di individuare immediatamente il caso.
– Descrizione del problema: Fornisci una descrizione chiara e concisa dei problemi riscontrati con il veicolo o con il servizio offerto dal concessionario. Includi date, eventi specifici, e eventuali precedenti comunicazioni o tentativi di risolvere la questione.
– Documentazione: Se pertinente, fa riferimento a qualunque documentazione che supporti la tua lamentela, come ricevute, contratti, email precedenti o report di servizio.

5. Dichiarazione della tua insoddisfazione:
– Sii franco ma rispettoso riguardo all’impatto che il problema ha avuto sulla tua soddisfazione come cliente e su qualsiasi inconveniente causato.

6. Aspettativa di risoluzione:
– Descrivi la risoluzione che ti aspetti. Che si tratti di una riparazione, di un rimborso, di un cambio di veicolo, o di un altro tipo di compensazione, è importante essere chiari su cosa credi che risolverebbe il problema in maniera equa ed efficiente.

7. Invito alla risposta e deadline:
– Invita il destinatario a rispondere entro un termine accettabile, specificando che attendi una risposta, ad esempio, entro due settimane dalla ricezione della lettera.

8. Chiusura formale:
– Concludi con una formula di cortesia come “Cordiali Saluti,” o “Distinti Saluti,” seguita dal tuo nome completo e firma.
– Opzionale: Puoi aggiungere la dicitura “In fede,” prima della tua firma se la lettera è particolarmente formale.

9. Allegati:
– Se hai menzionato documenti nella lettera, conclude con una sezione “Allegati” e elenca i documenti inclusi con la lettera.

Ricorda che il tono di una lettera di lamentele dovrebbe essere professionale e misurato, anche se sei estremamente frustrato o arrabbiato. Evita linguaggio emotivo o accusatorio; invece, punti su una esposizione chiara, diretta e gentile dei fatti. Questo migliora la probabilità che la tua lamentela venga presa sul serio e trattata in maniera efficace.

Esempi di lettera di lamentele a un concessionario auto

Ecco alcuni modelli di lettera di lamentele a un concessionario auto da utilizzare come esempio.

Primo esempio di lettera di lamentele a un concessionario auto

Oggetto: Formale Reclamo per Disfunzioni e Carenze nel Servizio Post-Vendita – Telaio [numero del telaio]

Gentile Responsabile,

mi rivolgo a Voi in qualità di cliente fedele, avendo acquistato l’automobile [Modello dell’Auto], con numero di telaio [numero del telaio] presso la Vostra concessionaria in data [data di acquisto].

Desidero manifestarVi il mio disappunto e la mia insoddisfazione relativi a una serie di inconvenienti post-vendita che ho riscontrato e ai quali, purtroppo, non è stata data una soluzione soddisfacente nonostante i ripetuti tentativi di comunicazione con il Vostro staff.

Elencherò seguidamente gli episodi che hanno dato origine al presente reclamo:

1. In data [data del problema], ho rilevato un malfunzionamento riguardante [descrizione del problema tecnico] che compromette la sicurezza e l’utilizzo della vettura. Nonostante il veicolo fosse ancora in garanzia, la Vostra officina non è stata in grado di fornirmi una data certa per l’intervento di riparazione.

2. In diverse occasioni, ho contattato il servizio clienti al fine di ottenere assistenza, ricevendo tuttavia risposte vaghe e prive di qualsiasi concretezza sulle tempistiche di attesa o sulla modalità di intervento.

3. Durante la mia ultima visita in data [data visita], ho atteso per oltre [numero di ore attese] ore prima di poter parlare con un tecnico, al termine delle quali mi è stato comunicato che la parte di ricambio necessaria non era disponibile in magazzino e che avrebbe richiesto un’attesa di ulteriori [numero di giorni/settimane di attesa] per poter essere ordinata e installata.

Questa serie di disservizi non solo ha causato considerevoli disagi alla mia routine quotidiana, implicando l’uso di mezzi alternativi di trasporto, ma ha anche messo in discussione la fiducia che riponevo nella Vostra azienda e nella qualità del servizio offerto.

A fronte di quanto esposto, richiedo formalmente che si provveda con la massima urgenza a:

– Fissare un appuntamento immediato per la riparazione della vettura con garanzia di un servizio celere e professionale.
– Fornire un veicolo sostitutivo a titolo gratuito fino al completamento delle riparazioni.
– Un risarcimento per i disagi subiti, sotto forma di sconti su futuri servizi/manutenzioni o altri benefici che potrete ritenere adeguati.

Attendo un Vostro celere riscontro e una risoluzione effettiva delle problematiche evidenziate. In assenza di una risposta soddisfacente, mi vedrò costretto a valutare altre azioni, incluso il ricorso alle competenti autorità di controllo e tutela del consumatore.

In attesa di una Vostra sollecita risposta, porgo distinti saluti.

[Cognome e Nome]
[Recapiti Telefonici]
[Indirizzo Email]

Allegati: Copia della ricevuta/fattura d’acquisto, documentazione fotografica del danno, cronologia delle comunicazioni con la concessionaria.

Secondo esempio di lettera di lamentele a un concessionario auto

Oggetto: Reclamo per [Inserire il problema riscontrato – es.: malfunzionamento veicolo / servizio post-vendita non soddisfacente]

Gentile Direttore di [Nome Concessionaria],

mi rivolgo a Lei con la presente lettera per esprimere il mio disappunto e chiedere una risoluzione in merito al problema che sto riscontrando con [specificare se è il veicolo acquistato, la garanzia, il servizio post-vendita, etc.].

Descrizione del Problema:
Il [data dell’acquisto o dell’incidente], ho acquistato presso la Vostra concessionaria un veicolo marca [Marca] e modello [Modello], con numero di telaio [Inserire numero di telaio]. Da quel momento, ho riscontrato i seguenti problemi: [elencare in modo chiaro i problemi trovati, come per esempio guasti meccanici, elettrici, difetti di carrozzeria, problemi con la garanzia o con il servizio post-vendita].

Azioni già intraprese:
Dopo aver riscontrato i problemi sopra menzionati, ho contattato l’assistenza clienti il [data del primo contatto] e ho ricevuto [descrizione dell’interlocuzione e delle promesse fatte, se ve ne sono state]. Inoltre, ho portato il veicolo presso il vostro centro assistenza in data [data della visita in officina], ma [descrivere l’esito dell’intervento di riparazione, ad esempio se il problema non è stato risolto o è stato risolto solo temporaneamente].

A tutt’oggi, il problema [persiste/è ricomparso/ha causato ulteriori inconvenienti], il che mi causa [descrivere le conseguenze, come per esempio disagi personali, costi aggiuntivi, mancati spostamenti, etc.]. Ritengo che la situazione attuale non sia conforme alle aspettative e alle garanzie fornite all’atto dell’acquisto.

Richiesta:
Pertanto, mi aspetto [inserire la richiesta specifica, come per esempio una riparazione immediata e a costo zero, una sostituzione del veicolo, un rimborso, un confronto diretto per discutere della situazione, etc.]. Faccio affidamento sulla Vostra professionalità e sulla reputazione della Vostra azienda per risolvere il problema in maniera efficace e tempestiva.

Qualora non ricevessi una risposta soddisfacente o un’adeguata assistenza entro [inserire il termine temporale, ad esempio “i prossimi 10 giorni lavorativi”], mi vedrò costretto a prendere ulteriori provvedimenti, che potranno includere la segnalazione alle autorità competenti e/o l’avvio di azioni legali.

Mi sento obbligato a rimarcare che, come cliente, ho fiducia nel fatto che Lei prenderà sul serio questa comunicazione e che la [Nome Concessionaria] sia in grado di mantenere i propri impegni e le aspettative di servizio ai propri clienti.

Resto in attesa di un Vostro urgente riscontro e mi rendo disponibile per qualsiasi ulteriore chiarimento possa essere necessario. Potete contattarmi al [inserire numero di telefono] o tramite email all’indirizzo [inserire indirizzo email].

Cordiali saluti,

[Firma]

[Nome e Cognome]
[Indirizzo]
[Numero di telefono]
[Indirizzo Email]

Terzo esempio di lettera di lamentele a un concessionario auto

Oggetto: Reclamo per Problematiche Post-Vendita e Richiesta di Intervento Immediato

Spett.le Concessionaria Auto [Inserire Nome Concessionaria],

Con la presente, mi vedo costretto a inoltrare un formale reclamo per una serie di inconvenienti riscontrati a seguito dell’acquisto dell’auto [Inserire Marca e Modello], targata [Inserire Targa], effettuato presso la Vostra sede in data [Inserire Data di Acquisto].

Purtroppo, dopo soli [Inserire numero] giorni dall’acquisto, ho iniziato a notare alcuni malfunzionamenti preoccupanti, che elenco di seguito:
– [Elenco puntato con i problemi riscontrati, dettagli e date specifiche, per esempio: “Il sistema di navigazione si blocca costantemente, rendendo impossibile l’utilizzo durante la guida”];
– [Ulteriori problemi, per esempio: “Rumorosità anomala proveniente dal motore al raggiungimento di velocità superiori ai 80 km/h”];
– [Altri problemi, per esempio: “Malfunzionamenti del sistema stop&start durante l’utilizzo urbano”].

Date le problematiche sopra elencate, la macchina risulta essere non conformemente affidabile alle mie aspettative e ai termini di garanzia post-vendita da Voi garantiti all’atto dell’acquisto.

Constatata l’esigenza di un rapido intervento, ho contattato il Servizio Clienti della Vostra concessionaria in diverse occasioni, senza però ricevere il supporto adeguato. Nonostante gli appelli, mi trovo ancora ad affrontare inconvenienti che pregiudicano seriamente l’utilizzo del veicolo e minano la fiducia che ho riposto nel Vostro brand e nella Vostra professionalità.

Pertanto, richiedo con urgenza:
1. Un appuntamento immediato con il responsabile del servizio post-vendita per poter approfondire la problematica;
2. La presa in carico dell’auto per accertamenti tecnici e riparazioni necessarie a totale carico della concessionaria, come previsto dalla garanzia;
3. Un’auto sostitutiva a disposizione per la durata delle riparazioni, affinché non venga compromessa la mia mobilità.

Desidero sottolineare che questa lettera rappresenta una comunicazione ufficiale e, qualora non ricevessi un riscontro soddisfacente entro e non oltre 10 giorni lavorativi dalla ricezione della presente, mi vedrò costretto ad avviare le pratiche per un intervento tramite la mia assistenza legale.

Confidando in una Vostra celere e positiva risposta, rimango in attesa di un Vostro urgente intervento e Vi porgo i miei più distinti saluti.

[Inserire Nome e Cognome]
[Inserire Indirizzo]
[Inserire Recapito telefonico]
[Inserire Indirizzo email]

Allegati: Copia della ricevuta di acquisto, eventuali foto dei difetti, documentazione delle comunicazioni precedenti con il servizio clienti.

Data: [Inserire Data]
Firma: ______________________

[Inserire se necessario un riferimento al dirigente o al responsabile con cui si desidera prendere contatto per mantenere un tono formale e diretto.]

Quarto esempio di lettera di lamentele a un concessionario auto

Oggetto: Reclamo formale per difetti post-vendita e servizio clienti inadeguato

Gentile Responsabile del Concessionario Auto [Nome Concessionario],

Mi rivolgo a Voi in qualità di cliente che ha recentemente acquistato un veicolo dalla Vostra concessionaria, identificato come [marca, modello, anno, numero di telaio] in data [data di acquisto]. Scrivo questa lettera per esporre formalmente le mie lamentele riguardo ad una serie di malfunzionamenti riscontrati sul veicolo acquistato e per espressione di insoddisfazione riguardo al servizio clienti ricevuto post-vendita.

Purtroppo, sin dal ritiro del veicolo ho riscontrato i seguenti problemi:

1. [Descrizione del difetto n.1 – ad esempio: “Malfunzionamento del sistema di navigazione, che si spegne in modo intermittente e imprevedibile.”]
2. [Descrizione del difetto n.2 – ad esempio: “Rumore anomalo proveniente dal motore durante l’accensione e in fase di accelerazione.”]
3. [Descrizione del difetto n.3 – se presente.]

Nonostante abbia prontamente segnalato questi inconvenienti al vostro servizio post-vendita in data [inserire data], la risposta fornita non è stata tempestiva né risolutiva. In occasione della mia prima visita in concessionaria per la verifica dei problemi, in data [inserire data visita], mi è stato comunicato che il veicolo non presentava anomalie, sebbene i difetti fossero chiaramente percepibili e documentabili.

Successivamente, dopo ulteriori segnalazioni, il veicolo è stato preso in carico il giorno [inserire data] per le opportune verifiche tecniche. Tuttavia, vi è stata una mancanza di comunicazione durante il periodo di analisi e riparazione, e malgrado siano trascorse [inserire numero] settimane dal ricevimento del veicolo presso la Vostra officina, i difetti persistono.

Ritengo inaccettabile e in contrasto con gli standard previsti che un veicolo nuovo presenti tali problematiche, e che l’assistenza ricevuta finora non abbia fornito una soluzione adeguata. Questo scenario ha inciso negativamente sulla mia fiducia verso il Vostro marchio e sulla mia sicurezza come guidatore del veicolo in questione.

In qualità di cliente, mi aspetto una risposta celere, un servizio all’altezza della reputazione del Vostro concessionario e soprattutto una soluzione definitiva ai problemi elencati. Pertanto, richiedo quanto segue:

1. Un appuntamento immediato per una nuova valutazione complessiva del veicolo da parte di un tecnico qualificato.
2. La riparazione o sostituzione gratuita di ogni componente difettoso del veicolo, garantendo che il veicolo sia in perfette condizioni di funzionamento.
3. Un veicolo sostitutivo per la durata dei lavori di riparazione, al fine di non recare ulteriori disagi alla mia mobilità quotidiana.
4. Un’estensione della garanzia del veicolo, a copertura di eventuali problemi futuri nati dalla situazione attuale.

Spero sinceramente in una Vostra pronta risoluzione delle presenti problematiche e attendo una Vostra risposta entro [inserire una data ragionevole, es.: 10 giorni lavorativi] dalla ricezione di questa lettera. In mancanza di una soluzione soddisfacente, sarò costretto a valutare ulteriori azioni, compreso il contatto con le autorità competenti e l’eventuale perseguimento legale dei miei diritti di consumatore.

Vi ringrazio per l’attenzione e confido in un Vostro positivo e sollecito intervento.

Distinti saluti,

[Firma]

[Nome e cognome]
[Indirizzo completo]
[Numero di telefono]
[Email]